Zo organiseer je een scouting weekend

Begin niet met activiteiten kiezen, maar met de randvoorwaarden: doel, leeftijdsgroep, groepsgrootte, datum en locatie. Controleer daarna toilet, water, bereik en slaapmogelijkheden voordat je het programma vastlegt. Verdeel deelnemers en leiding in teams, wijs per maaltijd en activiteit een verantwoordelijke aan en maak één duidelijke voorbereidingstijdlijn. Regel transport en pak materiaal gezamenlijk in, zodat slaapspullen, EHBO, veiligheidsmiddelen en keukenbenodigdheden niet verspreid raken. Deel het programma en de inpakinstructies ruim op tijd met deelnemers en ouders.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

1
Bepaal het doel van het weekend
2
Controleer of de locatie past bij de groepsgrootte
3
Stel indien nodig de deelnemersbijdrage vast
4
Controleer allergieën en dieetwensen
5
Deel de reisdata en het programma
6
Maak deelnemersgroepen of teams
7
Plan het transport van materiaal
8
Plan wandel- of hikeactiviteiten
9
Bepaal wie elke maaltijd bereidt
10
Pas de plannen indien nodig aan
11
Verwelkom deelnemers bij aankomst
2 personen
12
Kies het thema van het weekend
13
Controleer de toegang tot toilet en water
14
Maak de voorbereidingstijdlijn
15
Bereid noodprocedures voor
16
Deel inpakinstructies
17
Wijs indien nodig slaapgroepen toe
18
Bepaal welke materialen elke leider meebrengt
19
Plan activiteiten om vaardigheden te ontwikkelen
20
Controleer dieetwensen
21
Pak gezamenlijk materiaal in
22
Leg de kampregels uit
23
Bepaal de doelgroep qua leeftijd
24
Controleer indien nodig de beschikbaarheid van mobiel bereik
25
Stel het organisatieteam samen
26
Bepaal het verzamelpunt en het vertrekproces
27
Leg de kledingvereisten uit
28
Wijs indien nodig activiteitengroepen toe
29
Verdeel het gezamenlijke materiaal onder de deelnemers
30
Plan avondactiviteiten
31
Maak een boodschappenlijst
32
Controleer de staat van de kampeeruitrusting
33
Stel het maximum aantal deelnemers vast
34
Controleer of vuur is toegestaan
35
Wijs verantwoordelijkheden toe aan groepsleiders
36
Plan de communicatie tussen leiders
37
Leg de slaapindeling uit
38
Bepaal hoe deelnemers naar de locatie reizen
39
Maak het weekendprogramma
40
Plan kampvuuractiviteiten als dat is toegestaan
41
Koop voedselvoorraden
42
Bereid EHBO-spullen voor
43
Kies de weekenddata
44
Controleer lokale regels en beperkingen voor buitenactiviteiten
45
Bepaal wie elke activiteit begeleidt
46
Bereid plannen voor slecht weer voor
47
Leg de gedragsverwachtingen uit
48
Regel auto's, busjes of bussen indien nodig
49
Plan aankomstactiviteiten
50
Plan vrije-tijdsactiviteiten
51
Organiseer de kookverantwoordelijkheden
52
Bereid materialen voor de activiteiten voor
53
Kies een alternatieve datum bij slecht weer
54
Vraag toestemming aan de camping of eigenaar
55
Maak de lijst met volwassen begeleiders klaar
56
Controleer informatie over lokale hulpdiensten
57
Deel transportgegevens
58
Maak de transportlijst
59
Plan activiteiten voor het opzetten van het kamp
60
Bereid instructies voor de activiteiten voor
61
Plan de drinkwatervoorziening
62
Bereid deelnemerslijsten voor
63
Bepaal de duur van de reis
64
Controleer of inschrijving of vergunningen nodig zijn
65
Bevestig de beschikbaarheid van vrijwilligers
66
Bereid veiligheidsregels voor deelnemers voor
67
Verzamel de vereiste toestemmingsformulieren
68
Wijs indien nodig chauffeurs toe
69
Organiseer teambuildingspellen
70
Wijs leiders toe voor elke activiteit
71
Bereid maaltijdschema's voor
72
Print belangrijke documenten
73
Kies een geschikte buitenlocatie
74
Maak een eenvoudig evenementenbudget
75
Verzamel noodcontactgegevens
76
Bevestig de aanwezigheid van deelnemers
77
Verzamel medische informatieformulieren
78
Plan de aankomst- en vertrektijden
79
Plan buitenleeractiviteiten
80
Bereid back-upactiviteiten voor bij slecht weer
81
Verpak voedsel veilig voor transport
82
Bevestig de transportafspraken
83
Bezoek de locatie vooraf indien mogelijk
2 personen
84
Schat de kosten voor eten, vervoer en materiaal in
85
Bereid medische informatie van deelnemers voor
86
Stuur informatie naar ouders of deelnemers
87
Beantwoord vragen van deelnemers
88
Bereid de laadchecklist voor
89
Plan natuurverkenningsactiviteiten
90
Plan de maaltijden voor het weekend
91
Controleer de weersverwachting
92
Briefl eiders vóór vertrek
93
Wijs slaapplaatsen toe
94
Organiseer avondactiviteiten
2 personen
95
Breng geleende materialen terug
2 personen
96
Zet tenten en gezamenlijke ruimtes op
4 personen
97
Houd indien nodig rusttijden aan
98
Deel foto's met deelnemers
99
Organiseer de bereiding van de eerste maaltijd
3 personen
100
Kampterrein schoonmaken organiseren
4 personen
101
Helpers en vrijwilligers bedanken
102
Buitenactiviteiten begeleiden
4 personen
103
Controleren of niets is achtergebleven
2 personen
104
Het weekend met de leiding evalueren
2 personen
105
De veiligheid van deelnemers waarborgen
2 personen
106
Materiaal goed inpakken
2 personen
107
Verbeterpunten noteren voor toekomstige trips
108
Weersomstandigheden in de gaten houden
109
Transportvoertuigen inladen
3 personen
110
De netheid van het kampterrein onderhouden
2 personen
111
Deelnemers veilig terugbrengen
2 personen
112
Het dagschema beheren
113
Materiaal schoonmaken en opbergen
3 personen
114
Het welzijn van deelnemers controleren
2 personen
115
Afval op de juiste manier weggooien
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Administration

Checklist voor evenementenplanning
Activiteitenplannen
Weekendprogramma
Instructies voor de leiding
Deelnemerslijst
Contactlijst van vrijwilligers
Schaar
Lijst met noodcontacten
Lijst met groepsindeling
Notitieboek
Contactlijst van ouder of voogd
Paklijst
Pennen
Medische informatieformulieren
Permanente markers
Toestemmingsformulieren
Klemplanken
Locatie-informatieblad
Mappen voor documenten
Routekaart

Logistics

Checklist voor inladen van materiaal
Tyraps
Waterdichte tassen
Plattegrond van het gebied
Opbergboxen voor transport
Ducttape
Kompas
Rugzakken
Gedrukte kaarten
Reistassen
Kleine rugzakken
Materiaalzakken
Multitool
Regenhoezen voor rugzakken
Naamlabels voor bagage
Zakmessen
Touw om materiaal vast te zetten
Werkhandschoenen
Dolly's of karren voor het verplaatsen van materiaal
Touw
Checklist voor voertuigen
Paracord
Opbergcontainers

Verblijf

Slaapzakken
Buitenonderkomen
Waterdichte kledingtassen
Slaapmatten
Handdoeken
Kampeerhoofdkussens
Toiletartikelenzak
Dekens
Hamer voor haringen
Zeep
Papieren handdoeken
Tenten
Zeilen
Tandenborstel en tandpasta
Servetten
Tentstokken
Kampeerhangmatten
Regenjassen
Toiletpapier
Brandhout
Tentpennen
Opklaptafels
Zonnehoeden
Handdoekjes
Afdekzeil voor brandhout
Reparatieset voor tenten
Opklapstoelen
Zonnebrandcrème
Waszakken
Boomstammen voor rond het kampvuur
Grondzeilen
Kampeerbanken
Insectenwerend middel
Zakken voor reservekleding

Techniek

Reservebatterijen
Kampeerlantaarns
Verlengsnoeren
Camera
Statief
Reservebatterijen
Slingerverlichting
Hoofdlampen
Zaklampen

Schoonmaak

Recyclingtassen
Schoonmaakdoeken
Bezem
Stofblik
Afvalzakken voor voedselresten
Emmer
Schoonmaakspullen
Waslijn
Wasknijpers
Vuilniszakken

Keuken

Aansteker
Schalen
Theedoeken
Aanmaker
Bekers
Aluminiumfolie
Kookpannen
Herbruikbare waterflessen
Voedselzakken
Waterflessen voor wandelingen
Koekenpan
Bestek
Kookgerei
Opscheplepels
Houten lepels
Opbergdozen voor voedsel
Campingkooktoestel
Messen voor voedselbereiding
Koelboxen
Afwasteil
Gascartouches
Snijplanken
Koelelementen
Afwasmiddel
Lucifers
Borden
Watercontainers
Sponzen
Marshmallowstokken

Activiteiten

Instructiebladen voor activiteiten
Papier
Uitdagingkaarten voor buiten
Verhaalkaarten
Materialen voor teamspeletjes
Kleurpotloden
Muziekinstrumenten
Wandelstokken
Bordspellen
Sportballen
Stiften
Speelkaarten
Frisbee
Lijm
Touw voor teamspeletjes
Natuurgidsen
Blinddoeken
Vergrootglazen
Pionnen of markers
Verrekijkers
Krijt
Veldnotitieboekjes
Knutselmateriaal
Speurtochtmateriaal

Veiligheid

Reflecterende veiligheidsbanden
EHBO-kit
Thermometer
Pleisters
Opbergbox voor persoonlijke medicatie
Plakband
Handdesinfectiemiddel
Elastische verbanden
Noodcontactformulier
Antiseptische doekjes
Noodzaklamp
Wegwerphandschoenen
Fluitje voor de leider
Pincetten
Veiligheidsvesten voor leiders
Nooddeken
Brandblusser
Fluitjes
Koelelementen

Boodschappen

Benodigdheden voor het ontbijt
Melk
Benodigdheden voor de lunch
Zout en kruiden
Ingrediënten voor het avondeten
Kookolie
Tussendoortjes
Fruit
Drinkwatervoorraad
Benodigdheden voor warme dranken
Koffie
Thee
Herbruikbare snackbakjes
Suiker

Tips

Controleer de locatie minimaal 6 weken vooraf op capaciteit, toegang tot toilet en water, slaapruimte en mobiel bereik. Pas de groepsindeling of locatie aan als één van deze voorwaarden niet klopt.
Maak uiterlijk 4 weken vooraf een weekendprogramma met vaste blokken voor hike, vaardigheidsactiviteiten, maaltijden en rust. Houd per activiteit een alternatief achter de hand voor slecht weer of uitval van een leider.
Vraag dieetwensen en allergieën bij de inschrijving uit en sluit de maaltijdverdeling daarna af. Laat per maaltijd één persoon verantwoordelijk zijn voor bereiding, ingrediënten en kruisbesmetting.
Plan het transport van materiaal minstens 2 weken vooraf en werk met opbergboxen en een laadchecklist. Pak slaapmatten, slaapzakken, waterdichte tassen, lampen, EHBO en keukenmateriaal niet pas op de vertrekdag bij elkaar.
Stuur programma, kampregels en inpakinstructies 7 dagen voor vertrek. Vermeld ook wie welke materialen meebrengt, waar deelnemers zich verzamelen en wat er gebeurt bij nood of een gewijzigde planning.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een scouting weekend organiseren?: Start idealiter 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer de locatie eerst, leg daarna het organisatieteam en programma vast en rond materiaal, maaltijden en deelnemersinformatie uiterlijk 2 weken voor vertrek af.
Hoe deel je deelnemers in tijdens een scouting weekend?: Maak teams op basis van leeftijd, ervaring en het aantal beschikbare leiders. Houd de groepen klein genoeg voor toezicht en wijs uiterlijk 1 week vooraf slaapgroepen, activiteitenteams en verantwoordelijke leiding toe.
Wat moet je regelen voor de maaltijden van een scouting weekend?: Maak per maaltijd een bereider en een boodschappenlijst, inclusief ontbijtbenodigdheden en melk. Controleer allergieën en dieetwensen minimaal 2 weken vooraf en neem een kleine reservehoeveelheid houdbare ingrediënten mee.
Hoe voorkom je dat materiaal wordt vergeten bij een scouting weekend?: Verdeel het materiaal per categorie en pak het gezamenlijk in met een laadchecklist. Controleer 2 keer: één keer op de avond vóór vertrek en nogmaals bij aankomst, met extra aandacht voor EHBO, slaapmateriaal, waterdichte tassen, batterijen en verlichting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.