Checklist pro organizaci plaveckého závodu

Plavecký závod vyžaduje přesné pořadí příprav, protože registrace, rozpis drah, rozhodčí a časomíra na sebe přímo navazují. Začni formátem soutěže, věkovými kategoriemi a podmínkami účasti, potom potvrď týmy, činovníky a dobrovolníky. Před startem musí být připravené registrační i zdravotní zázemí, značení areálu a ověřená technika. Tento checklist ti pomůže uhlídat také věci, které se často řeší až příliš pozdě.

Zorganizujte tuto akci zdarma s Lizzt

Plán krok za krokem

Každý úkol s vlastním podseznamem, v pořadí, v jakém je opravdu potřebuješ.

Zkontrolovat podmínky účasti plavců
Sestavit rozpis dobrovolníků
Zařídit registrační prostor
Potvrdit, že rozhodčí jsou připraveni
2 osob
Vyhodnotit zlepšení pro akci
Stanovit formát soutěže
Potvrdit věkové kategorie
Potvrdit rozhodčí a činovníky
Zařídit informační místnost
Zajistit vedení rozcviček
2 osob
Stanovit kategorii a úroveň účastníků
Potvrdit trenéry a zástupce týmů
Určit startéry
Umístit značení v areálu
Potvrdit rozpis soutěže před startem
2 osob
Zvolit datum soutěže
Potvrdit konečný počet účastníků
Určit časoměřiče
Zařídit zdravotní místnost
Koordinovat starty závodů
2 osob
V případě potřeby zvolit náhradní termín
Informovat týmy o podrobnostech soutěže
Určit porotce
Zajistit úklidovou pomoc
Sledovat průběh soutěže
2 osob
Vybrat plavecký areál
Rozeslat pokyny k příjezdu a registraci
Zorganizovat briefing pro dobrovolníky
V případě potřeby zajistit ostrahu
Oznamovat závody a důležité informace
2 osob
Potvrdit dostupnost bazénu
Zpracovat změny v registraci
Zorganizovat briefing pro činovníky
Nainstalovat časoměřicí zařízení pro soutěž
Zaznamenat výsledky závodů
2 osob
Sestavte rozpočet akce
Potvrdit konečné přihlášky do soutěže
Vysvětlit personálu soutěžní postupy
Připravit startovní zařízení
Zkontrolovat zaznamenané časy
2 osob
Odhadnout předpokládaný počet plavců
Sestavit rozpis soutěže
Potvrdit komunikační metody mezi personálem
Připravit vybavení drah
Vyřešte technické problémy
2 osob
Sestavit organizační tým
Stanovit pořadí závodů
Zkontrolovat bazénové zázemí
Připravit stoly pro činovníky
Řešit bezpečnostní situace
2 osob
Rozdělit odpovědnosti mezi organizátory
Sestavit rozplavby podle přihlášek
Zkontrolovat rozměry bazénu
Zařídit stanoviště časoměřičů
Koordinovat medailové ceremoniály
2 osob
Určit koordinátora soutěže
Rozdělit dráhy
Zkontrolovat startovní bloky
Připravit komunikační zařízení
Podporovat diváky a návštěvníky
2 osob
Určit technického koordinátora
Připravit podklady o závodech pro činovníky
Zkontrolovat dráhová lana
Připravit výsledkovou tabuli a přehled výsledků
Koordinovat fotografické nebo mediální aktivity
Sestavit časový harmonogram akce
Sestavit rozpis rozcviček
Zkontrolovat časoměřicí zařízení
Připravit sezení pro sportovce
Oznámit konečné výsledky
2 osob
Potvrdit požadovaná povolení a schválení
Naplánovat medailové ceremoniály
Otestovat výsledkovou tabuli
Zajistit hydratační stanoviště
Předat medaile a ceny
2 osob
Zajistěte pojištění akce
Potvrdit pravidla soutěže
Otestovat ozvučení
Zkontrolovat veškeré vybavení před zahájením
Poděkovat plavcům, činovníkům a dobrovolníkům
2 osob
Připravit bezpečnostní postupy
Vysvětlit pravidla činovníkům a týmům
Připravit šatny pro sportovce
Otevřít areál před příjezdem účastníků
2 osob
Odstranit soutěžní vybavení
2 osob
Otevřít přihlášky pro plavce
Zorganizovat technický briefing před soutěží
Připravit čekací prostory pro týmy
Zkontrolovat přítomnost personálu a dobrovolníků
2 osob
Vyčistit prostory v areálu
2 osob
Přijmout týmové přihlášky
Naverbujte dobrovolníky
Připravit místnost pro činovníky
Přivítat týmy a trenéry
2 osob
Vraťte pronajaté vybavení
Potvrdit zúčastněné kluby
Přidělit úkoly dobrovolníkům
Připravit prostor pro diváky
Zkontrolovat příjezd účastníků
2 osob
Sdílet konečné informace o soutěži

Co budeš potřebovat

Seskupeno tak, jak se nakupuje, i s množstvím.

Technical

Elektronický časoměřicí systém
Skóre tabule
Dotykové panely
Výsledková obrazovka
Záložní časoměřicí systém
Počítač pro časomíru
Digitální stopky
Soutěžní software
Startovací zařízení
Notebooky pro bodování a výsledky
Startovní mikrofon
Prodlužovací kabely
Vybavení pro falešný start
Zástrčkové adaptéry
Teploměr do bazénu
Časoměry drah
Pruhove čáry
Počítadla drah
Vlajky pro znak naznak
Vybavení pro předávku štafety
Vybavení pro fotografy
Startovní bloky
Videokamera
Značení na cílové zdi
Stativy
Bazénové hodiny
Vybavení pro živý přenos
Měřicí vybavení
Startovní platforma
Mikrofony
Vysílačky
Sluchátka s mikrofonem
Reproduktory
Píšťalky

Clothing

Oficiální uniformy
Trička pro dobrovolníky
Saka pro personál

Logistics

Zábrany pro fronty
Jmenovky pro personál
Židle pro diváky
Cedule pro rezervovaná místa k sezení
Vstupní značení
Směrové tabule
Parkovací cedule
Informační tabule
Cedule s názvy drah
Cedule pro plavecké dráhy
Cedule pro prostor po doplavání
Stoly pro rozhodčí
Židle pro rozhodčí
Lavičky pro sportovce
Stůl pro rozhodčí
Týmové stoly
Regály na tašky
Úložné koše
Týmové židle
Židle pro časoměřiče
Cedule do šaten
Psací podložky pro rozhodčí
Štítky do skříněk
Úložné boxy

Groceries

Hydratační stanoviště
Dávkovače vody
Kelímky na pití
Bufetové stoly

Decorations

Vlajky
Dekorace akce

Safety

Sada na testování vody
Záchranné vybavení
Lékařské rukavice
Hasicí přístroj
Záchranné kruhy
Dezinfekční prostředek
Záchranné tyče
Chladicí sáčky
Chladicí sprej
Nouzové deky
Lékárnička
Bezpečnostní kužely
Bezpečnostní lana
Obvazy
Varovné značky
Invalidní vozík
Nosítka
Defibrilátor

Ceremony

Trofey
Certifikáty
Kvety pro ceremonie
Dárky na poděkování
Misky na medaile
Medaile
Pódium pro vítěze

Marketing

Sponzorské bannery
Reklamní bannery

Cleaning

Čisticí sítě
Papírové ručníky
Odpadkové pytle
Odpadkové koše
Čisticí potřeby

Activities

Regenerační podložky
Podložky na regály

Tipy

Uzavři počet účastníků nejpozději 7 dní před závodem. Teprve potom potvrď rozpis soutěží, počet drah, časoměřiče a rozmístění dobrovolníků.
Naplánuj registrační prostor alespoň 60 minut před prvním startem. Připrav průchod pro týmy, jmenovky personálu a jasné značení vstupu, aby se závodníci nehromadili u bazénu.
Elektronickou časomíru otestuj nejméně 2 hodiny před začátkem a současně připrav záložní systém i digitální stopky. Zkontroluj také počítače, soutěžní software, startovací zařízení a prodlužovací kabely.
Rozděl dobrovolníky do směn po 2 až 3 hodinách a urč každému vedoucího. Samostatně potvrď startéry, rozhodčí, časoměřiče, trenéry a osoby pro koordinaci startů; bez náhradníků se program snadno zpozdí.
Zdravotní místnost, hydratační stanoviště a testování vody vyřeš před příjezdem týmů, ne až během rozplaveb. U vchodu a v areálu umísti značení a předem vyznač také rezervovaná místa pro diváky.

Časté otázky

Jak dlouho před plaveckým závodem začít s přípravami?: Základní formát, datum a věkové kategorie stanov alespoň 6 až 8 týdnů před závodem. Rozhodčí, trenéry, dobrovolníky a techniku potvrď nejpozději 14 dní předem.
Kdy uzavřít registraci na plavecký závod?: Konečný počet účastníků uzavři přibližně 7 dní před startem. Získáš tak čas na rozpis drah, startovní listiny, počet rozplaveb a informování týmů o podrobnostech.
Kolik lidí potřebuji na organizaci plaveckého závodu?: Pro menší závod počítej minimálně s jedním startérem, hlavním rozhodčím, rozhodčími u drah, časoměřiči, registrací a zdravotním dohledem. Prakticky jde nejméně o 10 až 15 lidí mimo trenéry a závodníky; přesný počet závisí na počtu drah a rozplaveb.
Kdy otestovat časomíru a startovací zařízení?: Kompletní test proveď nejméně 2 hodiny před prvním startem, včetně výsledkové obrazovky, mikrofonu a napájení. Záložní časoměrný systém a stopky měj připravené u časoměřičů ještě před otevřením registrace.

Spusť tento plán v Lizztu

Všechny úkoly a věci z této stránky, připravené ve tvé vlastní akci. Pozvi lidi, rozdělte si práci a uvidíš, kdo co udělal.