Partioretki-viikonlopun järjestäminen alusta loppuun

Partioretki-viikonloppu onnistuu, kun päätät ensin viikonlopun tavoitteen, kohderyhmän ja paikan rajat. Sen jälkeen rakennat ohjelman matkapäivien, majoituksen, ruokailujen ja vastuuhenkilöiden ympärille. Tarkista heti alussa veden, wc-tilojen, verkkoyhteyden ja kuljetusten toimivuus, sillä näitä on hankala korjata lähtöpäivänä. Tämä suunnitelma auttaa etenemään ajoissa aina osallistujatiedoista yhteisiin varusteisiin, turvallisuusohjeisiin ja saapumisen järjestelyihin.

Järjestä tämä tapahtuma ilmaiseksi Lizztillä

Suunnitelma vaihe vaiheelta

Jokainen tehtävä omine alalistoineen, siinä järjestyksessä kuin niitä oikeasti tarvitset.

1
Määritä viikonlopun tavoite
2
Tarkista, sopiiko paikka ryhmäkokoon
3
Määritä tarvittaessa osallistumismaksu
4
Tarkista allergiat ja erityisruokavaliot
5
Jaa matkapäivät ja ohjelma
6
Muodosta osallistujaryhmät tai joukkueet
7
Suunnittele varusteiden kuljetus
8
Suunnittele vaellus- tai retkeilyaktiviteetit
9
Määritä, kuka valmistaa jokaisen aterian
10
Säädä suunnitelmia tarvittaessa
11
Toivota osallistujat tervetulleiksi saapuessa
2 henkilöä
12
Valitse viikonlopun teema
13
Tarkista wc:n ja veden saatavuus
14
Laadi valmisteluaikataulu
15
Valmistele hätätilanneohjeet
16
Jaa pakkausohjeet
17
Määritä tarvittaessa majoitusryhmät
18
Määritä, mitkä tarvikkeet kukin johtaja tuo
19
Suunnittele taitoja kehittäviä aktiviteetteja
20
Tarkista erityisruokavaliot
21
Pakkaa yhteiset varusteet yhdessä
22
Kerro leirisäännöt
23
Määritä kohdeikäryhmä
24
Tarkista tarvittaessa mobiiliverkon toimivuus
25
Kokoa järjestelytiimi
26
Määritä kokoontumispaikka ja lähtöprosessi
27
Kerro vaatetusvaatimukset
28
Määritä tarvittaessa aktiviteettiryhmät
29
Jaa yhteiset varusteet osallistujille
30
Suunnittele ilta-aktiviteetteja
31
Laadi ostoslista
32
Tarkista retkeilyvarusteiden kunto
33
Määritä osallistujien enimmäismäärä
34
Tarkista, onko tulenteko sallittua
35
Määritä vastuut ryhmänjohtajille
36
Suunnittele johtajien välinen viestintä
37
Kerro nukkumisjärjestelyt
38
Määritä, miten osallistujat matkustavat paikalle
39
Laadi viikonloppuohjelma
40
Suunnittele nuotiotoimintaa, jos se on sallittua
41
Osta elintarvikkeet
42
Valmistele ensiaputarvikkeet
43
Valitse viikonlopun päivämäärät
44
Tarkista ulkoaktiviteetteja koskevat paikalliset säännöt ja rajoitukset
45
Määritä, kuka ohjaa kutakin aktiviteettia
46
Valmistele varasuunnitelmat huonon sään varalle
47
Kerro käyttäytymisodotukset
48
Järjestä autot, pakettiautot tai bussit tarvittaessa
49
Suunnittele saapumisaktiviteetit
50
Suunnittele vapaa-ajan aktiviteetteja
51
Järjestä ruoanlaittovastuut
52
Valmistele aktiviteettimateriaalit
53
Valitse varapäivä huonon sään varalle
54
Pyydä lupa leirintäalueelta tai omistajalta
55
Valmistele aikuisten ohjaajien lista
56
Tarkista tiedot paikallisista hätänumeroista
57
Jaa kuljetustiedot
58
Laadi kuljetuslista
59
Suunnittele leirin pystytysaktiviteetteja
60
Valmistele aktiviteetti-instruktiot
61
Suunnittele juomaveden saanti
62
Valmistele osallistujalistat
63
Määritä matkan kesto
64
Tarkista, tarvitaanko ilmoittautumista tai lupia
65
Vahvista vapaaehtoisten saatavuus
66
Valmistele osallistujien turvallisuussäännöt
67
Kerää vaaditut lupalomakkeet
68
Määritä tarvittaessa kuljettajat
69
Järjestä tiimiytymispelejä
70
Määritä johtajat jokaiseen aktiviteettiin
71
Valmistele ateria-aikataulut
72
Tulosta tärkeät asiakirjat
73
Valitse sopiva ulkopaikka
74
Laadi yksinkertainen tapahtumabudjetti
75
Kerää hätäyhteystiedot
76
Vahvista osallistujien läsnäolo
77
Kerää terveystietolomakkeet
78
Suunnittele saapumis- ja lähtöajat
79
Suunnittele ulkona oppimisen aktiviteetteja
80
Valmistele varatoimintoja huonon sään varalle
81
Pakkaa ruoka turvallisesti kuljetusta varten
82
Vahvista kuljetusjärjestelyt
83
Käy paikan päällä etukäteen, jos mahdollista
2 henkilöä
84
Arvioi ruoan, kuljetuksen ja materiaalien kustannukset
85
Valmistele osallistujien terveystiedot
86
Lähetä tiedot vanhemmille tai osallistujille
87
Vastaa osallistujien kysymyksiin
88
Valmistele lastaustarkistuslista
89
Suunnittele luonnon tutkimisen aktiviteetteja
90
Suunnittele viikonlopun ateriat
91
Tarkista sääennuste
92
Tiedota johtajille ennen lähtöä
93
Määritä nukkumapaikat
94
Järjestä ilta-aktiviteetteja
2 henkilöä
95
Palauta lainatut materiaalit
2 henkilöä
96
Pystytä teltat ja yhteiset tilat
4 henkilöä
97
Pidä tarvittaessa lepoajat
98
Jaa valokuvia osallistujille
99
Järjestä ensimmäisen aterian valmistus
3 henkilöä
100
Järjestä leiripaikan siivous
4 henkilöä
101
Kiitä auttajia ja vapaaehtoisia
102
Ohjaa ulkoaktiviteetteja
4 henkilöä
103
Tarkista, ettei mitään ole jäänyt jälkeen
2 henkilöä
104
Arvioi viikonloppu yhdessä johdon kanssa
2 henkilöä
105
Varmistaa osallistujien turvallisuus
2 henkilöä
106
Pakata materiaalit hyvin
2 henkilöä
107
Kirjata kehityskohteet tulevia retkiä varten
108
Seurata sääolosuhteita
109
Ladata kuljetusajoneuvot
3 henkilöä
110
Ylläpitää leiripaikan siisteyttä
2 henkilöä
111
Kuljettaa osallistujat takaisin turvallisesti
2 henkilöä
112
Hallita päivän aikataulua
113
Puhdistaa ja säilyttää materiaalit
3 henkilöä
114
Seurata osallistujien hyvinvointia
2 henkilöä
115
Hävittää jätteet asianmukaisesti
2 henkilöä

Mitä tarvitset

Ryhmitelty niin kuin ostoksia tehdään, määrineen.

Administration

Tapahtumasuunnittelun muistilista
Toimintasuunnitelmat
Viikonloppuohjelma
Ohjeet ohjaajille
Osallistujalista
Vapaaehtoisten yhteystiedot
Sakset
Hätäyhteystietoluettelo
Ryhmäjaon lista
Muistikirja
Huoltajan yhteystietolista
Pakkauslista
Kynät
Lääketietolomakkeet
Pysyvät tussit
Lupalomakkeet
Puristimet
Paikkatietolomake
Kansiot asiakirjoille
Reittikartta

Logistics

Materiaalien lastaamisen tarkistuslista
Nippusiteet
Vedenpitävät pussit
Alueen kartta
Kuljetuslaatikot
Teippirulla
Kompassi
Reput
Tulostetut kartat
Matkalaukut
Pienet reput
Tarvikepussit
Monitoimityökalu
Sadesuojat repuille
Nimilaput matkatavaroihin
Taittoveitset
Köysi tarvikkeiden kiinnittämiseen
Työkäsineet
Rullakot tai vaunut tavaroiden siirtämiseen
Köysi
Ajoneuvojen tarkistuslista
Paracord-naru
Säilytysastiat

Accommodation

Makuupussit
Ulkomajoitus
Vedenpitävät vaatepussit
Makuualustat
Pyyhkeet
Leirityynyt
Peseytymisvälinepussi
Peitot
Vasara telttakiiloille
Saippua
Paperipyyhkeet
Telttat
Pressut
Hammasharja ja hammastahna
Servetit
Telttatangot
Leiririippumatot
Sadetakit
WC-paperi
Polttopuut
Telttakiilat
Kokoontaitettavat pöydät
Lierihatut
Käsipyyhkeet
Pressu polttopuulle
Telttakorjaussarja
Taittotuolit
Aurinkovoide
Pesupussit
Halkopuut nuotiota varten
Maavaatteet
Retkipenkit
Hyönteiskarkote
Pussit varavaatteille

Technical

Vara-akut
Leirilyhdyt
Jatkojohdot
Kamera
Jalusta
Vara-akut
Koristevalot
Otsalamput
Taskulamput

Cleaning

Kierrätyskassit
Puhdistusliinat
Luuta
Lattiaharja
Jätepussit ruokajätteelle
Ämpäri
Siivoustarvikkeet
Pyykkinaru
Pyykkipojat
Jätesäkit

Kitchen

Sytkäri
Tarjoiluvadit
Keittiöpyyhkeet
Sytytin
Kupit
Alumiinifolio
Keittoastiat
Uudelleenkäytettävät vesipullot
Ruoan säilytyspussit
Vesipullot patikointia varten
Paistinpannu
Ruokailuvälineet
Keittiövälineet
Ottimet
Puiset lusikat
Ruoan säilytysastiat
Retkikeitin
Ruokien valmistusveitset
Kylmälaukut
Tiskivati
Kaasupatruunat
Leikkuulaudat
Kylmäkallet
Astianpesuaine
Tulitikut
Lautaset
Vesisäiliöt
Sienet
Marshmallow-tikut

Activities

Toimintaohjeet
Paperi
Ulkotilojen haastekortit
Satukortit
Välineet joukkuepeleihin
Värikynät
Musiikki-instrumentit
Vaellussauvat
Pelit
Urheilupallot
Tussit
Pelikortit
Frisbee
Liima
Köysi joukkuepeleihin
Luonto-oppaat
Silmälaput
Suurennuslasit
Kartiot tai merkit
Kiikarit
Liitu
Kenttämuistiinpanovihkot
Askartelumateriaalit
Suunnistusseikkailun tarvikkeet

Safety

Heijastavat turvanauhat
EA-pakkaus
Lämpömittari
Laastarit
Säilytyslaatikko henkilökohtaisille lääkkeille
Teippi
Käsidesi
Elastiset siteet
Hätäyhteyslomake
Antiseptiset pyyhkeet
Hätälamppu
Kertakäyttökäsineet
Ohjaajan pilli
Pinsetit
Ohjaajien turvaliivit
Hätäpeite
Sammutin
Pillit
Kylmäkallet

Groceries

Aamiaisvälineet
Maito
Lounastarvikkeet
Suola ja mausteet
Aterian ainesosat
Ruoanlaittoöljy
Välipalat
Hedelmät
Juomavesivarasto
Kuumien juomien tarvikkeet
Kahvi
Tee
Uudelleenkäytettävät välipalarasiat
Sokeri

Vinkit

Aloita 4–6 viikkoa ennen lähtöä kokoamalla järjestelytiimi ja määrittämällä yksi vastuuhenkilö jokaiselle aterialle, ohjelmaosuudelle ja kuljetukselle. Näin viime hetken kysymykset eivät kasaannu yhdelle johtajalle.
Vahvista paikan sopivuus ennen ilmoittautumista: tarkista ryhmäkoko, nukkumapaikat, wc:t, veden saatavuus ja mobiiliverkko. Ilman näitä tietoja pakkausohjeet ja majoitusryhmät jäävät helposti liian myöhäisiksi.
Lähetä osallistujille pakkausohjeet vähintään 10 päivää ennen viikonloppua ja pyydä allergiat sekä erityisruokavaliot viimeistään 7 päivää ennen lähtöä. Varaa yhteiset varusteet vedenpitäviin pusseihin ja merkitse kuljetuslaatikot sisältöineen.
Tee ohjelmasta päiväkohtainen aikataulu, jossa näkyvät siirtymät, ruokailut, lepo ja säävaravaihtoehdot. Jätä vähintään 30 minuuttia väljyyttä jokaiseen suureen siirtymään, koska varusteiden lastaus ja ryhmien kokoaminen vievät aikaa.
Valmistele turvallisuusohjeet ennen lähtöä ja käy ne läpi heti saapumisen jälkeen: kokoontumispaikka, ensiapupakkaus, reitti, heijastavat turvanauhat ja toiminta huonon sään aikana. Tarkista myös, että johtajilla on ajantasainen osallistujalista ja alueen kartta.

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka paljon etukäteen partioretki-viikonloppu pitää suunnitella?: Varaa järjestelyihin yleensä 4–6 viikkoa. Lopulliset osallistujatiedot, allergiat, kuljetukset ja majoitusryhmät kannattaa lukita viimeistään 7–10 päivää ennen lähtöä.
Miten partioretki-viikonlopun ohjelma kannattaa aikatauluttaa?: Jaa ohjelma ensin lähtö- ja paluupäivään sekä kokonaisiin retkipäiviin. Jätä jokaiseen siirtymään vähintään 30 minuuttia ylimääräistä aikaa ja lisää yksi säävaravaihtoehto jokaiseen ulkoaktiviteettiin.
Milloin osallistujien erityisruokavaliot pitää kysyä?: Kysy allergiat ja erityisruokavaliot ilmoittautumisen yhteydessä tai viimeistään 2 viikkoa ennen retkeä. Vahvista tiedot vielä 7 päivää ennen lähtöä, jotta jokaiselle aterialle ehditään suunnitella sopiva vaihtoehto.
Mitä partioretki-viikonlopun turvallisuudessa pitää tarkistaa?: Tarkista ennen lähtöä ensiapupakkaus, alueen kartta, kokoontumispaikka, veden saatavuus ja yhteydenpito. Käy ohjeet osallistujien kanssa läpi ensimmäisen tunnin aikana ja varmista johtajilta, että he tietävät toimintaohjeet hätätilanteessa.

Aloita tämä suunnitelma Lizztissä

Kaikki tämän sivun tehtävät ja tarvikkeet valmiina omassa tapahtumassasi. Kutsu ihmisiä, jakakaa työt ja näe kuka on tehnyt mitäkin.