Slik organiserer du en filmkveld uten tekniske overraskelser

Start med dato, lokale og filmtittel, men avklar visningsrettighetene før du bestiller utstyr eller lager plakater. Deretter bygger du en enkel tidsplan for innslipp, visning, pauser og utreise. Test filmfilen på projektoren og skjermen i lokalet, og sjekk undertekster og lyd i god tid. På arrangementsdagen trenger du tydelig inngang, bemanning og en siste inspeksjon før publikum slippes inn.

Organiser dette arrangementet gratis med Lizzt

Planen, steg for steg

Hver oppgave med sin egen underliste, i den rekkefølgen du faktisk trenger dem.

1
Velg ønsket arrangementsdato
2
Ordne rutiner for inn- og utgang
3
Bekreft leveringsplanene
4
Fastsett alternative datoer
5
Velg filmtittelen
6
Velg arrangementsstedet
7
Kontroller lisenskravene for filmen
8
Design markedsføringsmateriell
9
Forbered undertekster ved behov
10
Still inn belysningen
2 personer
11
Samle tilbakemeldinger fra deltakerne
2 personer
12
Undersøk lokalets egnethet
13
Søk om tillatelse til offentlig visning
14
Lag arrangementsplakater
15
Test filmfilen eller mediefiltypen
16
Kontroller sikkerhetsutstyret
17
Evaluer arrangementets resultater
2 personer
18
Sammensett organisasjonsteamet
19
Bekreft visningsrettighetene
20
Forbered kunngjøringer på nett
21
Kontroller opphavsrettsdokumentasjonen
22
Utfør den endelige inspeksjonen av lokalet
2 personer
23
Fullfør den økonomiske dokumentasjonen
24
Utnevn arrangementskoordinatoren
25
Forbered visningsplanen
26
Promoter filmkvelden på sosiale medier
27
Forbered reservealternativer for visningen
28
Ønsk leverandører og teknisk personale velkommen
2 personer
29
Arkiver arrangementsdokumenter
30
Fordel ansvar til teammedlemmene
31
Fastsett det endelige arrangementsbudsjettet
32
Publiser arrangementsinformasjon
33
Lag en teknisk sjekkliste
34
Ønsk deltakerne velkommen
3 personer
35
Utvikle konseptet for filmkvelden
36
Fastsett behovet for leie av utstyr
37
Sett opp rutiner for billettering eller registrering
38
Forbered instrukser for personalet
39
Administrer gjesteregistreringen
3 personer
40
Velg tema eller stemning
41
Forbered den foreløpige tidslinjen for arrangementet
42
Be om pristilbud på utstyr
43
Administrer påmeldinger fra deltakere
44
Tildel personalroller
45
Presenter filmprogrammet
46
Sett opp det innledende arrangementsbudsjettet
47
Sammenlign leverandørtilbudene
48
Svar på spørsmål fra deltakerne
49
Forbered nødprosedyrer
50
Start visningen
51
Inspiser mulige lokaler
52
Reserver projeksjonsutstyr
53
Bekreft antall deltakere
54
Åpne lokalet før gjestene ankommer
2 personer
55
Overvåk den tekniske ytelsen
2 personer
56
Sammenlign lokalmulighetene
57
Ordne lydutstyr
58
Forbered gjestelister
59
Sett opp sitteområder
3 personer
60
Støtt gjestene under arrangementet
3 personer
61
Bekreft lokalet sin tilgjengelighet
62
Ordne møbelutleie ved behov
63
Send arrangementspåminnelser
64
Installer projeksjonsutstyret
2 personer
65
Administrer forfriskningene
2 personer
66
Signér leieavtalen for lokalet
67
Ta kontakt med leverandører av mat og drikke
68
Forbered velkomstinformasjon
69
Sett opp lerretet
2 personer
70
Koordiner pauser ved behov
71
Fastsett sittekapasiteten
72
Velg cateringalternativer
73
Koordiner promotering-samarbeid
74
Koble til lydutstyret
2 personer
75
Løs tekniske problemer
2 personer
76
Ta kontakt med leverandører av audiovisuelt utstyr
77
Åpne registreringen for deltakere
78
Informer arrangementsfrivillige
79
Hjelp gjestene med å finne plassene sine
3 personer
80
Utvikle arrangementets profil
81
Organiser aktiviteter for publikumsinteraksjon
82
Sett opp veivisningsskilt
2 personer
83
Pakk ned utstyret og lever det tilbake
3 personer
84
Forbered diskusjonsaktiviteter hvis inkludert
85
Sett opp dekorasjoner
2 personer
86
Overvåk rengjøringen av lokalet
3 personer
87
Definer formål og mål
88
Planlegg publikums sitteløsning
89
Bekreft avtalene med leverandørene
90
Bekreft det endelige filmprogrammet
91
Test lydkvaliteten
92
Overvåk sikkerheten og komforten
2 personer
93
Fastsett opplegget for filmkvelden
94
Bekreft kravene til tilgjengelighet
95
Ordne transport av utstyret
96
Forbered arrangementsplanen
97
Test videokvaliteten
98
Håndter avslutningskunngjøringene
99
Definer målgruppen
100
Kontroller elektrisk kapasitet
101
Følg opp arrangementets utgifter
102
Planlegg åpningstalen
103
Forbered billett- eller registreringsskranken
2 personer
104
Takk gjester og leverandører
2 personer
105
Estimer forventet antall deltakere
106
Planlegg tekniske oppbyggingssoner
107
Forbered betalingsinformasjon
108
Ordne en vert eller programleder
109
Sett opp områdene for mat og drikke
2 personer
110
Avslutt arrangementet offisielt

Det du trenger

Gruppert slik du ville handlet det, med mengder.

Administration

Mappe for arrangementsplanlegging
Informasjonsark for gjester
Arrangementsprogrammer
Arrangementstidslinje
Arrangementsprogram
Budsjettoversikt
Vaktplan for personalet
Kontraktsdokumenter for lokalet
Oppgaveark for frivillige
Kontaktliste for leverandører
Kontaktliste for personalet
Kontaktliste for frivillige
Navneskilt
Registreringsskjemaer for gjester
Besøksbadges
Billettlister
Armbånd
Deltakerlister
Gjestelister
Betalingsopplysninger
Tilbakemeldingsskjemaer
Evalueringsdokumenter
Dokumentasjon for filmlisens
Dokumenter for visningstillatelse
Informasjonsbrosjyrer
Sjekkliste for utstyrsoversikt

Logistics

Registreringsskranke
Utgangsskilt
Avsperringsgjerder
Boks for hittegods
Kofferter for teknisk utstyr
Velkomstbord
Retningsskilt
Inngangsskilt
Vifter
Saks
Bærbare varmeovner
Skillevegger
Transportkasser
Emballasjemateriell
Gulvbeskyttelsesmatter
Kabelstrips
Verktøysett
Oppbevaringsbokser
Etiketter
Tape

Technology

Skjøteledninger
Reserve-lagringsenheter
Billettscanner
Grenuttak
Strømadaptere
Filmprojektor
Fjernkontroller
Projeksjonsskjerm
Reservebatterier
Reserveprojektor
Høyttalere
Skjøteledninger
Lyskontroller
HDMI-kabler
Lydmikser
Mediespiller
Mikrofoner
Audiokabler
Laptop
Subwoofere
Hodetelefoner
USB-minnepinner

Safety

Liste over nødkontakter
Sikkerhetsskilt
Førstehjelpsskrin
Tørkepapir
Brannslukker
Nødlys
Hånddesinfeksjonsmiddel
Tilgjengelighetsskilt

Decorations

Stemningsbelysning
Filmposters
Dekorative gardiner
Fotobakgrunn
LED-lyslys
Velkomstskilt
Dekorative rekvisitter
Stemningsbelysning
Ballonger
Dekorative lamper
Bannere
Temadekorasjon
Dekorative stativer
Blomsterdekorasjoner

Furniture

Snackbord
Sammenleggbare stoler
Bord
Puter
Cocktailbord
Stoltrekk
Stoler for publikum
Presentasjonsstativ
Loungeplasser
Scene
Tepper
Sidebord
Bordduker
Podieplattform
Drikkebord

Kitchen

Glass
Isbøtter
Godteribokser
Drikkedispenser
Popcornmaskin
Snackbegre
Brett
Kaffetrakter
Tallerkener
Servietter
Bestikk
Kopper
Flaskeåpnere
Popcornbegre
Popcornposer

Beverages

Sjokoladesnacks
Romers
Chips
Flaskevann
Kjeks
Juice
Fruktsnacks
Godteri
Melk
Bakverk
Vannflasker
Kaffe
Tetilbehør
Popcornmais
Sukker
Brus
Te
Sandwicher

Cleaning

Søppelkasser
Rengjøringskluter
Resirkuleringsbeholdere
Papirhåndklær
Søppelposer
Rengjøringskluter
Feiebrett
Mopp
Koster
Rengjøringsmidler

Tips

Avklar lisens og offentlig visning minst 3–4 uker før filmkvelden. Oppbevar avtaler og opphavsrettsdokumentasjon samlet, slik at ansvarlig koordinator finner dem raskt.
Test hele filmfilen på det faktiske avspillingsutstyret senest 2–3 dager før start. Ta med reserve-lagringsenheter, riktige strømadaptere, skjøteledninger og grenuttak.
Lag visningsplanen med konkrete klokkeslett for innslipp, eventuelle kunngjøringer, filmstart og utreise. Sett av minst 30 minutter før publikum kommer til teknisk kontroll og belysning.
Gjør inngangen ferdig før dørene åpner: registreringsskranke, billettlister eller skanner, navneskilt og tydelige utgangsskilt bør ligge på plass minst 45 minutter i forkant.
Ikke vent til slutten med å kontrollere lokalet. Sjekk sikkerhetsutstyr, kabler, skjerm, projektor og rømningsveier i en endelig inspeksjon 30 minutter før start.

Ofte stilte spørsmål

Hvor lang tid trenger man for å organisere en filmkveld?: Regn med 3–6 uker hvis filmen skal vises offentlig og du må avklare visningsrettigheter. Selve lokalet, filmtittelen og alternative datoer bør være på plass før du lager markedsføringsmateriell.
Når bør man teste projektor og filmfil?: Test filmfilen på projektoren og skjermen senest 2–3 dager før arrangementet, og gjør en ny kort kontroll minst 30 minutter før innslipp. Da rekker du å løse problemer med format, lyd, undertekster eller strømtilkobling.
Hva må være klart før publikum slipper inn på filmkvelden?: Ha registreringsskranke, billettlister eller billettskanner, inngangs- og utgangsrutiner samt bemanningsplan klare minst 45 minutter før start. Publikum bør møte en ansvarlig person som kan håndtere spørsmål og forsinkelser.
Trenger man tillatelse for å vise film offentlig?: Som regel må du avklare visningsrettigheter og eventuelle lisenskrav før filmen annonseres. Start denne kontrollen minst 3–4 uker før visningen, og behold dokumentasjonen sammen med arrangementsplanen.

Start denne planen i Lizzt

Alle oppgaver og ting fra denne siden, klare i ditt eget arrangement. Inviter folk, fordel arbeidet, og se hvem som har gjort hva.