Zo organiseer je een filmavond zonder verrassingen

Begin met de datum, locatie en filmtitel; die drie keuzes bepalen vrijwel de rest van je planning. Controleer daarna meteen of je toestemming en vertoningsrechten nodig hebt en leg afspraken met de locatie schriftelijk vast. Plan vervolgens de bezoekersstroom, promotie en techniek naast elkaar. Test het filmbestand, de projector en het scherm ruim vóór de avond en maak een draaiboek met duidelijke verantwoordelijkheden. Zo voorkom je dat rechten, ondertiteling of een ontbrekende adapter pas bij de opbouw aan het licht komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

1
Selecteer de gewenste evenementdatum
2
Regel in- en uitloopprocedures
3
Bevestig de leveringsschema's
4
Bepaal alternatieve data
5
Selecteer de filmtitel
6
Kies de evenementenlocatie
7
Controleer de licentievereisten voor de film
8
Ontwerp promotiemateriaal
9
Bereid ondertiteling voor indien nodig
10
Stel de verlichting in
2 personen
11
Verzamel feedback van bezoekers
2 personen
12
Onderzoek de haalbaarheid van de locatie
13
Vraag toestemming aan voor openbare vertoning
14
Maak evenementposters
15
Test het filmbestand of mediabestandstype
16
Controleer de veiligheidsuitrusting
17
Evalueer de prestaties van het evenement
2 personen
18
Stel het organisatieteam samen
19
Bevestig de vertoningsrechten
20
Bereid online aankondigingen voor
21
Controleer de auteursrechtelijke documentatie
22
Voer de eindinspectie van de locatie uit
2 personen
23
Voltooi de financiële documentatie
24
Wijs de eventcoördinator aan
25
Bereid het vertoningsschema voor
26
Promoot de filmavond op social media
27
Bereid back-upopties voor de vertoning voor
28
Verwelkom leveranciers en technisch personeel
2 personen
29
Archiveer eventdocumenten
30
Wijs verantwoordelijkheden toe aan teamleden
31
Stel het eventbudget definitief vast
32
Publiceer evenementinformatie
33
Maak een technische checklist
34
Verwelkom de bezoekers
3 personen
35
Ontwikkel het concept voor de filmavond
36
Bepaal de behoeften aan materiaalhuur
37
Stel ticket- of registratieprocedures op
38
Bereid instructies voor het personeel voor
39
Beheer de gastenregistratie
3 personen
40
Kies het thema of de sfeer
41
Bereid de voorlopige evenemententijdlijn voor
42
Vraag offertes aan voor apparatuur
43
Beheer de aanmeldingen van bezoekers
44
Wijs personeelsfuncties toe
45
Introduceer het filmprogramma
46
Stel het initiële eventbudget op
47
Vergelijk de offertes van leveranciers
48
Beantwoord vragen van deelnemers
49
Bereid noodprocedures voor
50
Start de vertoning
51
Inspecteer mogelijke locaties
52
Reserveer projectieapparatuur
53
Bevestig het aantal bezoekers
54
Open de locatie voordat de gasten arriveren
2 personen
55
Monitor de technische prestaties
2 personen
56
Vergelijk locatie-opties
57
Regel geluidsapparatuur
58
Bereid gastenlijsten voor
59
Richt zitgedeeltes in
3 personen
60
Ondersteun gasten tijdens het evenement
3 personen
61
Bevestig de beschikbaarheid van de locatie
62
Regel indien nodig meubelverhuur
63
Stuur evenementherinneringen
64
Installeer de projectieapparatuur
2 personen
65
Beheer de versnaperingen
2 personen
66
Onderteken de locatieovereenkomst
67
Neem contact op met leveranciers van eten en drinken
68
Bereid welkomstinformatie voor
69
Zet het scherm op
2 personen
70
Coördineer pauzes indien van toepassing
71
Bepaal de zitcapaciteit
72
Kies cateringopties
73
Coördineer promotionele samenwerkingen
74
Sluit de geluidsapparatuur aan
2 personen
75
Los technische problemen op
2 personen
76
Neem contact op met leveranciers van audiovisuele apparatuur
77
Open de registratie voor bezoekers
78
Breng eventvrijwilligers op de hoogte
79
Help gasten met hun plaats nemen
3 personen
80
Ontwikkel de branding van het evenement
81
Organiseer activiteiten voor interactie met het publiek
82
Plaats richtingaanwijzers
2 personen
83
Pak de apparatuur in en breng die terug
3 personen
84
Bereid discussie-activiteiten voor indien inbegrepen
85
Plaats decoraties
2 personen
86
Houd toezicht op de schoonmaak van de locatie
3 personen
87
Bepaal het doel en de doelstellingen
88
Plan de zitindeling voor het publiek
89
Bevestig de afspraken met leveranciers
90
Bevestig het definitieve filmprogramma
91
Test de audiokwaliteit
92
Monitor de veiligheid en het comfort
2 personen
93
Bepaal de opzet van de filmavond
94
Bevestig de toegankelijkheidsvereisten
95
Regel het transport van de apparatuur
96
Bereid het evenementenschema voor
97
Test de videokwaliteit
98
Beheer de slotaankondigingen
99
Bepaal de doelgroep
100
Controleer de elektrische capaciteit
101
Houd de evenementenuitgaven bij
102
Plan de openingswoorden
103
Bereid de ticket- of registratiedesk voor
2 personen
104
Bedank gasten en leveranciers
2 personen
105
Schat het verwachte aantal aanwezigen
106
Plan de technische opbouwzones
107
Bereid betalingsgegevens voor
108
Regel een host of presentator
109
Richt de food- en beveragezones in
2 personen
110
Sluit het evenement officieel af

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Administration

Map voor evenementenplanning
Informatiebladen voor gasten
Evenementenprogramma's
Tijdlijn van het evenement
Evenementenschema
Budgetoverzicht
Dienstrooster voor personeel
Contractdocumenten voor de locatie
Takenbladen voor vrijwilligers
Contactlijst leveranciers
Contactlijst personeel
Contactlijst vrijwilligers
Naambadges
Registratieformulieren voor gasten
Bezoekersbadges
Tickettlijsten
Polsbandjes
Aanwezigheidslijsten
Gastenlijsten
Betalingsgegevens
Feedbackformulieren
Evaluatiedocumenten
Documentatie voor filmliscentie
Documenten voor vertoningsvergunning
Informatiebrochures
Checklist apparatuurinventaris

Logistics

Registratiedesk
Uitgangsborden
Afzethekken
Verloren voorwerpen-box
Koffers voor technische apparatuur
Welkomsttafel
Richtingsborden
Ingangsborden
Ventilatoren
Schaar
Draagbare verwarmingstoestellen
Scheidingswanden
Transportbakken
Verpakkingsmateriaal
Vloerbeschermingsmatten
Kabelbinders
Gereedschapsset
Opbergdozen
Labels
Tape

Technology

Verlengkabels
Back-upopslagdrives
Ticketscanner
Stekkerdozen
Stroomadapters
Filmprojector
Afstandsbedieningen
Projectiescherm
Reservebatterijen
Reserveprojector
Luidsprekers
Verlengsnoeren
Lichtregelaars
HDMI-kabels
Audiomixer
Mediaplayer
Microfoons
Audiokabels
Laptop
Subwoofers
Koptelefoons
USB-sticks

Safety

Lijst met noodcontacten
Veiligheidsborden
EHBO-doos
Tissues
Brandblusser
Noodverlichting
Handdesinfectiemiddel
Toegankelijkheidsborden

Decorations

Sfeerverlichting
Filmposters
Decoratieve gordijnen
Fotobackdrop
LED-kaarsen
Welkomstbord
Decoratieve props
Sfeerverlichting
Ballonnen
Decoratieve lampen
Banners
Themadecoratie
Decoratieve standaards
Bloemstukken

Furniture

Snacktafels
Opvouwbare stoelen
Tafels
Kussens
Cocktailtafels
Stoelhoezen
Stoelen voor publiek
Presentatiestandaard
Loungezitplaatsen
Podium
Dekens
Bijzettafels
Tafelkleden
Podiumplatform
Dranktafels

Kitchen

Glazen
IJsemmers
Snoepbakken
Drankdispensers
Popcornmachine
Snackbakjes
Dienbladen
Koffiezetapparaat
Borden
Servetten
Bestek
Bekers
Flessenopeners
Popcornbakjes
Popcorntasjes

Beverages

Chocoladesnacks
Roomers
Chips
Flessenwater
Koekjes
Sap
Fruit snacks
Snoep
Melk
Gebak
Waterflessen
Koffie
Theebenodigdheden
Popcornmais
Suiker
Frisdrank
Thee
Sandwiches

Schoonmaak

Afvalbakken
Schoonmaakdoeken
Recyclingbakken
Papieren handdoeken
Vuilniszakken
Reinigingsdoekjes
Stofblik
Dweil
Bezems
Schoonmaakmiddelen

Tips

Regel vertoningsrechten zodra de filmtitel vaststaat. Bewaar toestemming en auteursrechtelijke documentatie in je evenementmap; zonder die controle kun je te laat ontdekken dat openbare vertoning niet is toegestaan.
Plan een technische test uiterlijk één week vooraf. Speel het volledige filmbestand of minstens de eerste en laatste 10 minuten af met de geplande projector, het scherm, geluid, ondertiteling en aansluitingen.
Werk met één tijdlijn voor opbouw, ontvangst, film en afbouw. Neem daarin minimaal 60 minuten technische opbouw en 30 minuten eindcontrole op, zodat bezoekers niet binnenkomen terwijl kabels nog worden aangesloten.
Wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan: coördinatie, registratie, techniek en zaalcontrole. Leg telefoonnummers, dienstrooster en takenbladen klaar; een losse mondelinge afspraak wordt tijdens de inloop snel vergeten.
Controleer de bezoekersroute vóór de deuren opengaan. Plaats uitgangsborden, houd kabels uit looppaden en spreek af wie de registratie, gevonden voorwerpen en de laatste zaalcontrole doet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een filmavond organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Regel in de eerste week datum, locatie, filmtitel en vertoningsrechten; reserveer de laatste week voor de technische test, promotiecontrole en eindinspectie.
Wanneer moet je de vertoningsrechten voor een film regelen?: Regel dit direct nadat de filmtitel is gekozen, idealiter uiterlijk 6 weken vóór de filmavond. Vraag toestemming voor openbare vertoning en bewaar de bevestiging samen met de auteursrechtelijke documentatie.
Hoeveel tijd heb je nodig om een filmavond op te bouwen?: Plan minimaal 60 minuten voor projector, scherm, kabels, adapters en zaalopstelling. Reserveer daarna nog 30 minuten voor een volledige controle van beeld, geluid, ondertiteling, verlichting en uitgangen.
Wanneer test je het filmbestand voor een filmavond?: Test het bestand uiterlijk 7 dagen vooraf op de apparatuur die je daadwerkelijk gebruikt. Controleer ook een back-up en laat op de dag zelf nog minstens 15 minuten vóór inloop een korte beeld- en geluidstest lopen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.