Kako organizirati filmsku večer

Filmska večer traži više od projektora i dobrog filma. Najprije odredite datum, lokaciju, broj posjetitelja i način ulaska, a zatim provjerite prava javnog prikazivanja. Nakon toga slijede tehnička proba, titlovi, rasvjeta, sigurnost i raspored prikazivanja. Najčešći problemi nastaju kada se licenca, dostava opreme ili testiranje filmske datoteke ostave za zadnji dan.

Organizirajte ovaj događaj besplatno uz Lizzt

Plan, korak po korak

Svaki zadatak s vlastitim podpopisom, redoslijedom kojim će vam stvarno trebati.

1
Odaberite željeni datum događaja
2
Dogovorite postupke ulaska i izlaska
3
Potvrdite rasporede dostave
4
Odredite alternativne datume
5
Odaberite naslov filma
6
Odaberite lokaciju događaja
7
Provjerite zahtjeve za licencu filma
8
Dizajnirajte promotivne materijale
9
Pripremite titlove ako je potrebno
10
Namjestite rasvjetu
2 osoba
11
Prikupite povratne informacije posjetitelja
2 osoba
12
Istražite izvedivost lokacije
13
Zatražite odobrenje za javno prikazivanje
14
Izradite plakate događaja
15
Testirajte filmsku datoteku ili vrstu medijske datoteke
16
Provjerite sigurnosnu opremu
17
Procijenite uspješnost događaja
2 osoba
18
Sastavite organizacijski tim
19
Potvrdite prava na prikazivanje
20
Pripremite online objave
21
Provjerite autorskopravnu dokumentaciju
22
Provedite završni pregled prostora
2 osoba
23
Dovršite financijsku dokumentaciju
24
Dodijelite koordinatora događaja
25
Pripremite raspored prikazivanja
26
Promovirajte filmsku večer na društvenim mrežama
27
Pripremite rezervne opcije za prikazivanje
28
Dočekajte dobavljače i tehničko osoblje
2 osoba
29
Arhivirajte dokumente događaja
30
Dodijelite odgovornosti članovima tima
31
Definirajte konačni proračun događaja
32
Objavite informacije o događaju
33
Izradite tehničku kontrolnu listu
34
Dočekajte posjetitelje
3 osoba
35
Razvijte koncept filmske večeri
36
Odredite potrebe za najmom opreme
37
Postavite postupke za kupnju ulaznica ili registraciju
38
Pripremite upute za osoblje
39
Upravljajte registracijom gostiju
3 osoba
40
Odaberite temu ili ugođaj
41
Pripremite preliminarni vremenski raspored događaja
42
Zatražite ponude za opremu
43
Upravljajte prijavama posjetitelja
44
Dodijelite uloge osoblju
45
Predstavite filmski program
46
Sastavite početni proračun događaja
47
Usporedite ponude dobavljača
48
Odgovarajte na pitanja sudionika
49
Pripremite postupke u slučaju nužde
50
Započnite prikazivanje
51
Pregledajte moguće lokacije
52
Rezervirajte projekcijsku opremu
53
Potvrdite broj posjetitelja
54
Otvorite lokaciju prije dolaska gostiju
2 osoba
55
Pratite tehničke performanse
2 osoba
56
Usporedite opcije lokacija
57
Dogovorite zvučnu opremu
58
Pripremite popise gostiju
59
Uredite sjedeća područja
3 osoba
60
Pružite podršku gostima tijekom događaja
3 osoba
61
Potvrdite dostupnost lokacije
62
Po potrebi dogovorite najam namještaja
63
Pošaljite podsjetnike za događaj
64
Postavite projekcijsku opremu
2 osoba
65
Upravljajte osvježenjem
2 osoba
66
Potpišite ugovor o lokaciji
67
Stupite u kontakt s dobavljačima hrane i pića
68
Pripremite informacije za dobrodošlicu
69
Postavite ekran
2 osoba
70
Koordinirajte pauze ako je primjenjivo
71
Odredite kapacitet sjedenja
72
Odaberite opcije cateringa
73
Koordinirajte promotivna partnerstva
74
Spojite zvučnu opremu
2 osoba
75
Riješite tehničke probleme
2 osoba
76
Stupite u kontakt s dobavljačima audiovizualne opreme
77
Otvorite registraciju za posjetitelje
78
Obavijestite volontere događaja
79
Pomozite gostima da sjednu
3 osoba
80
Razvijte brending događaja
81
Organizirajte aktivnosti za interakciju s publikom
82
Postavite smjernike
2 osoba
83
Zapakirajte i vratite opremu
3 osoba
84
Pripremite aktivnosti za raspravu ako su uključene
85
Postavite dekoracije
2 osoba
86
Nadzirite čišćenje lokacije
3 osoba
87
Definirajte cilj i zadatke
88
Planirajte raspored sjedenja za publiku
89
Potvrdite dogovore s dobavljačima
90
Potvrdite konačni filmski program
91
Testirajte kvalitetu zvuka
92
Pratite sigurnost i udobnost
2 osoba
93
Odredite raspored filmske večeri
94
Potvrdite zahtjeve za pristupačnost
95
Organizirajte prijevoz opreme
96
Pripremite raspored događanja
97
Testirajte kvalitetu videa
98
Upravljajte završnim najavama
99
Odredite ciljanu publiku
100
Provjerite električni kapacitet
101
Pratite troškove događanja
102
Planirajte uvodne riječi
103
Pripremite pult za prodaju ulaznica ili registraciju
2 osoba
104
Zahvalite gostima i dobavljačima
2 osoba
105
Procijenite očekivani broj sudionika
106
Planirajte tehničke zone za postavljanje
107
Pripremite podatke za plaćanje
108
Organizirajte voditelja ili prezenter
109
Uredite zone za hranu i piće
2 osoba
110
Službeno zatvorite događaj

Što vam treba

Grupirano onako kako se kupuje, s količinama.

Administration

Mapa za planiranje događaja
Informacijski listovi za goste
Programi događanja
Vremenski plan događaja
Raspored događaja
Pregled proračuna
Raspored smjena osoblja
Ugovorni dokumenti za prostor
Radni listovi za volontere
Popis kontakata dobavljača
Kontaktni popis osoblja
Kontaktni popis volontera
Imenske oznake
Obrasci za registraciju gostiju
Bedževi za posjetitelje
Popisi ulaznica
Narukvice
Popisi prisutnosti
Popisi gostiju
Podaci o plaćanju
Obrasci za povratne informacije
Evaluacijski dokumenti
Dokumentacija za filmsku licencu
Dokumenti za dozvolu prikazivanja
Informativne brošure
Kontrolni popis inventara opreme

Logistics

Pult za registraciju
Znakovi za izlaz
Ograde za razdvajanje
Kutija za izgubljene predmete
Kovčezi za tehničku opremu
Dobrodošlični stol
Smjerni natpisi
Znakovi za ulaz
Ventilatori
Škare
Prijenosni grijači
Pregradne stijene
Transportne kutije
Materijal za pakiranje
Zaštitne prostirke za pod
Plastične vezice
Set alata
Kutije za pohranu
Naljepnice
Traka

Technology

Produžni kablovi
Sigurnosni backup diskovi
Skener ulaznica
Razvodne utičnice
Adapteri za napajanje
Filmski projektor
Daljinski upravljači
Platno za projekciju
Rezervne baterije
Rezervni projektor
Zvučnici
Produžni kabeli
Upravljači rasvjete
HDMI kabeli
Audio mikser
Medijski player
Mikrofoni
Audio kabeli
Prijenosno računalo
Subwooferi
Slušalice
USB memorije

Safety

Popis kontakata za hitne slučajeve
Sigurnosni znakovi
Prva pomoć
Maramice
Protupožarni aparat
Sigurnosna rasvjeta
Sredstvo za dezinfekciju ruku
Znakovi za pristupačnost

Decorations

Ambijentalna rasvjeta
Filmski plakati
Ukrasne zavjese
Foto pozadina
LED svijeće
Pozdravni znak
Dekorativni rekviziti
Ambijentalna rasvjeta
Baloni
Dekorativne lampe
Baneri
Tematska dekoracija
Dekorativni stalci
Cvjetni aranžmani

Furniture

Stolovi za grickalice
Sklopive stolice
Stolovi
Jastuci
Koktel-stolovi
Navlake za stolce
Stolice za publiku
Stalak za prezentaciju
Lounge sjedeća mjesta
Pozornica
Deke
Pomoćni stolovi
Stolnjaci
Podijum
Stolovi za piće

Kitchen

Čaše
Posudice za led
Posude za slatkiše
Dozatori pića
Stroj za kokice
Posudice za grickalice
Poslužavnici
Aparat za kavu
Tanjuri
Salvete
Pribor za jelo
Šalice
Otvarači za boce
Posudice za kokice
Vrećice za kokice

Beverages

Čokoladne grickalice
Rashladne komore
Čips
Boca vode
Keksi
Sok
Voćne grickalice
Bomboni
Mlijeko
Kolači
Boca vode
Kava
Potrepštine za čaj
Kukuruz za kokice
Šećer
Bezalkoholna pića
Čaj
Sendviči

Cleaning

Kante za otpad
Krpe za čišćenje
Spremnici za recikliranje
Papirnati ručnici
Vreće za smeće
Sredstva za čišćenje
Metlica i lopatica
Krpa za pod
Metle
Sredstva za čišćenje

Savjeti

Prvo zaključajte datum i lokaciju, pa odmah provjerite ugovorne uvjete prostora, alternativne datume i izvedivost lokacije. Za javnu projekciju ostavite najmanje 4 do 6 tjedana za provjeru prava i pribavljanje potrebnih odobrenja.
Film testirajte najmanje 48 sati prije događaja na istom projektoru, platnu i formatu datoteke koji ćete koristiti. Provjerite i titlove, zvuk, priključke, adaptere te sigurnosne kopije na barem dva medija.
Ulaz razradite prije objave događaja: odredite gdje se registriraju gosti, tko skenira ulaznice i kako se razdvajaju ulaz i izlaz. Za svakih 100 posjetitelja planirajte barem dvije osobe na registraciji tijekom prvih 30 minuta.
Raspored prikazivanja završite najmanje 7 dana unaprijed i uskladite ga s dostavom opreme, smjenama osoblja i vremenom za završni pregled prostora. Posjetiteljima unaprijed navedite vrijeme otvaranja ulaza i početka projekcije.
Na dan događaja provedite završni pregled 2 do 3 sata prije dolaska publike. Tada provjerite projektor, platno, rasvjetu, produžne kabele, izlazne znakove, sigurnosnu opremu i mjesto za izgubljene predmete.

Česta pitanja

Koliko unaprijed treba organizirati filmsku večer?: Za manju projekciju računajte najmanje 4 tjedna, a za javni događaj s licencom i većom opremom 6 do 8 tjedana. Tehničku probu napravite najkasnije 48 sati prije početka.
Treba li licenca za javno prikazivanje filma?: Ako film prikazujete publici izvan privatnog kućnog kruga, najčešće trebate provjeriti i urediti prava javnog prikazivanja. Dokumentaciju i odobrenje riješite prije izrade konačnih promotivnih materijala, idealno 4 do 6 tjedana unaprijed.
Kada testirati projektor i filmsku datoteku?: Potpuni test napravite najmanje 48 sati prije projekcije, a kratku provjeru ponovite 2 do 3 sata prije dolaska publike. Testirajte sliku, zvuk, titlove, napajanje i sigurnosnu kopiju.
Kako organizirati ulaz na filmsku večer?: Odvojite registraciju, provjeru ulaznica i izlaz te jasno označite sve pravce kretanja. Za prvih 30 minuta dolaska planirajte najmanje dvije osobe na ulazu za svakih 100 posjetitelja.

Pokrenite ovaj plan u Lizztu

Svi zadaci i stvari s ove stranice, spremni u vašem događaju. Pozovite ljude, podijelite posao i vidite tko je što napravio.