Чеклист за организиране на плувно състезание

Плувното състезание се подрежда най-лесно по етапи: първо форматът и категориите, после участниците, официалните лица, доброволците и техническата подготовка. В последните дни потвърди програмата, броя на плувците и готовността на съдиите и треньорите. В деня на състезанието отдели време за регистрация, загрявка, медицинска зона и проверка на хронометрирането. Този чеклист събира задачите и необходимите материали на едно място.

Организирайте това събитие безплатно с Lizzt

Планът, стъпка по стъпка

Всяка задача със свой подсписък, в реда, в който наистина ще ви трябват.

Проверка на условията за участие на плувците
Изготвяне на график за доброволците
Оформяне на регистрационната зала
Потвърждаване, че официалните лица са готови
2 души
Оценяване на подобренията за събитието
Определете формата на състезанието
Потвърдете възрастовите категории
Потвърдете съдиите и официалните лица
Подгответе информационната зона
Ръководете загрявките
2 души
Определете категорията и нивото на участниците
Потвърдете треньорите и представителите на отборите
Определете стартерите
Поставете табели на мястото на събитието
Потвърдете състезателната програма преди началото
2 души
Изберете датата на състезанието
Потвърдете окончателния брой участници
Определете хронометристите
Подгответе медицинската зона
Координирайте стартирането на състезанията
2 души
При необходимост изберете алтернативна дата
Информирайте отборите за подробностите на състезанието
Определете журито
Организирайте помощ за почистване
Следете хода на състезанието
2 души
Изберете плувния обект
Споделете инструкциите за пристигане и регистрация
Организирайте инструктаж за доброволците
При необходимост осигурете охрана
Обявявайте състезанията и важната информация
2 души
Потвърдете наличността на басейна
Обработете промените в регистрацията
Организирайте инструктаж за официалните лица
Монтирайте оборудването за хронометриране за състезанието
Запишете резултатите от състезанието
2 души
Изготвяне на бюджета на събитието
Потвърдете окончателните заявки за състезанието
Обяснете на персонала процедурите на състезанието
Подгответе стартовото оборудване
Проверете регистрираните времена
2 души
Преценете очаквания брой плувци
Съставете състезателната програма
Потвърдете методите за комуникация между персонала
Подгответе оборудването за коридорите
Отстранете техническите проблеми
2 души
Сформирайте организационния екип
Определете реда на дисциплините
Проверете съоръженията на басейна
Подгответе масите за официалните лица
Реагирайте при инциденти, свързани с безопасността
2 души
Разпределете отговорностите между организаторите
Съставете сериите според заявките
Проверете размерите на басейна
Подгответе пунктовете за хронометристите
Координирайте церемониите по награждаване
2 души
Определете координатора на състезанието
Разпределете коридорите
Проверете стартовите блокове
Подгответе комуникационното оборудване
Подкрепяйте зрителите и посетителите
2 души
Определете техническия координатор
Подгответе състезателната информация за официалните лица
Проверете въжетата на коридорите
Подгответе таблото за резултати и панела с резултатите
Координирайте фото- или медийните дейности
Съставете времевата линия на събитието
Съставете графика за загрявките
Проверете оборудването за хронометриране
Подгответе места за атлетите
Обявете окончателните резултати
2 души
Потвърдете необходимите разрешителни и одобрения
Планирайте церемониите по награждаване
Тествайте таблото за резултати
Подгответе станции за хидратация
Раздайте медали и награди
2 души
Организирайте застраховка на събитието
Потвърдете правилата на състезанието
Тествайте озвучителната система
Проверете цялото оборудване преди откриването
Благодарете на плувците, официалните лица и доброволците
2 души
Подгответе процедурите за безопасност
Обяснете правилата на официалните лица и отборите
Подгответе съблекалните за атлетите
Отворете мястото преди пристигането на участниците
2 души
Премахнете състезателното оборудване
2 души
Отворете записването за плувците
Организирайте техническия инструктаж преди състезанието
Подгответе изчаквателни зони за отборите
Проверете присъствието на персонала и доброволците
2 души
Почистете зоните на мястото на събитието
2 души
Приемете заявките на отборите
Наберете доброволци
Подгответе зоната за официалните лица
Посрещнете отборите и треньорите
2 души
Върнете наетото оборудване
Потвърдете участващите клубове
Разпределете задачи на доброволците
Подгответе зоната за зрителите
Проверете пристигането на участниците
2 души
Споделете окончателната информация за състезанието

Какво ви трябва

Групирано както бихте пазарували, с количества.

Technical

Електронна система за хронометриране
Табло за резултати
Тъчпадове
Екран с резултати
Резервна система за хронометриране
Компютър за хронометриране
Цифрови хронометри
Софтуер за състезания
Стартово устройство
Лаптопи за точкуване и резултати
Стартов микрофон
Удължители
Оборудване за фалстарт
Адаптери за щепсели
Термометър за басейн
Хронометри за коридори
Линии за коридорите
Броячи за коридори
Знаци за гръбен старт
Оборудване за предаване на щафета
Оборудване за фотографи
Стартови блокове
Видеокамера
Маркировки на стената на финала
Стативи
Часовници за басейн
Оборудване за пряко излъчване
Измервателно оборудване
Стартова платформа
Микрофони
Радиостанции
Слушалки с микрофон
Високоговорители
Свирки

Clothing

Официални униформи
Тениски за доброволци
Якета за персонала

Logistics

Преградни бариери за опашки
Баджове с имена за персонала
Столове за зрители
Табели за запазени места
Табели за вход
Указателни табели
Паркинг табели
Информационни табели
Табели с имена на коридорите
Табели за коридори за загряване
Табели за зона за излизане от басейна
Маси за официални лица
Столове за официални лица
Пейки за атлети
Маса за съда
Маси за отбори
Стелажи за чанти
Кошници за съхранение
Столове за отбори
Столове за хронометристи
Табели за съблекални
Клипбордове за съдии
Етикети за шкафчета
Кутии за съхранение

Groceries

Станции за хидратация
Диспенсъри за вода
Чаши за пиене
Бюфетни маси

Decorations

Флагове
Декорация за събитието

Safety

Комплект за тест на вода
Спасително оборудване
Медицински ръкавици
Пожарогасител
Спасителни кръгове
Дезинфектант
Спасителни пръти
Охладителни пакети
Охлаждащ спрей
Аварийни одеяла
Комплект за първа помощ
Предпазни конуси
Предпазни въжета
Превръзки
Предупредителни табели
Инвалидна количка
Носилка
Дефибрилатор

Ceremony

Трофеи
Сертификати
Цветя за церемонии
Подаръци за благодарност
Кутии за медали
Медали
Пиедестал за награждаване

Marketing

Спонсорски банери
Рекламни табели

Cleaning

Мрежи за почистване
Почистващи кърпи
Пликчета за боклук
Кошчета за отпадъци
Почистващи материали

Activities

Подложки за възстановяване
Стелажни постелки

Съвети

Определи формата, възрастовите категории и нивото на участниците най-късно 2–3 седмици предварително. Така отборите ще получат точни условия за участие и програма.
Потвърди окончателния брой плувци поне 3 дни преди старта. Провери едновременно треньорите, представителите на отборите, съдиите, журито, стартерите и хронометристите.
Направи графика на доброволците с отделни смени за регистрация, информационна зона, загрявка, стартове и почистване. Изпрати имената и ролите поне 48 часа предварително.
Тествай електронната система за хронометриране, тъчпадовете, стартовото устройство, микрофона и софтуера преди пристигането на плувците. Подготви резервна система и цифрови хронометри, вместо да разчиташ на една техника.
Обозначи входа, регистрационната зала, медицинската зона, запазените места и опашките преди отваряне. Осигури вода и чаши за участниците и провери температурата и качеството на водата преди началото.

Често задавани въпроси

Какво трябва да подготвя за плувно състезание?: Подготви формата, категориите, условията за участие, програмата, официалните лица и доброволците. За деня са нужни регистрационна и информационна зона, медицинска зона, система за хронометриране, резервна техника, вода и обозначения.
Кога да потвърдя участниците в плувно състезание?: Потвърди окончателния брой участници поне 3 дни преди състезанието. Тогава изпрати финалните подробности към отборите и съобрази стартовата програма, местата и доброволческите смени.
Колко време предварително се назначават съдиите и доброволците?: Назначи съдиите и официалните лица 2–3 седмици предварително, а графика на доброволците изпрати най-късно 48 часа преди старта. Направи отделни роли за регистрация, загрявки, стартове, резултати и почистване.
Каква техника е нужна за плувно състезание?: Нужни са система за хронометриране, компютър и софтуер за състезания, тъчпадове, стартово устройство, микрофон и табло или екран за резултати. Осигури резервна система, удължители и адаптери поне един ден предварително, след тест на цялата инсталация.

Стартирайте този план в Lizzt

Всички задачи и неща от тази страница, готови във вашето собствено събитие. Поканете хора, разпределете работата и вижте кой какво е свършил.