Як організувати вихідні скаутингу без хаосу

Почніть із мети вихідних, вікової групи та кількості учасників, а вже потім бронюйте місце й складайте програму. Для ночівлі потрібно одразу перевірити місткість, туалети, воду та мобільний зв’язок. Розподіліть відповідальних за команди, харчування, матеріали, транспорт і безпеку щонайменше за кілька тижнів. Окремо надішліть учасникам програму, правила табору та чіткі інструкції щодо пакування.

Організуйте цю подію безкоштовно з Lizzt

План крок за кроком

Кожне завдання зі своїм підсписком, у порядку, у якому воно справді знадобиться.

1
Визначте мету вихідних
2
Перевірте, чи місце підходить за кількістю групи
3
За потреби визначте внесок учасників
4
Перевірте алергії та харчові обмеження
5
Надішліть дати поїздки та програму
6
Сформуйте групи учасників або команди
7
Сплануйте перевезення матеріалів
8
Сплануйте піші або хайкінгові активності
9
Визначте, хто готує кожен прийом їжі
10
За потреби скоригуйте плани
11
Зустріньте учасників по прибутті
2 осіб
12
Оберіть тему вихідних
13
Перевірте доступ до туалету та води
14
Складіть графік підготовки
15
Підготуйте аварійні процедури
16
Надішліть інструкції щодо пакування
17
За потреби призначте групи для ночівлі
18
Визначте, які матеріали приносить кожен лідер
19
Сплануйте активності для розвитку навичок
20
Перевірте харчові обмеження
21
Запакуйте спільне спорядження
22
Поясніть правила табору
23
Визначте вікову групу
24
За потреби перевірте наявність мобільного зв’язку
25
Сформуйте організаційну команду
26
Визначте місце збору та процес виїзду
27
Поясніть вимоги до одягу
28
За потреби призначте групи для активностей
29
Розподіліть спільне спорядження між учасниками
30
Сплануйте вечірні активності
31
Складіть список покупок
32
Перевірте стан кемпінгового спорядження
33
Визначте максимальну кількість учасників
34
Перевірте, чи дозволене вогнище
35
Розподіліть обов’язки між керівниками груп
36
Сплануйте зв’язок між лідерами
37
Поясніть розміщення на нічліг
38
Визначте, як учасники добиратимуться до місця
39
Складіть програму вихідних
40
Сплануйте активності біля вогнища, якщо це дозволено
41
Купіть продукти
42
Підготуйте аптечку
43
Оберіть дати вихідних
44
Перевірте місцеві правила та обмеження для активностей на природі
45
Визначте, хто проводить кожну активність
46
Підготуйте плани на випадок негоди
47
Поясніть очікувану поведінку
48
За потреби організуйте автомобілі, фургони або автобуси
49
Сплануйте активності по прибутті
50
Сплануйте дозвілля
51
Організуйте обов’язки з приготування їжі
52
Підготуйте матеріали для активностей
53
Виберіть резервну дату на випадок негоди
54
Отримайте дозвіл від кемпінгу або власника
55
Підготуйте список дорослих супроводжуючих
56
Перевірте інформацію про місцеві служби екстреної допомоги
57
Надішліть дані про транспорт
58
Складіть транспортний список
59
Сплануйте активності з облаштування табору
60
Підготуйте інструкції для активностей
61
Сплануйте забезпечення питною водою
62
Підготуйте списки учасників
63
Визначте тривалість поїздки
64
Перевірте, чи потрібна реєстрація або дозволи
65
Підтвердіть доступність волонтерів
66
Підготуйте правила безпеки для учасників
67
Зберіть необхідні дозволи
68
За потреби призначте водіїв
69
Організуйте ігри на командоутворення
70
Призначте лідерів для кожної активності
71
Підготуйте графіки харчування
72
Роздрукуйте важливі документи
73
Оберіть відповідне місце на відкритому повітрі
74
Складіть простий бюджет заходу
75
Зберіть контакти для екстреного зв’язку
76
Підтвердіть присутність учасників
77
Зберіть медичні анкети
78
Сплануйте час прибуття та виїзду
79
Сплануйте навчальні активності на природі
80
Підготуйте запасні активності на випадок негоди
81
Безпечно запакуйте їжу для перевезення
82
Підтвердіть транспортні домовленості
83
За можливості відвідайте місце заздалегідь
2 осіб
84
Оцініть витрати на їжу, транспорт і матеріали
85
Підготуйте медичну інформацію про учасників
86
Надішліть інформацію батькам або учасникам
87
Відповідайте на запитання учасників
88
Підготуйте чекліст завантаження
89
Сплануйте активності з вивчення природи
90
Сплануйте харчування на вихідні
91
Перевірте прогноз погоди
92
Проведіть інструктаж лідерів перед виїздом
93
Призначте місця для ночівлі
94
Організуйте вечірні активності
2 осіб
95
Поверніть позичені матеріали
2 осіб
96
Поставте намети та облаштуйте спільні зони
4 осіб
97
За потреби дотримуйтеся часу відпочинку
98
Поділіться фото з учасниками
99
Організуйте приготування першого прийому їжі
3 осіб
100
Організуйте прибирання табору
4 осіб
101
Подякуйте помічникам і волонтерам
102
Проводьте активності на відкритому повітрі
4 осіб
103
Перевірте, чи нічого не залишилося
2 осіб
104
Оцініть вихідні разом із командою керівників
2 осіб
105
Забезпечення безпеки учасників
2 осіб
106
Добре пакувати матеріали
2 осіб
107
Записувати покращення для майбутніх поїздок
108
Стежити за погодними умовами
109
Завантажувати транспортні засоби
3 осіб
110
Підтримувати чистоту на території табору
2 осіб
111
Безпечно повертати учасників
2 осіб
112
Керувати денним розкладом
113
Чистити та прибирати матеріали
3 осіб
114
Контролювати самопочуття учасників
2 осіб
115
Правильно утилізувати сміття
2 осіб

Що вам потрібно

Згруповано так, як ви робите покупки, із кількостями.

Administration

Чекліст для планування заходу
Плани заходів
Програма вихідних
Інструкції для керівників
Список учасників
Контактний список волонтерів
Ножиці
Список екстрених контактів
Список розподілу на групи
Блокнот
Список контактів батьків або опікуна
Список речей для пакування
Ручки
Форми медичної інформації
Перманентні маркери
Бланки дозволів
Планшети для кріплення паперу
Інформаційний лист локації
Папки для документів
Карта маршруту

Logistics

Чекліст завантаження матеріалів
Стяжки
Водонепроникні сумки
Карта місцевості
Складні коробки для транспортування
Клейка стрічка
Компас
Рюкзаки
Друковані карти
Дорожні сумки
Малі рюкзаки
Сумки для матеріалів
Мультитул
Чохли від дощу для рюкзаків
Етикетки для багажу з іменами
Ножі-складанки
Мотузка для кріплення матеріалів
Робочі рукавички
Візки або теліжки для перенесення матеріалів
Мотузка
Чекліст для транспортних засобів
Паракорд
Контейнери для зберігання

Accommodation

Спальні мішки
Намети
Водонепроникні сумки для одягу
Килимки для сну
Рушники
Табірні подушки
Сумка для туалетних речей
Ковдри
Молоток для кілків
Мило
Паперові рушники
Намети
Тенти
Зубна щітка і зубна паста
Серветки
Палатки
Табірні гамаки
Дощовики
Туалетний папір
Дрова
Тенти
Складані столи
Капелюхи від сонця
Рушнички
Тент для дров
Ремонтний набір для наметів
Складні стільці
Сонцезахисний крем
Мішки для прання
Колоди для вогнища
Підстилки для наметів
Кемпінгові лавки
Репелент від комах
Мішки для запасного одягу

Technical

Запасні батарейки
Табірні ліхтарі
Подовжувачі
Камера
Штатив
Запасні батарейки
Світлові гірлянди
Налобні ліхтарі
Ліхтарики

Cleaning

Пакети для вторсировини
Чистячі ганчірки
Віник
Совок і щітка
Сміттєві пакети для харчових відходів
Відро
Засоби для прибирання
Білизняна мотузка
Прищіпки
Мішки для сміття

Kitchen

Запальничка
Таці
Кухонні рушники
Розпалювач
Келихи
Алюмінієва фольга
Каструлі
Багаторазові пляшки для води
Сумки для їжі
Пляшки для води під час походів
Сковорода
Столові прибори
Кухонне приладдя
Половники
Дерев'яні ложки
Контейнери для їжі
Табірна газова плита
Ножі для приготування їжі
Термобокси
Миска для миття посуду
Газові картриджі
Обробні дошки
Холодоелементи
Засіб для миття посуду
Сірники
Тарілки
Контейнери для води
Губки
Палички для маршмелоу

Activities

Інструкційні аркуші для активностей
Папір
Картки викликів для вулиці
Картки з історіями
Матеріали для командних ігор
Кольорові олівці
Музичні інструменти
Палки для ходьби
Настільні ігри
Спортивні м'ячі
Маркері
Ігральні карти
Фрісбі
Клей
Мотузка для командних ігор
Путівники з природи
Пов'язки на очі
Лупи
Конуси або маркери
Біноклі
Крейда
Польові блокноти
Матеріали для творчості
Матеріали для квесту

Safety

Світловідбивні безпечні браслети
Аптечка першої допомоги
Термометр
Пластирі
Контейнер для особистих ліків
Скотч
Антисептик для рук
Еластичні бинти
Форма екстреного контакту
Антисептичні серветки
Аварійний ліхтарик
Одноразові рукавички
Свисток для керівника
Пінцети
Сигнальні жилети для керівників
Рятувальна ковдра
Вогнегасник
Свистки
Холодоелементи

Groceries

Приладдя для сніданку
Молоко
Приладдя для обіду
Сіль і спеції
Інгредієнти для вечері
Олія для приготування
Перекуси
Фрукти
Запас питної води
Приладдя для гарячих напоїв
Кава
Чай
Багаторазові контейнерчики для перекусів
Цукор

Поради

Спочатку зафіксуйте мету, вік учасників і склад організаційної команди. Без цього легко скласти програму, яка не підходить за складністю або тривалістю.
Перевірте місце до затвердження маршруту: кількість спальних місць, доступ до туалету й води, можливість мобільного зв’язку та безпечні маршрути для піших активностей. Залиште щонайменше один запасний варіант на випадок зміни планів.
Складіть програму по годинах і призначте відповідального за кожен прийом їжі та активність. Надішліть учасникам дати, програму й список пакування не пізніше ніж за 7 днів до виїзду.
Зберіть алергії та харчові обмеження до закупівель, а не під час прибуття. Для кожної команди підготуйте окремі інструкції, матеріали та відповідального лідера.
Продумайте прибуття, транспорт матеріалів, аварійні процедури та прибирання ще до виїзду. На місці спочатку поясніть правила табору, перевірте спорядження й лише потім запускайте першу активність.

Поширені запитання

За скільки часу почати організацію скаутських вихідних?: Починайте щонайменше за 4–6 тижнів. За цей час можна перевірити місце, сформувати команди, зібрати харчові обмеження, розподілити відповідальних і підготувати транспорт.
Що надіслати учасникам перед скаутськими вихідними?: Надішліть дати, програму, місце зустрічі, правила табору та інструкції щодо пакування щонайменше за 7 днів. Окремо вкажіть час прибуття, вимоги до ночівлі й контакт відповідального лідера.
Скільки лідерів потрібно для скаутських вихідних?: Кількість залежить від віку та розміру групи, але кожна команда повинна мати призначеного відповідального лідера. Сформуйте організаційну команду до складання остаточної програми, щоб ніхто не відповідав одночасно за кілька критичних завдань.
Коли перевіряти алергії та харчові обмеження?: Зберіть цю інформацію під час підтвердження участі й перевірте її повторно за 3–5 днів до виїзду. Перед закупівлями передайте остаточний список тим, хто готує кожен прийом їжі.

Запустіть цей план у Lizzt

Усі завдання та речі з цієї сторінки, готові у вашій власній події. Запросіть людей, розподіліть роботу й дивіться, хто що зробив.