Checklist za organizaciju filmske večeri

Filmsko veče traži više od projektora i odabranog filma. Potrebno je na vreme proveriti prava za javno prikazivanje, lokaciju, ulaz, titlove i tehnički format fajla. Ovaj plan vodi te kroz pripremu, dan projekcije i završne obaveze, uključujući rasporede osoblja, dostave i bezbednosnu opremu. Koristi ga kao redosled provera, dok su kompletne liste zadataka i potrebnih stvari navedene ispod.

Organizujte ovaj događaj besplatno uz Lizzt

Plan, korak po korak

Svaki zadatak sa sopstvenom pod-listom, redom kojim će ti stvarno trebati.

Izaberite željeni datum događaja
Uredite procedure ulaza i izlaza
Potvrdite rasporede dostave
Identifikujte alternativne datume
Izaberite naslov filma
Izaberite lokaciju događaja
Proverite zahteve za licenciranje filma
Dizajnirajte promotivne materijale
Pripremite titlove ako su potrebni
Postavite rasvetu
2 osoba
Prikupite povratne informacije učesnika
2 osoba
Istražite izvodljivost lokacije
Obezbedite dozvolu za javnu projekciju
Napravite postere za događaj
Testirajte fajl filma ili medijski format
Proverite sigurnosnu opremu
Procenite uspešnost događaja
2 osoba
Formirajte organizacioni tim
Potvrdite prava na prikazivanje
Pripremite objave na mreži
Proverite dokumentaciju o autorskim pravima
Završite poslednji pregled lokacije
2 osoba
Završite finansijsku dokumentaciju
Imenujte koordinatora događaja
Pripremite raspored projekcija
Promovišite filmsko veče na društvenim mrežama
Pripremite rezervne opcije za projekciju
Dočekajte dobavljače i tehničko osoblje
2 osoba
Arhivirajte dokumentaciju o događaju
Raspodelite odgovornosti članovima tima
Finalizujte budžet događaja
Objavite informacije o događaju
Napravite tehničku kontrolnu listu
Dočekajte učesnike
3 osoba
Razvijte koncept filmske večeri
Odredite potrebe za iznajmljivanjem opreme
Napravite proceduru za prodaju ulaznica ili registraciju
Pripremite uputstva za osoblje
Upravljajte registracijom gostiju
3 osoba
Izaberite temu ili atmosferu
Pripremite preliminarni vremenski plan događaja
Zatražite ponude za opremu
Upravljajte registracijama učesnika
Raspodelite pozicije osoblja
Predstavite filmski program
Napravite početni budžet događaja
Uporedite ponude dobavljača
Odgovarajte na upite učesnika
Pripremite postupke u slučaju vanrednih situacija
Započnite projekciju
Pregledajte potencijalne lokacije
Rezervišite projekcionu opremu
Potvrdite broj učesnika
Otvorite lokaciju pre dolaska gostiju
2 osoba
Pratite tehnički rad
2 osoba
Uporedite opcije lokacija
Uredite zvučnu opremu
Pripremite liste gostiju
Uredite prostor za sedenje
3 osoba
Pružajte podršku gostima tokom događaja
3 osoba
Potvrdite raspoloživost lokacije
Uredite iznajmljivanje nameštaja ako je potrebno
Pošaljite podsetnike za događaj
Instalirajte projekcionu opremu
2 osoba
Upravljajte osveženjem
2 osoba
Potpišite ugovor o zakupu lokacije
Kontaktirajte dobavljače hrane i pića
Pripremite informacije za dobrodošlicu
Postavite platno
2 osoba
Uskladite pauze ako su predviđene
Odredite kapacitet sedenja
Izaberite opcije keteringa
Koordinirajte promotivna partnerstva
Povežite zvučnu opremu
2 osoba
Otklonite tehničke probleme
2 osoba
Kontaktirajte dobavljače audiovizuelne opreme
Otvorite registraciju učesnika
Upoznajte volontere sa događajem
Pomozite gostima oko sedenja
3 osoba
Kreirajte brend događaja
Organizujte aktivnosti za interakciju sa publikom
Postavite usmeravajuće znakove
2 osoba
Spakujte i vratite opremu
3 osoba
Pripremite aktivnosti za diskusiju ako su uključene
Postavite dekoracije
2 osoba
Nadzirite čišćenje lokacije
3 osoba
Definišite svrhu i ciljeve
Planirajte raspored sedenja publike
Potvrdite dogovore sa dobavljačima
Potvrdite konačni filmski program
Testirajte kvalitet zvuka
Pratite bezbednost i udobnost
2 osoba
Odredite format filmske večeri
Potvrdite zahteve za pristupačnost
Uredite transport opreme
Pripremite raspored događaja
Testirajte kvalitet videa
Upravljajte završnim objavama
Identifikujte ciljnu publiku
Proveri električni kapacitet
Prati troškove događaja
Isplaniraj uvodne govore
Pripremi pult za karte ili registraciju
2 osoba
Zahvali se gostima i dobavljačima
2 osoba
Proceni očekivani broj učesnika
Isplaniraj zone tehničke postavke
Pripremi evidenciju plaćanja
Obezbedi domaćina ili voditelja
Postavi prostore za hranu i piće
2 osoba
Zvanično završi događaj

Šta ti treba

Grupisano onako kako se kupuje, sa količinama.

Administracija

Fascikla za planiranje događaja
Listovi sa informacijama za goste
Programi događaja
Vremenska linija događaja
Raspored događaja
Tabelarni pregled budžeta
Raspored dežurstava osoblja
Dokumenta o ugovoru za prostor
Listovi za raspored volontera
Spisak kontakata dobavljača
Spisak kontakata osoblja
Spisak kontakata volontera
Bedževi sa imenom
Obrasci za registraciju gostiju
Bedževi za posetioce
Spiskovi karata
Narukvice
Listovi za prisustvo
Spiskovi gostiju
Evidencija plaćanja
Obrasci za povratne informacije
Dokumenti za evaluaciju
Dokumentacija o filmskoj licenci
Dokumenti o dozvoli za prikazivanje
Informativne brošure
Kontrolna lista inventara opreme

Logistika

Pult za registraciju
Izlazni znakovi
Barijere za red
Kutija za izgubljene stvari
Koferi za tehničku opremu
Dobrodošli sto
Usmeravajući znakovi
Znakovi za ulaz
Ventilatori
Makaze
Prenosivi grejači
Pregrade za prostorije
Transportne kutije
Materijali za pakovanje
Zaštitne podne prostirke
Plastične vezice
Komplet alata
Kutije za skladištenje
Nalepnice
Lepljiva traka

Tehnologija

Produžni kablovi
Rezervni memorijski diskovi
Skener karata
Produžni razdelnici
Adapteri za struju
Filmski projektor
Daljinski upravljači
Ekran za projekciju
Rezervne baterije
Rezervni projektor
Zvučnici
Produžni kablovi
Kontroleri za rasvetu
HDMI kablovi
Audio mikser
Media plejer
Mikrofoni
Audio kablovi
Laptop računar
Subwooferi
Slušalice
USB memorije

Bezbednost

Spisak hitnih kontakata
Bezbednosni znakovi
Prva pomoć
Maramice
Aparat za gašenje požara
Hitna rasveta
Sredstvo za dezinfekciju ruku
Oznake za pristupačnost

Dekoracije

Svetlosni lanci
Filmski plakati
Dekorativne zavese
Pozadina za fotografisanje
LED sveće
Dobrodošli znak
Dekorativni rekviziti
Ambijentalna rasveta
Baloni
Dekorativne lampe
Baneri
Tematske dekoracije
Dekorativni stalci
Aranžmani od cveća

Nameštaj

Stolovi za užinu
Sklopive stolice
Stolovi
Jastuci
Koktel stolovi
Navlake za stolice
Stolice za publiku
Stalak za prezentaciju
Sedenje u lounge prostoru
Govornica
Ćebad
Bočni stolovi
Stolnjaci
Scenska platforma
Stolovi za pića

Kuhinja

Čaše
Kofe za led
Posude za slatkiše
Dozeri za piće
Mašina za kokice
Zdele za grickalice
Tacne za posluživanje
Aparat za kafu
Tanjiri
Salvete
Pribor za jelo
Čaše
Otvarači za boce
Posude za kokice
Kesice za kokice

Pića

Čokoladni grickalice
Krema za kafu
Čips
Voda u bocama
Keksi
Sok
Voćne grickalice
Bombone
Mleko
Peciva
Flašice vode
Kafa
Pribor za čaj
Kukuruz za kokice
Šećer
Bezalkoholna pića
Čaj
Sendviči

Čišćenje

Kante za smeće
Krpe za čišćenje
Kante za reciklažu
Papirni ubrusi
Kese za smeće
Maramice za čišćenje
Lopatica za smeće
Krpa za pod
Metle
Sredstva za čišćenje

Saveti

Prvo potvrdi naslov filma i prava za javno prikazivanje, a zatim proveri dokumentaciju o autorskim pravima. Ove provere završi najmanje 3–4 nedelje pre projekcije, jer izbor filma može zavisiti od licence.
Testiraj filmski fajl ili medijski format najmanje 7 dana ranije na istom projektoru i ekranu koji ćeš koristiti. Pripremi najmanje 2 rezervna memorijska diska i proveri da li su potrebni titlovi ispravno učitani.
Za ulaz napravi jedan jasan tok: registracija, kontrola karata i izlaz. Postavi pult za registraciju, skener karata i izlazne znakove najmanje 60 minuta pre otvaranja vrata.
Raspored projekcije i dežurstava pošalji timu najmanje 3 dana unapred. Odredi koordinatora događaja i ostavi po jednu odgovornu osobu za tehniku, ulaz i komunikaciju sa lokacijom.
Završni pregled lokacije uradi 24 sata pre događaja, a poslednju tehničku proveru 2 sata pre projekcije. Tada proveri rasvetu, produžne kablove, adaptere, bezbednosnu opremu i rezervnu opremu.

Česta pitanja

Koliko ranije treba organizovati filmsko veče?: Počni najmanje 4 nedelje unapred. U tom periodu možeš da potvrdiš datum, lokaciju, film, prava za prikazivanje, rasporede dostave i promotivne materijale.
Kada treba proveriti licencu za javnu projekciju?: Proveri zahteve za licenciranje i potvrdi prava najmanje 3–4 nedelje pre događaja. Dokumentaciju o autorskim pravima drži uz ostalu administraciju i proveri je ponovo u završnoj nedelji.
Koliko pre projekcije treba testirati film i projektor?: Testiraj fajl najmanje 7 dana ranije, a kompletnu postavku ponovo 2 sata pre početka. Proveri sliku, zvuk, titlove, priključke, adaptere i rezervni memorijski disk.
Kada otvoriti ulaz za filmsko veče?: Postavi pult za registraciju i organizuj osoblje najmanje 60 minuta pre početka projekcije. Tada proveri spiskove karata, skener, narukvice ili bedževe i jasno obeleži izlaz.

Pokreni ovaj plan u Lizztu

Svi zadaci i stavke sa ove stranice, odmah spremni u tvom događaju. Pozovi ljude, podelite posao i vidi ko je šta uradio.