Checklist para organizar uma competição de natação

Uma competição de natação exige coordenação precisa antes e durante cada prova. Primeiro define o formato, as categorias etárias e as condições de participação; depois confirma equipas, treinadores, árbitros e voluntários. Na semana do evento, fecha o número de nadadores, o calendário e a distribuição das funções. No local, a área de registo, o aquecimento, a sala médica e os sistemas de cronometragem têm de estar prontos antes da primeira partida.

Organiza este evento gratuitamente com a Lizzt

O plano, passo a passo

Cada tarefa com a sua própria sublista, pela ordem em que vai mesmo precisar delas.

Verificar as condições de participação para nadadores
Elaborar o horário dos voluntários
Montar a área de registo
Confirmar que os oficiais estão prontos
2 pessoas
Avaliar melhorias para o evento
Definir o formato da competição
Confirmar as categorias etárias
Confirmar árbitros e oficiais
Preparar a sala de informações
Orientar as sessões de aquecimento
2 pessoas
Definir a categoria e o nível dos participantes
Confirmar os treinadores e representantes das equipas
Designar os cronometristas de partida
Colocar sinalética no local
Confirmar o calendário da competição antes do início
2 pessoas
Escolher a data da competição
Confirmar o número final de participantes
Designar cronometristas
Preparar a sala médica
Coordenar os inícios das provas
2 pessoas
Escolher uma data alternativa, se necessário
Informar as equipas sobre os detalhes da competição
Designar júris
Organizar apoio de limpeza
Acompanhar o andamento da competição
2 pessoas
Escolher a piscina
Partilhar as instruções de chegada e registo
Organizar a sessão de briefing para voluntários
Organizar segurança, se necessário
Anunciar provas e informações importantes
2 pessoas
Confirmar a disponibilidade da piscina
Processar alterações no registo
Organizar a sessão de briefing para oficiais
Instalar o equipamento de cronometragem para a competição
Registar os resultados das provas
2 pessoas
Elabore o orçamento do evento
Confirmar as inscrições finais na competição
Explicar os procedimentos da competição à equipa
Preparar o equipamento de partida
Verificar os tempos registados
2 pessoas
Estimar o número esperado de nadadores
Elaborar o calendário da competição
Confirmar os métodos de comunicação entre a equipa
Preparar o equipamento das pistas
Resolver problemas técnicos
2 pessoas
Formar a equipa organizadora
Definir a ordem das provas
Inspecionar as instalações da piscina
Preparar as mesas para os oficiais
Gerir situações de segurança
2 pessoas
Distribuir responsabilidades entre os organizadores
Organizar as eliminatórias com base nas inscrições
Verificar as dimensões da piscina
Preparar os postos de cronometristas
Coordenar as cerimónias de medalhas
2 pessoas
Designar o coordenador da competição
Atribuir as pistas
Verificar os blocos de partida
Preparar o equipamento de comunicação
Apoiar espetadores e visitantes
2 pessoas
Designar o coordenador técnico
Preparar informações das provas para os oficiais
Verificar as cordas das pistas
Preparar o placar e o quadro de resultados
Coordenar atividades fotográficas ou de media
Elaborar o cronograma do evento
Elaborar o horário de aquecimento
Verificar o equipamento de cronometragem
Preparar os lugares para os atletas
Divulgar os resultados finais
2 pessoas
Confirmar as licenças e aprovações necessárias
Planear as cerimónias de medalhas
Testar o placar
Preparar estações de hidratação
Entregar medalhas e prémios
2 pessoas
Organizar o seguro do evento
Confirmar as regras da competição
Testar o sistema de som
Verificar todo o equipamento antes da abertura
Agradecer aos nadadores, oficiais e voluntários
2 pessoas
Preparar os procedimentos de segurança
Explicar as regras aos oficiais e equipas
Preparar os balneários para os atletas
Abrir o local antes da chegada dos participantes
2 pessoas
Remover o equipamento da competição
2 pessoas
Abrir as inscrições para nadadores
Organizar o briefing técnico antes da competição
Preparar as salas de espera das equipas
Verificar a presença da equipa e dos voluntários
2 pessoas
Limpar os espaços do local
2 pessoas
Receber as inscrições das equipas
Recrute voluntários
Preparar a sala dos oficiais
Receber as equipas e os treinadores
2 pessoas
Devolver o equipamento alugado
Confirmar os clubes participantes
Atribuir tarefas aos voluntários
Preparar a área para espetadores
Verificar a chegada dos participantes
2 pessoas
Partilhar as informações finais da competição

O que precisa de levar

Agrupado como faria as compras, com quantidades.

Technical

Sistema eletrónico de cronometragem
Quadro de resultados
Painéis de toque
Ecrã de resultados
Sistema de cronometragem de reserva
Computador de cronometragem
Cronómetros digitais
Software de competição
Dispositivo de partida
Portáteis para pontuação e resultados
Microfone de partida
Cabos de extensão
Equipamento para falsa partida
Adaptadores de tomada
Termómetro de piscina
Cronómetros de pista
Linhas de pista
Contadores de voltas
Bandeiras de costas
Equipamento de passagem do estafeta
Equipamento de fotografia
Blocos de partida
Câmara de vídeo
Marcações na parede de chegada
Tripés
Relógios de piscina
Equipamento de transmissão em direto
Equipamento de medição
Plataforma de partida
Microfones
Walkie-talkies
Headsets
Altifalantes
Apitos

Clothing

Uniformes oficiais
T-shirts dos voluntários
Casacos da equipa

Logistics

Barreiras de fila
Crachás para o pessoal
Cadeiras para espectadores
Placas para lugares reservados
Sinais de entrada
Placas de direção
Placas de estacionamento
Placas informativas
Placas com o nome da pista
Placas para pistas de aquecimento
Placas para a zona de nado solto
Mesas para oficiais
Cadeiras para oficiais
Bancos para atletas
Mesa do tribunal
Mesas de equipa
Estantes para sacos
Cestos de arrumação
Cadeiras de equipa
Cadeiras para cronometristas
Placas para balneários
Pranchetas para jurados
Etiquetas para cacifos
Caixas de arrumação

Compras

Estações de hidratação
Dispensadores de água
Copos
Mesas de buffet

Decoração

Bandeiras
Decoração do evento

Safety

Kit de teste da água
Equipamento de salvamento
Luvas médicas
Extintor
Bóias de salvamento
Desinfetante
Bastões de salvamento
Bolsas de gelo
Spray refrescante
Cobertores de emergência
Kit de primeiros socorros
Cones de segurança
Cordas de segurança
Pensos
Sinais de aviso
Cadeira de rodas
Macas
Desfibrilhador

Ceremony

Troféus
Certificados
Flores para cerimónias
Presentes de agradecimento
Caixas para medalhas
Medalhas
Pódio

Marketing

Bandeiras de patrocinadores
Placas publicitárias

Limpeza

Redes de limpeza
Toalhas de papel
Sacos do lixo
Contentores de lixo
Material de limpeza

Activities

Tapetes de recuperação
Tapetes de grade

Dicas

Fecha o número final de participantes pelo menos 7 dias antes da competição. Esse prazo permite ajustar categorias, séries, horários, lugares reservados e o número de cronometristas.
Prepara a área de registo e a sala de informações com antecedência suficiente para receber as equipas antes do aquecimento. Confirma também os treinadores e representantes de cada equipa, em vez de resolver dúvidas junto à piscina.
Testa o sistema eletrónico de cronometragem, o computador, o software, o dispositivo de partida e o ecrã de resultados antes da abertura. Mantém o sistema de reserva, cronómetros de pista e cabos de extensão acessíveis, não guardados noutra divisão.
Publica o horário dos voluntários por blocos, incluindo registo, orientação do aquecimento, apoio às partidas, resultados e limpeza. Dá a cada pessoa um crachá e uma função clara para evitar falhas durante a troca de provas.
Verifica a sala médica, a qualidade da água e a temperatura da piscina antes da chegada dos nadadores. Coloca a sinalética de entrada, as barreiras de fila e as placas de lugares reservados antes de o público começar a entrar.

Perguntas frequentes

Com quanto tempo de antecedência devo organizar uma competição de natação?: Começa a definir o formato, a data e as categorias pelo menos 8 semanas antes. Confirma árbitros, oficiais, treinadores e equipas nas semanas seguintes e fecha as inscrições cerca de 7 dias antes.
Quantos cronometristas são necessários numa competição de natação?: Planeia pelo menos 1 cronometrista por pista em cada prova, mais uma pessoa responsável pela cronometragem e outra para controlar o sistema. Se houver 8 pistas, prepara pelo menos 8 cronometristas de pista e uma equipa de reserva.
Quando devo confirmar o calendário das provas?: Fecha uma versão provisória quando termina o período de inscrições e confirma o calendário final antes do início da competição. Envia os detalhes às equipas com pelo menos 3 a 5 dias de antecedência.
O que devo testar antes da primeira partida?: Testa a cronometragem eletrónica e de reserva, o computador, o software, os painéis de toque, o dispositivo e o microfone de partida. Faz o teste completo pelo menos 60 minutos antes da primeira prova e deixa adaptadores, cabos e cronómetros disponíveis.

Comece este plano no Lizzt

Todas as tarefas e artigos desta página, prontos no seu próprio evento. Convide pessoas, dividam o trabalho e veja quem fez o quê.