Checklist til at arrangere en svømmekonkurrence

En svømmekonkurrence kræver mere end baner, svømmere og et kampprogram. Du skal have styr på kategorier, officials, tidtagning, registrering, opvarmning og information til holdene i den rigtige rækkefølge. Planlæg også medicinsk beredskab, rengøring og frivilligvagter, før deltagerantallet er låst. Denne checklist samler de praktiske opgaver og det udstyr, der skal være klar fra de første beslutninger til evalueringen efter stævnet.

Organisér dette event gratis med Lizzt

Planen, trin for trin

Hver opgave med sin egen underliste, i den rækkefølge du faktisk får brug for dem.

Kontrollér deltagerbetingelserne for svømmere
Udarbejd frivilligvagtplanen
Indret registreringsområdet
Bekræft at officials er klar
2 personer
Evaluer forbedringer til arrangementet
Fastlæg konkurrenceformatet
Bekræft alderskategorierne
Bekræft dommere og officials
Indret informationsområdet
Afvikl opvarmningssessionerne
2 personer
Fastlæg deltagernes kategori og niveau
Bekræft trænere og holdsrepræsentanter
Udpeg startere
Opsæt skilte på stedet
Bekræft kampprogrammet inden start
2 personer
Vælg konkurrencedatoen
Bekræft det endelige antal deltagere
Udpeg tidtagere
Indret det medicinske område
Koordiner starten på konkurrencerne
2 personer
Vælg om nødvendigt en alternativ dato
Informér holdene om konkurrenceoplysningerne
Udpeg juryen
Sørg for rengøringshjælp
Overvåg konkurrencens forløb
2 personer
Vælg svømmefaciliteten
Del ankomst- og registreringsinstruktioner
Organisér briefingen for frivillige
Sørg om nødvendigt for sikkerhed
Bekendtgør konkurrencer og vigtig information
2 personer
Bekræft svømmehallens tilgængelighed
Behandl ændringer i tilmeldingen
Organisér briefingen for officials
Installer tidtagningsudstyret til konkurrencen
Registrér konkurrenceresultaterne
2 personer
Lav eventbudgettet
Bekræft de endelige tilmeldinger til konkurrencen
Forklar konkurrenceprocedurerne for personalet
Gør startudstyret klar
Kontrollér de registrerede tider
2 personer
Estimer det forventede antal svømmere
Udarbejd kampprogrammet
Bekræft kommunikationsmetoderne mellem personalet
Gør baneudstyret klar
Løs tekniske problemer
2 personer
Sammensæt organiseringsteamet
Fastlæg rækkefølgen af løbene
Inspicér svømmefaciliteterne
Gør bordene til officials klar
Håndtér sikkerhedssituationer
2 personer
Fordel ansvar blandt arrangørerne
Sammensæt heats på baggrund af tilmeldingerne
Kontrollér bassinets mål
Indret posterne for tidtagerne
Koordiner medaljeceremonierne
2 personer
Udpeg konkurrencekoordinatoren
Tildel banerne
Kontrollér startskamlerne
Gør kommunikationsudstyret klar
Støt tilskuere og besøgende
2 personer
Udpeg den tekniske koordinator
Forbered løbsinformation til officials
Kontrollér banetovene
Gør resultattavlen og resultatoversigten klar
Koordiner foto- eller medieaktiviteter
Udarbejd arrangementets tidsplan
Udarbejd opvarmningsprogrammet
Kontrollér tidtagningsudstyret
Forbered siddepladser til atleterne
Offentliggør de endelige resultater
2 personer
Bekræft de nødvendige tilladelser og godkendelser
Planlæg medaljeceremonierne
Test resultattavlen
Indret hydreringsstationer
Uddel medaljer og præmier
2 personer
Arrangér eventforsikring
Bekræft konkurrencereglerne
Test lydsystemet
Kontrollér alt udstyr inden åbning
Tak svømmere, officials og frivillige
2 personer
Forbered sikkerhedsprocedurer
Forklar reglerne for officials og hold
Forbered omklædningsrum til atleterne
Åbn stedet, før deltagerne ankommer
2 personer
Fjern konkurrenceudstyret
2 personer
Åbn tilmeldingen for svømmere
Organisér den tekniske briefing før konkurrencen
Forbered venteområder til holdene
Kontrollér personalets og de frivilliges tilstedeværelse
2 personer
Rengør områderne på stedet
2 personer
Modtag holdtilmeldinger
Rekruttér frivillige
Forbered området til officials
Byd hold og trænere velkommen
2 personer
Returner lejet udstyr
Bekræft de deltagende klubber
Tildel opgaver til frivillige
Forbered tilskuerområdet
Kontrollér deltagernes ankomst
2 personer
Del de endelige konkurrenceoplysninger

Det du skal bruge

Grupperet som du ville handle det, med mængder.

Technical

Elektronisk tidtagningssystem
Resultattavle
Berøringspaneler
Resultattavle
Backup-tidtagningssystem
Tidtagningscomputer
Digitale stopure
Konkurrencesoftware
Startapparat
Bærbare computere til scoring og resultater
Startmikrofon
Forlængerkabler
Udstyr til falsk start
Stikadaptere
Pooltermometer
Banelamper
Banelinjer
Banetællere
Rygsvømningsflag
Stafetafleveringsudstyr
Fotografudstyr
Startskamler
Videokamera
Markeringer på målvæggen
Stativer
Poolure
Udstyr til livestream
Måleudstyr
Startplatform
Mikrofoner
Walkie-talkies
Headsets
Højttalere
Fløjter

Clothing

Officielle uniformer
Frivilligtrøjer
Personalets jakker

Logistics

Køafspærringer
Navneskilte til personalet
Stole til tilskuere
Skilte til reserverede pladser
Indgangsskilte
Vejvisningsskilte
Parkeringsskilte
Informationsskilte
Banenavneskilte
Skilte til indsvømmingsbaner
Skilte til udsvømningsområdet
Borde til officials
Stole til officials
Bænke til atleter
Dommerbord
Holdborde
Opbevaringsstativer til tasker
Opbevaringskurve
Holdstole
Stole til tidtagere
Skilte til omklædningsrum
Klippebrætter til dommere
Skabsetiketter
Opbevaringskasser

Groceries

Hydreringsstationer
Vanddispensere
Drikkebægre
Buffetborde

Decorations

Flag
Eventdekoration

Safety

Vandtestkit
Redningsudstyr
Medicinske handsker
Brandslukker
Redningsringe
Desinfektionsmiddel
Redningsstager
Kølende poser
Kølespray
Nødredninger
Førstehjælpskasse
Sikkerhedskegler
Sikkerhedstove
Forbindinger
Advarselsskilte
Kørestol
Båre
Hjertestarter

Ceremony

Pokaler
Certifikater
Blomster til ceremonier
Takgaver
Medaljebakker
Medaljer
Sejrspodie

Marketing

Sponsorbannere
Reklameskilte

Cleaning

Rensenet
Papirhåndklæder
Affaldsposer
Affaldsbeholdere
Rengøringsartikler

Activities

Genopretningsmåtter
Stativmåtter

Tips

Fastlæg konkurrenceformat, alderskategorier og niveau, før du laver kampprogrammet. Når det endelige deltagerantal er bekræftet, skal programmet kontrolleres igen inden start.
Lav frivilligvagtplanen med separate roller til registrering, tidtagning, jury, startere og informationsområdet. Giv hver vagt en tydelig mødetid, så alle er på plads før første opvarmningssession.
Test det elektroniske tidtagningssystem, berøringspaneler, startapparat og resultattavle i god tid. Hav et backup-tidtagningssystem og digitale stopure klar, hvis teknikken svigter.
Indret registreringsområdet og informationsområdet, før holdene ankommer. Sæt indgangsskilte, reserverede pladser og køafspærringer op, så deltagere, trænere og tilskuere hurtigt kan finde rundt.
Placér hydreringsstationer og vanddispensere, og gør det medicinske område synligt for officials og frivillige. Kontroller også pooltemperatur og vand med pooltermometer og vandtestkit inden konkurrencen begynder.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor lang tid før skal man planlægge en svømmekonkurrence?: Begynd planlægningen mindst 8-12 uger før konkurrencedatoen. Fastlæg format, alderskategorier og officials først, og lås derefter deltagerantal og kampprogram.
Hvor mange officials skal der bruges til en svømmekonkurrence?: Det afhænger af antal baner og konkurrencens format, men planlæg mindst én starter, én jury, flere tidtagere og ansvarlige for scoring og resultater. Lav den endelige bemanding, når deltagerantallet og programmet er bekræftet.
Hvornår skal svømmerne have information om konkurrencen?: Send konkurrenceoplysninger til holdene senest 1-2 uger før stævnet. Send en opdatering igen, når kampprogrammet og det endelige deltagerantal er bekræftet.
Hvad skal testes på dagen før en svømmekonkurrence?: Test tidtagningssystem, backup-tidtagning, startapparat, mikrofon, resultattavle og konkurrenc software mindst én gang dagen før. Kontrollér samtidig pooltemperatur, vandkvalitet, skilte og strømtilslutninger.

Start denne plan i Lizzt

Alle opgaver og ting fra denne side, klar i din egen begivenhed. Inviter folk, fordel arbejdet, og se hvem der har gjort hvad.