Ein Scouting-Wochenende Schritt für Schritt organisieren

Beginne nicht mit der Packliste, sondern mit dem Zweck des Wochenendes, der Altersgruppe und der passenden Unterkunft. Danach legst du Termine, Programm, Teams, Anreise und Verantwortlichkeiten fest. Plane Mahlzeiten, Schlafplätze und Aktivitäten so, dass sie zu Gruppengröße, Wetter und vorhandener Infrastruktur passen. Besonders häufig fehlen klare Notfallwege, trockene Aufbewahrung und ein fester Zeitpunkt für die Materialkontrolle.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

1
Den Zweck des Wochenendes festlegen
2
Prüfen, ob der Ort zur Gruppengröße passt
3
Teilnahmebeitrag bei Bedarf festlegen
4
Allergien und Ernährungsanforderungen prüfen
5
Reisedaten und Ablauf teilen
6
Teilnehmergruppen oder Teams bilden
7
Transport der Ausrüstung planen
8
Wander- oder Spazieraktivitäten planen
9
Entscheiden, wer welche Mahlzeit vorbereitet
10
Pläne bei Bedarf anpassen
11
Teilnehmende bei der Ankunft begrüßen
2 Personen
12
Das Wochenendthema wählen
13
Toiletten- und Wasserzugang prüfen
14
Vorbereitungszeitplan erstellen
15
Notfallabläufe vorbereiten
16
Packhinweise teilen
17
Schlafgruppen bei Bedarf einteilen
18
Festlegen, welche Ausrüstung jede Leitung mitbringt
19
Kompetenzfördernde Aktivitäten planen
20
Ernährungsanforderungen prüfen
21
Gemeinsame Ausrüstung einpacken
22
Zeltregeln erklären
23
Zielaltersgruppe festlegen
24
Falls nötig die Verfügbarkeit von Handynetz prüfen
25
Organisationsteam bilden
26
Treffpunkt und Abfahrtsablauf festlegen
27
Kleidungsvorgaben erklären
28
Aktivitätsgruppen bei Bedarf einteilen
29
Gemeinsame Ausrüstung unter den Teilnehmenden organisieren
30
Abendaktivitäten planen
31
Einkaufsliste für Lebensmittel erstellen
32
Zustand der Campingausrüstung prüfen
33
Teilnehmerlimit festlegen
34
Prüfen, ob Feuer erlaubt sind
35
Verantwortlichkeiten an Gruppenleitungen zuweisen
36
Kommunikation zwischen den Leitungen planen
37
Schlafregelung erklären
38
Entscheiden, wie die Teilnehmenden zum Ort reisen
39
Wochenendplan erstellen
40
Lagerfeueraktivitäten planen, falls erlaubt
41
Lebensmittel kaufen
42
Erste-Hilfe-Material vorbereiten
43
Wochenendtermine auswählen
44
Lokale Outdoor-Regeln und Einschränkungen prüfen
45
Festlegen, wer welche Aktivität betreut
46
Schlechtwetterpläne vorbereiten
47
Verhaltensregeln erklären
48
Bei Bedarf Autos, Vans oder Busse organisieren
49
Ankunftsaktivitäten planen
50
Freizeitaktivitäten planen
51
Küchenaufgaben organisieren
52
Material für die Aktivitäten vorbereiten
53
Ein Ausweichdatum bei Schlechtwetter wählen
54
Erlaubnis vom Campingplatz oder Grundstückseigentümer einholen
55
Liste der erwachsenen Aufsichtspersonen vorbereiten
56
Infos zum örtlichen Notdienst prüfen
57
Transportdetails teilen
58
Transportliste erstellen
59
Aufbauaktivitäten planen
60
Anleitungen für die Aktivitäten vorbereiten
61
Die Trinkwasserversorgung planen
62
Teilnehmerlisten vorbereiten
63
Dauer des Ausflugs festlegen
64
Prüfen, ob Anmeldung oder Genehmigungen erforderlich sind
65
Verfügbarkeit der Freiwilligen bestätigen
66
Sicherheitsregeln für Teilnehmende vorbereiten
67
Erforderliche Einverständniserklärungen einholen
68
Bei Bedarf Fahrer zuweisen
69
Teambuilding-Spiele organisieren
70
Leitungen für jede Aktivität zuweisen
71
Essenspläne vorbereiten
72
Wichtige Dokumente ausdrucken
73
Einen passenden Outdoor-Standort wählen
74
Ein einfaches Veranstaltungsbudget erstellen
75
Notfallkontakte sammeln
76
Teilnahme der Teilnehmenden bestätigen
77
Medizinische Formulare sammeln
78
An- und Abfahrtszeiten planen
79
Outdoor-Lernaktivitäten planen
80
Ersatzaktivitäten für schlechtes Wetter vorbereiten
81
Lebensmittel sicher für den Transport verpacken
82
Transportarrangements bestätigen
83
Den Ort wenn möglich im Voraus besichtigen
2 Personen
84
Kosten für Essen, Transport und Material abschätzen
85
Medizinische Informationen der Teilnehmenden vorbereiten
86
Informationen an Eltern oder Teilnehmende senden
87
Fragen der Teilnehmenden beantworten
88
Ladeliste vorbereiten
89
Naturerkundungsaktivitäten planen
90
Mahlzeiten für das Wochenende planen
91
Die Wettervorhersage prüfen
92
Leitungen vor der Abfahrt briefen
93
Schlafbereiche zuweisen
94
Abendaktivitäten organisieren
2 Personen
95
Ausgeliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
96
Zelte und Gemeinschaftsbereiche aufbauen
4 Personen
97
Bei Bedarf Ruhezeiten einhalten
98
Fotos mit den Teilnehmenden teilen
99
Vorbereitung der ersten Mahlzeit organisieren
3 Personen
100
Campsite-Aufräumarbeiten organisieren
4 Personen
101
Helfer und Freiwillige danken
102
Outdoor-Aktivitäten beaufsichtigen
4 Personen
103
Prüfen, dass nichts zurückbleibt
2 Personen
104
Das Wochenende mit den Leitern besprechen
2 Personen
105
Die Sicherheit der Teilnehmer gewährleisten
2 Personen
106
Ausrüstung ordnungsgemäß einpacken
2 Personen
107
Verbesserungen für künftige Fahrten festhalten
108
Wetterbedingungen beobachten
109
Transportfahrzeuge beladen
3 Personen
110
Die Sauberkeit des Campsite aufrechterhalten
2 Personen
111
Teilnehmer sicher zurückbringen
2 Personen
112
Den Tagesablauf organisieren
113
Ausrüstung reinigen und verstauen
3 Personen
114
Das Wohlbefinden der Teilnehmer prüfen
2 Personen
115
Abfall fachgerecht entsorgen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Verwaltung

Checkliste für die Veranstaltungsplanung
Aktivitätspläne
Wochenendplan
Leiteranweisungen
Teilnehmerliste
Kontaktliste der Freiwilligen
Scheren
Notfallkontaktliste
Liste der Gruppeneinteilungen
Notizbuch
Kontaktliste der Eltern oder Erziehungsberechtigten
Packliste
Stifte
Medizinische Informationsformulare
Permanentmarker
Einverständniserklärungen
Klemmbretter
Gelände-Infoblatt
Ordner für Dokumente
Wegweiserkarte

Logistik

Checkliste zum Beladen
Kabelbinder
Wasserdichte Taschen
Gebietskarte
Transportboxen
Gewebeband
Kompass
Rucksäcke
Gedruckte Karten
Reisetaschen
Kleine Rucksäcke
Ausrüstungstaschen
Multitool
Regenhüllen für Rucksäcke
Kofferanhänger
Taschenmesser
Seil zum Befestigen der Ausrüstung
Arbeitshandschuhe
Rollwagen oder Wagen für den Transport der Ausrüstung
Seil
Fahrzeug-Checkliste
Paracord
Aufbewahrungsbehälter

Unterkunft

Schlafsäcke
Outdoor-Unterschlupf
Wasserdichte Kleidersäcke
Isomatten
Handtücher
Campingkissen
Kulturtasche
Decken
Hammer für Heringe
Seife
Papierhandtücher
Zelte
Planen
Zahnbürste und Zahnpasta
Servietten
Zeltstangen
Camping-Hängematten
Regenjacken
Toilettenpapier
Brennholz
Zeltpflöcke
Klappische Tische
Sonnenhüte
Handreinigungstücher
Abdeckung für Brennholzlager
Zelt-Reparaturset
Klappstühle
Sonnencreme
Wäschesäcke
Sitzbänke fürs Lagerfeuer
Bodenschutzplanen
Campingbänke
Insektenschutzmittel
Taschen für Ersatzkleidung

Technik

Ersatzbatterien
Campinglaternen
Verlängerungskabel
Kamera
Stativ
Zusatzbatterien
Lichterketten
Stirnlampen
Taschenlampen

Reinigungsmittel

Recyclingtaschen
Reinigungstücher
Besen
Kehrschaufel
Müllbeutel für Lebensmittelabfälle
Eimer
Reinigungsmittel
Wäscheleine
Wäscheklammern
Müllsäcke

Küche

Feuerzeug
Schüsseln
Küchentücher
Feueranzünder
Becher
Aluminiumfolie
Kochtöpfe
Wiederverwendbare Wasserflaschen
Lebensmittelbeutel
Wasserflaschen für Wanderungen
Bratpfanne
Besteck
Kochutensilien
Servierlöffel
Holzlöffel
Lebensmittelbehälter
Campingkocher
Messer zur Lebensmittelzubereitung
Kühlboxen
Spülbecken
Gaskartuschen
Schneidebretter
Kühlpacks
Spülmittel
Streichhölzer
Teller
Wasserkanister
Schwämme
Marshmallow-Stäbe

Aktivitäten

Anleitungshandblätter für Aktivitäten
Papier
Karten für Outdoor-Herausforderungen
Geschichtenkarten
Materialien für Gruppenspiele
Buntstifte
Musikinstrumente
Wanderstöcke
Brettspiele
Sportbälle
Marker
Spielkarten
Frisbee
Kleber
Seil für Gruppenspiele
Bestimmungsbücher für die Natur
Augenbinden
Lupe
Hütchen oder Markierungen
Ferngläser
Kreide
Feldnotizbücher
Bastelmaterialien
Schatzsuche-Materialien

Sicherheit

Reflektierende Sicherheitsbänder
Erste-Hilfe-Set
Thermometer
Verbände
Aufbewahrungsbox für persönliche Medikamente
Klebeband
Handdesinfektionsmittel
Elastische Verbände
Notfallkontaktdatenblatt
Desinfektionstücher
Notfalltaschenlampe
Einweghandschuhe
Pfeife für Leitende
Pinzette
Sicherheitswesten für Leitende
Notfalldecke
Feuerlöscher
Pfeifen
Kühlpacks

Einkäufe

Frühstückszutaten
Milch
Mittagszutaten
Salz und Gewürze
Zutaten für das Abendessen
Speiseöl
Snacks
Obst
Trinkwasservorrat
Material für Heißgetränke
Kaffee
Tee
Wiederverwendbare Snackbehälter
Zucker

Tipps

Kläre zuerst Ziel, Alter und Gruppengröße und prüfe anschließend, ob die Unterkunft genügend Schlafplätze, Toiletten und Wasserzugang bietet. Diese Prüfung sollte mindestens 6 Wochen vor der Abfahrt abgeschlossen sein.
Teile das Wochenende in feste Verantwortungsbereiche auf: Anreise, Schlafgruppen, Mahlzeiten, Aktivitäten und Sicherheit. Weise jeder Aufgabe eine konkrete Person zu und verschicke Programm und Packhinweise spätestens 10 Tage vorher.
Plane Wanderungen und Outdoor-Aktivitäten mit einer kürzeren Ausweichroute. Prüfe vor Beginn Wetter, Mobilfunkempfang, Wege und Treffpunkte und gib der Leitung schriftliche Aktivitätsanweisungen mit.
Lege für jede Mahlzeit eine zuständige Person und eine Vorbereitungszeit fest. Allergien und Ernährungswünsche müssen spätestens 7 Tage vor dem Wochenende gesammelt und in die Einkaufs- und Kochplanung übernommen werden.
Packe gemeinsames Material nach Einsatzbereich in beschriftete Boxen und kontrolliere es zweimal: beim Einladen und bei der Ankunft. Wasserfeste Taschen, Ersatzbatterien, Erste-Hilfe-Ausrüstung und reflektierende Sicherheitsbänder werden besonders oft vergessen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Scouting-Wochenende planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ziel, Termin, Unterkunft und Organisatorenteam. Programm, Gruppen, Mahlzeiten und Material sollten spätestens 2 Wochen vor der Abfahrt feststehen.
Wie viele Betreuer braucht man für ein Scouting-Wochenende?: Das hängt von Alter, Gruppengröße und Aktivitäten ab; teile die Teilnehmenden in überschaubare Teams und benenne pro Team eine verantwortliche Leitung. Für Wanderungen und Aktivitäten sollten immer mindestens zwei Erwachsene als Notfallreserve eingeplant werden.
Wann sollte man Allergien und Essenswünsche abfragen?: Frage Allergien und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor Beginn ab. Prüfe die Angaben anschließend noch einmal beim Empfang, bevor die erste Mahlzeit vorbereitet wird.
Was muss man am Tag der Abreise kontrollieren?: Kontrolliere beim Einladen die Materialboxen, Schlafsäcke, Schlafmatten, Wasserbehälter, Erste-Hilfe-Kit und Batterien anhand einer Checkliste. Plane dafür mindestens 60 Minuten ein und wiederhole die Kontrolle bei der Ankunft.

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