Uimakilpailun järjestäjän checklist

Uimakilpailu onnistuu, kun kilpailumuoto, ikäluokat ja sarjat päätetään ennen ilmoittautumisen avaamista. Sen jälkeen tarvitaan riittävä määrä toimitsijoita, toimiva ajanotto, selkeä kilpailuaikataulu ja turvallisuuteen liittyvät järjestelyt. Tämä checklist auttaa etenemään suunnittelusta kilpailupäivään ilman, että lääkintätila, varakalusto tai joukkueille lähetettävät ohjeet jäävät viime tinkaan. Varaa myös aikaa verryttelylle, lähtöjen koordinoinnille ja tulosten kirjaamiselle.

Järjestä tämä tapahtuma ilmaiseksi Lizztillä

Suunnitelma vaihe vaiheelta

Jokainen tehtävä omine alalistoineen, siinä järjestyksessä kuin niitä oikeasti tarvitset.

Tarkista uimareiden osallistumisehdot
Laadi vapaaehtoisten työvuorolista
Järjestä ilmoittautumistila
Vahvista, että toimitsijat ovat valmiina
2 henkilöä
Arvioi tapahtuman parannukset
Määritä kilpailumuoto
Vahvista ikäluokat
Vahvista tuomarit ja toimitsijat
Järjestä infopiste
Ohjaa verryttelyt
2 henkilöä
Määritä osallistujien sarja ja taso
Vahvista valmentajat ja joukkueiden edustajat
Nimeä lähtötuomarit
Aseta opasteet tapahtumapaikalle
Vahvista kilpailuaikataulu ennen aloitusta
2 henkilöä
Valitse kilpailupäivä
Vahvista osallistujien lopullinen määrä
Nimeä ajanottajat
Järjestä lääkintätila
Koordinoi kilpailujen aloitukset
2 henkilöä
Valitse tarvittaessa vaihtoehtoinen päivä
Tiedota joukkueille kilpailun tiedot
Nimeä tuomaristo
Järjestä siivousapu
Seuraa kilpailun etenemistä
2 henkilöä
Valitse uintipaikka
Jaa saapumis- ja ilmoittautumisohjeet
Järjestä vapaaehtoisten briiffi
Järjestä tarvittaessa turvallisuusvalvonta
Kuuluta kilpailut ja tärkeät tiedot
2 henkilöä
Vahvista uima-altaan saatavuus
Käsittele ilmoittautumismuutokset
Järjestä toimitsijoiden briiffi
Asenna kilpailun ajanottojärjestelmä
Kirjaa kilpailutulokset
2 henkilöä
Laadi tapahtumabudjetti
Vahvista lopulliset kilpailuilmoittautumiset
Selitä kilpailumenettelyt henkilöstölle
Valmistele lähtölaitteet
Tarkista tallennetut ajat
2 henkilöä
Arvioi uimareiden odotettu määrä
Laadi kilpailuaikataulu
Vahvista henkilöstön viestintätavat
Valmistele ratavarusteet
Ratkaise tekniset ongelmat
2 henkilöä
Muodosta järjestelytiimi
Määritä erien järjestys
Tarkasta allastilat
Valmistele toimitsijoiden pöydät
Käsittele turvallisuustilanteet
2 henkilöä
Jaa vastuut järjestäjien kesken
Laadi erät ilmoittautumisten perusteella
Tarkista altaan mitat
Järjestä ajanottajien pisteet
Koordinoi mitaliseremoniat
2 henkilöä
Nimeä kilpailukoordinaattori
Jaa radat
Tarkista lähtöpalikat
Valmistele viestintävälineet
Auta katsojia ja vieraita
2 henkilöä
Nimeä tekninen koordinaattori
Valmistele kilpailutiedot toimitsijoille
Tarkista rataköydet
Valmistele tulostaulu ja tulosyhteenveto
Koordinoi kuvaus- tai media-aktiviteetit
Laadi tapahtuman aikajana
Laadi verryttelyaikataulu
Tarkista ajanottojärjestelmä
Valmistele urheilijoiden istumapaikat
Julkaise lopputulokset
2 henkilöä
Vahvista vaaditut luvat ja hyväksynnät
Suunnittele mitaliseremoniat
Testaa tulostaulu
Järjestä nesteytyspisteet
Jaa mitalit ja palkinnot
2 henkilöä
Järjestä tapahtumavakuutus
Vahvista kilpailusäännöt
Testaa äänentoisto
Tarkista kaikki välineet ennen avajaisia
Kiitä uimareita, toimitsijoita ja vapaaehtoisia
2 henkilöä
Valmistele turvallisuusmenettelyt
Selitä säännöt toimitsijoille ja joukkueille
Valmistele urheilijoiden pukuhuoneet
Avaa tapahtumapaikka ennen osallistujien saapumista
2 henkilöä
Poista kilpailuvälineet
2 henkilöä
Avaa uimareiden ilmoittautuminen
Järjestä tekninen briiffi ennen kilpailua
Valmistele joukkueiden odotustilat
Tarkista henkilöstön ja vapaaehtoisten läsnäolo
2 henkilöä
Siivoa tapahtumapaikan tilat
2 henkilöä
Vastaanota joukkueiden ilmoittautumiset
Rekrytoi vapaaehtoisia
Valmistele toimitsijoiden tila
Toivota joukkueet ja valmentajat tervetulleiksi
2 henkilöä
Palauta vuokrattu kalusto
Vahvista osallistuvat seurat
Määritä tehtävät vapaaehtoisille
Valmistele katsojien tila
Tarkista osallistujien saapuminen
2 henkilöä
Jaa lopulliset kilpailutiedot

Mitä tarvitset

Ryhmitelty niin kuin ostoksia tehdään, määrineen.

Technical

Elektroninen ajanottojärjestelmä
Pistetaulu
Kosketuspaneelit
Tulosnäyttö
Varajanottojärjestelmä
Ajanottotietokone
Digitaaliset ajanottokellot
Kilpailuohjelmisto
Lähtölaitteisto
Kannettavat pisteiden ja tulosten kirjaamiseen
Lähtömikrofoni
Jatkojohdot
Läheltä piti -lähdön varusteet
Pistokesovittimet
Allastermometri
Ratakellot
Rata-viivat
Ratalaskurit
Selkäuintiliput
Viestin vaihtovarusteet
Valokuvaajavarusteet
Lähtöpalikat
Videokamera
Merkinnät maaliseinässä
Jalustat
Allaskellot
Livestream-laitteisto
Mittaustarvikkeet
Lähtölava
Mikrofonit
Radiopuhelimet
Kuulokemikrofonit
Kaiuttimet
Pillit

Clothing

Viralliset univormut
Vapaaehtoisten paidat
Henkilöstön takit

Logistics

Jonotusesteet
Henkilökunnan nimikyltit
Katsojien tuolit
Varattujen istumapaikkojen kyltit
Sisäänkäyntikyltit
Suuntaopasteet
Pysäköintikyltit
Infotaulut
Ratanimikyltit
Altaaseen meno -kyltit
Altaasta poistumisalueen kyltit
Tuomareiden pöydät
Tuomareiden tuolit
Urheilijoiden penkit
Tuomioistuimen pöytä
Joukkuepöydät
Laukkujen säilytystelineet
Säilytyskorit
Joukkueiden tuolit
Ajanottajien tuolit
Pukuhuonekyltit
Tuomarien kirjoitusalustat
Kaappitunnisteet
Säilytyslaatikot

Groceries

Nesteytyspisteet
Vesiautomaatit
Juomakupit
Buffetpöydät

Decorations

Liput
Tapahtumakoristeet

Safety

Vesitestaussarja
Pelastusvarusteet
Lääketieteelliset hanskat
Sammutin
Pelastusrengas
Desinfiointiaine
Pelastussauvat
Kylmäpakkaukset
Viilentävä suihke
Lämpöpeitteet
EA-pakkaus
Turvakartiot
Turvaköydet
Laastarit
Varoituskyltit
Pyörätuoli
Paareet
Defibrillaattori

Ceremony

Pokaalit
Todistukset
Kukat seremonioihin
Kiitoslahjat
Mitalilaatikot
Mitalit
Palkintokoroke

Marketing

Sponsoribanderollit
Mainostaulut

Cleaning

Siivousverkot
Paperipyyhkeet
Jätesäkit
Jäteastiat
Siivoustarvikkeet

Activities

Palautusmatot
Telineet

Vinkit

Vahvista kilpailumuoto, ikäluokat ja osallistujien sarjat ennen ilmoittautumisen avaamista. Kun lopullinen osallistujamäärä on tiedossa, voit lukita kilpailuaikataulun ja lähtöjärjestykset.
Nimeä ajanottajat, lähtötuomarit ja muu tuomaristo hyvissä ajoin. Elektronisen ajanottojärjestelmän rinnalle kannattaa testata varajanottojärjestelmä ja ajanottotietokone viimeistään edellisenä päivänä.
Lähetä joukkueille kilpailun tiedot vähintään 7 päivää ennen tapahtumaa. Kerro samalla saapumisesta, ilmoittautumistilasta, verryttelystä, sarjoista ja aikataulusta, jotta infopiste ei ruuhkaudu.
Tee tapahtumapaikalle opasteet sisäänkäynnille, ilmoittautumiseen, katsomoon ja lääkintätilaan. Varaa jonotusesteet ilmoittautumistilan ympärille, jos osallistujia on paljon samanaikaisesti.
Tarkista allas, lähtölaitteisto, kosketuspaneelit, ratakellot ja vesitestaussarja ennen kilpailun alkua. Järjestä nesteytyspisteet ja juomakupit sekä osallistujille että toimitsijoille koko kilpailupäiväksi.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä uimakilpailun järjestäminen vaatii?: Tarvitset kilpailumuodon, ikäluokat, osallistujien sarjat, kilpailuaikataulun ja nimetyt tuomarit sekä toimitsijat. Lisäksi on järjestettävä ilmoittautuminen, ajanotto, lääkintätila, opasteet ja tulosten kirjaaminen.
Kuinka monta toimitsijaa uimakilpailuun tarvitaan?: Määrä riippuu ratojen ja lähtöjen määrästä, mutta jokaiselle tehtäväalueelle pitää nimetä vastuuhenkilö etukäteen. Laadi työvuorolista viimeistään 2–3 viikkoa ennen kilpailua ja varmista nimetyt henkilöt uudelleen viikkoa ennen.
Milloin uimakilpailun aikataulu pitää vahvistaa?: Vahvista aikataulu vasta, kun osallistujien lopullinen määrä ja sarjat ovat tiedossa, yleensä 5–7 päivää ennen tapahtumaa. Tarkista se vielä kilpailupäivän aamuna ennen ensimmäistä lähtöä.
Mitä uimakilpailussa helposti unohdetaan?: Usein unohtuvat varajanotto, jatkojohdot ja pistokesovittimet, henkilökunnan nimikyltit sekä selkeät sisäänkäynti- ja istumapaikkakyltit. Tarkista tekninen kalusto ja opasteet vähintään päivää ennen tapahtumaa.

Aloita tämä suunnitelma Lizztissä

Kaikki tämän sivun tehtävät ja tarvikkeet valmiina omassa tapahtumassasi. Kutsu ihmisiä, jakakaa työt ja näe kuka on tehnyt mitäkin.