Checklist na organizáciu plaveckých pretekov

Plavecké preteky sa nezačínajú štartovým signálom, ale potvrdením formátu, vekových kategórií a podmienok účasti. Potom treba zosúladiť tímy, trénerov, rozhodcov, časomeračov a dobrovoľníkov, aby každý poznal svoju úlohu. Na mieste si priprav registračnú, informačnú a zdravotnú miestnosť, značenie aj systém výsledkov. Tento checklist vás prevedie prípravou od výberu dátumu až po vyhodnotenie podujatia.

Zorganizujte túto udalosť zdarma s Lizzt

Plán krok za krokom

Každá úloha s vlastným podzoznamom, v poradí, v akom ich naozaj potrebuješ.

Skontrolujte podmienky účasti pre plavcov
Pripravte rozpis dobrovoľníkov
Zariaďte registračnú miestnosť
Potvrďte, že funkcionári sú pripravení
2 osôb
Vyhodnoťte vylepšenia podujatia
Určte formát súťaže
Potvrďte vekové kategórie
Potvrďte rozhodcov a funkcionárov
Zriaďte informačnú miestnosť
Viedťe rozcvičovacie jednotky
2 osôb
Určte kategóriu a úroveň účastníkov
Potvrďte trénerov a zástupcov tímov
Určte štartérov
Umiestnite značenie na mieste podujatia
Pred štartom potvrďte rozpis súťaže
2 osôb
Zvoľte dátum súťaže
Potvrďte konečný počet účastníkov
Určte časomeračov
Zriaďte zdravotnú miestnosť
Koordinujte štarty súťaží
2 osôb
V prípade potreby zvoľte náhradný dátum
Informujte tímy o detailoch súťaže
Určte členov poroty
Zabezpečte upratovaciu pomoc
Sledujte priebeh súťaže
2 osôb
Zvoľte plavecký areál
Rozdajte pokyny k príchodu a registrácii
Zorganizujte briefing pre dobrovoľníkov
V prípade potreby zabezpečte bezpečnostnú službu
Oznamujte súťaže a dôležité informácie
2 osôb
Potvrďte dostupnosť bazéna
Zapracujte zmeny v registrácii
Zorganizujte briefing pre funkcionárov
Nainštalujte časomerné zariadenie na súťaž
Zaznamenajte výsledky súťaže
2 osôb
Zostavte rozpočet podujatia
Potvrďte konečné prihlášky do súťaže
Vysvetlite personálu súťažné postupy
Pripravte štartovacie zariadenie
Skontrolujte zaznamenané časy
2 osôb
Odhadnite očakávaný počet plavcov
Pripravte rozpis súťaže
Potvrďte spôsoby komunikácie medzi personálom
Pripravte vybavenie dráh
Vyriešiť technické problémy
2 osôb
Zostavte organizačný tím
Určte poradie pretekov
Skontrolujte bazénové zariadenia
Pripravte stoly pre funkcionárov
Riešte bezpečnostné situácie
2 osôb
Rozdeľte zodpovednosti medzi organizátorov
Zostavte rozplavby podľa prihlášok
Skontrolujte rozmery bazéna
Zriaďte stanovištia časomeračov
Koordinujte medailové ceremoniály
2 osôb
Určte koordinátora súťaže
Priraďte dráhy
Skontrolujte štartové bloky
Pripravte komunikačné zariadenia
Podporte divákov a návštevníkov
2 osôb
Určte technického koordinátora
Pripravte pre funkcionárov informácie o pretekoch
Skontrolujte lane
Pripravte výsledkovú tabuľu a prehľad výsledkov
Koordinujte fotografické alebo mediálne aktivity
Pripravte časový harmonogram podujatia
Pripravte rozpis rozcvičovania
Skontrolujte časomerné zariadenie
Pripravte sedenie pre športovcov
Oznámte konečné výsledky
2 osôb
Potvrďte potrebné povolenia a schválenia
Naplánujte medailové ceremoniály
Otestujte výsledkovú tabuľu
Zriaďte hydratačné stanovištia
Odovzdajte medaily a ceny
2 osôb
Zabezpečte poistenie podujatia
Potvrďte súťažné pravidlá
Otestujte ozvučenie
Skontrolujte všetko vybavenie pred otvorením
Poďakujte plavcom, funkcionárom a dobrovoľníkom
2 osôb
Pripravte bezpečnostné postupy
Vysvetlite pravidlá funkcionárom a tímom
Pripravte šatne pre športovcov
Otvorte areál pred príchodom účastníkov
2 osôb
Odstráňte súťažné vybavenie
2 osôb
Otvorte prihlásenie pre plavcov
Zorganizujte technický briefing pred súťažou
Pripravte čakacie priestory pre tímy
Skontrolujte prítomnosť personálu a dobrovoľníkov
2 osôb
Upracte priestory v areáli
2 osôb
Prijmite prihlášky tímov
Nábor dobrovoľníkov
Pripravte priestory pre funkcionárov
Privítajte tímy a trénerov
2 osôb
Vráťte prenajaté vybavenie
Potvrďte zúčastnené kluby
Priraďte úlohy dobrovoľníkom
Pripravte priestor pre divákov
Skontrolujte príchod účastníkov
2 osôb
Zdieľajte konečné informácie o súťaži

Čo budeš potrebovať

Zoskupené tak, ako sa nakupuje, aj s množstvom.

Technical

Elektronický systém merania času
Výsledková tabuľa
Dotykové panely
Obrazovka s výsledkami
Záložný systém merania času
Počítač na meranie času
Digitálne stopky
Softvér na súťaže
Štartovacie zariadenie
Notebooky na bodovanie a výsledky
Štartovací mikrofón
Predlžovacie káble
Vybavenie na falošný štart
Adaptéry do zásuvky
Teplomer do bazéna
Časomerače dráh
Lajny dráh
Počítadlá dráh
Vlajky na znak obrátky na znak chrbta
Vybavenie na odovzdávku štafety
Vybavenie pre fotografov
Štartové bloky
Videokamera
Označenia na cieľovej stene
Stojany
Hodiny pri bazéne
Vybavenie na živý prenos
Meracie vybavenie
Štartovacia plošina
Mikrofóny
Vysielačky
Headsety
Reproduktory
Píšťalky

Clothing

Oficiálne uniformy
Tričká pre dobrovoľníkov
Bundy pre personál

Logistics

Zábrany na vytváranie fronty
Menovky pre personál
Stoličky pre divákov
Tabule pre rezervované miesta na sedenie
Vstupné označenia
Smerové tabule
Parkovacie tabule
Informačné tabule
Tabuľky s názvami dráh
Tabule pre plavecké dráhy na rozplávanie
Tabule pre priestor na vyplávanie
Stoly pre rozhodcov
Stoličky pre rozhodcov
Lavičky pre športovcov
Stôl pre súd
Tímové stoly
Regály na tašky
Odkladacie koše
Tímove stoličky
Stoličky pre časomeračov
Tabule pre šatne
Klipové dosky pre rozhodcov
Štítky na skrinky
Úložné boxy

Groceries

Hydratačné stanovištia
Dávkovače vody
Poháre na pitie
Bufetové stoly

Decorations

Vlajky
Dekorácia podujatia

Safety

Súprava na testovanie vody
Záchranárske vybavenie
Lekárske rukavice
Hasiaci prístroj
Záchranné kruhy
Dezinfekčný prostriedok
Záchranárske tyče
Chladiace vankúšiky
Chladiaci sprej
Núdzové prikrývky
Lekárnička
Bezpečnostné kužele
Bezpečnostné laná
Obväzy
Výstražné značky
Invalidný vozík
Nosidlá
Defibrilátor

Ceremony

Trofeje
Certifikáty
Kvety na ceremónie
Darčeky ako poďakovanie
Podnosy na medaily
Medaily
Stupne víťazov

Marketing

Sponzorské bannery
Reklamné tabule

Cleaning

Čistiace siete
Papierové utierky
Odpadkové vrecia
Odpadkové koše
Čistiace potreby

Activities

Regeneračné podložky
Podložky na stojany

Tipy

Konečný počet plavcov si potvrďte najneskôr 3 až 5 dní pred pretekmi. Podľa neho upravíte rozpis disciplín, počet rozplavieb, potrebu dobrovoľníkov aj množstvo občerstvenia.
Časomieru otestujte aspoň 60 minút pred príchodom pretekárov a pripravte aj záložný systém. Skontrolujte počítač, softvér, dotykové panely, štartovacie zariadenie a predlžovacie káble.
Dobrovoľníkom rozdajte menovky a rozpis služieb minimálne 30 minút pred otvorením registrácie. Osobitne určte ľudí na registráciu, usmerňovanie tímov, štarty, časomieru, výsledky a upratovanie.
Registračnú a informačnú miestnosť označte ešte pred príchodom tímov. Pri vstupe uveďte smer k šatniam, bazénu, zdravotnej miestnosti a miestam pre divákov, aby sa otázky nehromadili pri štartovisku.
Rozpis súťaže potvrďte pred prvým štartom a zmeny oznámte trénerom aj funkcionárom. Pri viac ako jednom bazéne alebo veľkom počte rozplavieb vyhraďte čas na presuny a pravidelne sledujte priebeh pretekov.

Časté otázky

Ako dlho vopred začať organizovať plavecké preteky?: Základný formát, dátum a vekové kategórie stanovte aspoň 6 až 8 týždňov vopred. Rozhodcov, funkcionárov a trénerov potvrďte najneskôr 2 týždne pred podujatím.
Koľko dobrovoľníkov treba na plavecké preteky?: Na menšie preteky rátajte približne s 10 až 15 dobrovoľníkmi, pri väčšom podujatí ich môže byť 20 až 30. Počet závisí od počtu dráh, rozplavieb, registrácie a spôsobu merania času.
Kedy uzavrieť registráciu plavcov?: Registráciu uzavrite približne 3 až 5 dní pred pretekmi, aby zostal čas na konečný rozpis. Po uzávierke potvrďte mená, kategórie, disciplíny a počet účastníkov s jednotlivými tímami.
Čo treba skontrolovať pred štartom plaveckých pretekov?: Najneskôr 60 minút pred štartom otestujte časomieru, štartovací mikrofón, výsledkový systém a značenie. Potom potvrďte prítomnosť rozhodcov, časomeračov, zdravotnej služby, trénerov a pripravenosť bazéna.

Spusti tento plán v Lizzte

Všetky úlohy a veci z tejto stránky, pripravené vo tvojej vlastnej akcii. Pozvi ľudí, rozdeľte si prácu a uvidíš, kto čo urobil.