Ako zorganizovať filmový večer bez zbytočných problémov

Pri filmovom večeri začnite dátumom, miestom a výberom filmu, nie plagátmi ani občerstvením. Najskôr si overte, či priestor vyhovuje kapacitou, príchodom a odchodom hostí a či potrebujete povolenie na verejné premietanie. Potom potvrďte práva k filmu, pripravte harmonogram, rozdeľte úlohy tímu a vyskúšajte projektor, plátno aj súbor s filmom. Posledná kontrola patrí osvetleniu, bezpečnosti a označeniu výstupov.

Zorganizujte túto udalosť zdarma s Lizzt

Plán krok za krokom

Každá úloha s vlastným podzoznamom, v poradí, v akom ich naozaj potrebuješ.

1
Vyberte požadovaný dátum podujatia
2
Zabezpečte postupy pri príchode a odchode
3
Potvrdiť harmonogramy dodávok
4
Určte náhradné dátumy
5
Vyberte názov filmu
6
Vyberte miesto podujatia
7
Skontrolujte licenčné požiadavky na film
8
Navrhnite propagačné materiály
9
Pripravte titulky, ak sú potrebné
10
Nastavte osvetlenie
2 osôb
11
Zhromaždite spätnú väzbu od návštevníkov
2 osôb
12
Preskúmajte vhodnosť miesta
13
Požiadajte o povolenie na verejné premietanie
14
Vytvorte plagáty podujatia
15
Otestujte filmový súbor alebo typ mediálneho súboru
16
Skontrolovať bezpečnostné vybavenie
17
Vyhodnoťte výkonnosť podujatia
2 osôb
18
Zostaviť organizačný tím
19
Potvrďte práva na premietanie
20
Pripravte online oznámenia
21
Skontrolujte autorskoprávnu dokumentáciu
22
Vykonajte záverečnú kontrolu priestorov
2 osôb
23
Doplňte finančnú dokumentáciu
24
Určte koordinátora podujatia
25
Pripravte harmonogram premietania
26
Propagujte filmový večer na sociálnych sieťach
27
Pripravte záložné možnosti premietania
28
Privítajte dodávateľov a technický personál
2 osôb
29
Archivujte dokumenty k podujatiu
30
Priraďte zodpovednosti členom tímu
31
Definitívne stanovte rozpočet podujatia
32
Zverejnite informácie o podujatí
33
Vytvorte technický checklist
34
Privítajte návštevníkov
3 osôb
35
Rozpracujte koncept filmového večera
36
Určte potreby prenájmu materiálu
37
Pripravte postupy pre predaj vstupeniek alebo registráciu
38
Pripravte pokyny pre personál
39
Spravujte registráciu hostí
3 osôb
40
Vyberte tému alebo atmosféru
41
Pripravte predbežný časový harmonogram podujatia
42
Vyžiadajte si cenové ponuky na vybavenie
43
Spravujte registrácie návštevníkov
44
Priraďte úlohy personálu
45
Predstavte filmový program
46
Vytvorte počiatočný rozpočet podujatia
47
Porovnajte ponuky dodávateľov
48
Odpovedajte na otázky účastníkov
49
Pripraviť núdzové postupy
50
Začnite premietanie
51
Obhliadnite možné miesta
52
Rezervujte projekčné vybavenie
53
Potvrďte počet návštevníkov
54
Otvorte miesto pred príchodom hostí
2 osôb
55
Sledujte technický výkon
2 osôb
56
Porovnajte možnosti miesta
57
Zabezpečte zvukové zariadenie
58
Pripravte zoznamy hostí
59
Usporiadajte priestory na sedenie
3 osôb
60
Podporujte hostí počas podujatia
3 osôb
61
Potvrdiť dostupnosť miesta konania
62
V prípade potreby zabezpečte prenájom nábytku
63
Pošlite pripomienky k podujatiu
64
Nainštalujte projekčné zariadenie
2 osôb
65
Spravujte občerstvenie
2 osôb
66
Podpíšte zmluvu s miestom konania
67
Kontaktujte dodávateľov jedla a nápojov
68
Pripravte uvítacie informácie
69
Nainštalujte plátno
2 osôb
70
Koordinujte prestávky, ak sú súčasťou programu
71
Určte kapacitu sedenia
72
Vyberte možnosti cateringu
73
Koordinujte propagačné spolupráce
74
Pripojte zvukové zariadenie
2 osôb
75
Vyriešiť technické problémy
2 osôb
76
Kontaktujte dodávateľov audiovizuálnej techniky
77
Otvorte registráciu pre návštevníkov
78
Informujte dobrovoľníkov podujatia
79
Pomôžte hosťom s usadením
3 osôb
80
Vytvorte branding podujatia
81
Zorganizujte aktivity na zapojenie publika
82
Umiestnite smerové značky
2 osôb
83
Zbaľte a vráťte vybavenie
3 osôb
84
Pripravte diskusné aktivity, ak sú zahrnuté
85
Umiestnite dekorácie
2 osôb
86
Dohliadajte na upratovanie miesta
3 osôb
87
Určte cieľ a ciele
88
Naplánujte usporiadanie sedenia pre publikum
89
Potvrďte dohody s dodávateľmi
90
Potvrďte konečný filmový program
91
Otestujte kvalitu zvuku
92
Sledujte bezpečnosť a pohodlie
2 osôb
93
Určte usporiadanie filmového večera
94
Potvrďte požiadavky na prístupnosť
95
Zabezpečte prepravu vybavenia
96
Pripravte program podujatia
97
Otestujte kvalitu videa
98
Zabezpečte záverečné oznámenia
99
Určite cieľovú skupinu
100
Skontrolujte elektrickú kapacitu
101
Sledujte výdavky na podujatie
102
Naplánujte úvodné príhovory
103
Pripravte stôl na vstupenky alebo registráciu
2 osôb
104
Poďakujte hosťom a dodávateľom
2 osôb
105
Odhadnite očakávaný počet účastníkov
106
Naplánujte technické zóny na inštaláciu
107
Pripravte platobné údaje
108
Zabezpečte hostiteľa alebo moderátora
109
Zriaďte zóny pre jedlo a nápoje
2 osôb
110
Oficiálne ukončite podujatie

Čo budeš potrebovať

Zoskupené tak, ako sa nakupuje, aj s množstvom.

Administration

Zložka pre plánovanie podujatia
Informačné listy pre hostí
Programy podujatia
Časový harmonogram podujatia
Program podujatia
Prehľad rozpočtu
Smenný rozpis personálu
Zmluvné dokumenty k priestorom
Pracovné listy pre dobrovoľníkov
Kontaktný zoznam dodávateľov
Kontaktný zoznam personálu
Kontaktný zoznam dobrovoľníkov
Menovky
Registračné formuláre pre hostí
Návštevnícke odznaky
Zoznamy vstupeniek
Náramky
Prezenčné listiny
Zoznamy hostí
Platobné údaje
Formuláre spätnej väzby
Hodnotiace dokumenty
Dokumentácia k filmovej licencii
Dokumenty k povoleniu na premietanie
Informačné brožúry
Kontrolný zoznam inventára vybavenia

Logistics

Registračný stôl
Výstupné značky
Ohradzovacie zábrany
Box na stratené veci
Kufre pre technické vybavenie
Uvítací stôl
Smerové tabule
Vstupné značky
Ventilátory
Nožnice
Prenosné ohrievače
Deliace panely
Prepravné boxy
Baliaci materiál
Podložky na ochranu podlahy
Sťahovacie pásky
Súprava náradia
Úložné boxy
Štítky
Lepiaca páska

Technology

Predlžovacie káble
Záložné úložné disky
Skener vstupeniek
Predlžovacie zásuvky
Napájacie adaptéry
Filmový projektor
Diaľkové ovládače
Premietacie plátno
Náhradné batérie
Záložný projektor
Reproduktory
Predlžovacie káble
Ovládače osvetlenia
HDMI káble
Audio mixér
Prehrávač médií
Mikrofóny
Zvukové káble
Laptop
Subwoofery
Slúchadlá
USB kľúče

Safety

Zoznam núdzových kontaktov
Bezpečnostné tabule
Lekárnička
Servítky
Hasiaci prístroj
Núdzové osvetlenie
Dezinfekcia rúk
Značky prístupnosti

Decorations

Ambientné osvetlenie
Filmové plagáty
Dekoratívne závesy
Fotopozadie
LED sviečky
Uvítacia tabuľa
Dekoratívne rekvizity
Ambientné osvetlenie
Balóny
Dekoratívne lampy
Bannery
Tematická dekorácia
Dekoratívne stojany
Kvetinové aranžmány

Furniture

Stoly s občerstvením
Skladacie stoličky
Stoly
Vankúše
Koktailové stolíky
Poťahy na stoličky
Sedenie pre publikum
Prezentačný stojan
Lounge sedenie
Pódium
Prikrývky
Príručné stolíky
Obrusy
Pódium
Stoly s nápojmi

Kitchen

Poháre
Vedierka na ľad
Misky na sladkosti
Dávkovače nápojov
Popcornový stroj
Misky na občerstvenie
Podnosy
Kávovar
Taniere
Servítky
Príbor
Poháre
Otvírače fliaš
Misky na popcorn
Vrecká na popcorn

Beverages

Čokoládové snacky
Roomers
Čipsy
Balená voda
Sušienky
Džús
Ovocné snacky
Cukríky
Mlieko
Pečivo
Fľaše s vodou
Káva
Čajové potreby
Kukuričné zrná na popcorn
Cukor
Nealkoholické nápoje
Čaj
Sendviče

Cleaning

Odpadkové koše
Čistiace handričky
Koše na recykláciu
Papierové utierky
Odpadkové vrecia
Čistiace utierky
Zmeták na smeti
Mop
Metly
Čistiace prostriedky

Tipy

Licenciu a autorskoprávne dokumenty riešte hneď po výbere filmu. Pri verejnom premietaní nestačí kúpený alebo streamovaný film; potvrdenie práv si nechajte v organizačnej zložke.
Techniku otestujte aspoň 24 hodín vopred s rovnakým typom súboru, titulkov a pripojenia, aké použijete na podujatí. Pripravte aj záložný úložný disk, adaptéry a predlžovacie káble.
Harmonogram neplánujte iba podľa začiatku projekcie. Zahrňte príchod hostí, registráciu alebo kontrolu vstupeniek, usadenie, prípadnú prestávku a bezpečný odchod.
Priestor skontrolujte ešte pred propagáciou. Overte viditeľnosť plátna zo všetkých miest, dostupnosť elektriny, osvetlenie, priechodnosť trás a umiestnenie výstupných značiek.
Na deň premietania určte jedného koordinátora a pripravte smenný rozpis. Tím tak vie, kto rieši registráciu, techniku, hostí a prípadný problém počas projekcie.

Časté otázky

Ako skoro treba vybaviť licenciu na verejné premietanie filmu?: Začnite hneď po výbere filmu, ideálne aspoň 4 až 6 týždňov pred podujatím. Poskytovateľ môže požadovať údaje o mieste, kapacite, dátume a spôsobe premietania.
Kedy otestovať projektor a filmový súbor?: Kompletný test urobte najmenej 24 hodín vopred a krátku kontrolu zopakujte v deň podujatia. Overte obraz, zvuk, titulky, diaľkové ovládanie, napájanie aj záložnú kópiu súboru.
Koľko času treba na prípravu filmového večera?: Na menšie premietanie si vyhraďte aspoň 4 týždne. Ak treba povolenie, licenciu, propagáciu, registráciu hostí alebo náročnejšiu techniku, začnite 6 až 8 týždňov vopred.
Čo skontrolovať v priestore pred filmovým večerom?: Najneskôr 1 až 2 dni pred podujatím skontrolujte kapacitu, vstup a odchod, elektrické prípojky, viditeľnosť plátna, osvetlenie, bezpečnostné vybavenie a výstupné značky.

Spusti tento plán v Lizzte

Všetky úlohy a veci z tejto stránky, pripravené vo tvojej vlastnej akcii. Pozvi ľudí, rozdeľte si prácu a uvidíš, kto čo urobil.