Sådan planlægger du en spejderweekend

Start med at beslutte, hvad spejderweekenden skal give deltagerne, og hvilken aldersgruppe den er til. Derefter vælger I et sted, der passer til gruppens størrelse, med adgang til toilet, vand og de nødvendige sikkerhedsforhold. Når rammerne er på plads, fordeler I ansvar for transport, måltider, aktiviteter og overnatning. Til sidst samler I program, pakkeforløb og nødprocedurer, så både ledere og deltagere ved, hvad der skal ske.

Organisér dette event gratis med Lizzt

Planen, trin for trin

Hver opgave med sin egen underliste, i den rækkefølge du faktisk får brug for dem.

1
Fastlæg weekenden formål
2
Tjek, om stedet passer til gruppestørrelsen
3
Fastlæg deltagerbetalingen, hvis det er nødvendigt
4
Tjek allergier og kostønsker
5
Del rejsedatoer og program
6
Lav deltagergrupper eller hold
7
Planlæg transport af materiale
8
Planlæg vandre- eller hikeaktiviteter
9
Afgør, hvem der laver hvert måltid
10
Tilpas planerne, hvis det er nødvendigt
11
Byd deltagerne velkommen ved ankomst
2 personer
12
Vælg weekenden tema
13
Tjek adgang til toilet og vand
14
Lav forberedelsestidslinjen
15
Forbered nødprocedurer
16
Del pakkelinstruktioner
17
Tildel evt. sovagrupper
18
Afgør, hvilke materialer hver leder medbringer
19
Planlæg aktiviteter, der udvikler færdigheder
20
Tjek kostønsker
21
Pak fælles materialer sammen
22
Gennemgå reglerne for lejren
23
Fastlæg målgruppen efter alder
24
Tjek evt. mobilforbindelsen
25
Sammensæt organiseringsteamet
26
Afgør mødestedet og afgangsproceduren
27
Gennemgå kravene til påklædning
28
Tildel evt. aktivitetsgrupper
29
Fordel fælles materialer blandt deltagerne
30
Planlæg aftenaktiviteter
31
Lav en indkøbsliste
32
Tjek tilstanden på campingudstyret
33
Fastlæg det maksimale antal deltagere
34
Tjek, om der må tændes bål
35
Tildel ansvar til gruppelederne
36
Planlæg kommunikationen mellem lederne
37
Gennemgå sovefordelingen
38
Afgør, hvordan deltagerne rejser til stedet
39
Lav weekendprogrammet
40
Planlæg bålaktiviteter, hvis det er tilladt
41
Køb fødevareforsyninger
42
Pak førstehjælpsudstyr
43
Vælg weekenden datoer
44
Tjek lokale regler og begrænsninger for udendørsaktiviteter
45
Afgør, hvem der leder hver aktivitet
46
Lav planer for dårligt vejr
47
Gennemgå adfærdsforventningerne
48
Arranger biler, varevogne eller busser, hvis det er nødvendigt
49
Planlæg ankomstaktiviteter
50
Planlæg fritidsaktiviteter
51
Organiser madlavningsansvaret
52
Forbered materialer til aktiviteterne
53
Vælg en alternativ dato ved dårligt vejr
54
Indhent tilladelse fra campingpladsen eller ejeren
55
Lav listen over voksne ledere klar
56
Tjek oplysninger om lokale nødtjenester
57
Del transportoplysninger
58
Lav transportlisten
59
Planlæg aktiviteter til at slå lejren op
60
Forbered instruktioner til aktiviteterne
61
Planlæg drikkevandsforsyningen
62
Forbered deltagerlister
63
Afgør rejsens varighed
64
Tjek, om der kræves tilmelding eller tilladelser
65
Bekræft, at frivillige er tilgængelige
66
Forbered sikkerhedsregler for deltagerne
67
Indsaml de nødvendige samtykkeerklæringer
68
Tildel evt. chauffører
69
Organiser teambuildingspil
70
Tildel ledere til hver aktivitet
71
Forbered madplaner
72
Udskriv vigtige dokumenter
73
Vælg et egnet udendørs sted
74
Lav et enkelt eventbudget
75
Indsaml nødtelefonnumre
76
Bekræft deltagernes tilstedeværelse
77
Indsaml medicinske informationsformularer
78
Planlæg ankomst- og afgangstiderne
79
Planlæg udendørs læringsaktiviteter
80
Forbered backupaktiviteter til dårligt vejr
81
Pak mad sikkert til transport
82
Bekræft transportaftalerne
83
Besøg stedet på forhånd, hvis muligt
2 personer
84
Beregn omkostningerne til mad, transport og materialer
85
Forbered deltagernes medicinske oplysninger
86
Send information til forældre eller deltagere
87
Besvar deltagernes spørgsmål
88
Forbered læssechecklisten
89
Planlæg naturudforskningsaktiviteter
90
Planlæg weekenden måltider
91
Tjek vejrudsigten
92
Brief lederne inden afgang
93
Tildel sovesteder
94
Organiser aftenaktiviteter
2 personer
95
Aflever lånt udstyr tilbage
2 personer
96
Sæt telte og fællesområder op
4 personer
97
Hold hviletider, hvis det er nødvendigt
98
Del billeder med deltagerne
99
Organiser tilberedningen af det første måltid
3 personer
100
Organiser rengøring af lejrpladsen
4 personer
101
Tak hjælpere og frivillige
102
Lede udendørsaktiviteter
4 personer
103
Tjek, at intet er blevet efterladt
2 personer
104
Evaluér weekenden med lederne
2 personer
105
At sikre deltagernes sikkerhed
2 personer
106
Pakke materialet ordentligt
2 personer
107
Notere forbedringspunkter til fremtidige ture
108
Holde øje med vejrforholdene
109
Laste transportkøretøjer
3 personer
110
Opretholde campingområdets renlighed
2 personer
111
Bringe deltagerne sikkert tilbage
2 personer
112
Håndtere dagsprogrammet
113
Rengøre og opbevare materialet
3 personer
114
Kontrollere deltagernes velbefindende
2 personer
115
Bortskaffe affald korrekt
2 personer

Det du skal bruge

Grupperet som du ville handle det, med mængder.

Administration

Tjekliste til eventplanlægning
Aktivitetsplaner
Weekendprogram
Instruktioner til lederne
Deltagerliste
Frivillig-kontaktliste
Saks
Liste over nødkontakter
Liste over gruppeinddeling
Notesbog
Kontaktliste for forælder eller værge
Pakkeliste
Penne
Skemaer med medicinske oplysninger
Tuschpenne
Samtykkeerklæringer
Klembrætter
Informationsark om stedet
Mappe til dokumenter
Rutekort

Logistics

Tjekliste til indlæsning af materialer
Strips
Vandtætte tasker
Kort over området
Opbevaringskasser til transport
Ducttape
Kompas
Rygsække
Trykte kort
Rejsetasker
Små rygsække
Materialeposer
Multiværktøj
Regnslag til rygsække
Navnelabels til bagage
Foldeknive
Reb til at fastgøre materialer
Arbejdshandsker
Dollyer eller vogne til at flytte udstyr
Reb
Køretøjstjekliste
Paracord
Opbevaringsbeholdere

Accommodation

Soveposer
Overnatning i det fri
Vandtætte tøjposer
Liggeunderlag
Håndklæder
Campinghovedpuder
Toilettaske
Tæpper
Hammer til pløkker
Sæbe
Papirhåndklæder
Telte
Presenninger
Tandbørste og tandpasta
Servietter
Teltstænger
Campinghængekøjer
Regnjakker
Toiletpapir
Brænde
Teltpløkker
Foldborde
Solhatte
Håndklæder
Presenning til brænde
Reparationssæt til telte
Klappestole
Solcreme
Vaskeposer
Træstammer til omkring bålet
Bundduge
Campingbænke
Insektafvisende middel
Poser til ekstra tøj

Technical

Ekstra batterier
Lejrlanterner
Forlængerledninger
Kamera
Stativ
Ekstra batterier
Lyskæder
Pandelamper
Lommelygter

Cleaning

Genbrugstasker
Rengøringsklude
Kost
Fejebakke
Affaldsposer til madrester
Spand
Rengøringsartikler
Vaskesnor
Tøjklemmer
Affaldsposer

Kitchen

Lighter
Fade
Viskestykker
Tændstik
Kopper
Alufolie
Kogepander
Genanvendelige vandflasker
Madposer
Vandflasker til vandreture
Stegepande
Bestik
Kogegrej
Serveringsskeer
Træskeer
Madopbevaringskasser
Campingkomfur
Knive til madlavning
Kølebokse
Opvaskebalje
Gaspatroner
Skærebrætter
Kølleelementer
Opvaskemiddel
Tændstikker
Tallerkener
Vandbeholdere
Svampe
Skumfiduspinde

Activities

Instruktionsark til aktiviteter
Papir
Udfordringskort til udendørs brug
Fortællekort
Materialer til holdslege
Farveblyanter
Musikinstrumenter
Vandrestave
Brætspil
Sportsbolde
Tuschpenne
Spillekort
Frisbee
Lim
Reb til holdslege
Naturguider
Øjenbind
Forstørrelsesglas
Kegler eller markører
Kikkerter
Kridt
Feltnotatbøger
Kreativt materiale
Skattejagtsmaterialer

Safety

Reflekterende sikkerhedsbånd
Førstehjælpskasse
Termometer
Plastre
Opbevaringsboks til personlig medicin
Tape
Hånddesinfektionsmiddel
Elastiske bandager
Nødkontaktformular
Antiseptiske servietter
Nødlommelygte
Engangshandsker
Fløjte til lederen
Pincetter
Sikkerhedsveste til ledere
Nøddecke
Brandslukker
Fløjter
Kølleelementer

Groceries

Morgenmadsartikler
Mælk
Frokostartikler
Salt og krydderier
Ingredienser til aftensmad
Madolie
Snacks
Frugt
Drikkevandsforsyning
Udstyr til varme drikke
Kaffe
Te
Genanvendelige snackbøtter
Sukker

Tips

Begynd med formål, målgruppe og dato, før I køber ind eller lægger aktiviteter fast. Det gør det lettere at vælge passende hike, færdighedsaktiviteter og sovegrupper.
Tjek stedet mindst én gang inden weekenden. Bekræft plads til hele gruppen, toiletter, vand, mobilforbindelse og mulighederne for at gennemføre programmet ved dårligt vejr.
Fordel hvert måltid til en navngiven leder eller gruppe, og indhent allergier og kostønsker senest 7 dage før afrejse. Planlæg også, hvem der pakker fælles køkkenudstyr og morgenmadsartikler.
Send weekendprogram, rejsedatoer og pakkeforskrifter mindst 10 dage før start. Skriv tydeligt, hvad deltagerne selv skal medbringe, og hvad lederne transporterer i vandtætte tasker.
Lav nødprocedurer og lederinstruktioner, før I tager af sted. Placér førstehjælpskasse, ekstra batterier, kort over området og reflekterende sikkerhedsbånd, så de kan findes på under 2 minutter.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan planlægger man en spejderweekend fra start?: Start 6-8 uger før med formål, målgruppe, dato og sted. Fordel derefter ansvar for transport, måltider, aktiviteter og overnatning, og send det færdige program senest 10 dage før.
Hvor mange ledere skal der være på en spejderweekend?: Det afhænger af alder, gruppestørrelse og aktiviteter, men fastlæg mindst én ansvarlig leder for hvert hovedområde: sikkerhed, logistik, mad og program. Lav den endelige vagt- og ansvarsfordeling mindst 2 uger før.
Hvornår skal man spørge om allergier og kostønsker?: Spørg ved tilmeldingen og følg op senest 7 dage før afrejse. Saml svarene ét sted, så den ansvarlige for hvert måltid kan planlægge alternativer og mærke maden tydeligt.
Hvad skal deltagerne have at vide før en spejderweekend?: Send datoer, mødetid, transport, program, pakkeliste, soveordning og kontaktoplysninger mindst 10 dage før. Send en kort påmindelse 2-3 dage inden med eventuelle ændringer og vejrafhængige justeringer.

Start denne plan i Lizzt

Alle opgaver og ting fra denne side, klar i din egen begivenhed. Inviter folk, fordel arbejdet, og se hvem der har gjort hvad.