Kako organizirati plavalno tekmovanje

Plavalno tekmovanje zahteva usklajevanje prijav, kategorij, sodnikov, trenerjev, prostovoljcev in tehnične opreme. Najprej določite obliko tekmovanja, datum ter pogoje za udeležbo, nato potrdite ekipe in končni urnik. Pred dogodkom uredite registracijo, informacijski in medicinski prostor ter preverite merjenje časa. Ta kontrolni seznam pomaga razporediti priprave po korakih, da na dan tekmovanja ne iščete ljudi, opreme ali zadnjih informacij.

Organizirajte ta dogodek brezplačno z Lizzt

Načrt, korak za korakom

Vsaka naloga s svojim podseznamom, v vrstnem redu, kot jih boste res potrebovali.

Preverite pogoje za udeležbo plavalcev
Sestavite urnik prostovoljcev
Uredite registracijski prostor
Potrdite, da so sodniki pripravljeni
2 oseb
Ocenite izboljšave za dogodek
Določite obliko tekmovanja
Potrdite starostne kategorije
Potrdite sodnike in uradne osebe
Uredite informacijski prostor
Vodenje ogrevanja
2 oseb
Določite kategorijo in raven udeležencev
Potrdite trenerje in predstavnike ekip
Imenujte starterje
Postavite oznake na prizorišču
Pred začetkom potrdite razpored tekmovanja
2 oseb
Izberite datum tekmovanja
Potrdite končno število udeležencev
Imenujte časomerilce
Uredite medicinski prostor
Koordinirajte začetke tekem
2 oseb
Po potrebi izberite nadomestni datum
Obvestite ekipe o podrobnostih tekmovanja
Imenujte žirante
Uredite čiščenje
Spremljajte potek tekmovanja
2 oseb
Izberite plavalni objekt
Delite navodila za prihod in prijavo
Organizirajte briefing za prostovoljce
Po potrebi zagotovite varovanje
Objavljajte tekme in pomembne informacije
2 oseb
Potrdite razpoložljivost bazena
Obdelajte spremembe pri prijavi
Organizirajte briefing za uradne osebe
Namestite opremo za merjenje časa za tekmovanje
Zapišite rezultate tekmovanja
2 oseb
Pripravite proračun dogodka
Potrdite končne prijave na tekmovanje
Osebju razložite tekmovalne postopke
Pripravite startno opremo
Preverite zabeležene čase
2 oseb
Ocenite predvideno število plavalcev
Pripravite tekmovalni razpored
Potrdite načine komunikacije med osebjem
Pripravite opremo za proge
Odpravite tehnične težave
2 oseb
Sestavite organizacijsko ekipo
Določite vrstni red disciplin
Preglejte bazenske objekte
Pripravite mize za uradne osebe
Ukrepajte ob varnostnih incidentih
2 oseb
Razdelite odgovornosti med organizatorje
Sestavite predtekmovanja glede na prijave
Preverite dimenzije bazena
Uredite mesta za časomerilce
Koordinirajte podelitve medalj
2 oseb
Imenujte koordinatorko tekmovanja
Določite proge
Preverite startne bloke
Pripravite komunikacijsko opremo
Podprite gledalce in obiskovalce
2 oseb
Imenujte tehničnega koordinatorja
Pripravite informacije o tekmah za uradne osebe
Preverite ločilne vrvi
Pripravite semafor in pregled rezultatov
Koordinirajte fotografske ali medijske dejavnosti
Pripravite časovnico dogodka
Pripravite razpored ogrevanja
Preverite opremo za merjenje časa
Pripravite sedišča za športnike
Objavite končne rezultate
2 oseb
Potrdite zahtevana dovoljenja in odobritve
Načrtujte podelitve medalj
Preizkusite semafor
Uredite hidracijskeke točke
Podelite medalje in nagrade
2 oseb
Uredi zavarovanje dogodka
Potrdite tekmovalna pravila
Preizkusite ozvočenje
Pred odprtjem preverite vso opremo
Zahvalite se plavalcem, uradnim osebam in prostovoljcem
2 oseb
Pripravite varnostne postopke
Razložite pravila uradnim osebam in ekipam
Pripravite garderobe za športnike
Odprite prizorišče, preden pridejo udeleženci
2 oseb
Odstranite tekmovalno opremo
2 oseb
Odprite prijave za plavalce
Organizirajte tehnični briefing pred tekmovanjem
Pripravite čakalne prostore za ekipe
Preverite prisotnost osebja in prostovoljcev
2 oseb
Očistite prostore na prizorišču
2 oseb
Sprejmite prijave ekip
Zagotovite prostovoljce
Pripravite prostor za uradne osebe
Pozdravite ekipe in trenerje
2 oseb
Vrni najeto opremo
Potrdite sodelujoče klube
Dodelite naloge prostovoljcem
Pripravite prostor za gledalce
Preverite prihod udeležencev
2 oseb
Delite končne informacije o tekmovanju

Kaj potrebujete

Razvrščeno tako, kot bi nakupovali, s količinami.

Technical

Elektronski sistem za merjenje časa
Tabla za rezultate
Paneli na dotik
Prikaz rezultatov
Rezervni sistem za merjenje časa
Računalnik za merjenje časa
Digitalne štoparice
Programska oprema za tekmovanje
Startna naprava
Prenosniki za točkovanje in rezultate
Startni mikrofon
Podaljški
Oprema za napačen štart
Vtični adapterji
Termometer za bazen
Tajmerji za steze
Črte na stezah
Števec dolžin
Zastavice za hrbtno plavanje
Oprema za predajo štafete
Fotografska oprema
Startni bloki
Videokamera
Označbe na ciljni steni
Stativi
Ure za bazen
Oprema za prenos v živo
Merilna oprema
Startni podest
Mikrofoni
Walkie-talkiji
Naglavne slušalke
Zvočniki
Piščalke

Clothing

Uradne uniforme
Majice za prostovoljce
Jakne za osebje

Logistics

Ograje za čakalno vrsto
Osebne značke za osebje
Stoli za gledalce
Table za rezervirane sedeže
Vhodni znaki
Smerne table
Parkirne table
Informativne table
Imenske table za steze
Table za ogrevalne steze
Table za območje po plavanju
Mize za sodnike
Stoli za sodnike
Klopi za športnike
Sodna miza
Mize za ekipe
Stojala za torbe
Košare za shranjevanje
Stoli za ekipe
Stoli za časomerilce
Table za garderobe
Klešče za sodnike
Oznake za omarice
Škatle za shranjevanje

Groceries

Hidracijske točke
Razpršilniki vode
Kozarci za pijačo
Buffetne mize

Decorations

Zastave
Dekoracija dogodka

Safety

Komplet za testiranje vode
Reševalna oprema
Medicinske rokavice
Gasilni aparat
Rešilni obroči
Razkužilo
Reševalne palice
Hladilni vložki
Hladilni sprej
Nujne odeje
Komplet za prvo pomoč
Varnostni stožci
Varnostne vrvi
Obliži
Opozorilni znaki
Invalidski voziček
Nosila
Defibrilator

Ceremony

Pokali
Potrdila
Rože za ceremonije
Zahvalna darila
Pladnji za medalje
Medalje
Zmagovalni oder

Marketing

Sponzorski transparenti
Oglaševalske table

Cleaning

Mreže za čiščenje
Papirnate brisače
Vreče za smeti
Koši za smeti
Čistilni pripomočki

Activities

Mats za okrevanje
Mrežne podloge

Nasveti

Končno število plavalcev potrdite najpozneje 7 dni pred tekmovanjem. Takrat lahko zaključite kategorije, razpored tekem, število stez in potrebe po prostovoljcih.
Sodnike, starterje, časomerilce in žirante razporedite vsaj 5 dni vnaprej. Za vsako funkcijo določite tudi namestnika, saj se odsotnost na dan tekmovanja hitro pozna pri začetkih tekem.
Registracijski prostor postavite pred odprtjem prizorišča in ga označite z vhodnimi znaki. Pripravite ločen informacijski prostor, da vprašanja ekip ne upočasnijo prijave.
Elektronski sistem za merjenje časa preizkusite dan prej, rezervni sistem pa pripravite ob bazenu. Preverite tudi računalnik, programsko opremo, prikaz rezultatov, mikrofon, podaljške in vtične adapterje.
Urnik prostovoljcev zaključite najmanj 3 dni prej in vsem sporočite čas prihoda. Pri razporedu upoštevajte ogrevanje, registracijo, koordinacijo začetkov tekem, pomoč pri čakalnih vrstah in čiščenje.

Pogosta vprašanja

Kako dolgo traja priprava plavalnega tekmovanja?: Osnovne priprave začnite vsaj 6 do 8 tednov prej, posebej če sodeluje več ekip ali potrebujete uradne sodnike. Končni urnik, udeležence in prostovoljce zaključite v zadnjem tednu.
Kdaj potrditi končno število udeležencev?: Končno število potrdite približno 7 dni pred tekmovanjem. Tako imate dovolj časa za starostne kategorije, razpored tekem, registracijo in pripravo rezultatov.
Koliko prostovoljcev potrebujem za plavalno tekmovanje?: Za manjše tekmovanje računajte na najmanj 1 koordinatorja, 1 osebo za registracijo, 1 za informacije, pomoč pri medicinskem prostoru, ekipo za čiščenje ter časomerilce in druge uradne osebe glede na število stez. Razpored zaključite vsaj 3 dni prej.
Kdaj preveriti opremo za merjenje časa?: Glavni elektronski sistem, računalnik in programsko opremo preizkusite dan pred dogodkom, rezervni sistem pa pripravite na prizorišču pred ogrevanjem. Preverite tudi mikrofon, prikaz rezultatov, podaljške in napajanje.

Zaženite ta načrt v Lizztu

Vse naloge in stvari s te strani, pripravljene v vašem dogodku. Povabite ljudi, razdelite delo in poglejte, kdo je kaj naredil.