Kako organizovati filmsko veče korak po korak

Filmsko veče počinje mnogo pre nego što se ugase svetla. Prvo potvrdi datum, lokaciju i prava za javno prikazivanje, a zatim složi tehnički plan, ulaz i raspored osoblja. Najčešći problemi nastaju kada se format filma, titlovi ili dostava opreme proveravaju tek na dan događaja. Ovaj plan vodi te redom od izbora naslova do završne procene, uz posebnu pažnju na ono što se najčešće zaboravi.

Organizujte ovaj događaj besplatno uz Lizzt

Plan, korak po korak

Svaki zadatak sa sopstvenom pod-listom, redom kojim će ti stvarno trebati.

1
Izaberite željeni datum događaja
2
Uredite procedure ulaza i izlaza
3
Potvrdite rasporede dostave
4
Identifikujte alternativne datume
5
Izaberite naslov filma
6
Izaberite lokaciju događaja
7
Proverite zahteve za licenciranje filma
8
Dizajnirajte promotivne materijale
9
Pripremite titlove ako su potrebni
10
Postavite rasvetu
2 osoba
11
Prikupite povratne informacije učesnika
2 osoba
12
Istražite izvodljivost lokacije
13
Obezbedite dozvolu za javnu projekciju
14
Napravite postere za događaj
15
Testirajte fajl filma ili medijski format
16
Proverite sigurnosnu opremu
17
Procenite uspešnost događaja
2 osoba
18
Formirajte organizacioni tim
19
Potvrdite prava na prikazivanje
20
Pripremite objave na mreži
21
Proverite dokumentaciju o autorskim pravima
22
Završite poslednji pregled lokacije
2 osoba
23
Završite finansijsku dokumentaciju
24
Imenujte koordinatora događaja
25
Pripremite raspored projekcija
26
Promovišite filmsko veče na društvenim mrežama
27
Pripremite rezervne opcije za projekciju
28
Dočekajte dobavljače i tehničko osoblje
2 osoba
29
Arhivirajte dokumentaciju o događaju
30
Raspodelite odgovornosti članovima tima
31
Finalizujte budžet događaja
32
Objavite informacije o događaju
33
Napravite tehničku kontrolnu listu
34
Dočekajte učesnike
3 osoba
35
Razvijte koncept filmske večeri
36
Odredite potrebe za iznajmljivanjem opreme
37
Napravite proceduru za prodaju ulaznica ili registraciju
38
Pripremite uputstva za osoblje
39
Upravljajte registracijom gostiju
3 osoba
40
Izaberite temu ili atmosferu
41
Pripremite preliminarni vremenski plan događaja
42
Zatražite ponude za opremu
43
Upravljajte registracijama učesnika
44
Raspodelite pozicije osoblja
45
Predstavite filmski program
46
Napravite početni budžet događaja
47
Uporedite ponude dobavljača
48
Odgovarajte na upite učesnika
49
Pripremite postupke u slučaju vanrednih situacija
50
Započnite projekciju
51
Pregledajte potencijalne lokacije
52
Rezervišite projekcionu opremu
53
Potvrdite broj učesnika
54
Otvorite lokaciju pre dolaska gostiju
2 osoba
55
Pratite tehnički rad
2 osoba
56
Uporedite opcije lokacija
57
Uredite zvučnu opremu
58
Pripremite liste gostiju
59
Uredite prostor za sedenje
3 osoba
60
Pružajte podršku gostima tokom događaja
3 osoba
61
Potvrdite raspoloživost lokacije
62
Uredite iznajmljivanje nameštaja ako je potrebno
63
Pošaljite podsetnike za događaj
64
Instalirajte projekcionu opremu
2 osoba
65
Upravljajte osveženjem
2 osoba
66
Potpišite ugovor o zakupu lokacije
67
Kontaktirajte dobavljače hrane i pića
68
Pripremite informacije za dobrodošlicu
69
Postavite platno
2 osoba
70
Uskladite pauze ako su predviđene
71
Odredite kapacitet sedenja
72
Izaberite opcije keteringa
73
Koordinirajte promotivna partnerstva
74
Povežite zvučnu opremu
2 osoba
75
Otklonite tehničke probleme
2 osoba
76
Kontaktirajte dobavljače audiovizuelne opreme
77
Otvorite registraciju učesnika
78
Upoznajte volontere sa događajem
79
Pomozite gostima oko sedenja
3 osoba
80
Kreirajte brend događaja
81
Organizujte aktivnosti za interakciju sa publikom
82
Postavite usmeravajuće znakove
2 osoba
83
Spakujte i vratite opremu
3 osoba
84
Pripremite aktivnosti za diskusiju ako su uključene
85
Postavite dekoracije
2 osoba
86
Nadzirite čišćenje lokacije
3 osoba
87
Definišite svrhu i ciljeve
88
Planirajte raspored sedenja publike
89
Potvrdite dogovore sa dobavljačima
90
Potvrdite konačni filmski program
91
Testirajte kvalitet zvuka
92
Pratite bezbednost i udobnost
2 osoba
93
Odredite format filmske večeri
94
Potvrdite zahteve za pristupačnost
95
Uredite transport opreme
96
Pripremite raspored događaja
97
Testirajte kvalitet videa
98
Upravljajte završnim objavama
99
Identifikujte ciljnu publiku
100
Proveri električni kapacitet
101
Prati troškove događaja
102
Isplaniraj uvodne govore
103
Pripremi pult za karte ili registraciju
2 osoba
104
Zahvali se gostima i dobavljačima
2 osoba
105
Proceni očekivani broj učesnika
106
Isplaniraj zone tehničke postavke
107
Pripremi evidenciju plaćanja
108
Obezbedi domaćina ili voditelja
109
Postavi prostore za hranu i piće
2 osoba
110
Zvanično završi događaj

Šta ti treba

Grupisano onako kako se kupuje, sa količinama.

Administracija

Fascikla za planiranje događaja
Listovi sa informacijama za goste
Programi događaja
Vremenska linija događaja
Raspored događaja
Tabelarni pregled budžeta
Raspored dežurstava osoblja
Dokumenta o ugovoru za prostor
Listovi za raspored volontera
Spisak kontakata dobavljača
Spisak kontakata osoblja
Spisak kontakata volontera
Bedževi sa imenom
Obrasci za registraciju gostiju
Bedževi za posetioce
Spiskovi karata
Narukvice
Listovi za prisustvo
Spiskovi gostiju
Evidencija plaćanja
Obrasci za povratne informacije
Dokumenti za evaluaciju
Dokumentacija o filmskoj licenci
Dokumenti o dozvoli za prikazivanje
Informativne brošure
Kontrolna lista inventara opreme

Logistika

Pult za registraciju
Izlazni znakovi
Barijere za red
Kutija za izgubljene stvari
Koferi za tehničku opremu
Dobrodošli sto
Usmeravajući znakovi
Znakovi za ulaz
Ventilatori
Makaze
Prenosivi grejači
Pregrade za prostorije
Transportne kutije
Materijali za pakovanje
Zaštitne podne prostirke
Plastične vezice
Komplet alata
Kutije za skladištenje
Nalepnice
Lepljiva traka

Tehnologija

Produžni kablovi
Rezervni memorijski diskovi
Skener karata
Produžni razdelnici
Adapteri za struju
Filmski projektor
Daljinski upravljači
Ekran za projekciju
Rezervne baterije
Rezervni projektor
Zvučnici
Produžni kablovi
Kontroleri za rasvetu
HDMI kablovi
Audio mikser
Media plejer
Mikrofoni
Audio kablovi
Laptop računar
Subwooferi
Slušalice
USB memorije

Bezbednost

Spisak hitnih kontakata
Bezbednosni znakovi
Prva pomoć
Maramice
Aparat za gašenje požara
Hitna rasveta
Sredstvo za dezinfekciju ruku
Oznake za pristupačnost

Dekoracije

Svetlosni lanci
Filmski plakati
Dekorativne zavese
Pozadina za fotografisanje
LED sveće
Dobrodošli znak
Dekorativni rekviziti
Ambijentalna rasveta
Baloni
Dekorativne lampe
Baneri
Tematske dekoracije
Dekorativni stalci
Aranžmani od cveća

Nameštaj

Stolovi za užinu
Sklopive stolice
Stolovi
Jastuci
Koktel stolovi
Navlake za stolice
Stolice za publiku
Stalak za prezentaciju
Sedenje u lounge prostoru
Govornica
Ćebad
Bočni stolovi
Stolnjaci
Scenska platforma
Stolovi za pića

Kuhinja

Čaše
Kofe za led
Posude za slatkiše
Dozeri za piće
Mašina za kokice
Zdele za grickalice
Tacne za posluživanje
Aparat za kafu
Tanjiri
Salvete
Pribor za jelo
Čaše
Otvarači za boce
Posude za kokice
Kesice za kokice

Pića

Čokoladni grickalice
Krema za kafu
Čips
Voda u bocama
Keksi
Sok
Voćne grickalice
Bombone
Mleko
Peciva
Flašice vode
Kafa
Pribor za čaj
Kukuruz za kokice
Šećer
Bezalkoholna pića
Čaj
Sendviči

Čišćenje

Kante za smeće
Krpe za čišćenje
Kante za reciklažu
Papirni ubrusi
Kese za smeće
Maramice za čišćenje
Lopatica za smeće
Krpa za pod
Metle
Sredstva za čišćenje

Saveti

Počni od datuma, lokacije i naslova filma, ali odmah proveri i alternativne datume. Za javnu projekciju potvrdi prava, licencu i dokumentaciju o autorskim pravima pre nego što objaviš poster ili online najavu.
Najkasnije nekoliko dana pre projekcije testiraj filmski fajl ili medijski format na stvarnom projektoru i ekranu. Proveri i titlove, odnos slike, zvuk, adaptere, produžne kablove i rezervni memorijski disk.
Napravi raspored projekcije sa vremenom otvaranja ulaza, početkom filma, pauzom ako je ima i završetkom. Za veće okupljanje odvoji najmanje 30 minuta za registraciju, skeniranje karata i rešavanje pitanja na ulazu.
Lokaciju pregledaj jednom ranije i još jednom neposredno pre događaja. Tada proveri izlazne znakove, sigurnosnu opremu, osvetljenje, prolaz za publiku, postavljanje reda i mesto za izgubljene stvari.
Dodeli koordinatora i jasno razdvoji smene osoblja i volontera. U fascikli drži kontakte dobavljača, ugovor za prostor, budžet, raspored dežurstava, spiskove karata i poslednju vremensku liniju događaja.

Česta pitanja

Koliko ranije treba obezbediti prava za javno prikazivanje filma?: Pokreni proveru prava i licence najmanje 4 do 6 nedelja pre projekcije. Bez pisane potvrde nemoj zaključiti promotivne materijale ni konačan raspored.
Kada treba testirati projektor i filmski fajl?: Testiraj ceo fajl najmanje 3 dana pre događaja, na istoj ili ekvivalentnoj opremi koja će biti korišćena. Ponovi kratku proveru na lokaciji 2 do 3 sata pre dolaska publike.
Koliko vremena ostaviti za ulaz na filmsko veče?: Planiraj najmanje 30 minuta za registraciju i ulazak, a 45 do 60 minuta ako postoji skeniranje karata ili više redova. Postavljanje osoblja i opreme završi najmanje 1 sat pre otvaranja vrata.
Šta proveriti na lokaciji pre projekcije?: Na završnom pregledu proveri ekran, projektor, napajanje, zvuk, titlove, rasvetu, izlaze i sigurnosnu opremu. Uradi ga najkasnije 2 sata pre projekcije, kada još ima vremena za zamenu kabla ili opreme.

Pokreni ovaj plan u Lizztu

Svi zadaci i stavke sa ove stranice, odmah spremni u tvom događaju. Pozovi ljude, podelite posao i vidi ko je šta uradio.