Sjekkliste for å arrangere svømmestevne

Et svømmestevne krever mer enn et konkurranseprogram og et basseng. Du må ha kontroll på deltakelseskrav, aldersgrupper, funksjonærer, registrering, oppvarming og resultatføring før første start. Teknisk utstyr bør testes med god margin, og både reserve-tidtaking og medisinsk beredskap må være på plass. Bruk planen som arbeidsrekkefølge fra valg av dato til evaluering etter stevnet.

Organiser dette arrangementet gratis med Lizzt

Planen, steg for steg

Hver oppgave med sin egen underliste, i den rekkefølgen du faktisk trenger dem.

Kontroller deltakelseskravene for svømmere
Sett opp frivilliglisten
Rigg registreringsområdet
Bekreft at funksjonærene er klare
2 personer
Evaluer forbedringer for arrangementet
Bestem konkurranseformatet
Bekreft aldersgruppene
Bekreft dommere og funksjonærer
Sett opp informasjonsområdet
Fasiliter oppvarmingsøktene
2 personer
Bestem deltakernes kategori og nivå
Bekreft trenere og lagrepresentanter
Utnevn startere
Sett opp skilt på arenaen
Bekreft konkurranseprogrammet før start
2 personer
Velg konkurransedato
Bekreft det endelige antallet deltakere
Utnevn tidtakere
Sett opp medisinsk område
Koordiner startene i konkurransen
2 personer
Velg en alternativ dato ved behov
Informer lagene om konkurransedetaljene
Utnevn juryen
Ordne rengjøringshjelp
Overvåk konkurranseforløpet
2 personer
Velg svømmeanlegget
Del ankomst- og påmeldingsinstruksjoner
Organiser briefing for frivillige
Ordne sikkerhet ved behov
Annonser konkurranser og viktig informasjon
2 personer
Bekreft at bassenget er tilgjengelig
Behandle endringer i påmeldingen
Organiser briefing for funksjonærer
Installer tidtakerutstyret før konkurransen
Registrer konkurranseresultatene
2 personer
Lag arrangementsbudsjettet
Bekreft de endelige påmeldingene
Forklar konkurranseprosedyrene til personalet
Gjør startutstyret klart
Kontroller de registrerte tidene
2 personer
Estimer forventet antall svømmere
Sett opp konkurranseprogrammet
Bekreft kommunikasjonsmetodene mellom personalet
Gjør baneutstyret klart
Løs tekniske problemer
2 personer
Sett sammen organisasjonsteamet
Bestem rekkefølgen på heatene
Inspiser bassenganleggene
Sett opp bordene for funksjonærene
Håndter sikkerhetssituasjoner
2 personer
Fordel ansvar mellom arrangørene
Sett opp heatene basert på påmeldingene
Kontroller bassengdimensjonene
Sett opp tidtakingspostene
Koordiner medaljeseremoniene
2 personer
Utnevn konkurransekoordinatoren
Tildel banene
Kontroller startblokkene
Gjør kommunikasjonsutstyret klart
Støtt tilskuere og besøkende
2 personer
Utnevn den tekniske koordinatoren
Forbered konkurranseinformasjon for funksjonærer
Kontroller banetauene
Sett opp resultattavlen og resultatoversikten
Koordiner foto- eller medieaktiviteter
Lag arrangementets tidsplan
Lag oppvarmingsplanen
Kontroller tidtakerutstyret
Forbered sitteplasser for utøvere
Offentliggjør sluttresultatene
2 personer
Bekreft nødvendige tillatelser og godkjenninger
Planlegg medaljeseremoniene
Test resultattavlen
Sett opp hydreringsstasjoner
Del ut medaljer og premier
2 personer
Ordne arrangementforsikring
Bekreft konkurransereglene
Test lydanlegget
Kontroller alt utstyr før åpning
Takk svømmere, funksjonærer og frivillige
2 personer
Forbered sikkerhetsprosedyrer
Forklar reglene til funksjonærer og lag
Forbered garderober for utøvere
Åpne arenaen før deltakerne ankommer
2 personer
Fjern konkurranseutstyret
2 personer
Åpne påmelding for svømmere
Organiser den tekniske briefingen før konkurransen
Forbered venteområder for lagene
Kontroller oppmøtet til personale og frivillige
2 personer
Rengjør områdene på arenaen
2 personer
Motta lagpåmeldinger
Rekrutter frivillige
Forbered funksjonærområdet
Ønsk lag og trenere velkommen
2 personer
Lever tilbake leid utstyr
Bekreft de deltakende klubbene
Tildel oppgaver til frivillige
Forbered tilskuerområdet
Kontroller deltakernes ankomst
2 personer
Del den endelige konkurranseinformasjonen

Det du trenger

Gruppert slik du ville handlet det, med mengder.

Technical

Elektronisk tidtakingssystem
Resultattavle
Berøringsplater
Resultattavle
Reserve tidtakingssystem
Tidtakingscomputer
Digitale stoppeklokker
Konkurranseprogramvare
Startapparat
Bærbare datamaskiner for poengføring og resultater
Startmikrofon
Skjøteledninger
Utstyr for feilstart
Stikkadaptere
Bassengtermometer
Baneloggere
Banestriper
Bane-tellere
Ryggstartflagg
Utstyr for stafettavløsning
Fotoutstyr
Startblokker
Videokamera
Markeringer på målveggen
Stativer
Bassengklokker
Utstyr for direktesending
Måleutstyr
Startplattform
Mikrofoner
Walkie-talkier
Hodesett
Høyttalere
Fløyter

Clothing

Offisielle uniformer
Frivillige T-skjorter
Ansattjakker

Logistics

Købarrierer
Navneskilt for ansatte
Stoler for tilskuere
Skilt for reserverte plasser
Inngangsskilt
Veiskilt
Parkeringsskilt
Informasjonsskilt
Banenavnskilt
Skilt for innsvømmingsbaner
Skilt for utsvømmingsområde
Bord for funksjonærer
Stoler for funksjonærer
Benker for utøvere
Bord for dommere
Lagbord
Oppbevaringsstativer for bager
Oppbevaringskurver
Lagstoler
Stoler for tidtakere
Skilt for garderober
Klemmbrett for juryen
Skapetiketter
Oppbevaringsbokser

Groceries

Hydreringsstasjoner
Vanndispensere
Drikkebegre
Buffébord

Decorations

Flagg
Eventdekorasjon

Safety

Vann тестsett
Redningsutstyr
Medisinske hansker
Brannslukker
Redningsbøyer
Desinfeksjonsmiddel
Redningsstenger
Kjøleelementer
Kjølespray
Nødtepper
Førstehjelpssett
Sikkerhetskjegler
Sikkerhetstau
Bandasjer
Varselskilt
Rullestol
Båre
Defibrillator

Ceremony

Trofeer
Sertifikater
Blomster til seremonier
Takkegaver
Medaljebrett
Medaljer
Premiepall

Marketing

Sponsorbannere
Reklameskilt

Cleaning

Rensenett
Papirhåndklær
Søppelposer
Søppelkasser
Rengjøringsutstyr

Activities

Restitusjonsmatter
Ristmatter

Tips

Avklar konkurranseformat, aldersgrupper og deltakelseskategorier før lagene får detaljene. Da unngår du endringer i programmet etter at påmeldingen har startet.
Bekreft det endelige deltakerantallet før du fordeler frivillige og funksjonærer. Registreringsområdet, informasjonsområdet og tilskuerplassene må dimensjoneres etter hvor mange som faktisk kommer.
Test elektronisk tidtaking, berøringsplater, startapparat, mikrofon og resultatprogramvare senest dagen før. Ha reserve-tidtaking og digitale stoppeklokker klare dersom teknikken svikter.
Lag en tydelig vaktplan for startere, tidtakere, dommere, jury, trenere og lagrepresentanter. Navneskilt, uniformer eller frivillige T-skjorter gjør det enklere å finne riktig person under stevnet.
Sett opp inngangs-, registrerings- og arenaskilt før lagene ankommer. Kontroller også hydreringsstasjoner, medisinsk område, vannkvalitet og rengjøringshjelp før første oppvarmingsøkt.

Ofte stilte spørsmål

Hvor lang tid før et svømmestevne bør funksjonærene møte?: Legg opp til at funksjonærer møter minst 60 minutter før første start. Da rekker dere briefing, fordeling av roller og en kontroll av tidtaking, startutstyr og konkurranseprogram.
Når bør konkurranseprogrammet bekreftes?: Bekreft programmet før stevnedagen, helst etter at det endelige deltakerantallet er klart. Send konkurransedetaljene til lagene minst 3–5 dager før start, slik at trenere og lagrepresentanter rekker å planlegge.
Hvor mange tidtakere trenger et svømmestevne?: Planlegg minst én tidtaker per bane, og ha i tillegg reservepersoner som kan overta ved fravær. Ved elektronisk tidtaking bør du fortsatt ha et manuelt reservesystem klart før konkurransen begynner.
Når bør utstyret til et svømmestevne testes?: Test teknisk utstyr senest dagen før, og gjør en kort kontroll igjen 60 minutter før første start. Kontroller spesielt berøringsplater, tidtakingscomputer, resultattavle, mikrofon, skjøteledninger og startapparat.

Start denne planen i Lizzt

Alle oppgaver og ting fra denne siden, klare i ditt eget arrangement. Inviter folk, fordel arbeidet, og se hvem som har gjort hva.