Как да организираш филмова вечер без неприятни изненади

Започни с датата, мястото и избора на филм, но не обявявай събитието, преди да провериш правата за публична прожекция. След това подреди входа, графика, техниката и отговорностите на екипа в една обща времева линия. Тествай файла и субтитрите предварително, защото проблемите с формата или превода рядко се решават за пет минути. В деня на прожекцията остави време за финална проверка на залата, осветлението и безопасността.

Организирайте това събитие безплатно с Lizzt

Планът, стъпка по стъпка

Всяка задача със свой подсписък, в реда, в който наистина ще ви трябват.

1
Изберете желаната дата на събитието
2
Организирайте процедурите за влизане и излизане
3
Потвърдете графиците за доставка
4
Определете алтернативни дати
5
Изберете заглавието на филма
6
Изберете мястото на събитието
7
Проверете изискванията за лицензиране на филма
8
Създайте промоционални материали
9
Подгответе субтитри, ако е необходимо
10
Настройте осветлението
2 души
11
Съберете обратна връзка от посетителите
2 души
12
Проучете пригодността на мястото
13
Поискайте разрешение за публично прожектиране
14
Създайте плакати за събитието
15
Тествайте файловия формат на филма или медийния файл
16
Проверете предпазното оборудване
17
Оценете представянето на събитието
2 души
18
Сформирайте организационния екип
19
Потвърдете правата за прожектиране
20
Подгответе онлайн съобщения
21
Проверете документацията за авторските права
22
Извършете финална проверка на мястото
2 души
23
Попълнете финансовата документация
24
Определете координатора на събитието
25
Подгответе графика за прожектиране
26
Промотирайте филмовата вечер в социалните мрежи
27
Подгответе резервни варианти за прожекцията
28
Посрещнете доставчиците и техническия персонал
2 души
29
Архивирайте документите на събитието
30
Разпределете отговорностите между членовете на екипа
31
Финализирайте бюджета на събитието
32
Публикувайте информация за събитието
33
Създайте технически контролен списък
34
Посрещнете посетителите
3 души
35
Разработете концепцията за филмовата вечер
36
Определете нуждите от наем на оборудване
37
Определете процедурите за билети или регистрация
38
Подгответе инструкции за персонала
39
Управлявайте регистрацията на гостите
3 души
40
Изберете тема или атмосфера
41
Подгответе предварителния график на събитието
42
Поискайте оферти за оборудване
43
Управлявайте регистрациите на посетителите
44
Разпределете ролите на персонала
45
Представете филмовата програма
46
Съставете първоначалния бюджет на събитието
47
Сравнете офертите на доставчиците
48
Отговаряйте на въпросите на участниците
49
Подгответе аварийни процедури
50
Започнете прожекцията
51
Огледайте възможните места
52
Резервирайте прожекционно оборудване
53
Потвърдете броя на посетителите
54
Отворете мястото преди пристигането на гостите
2 души
55
Следете техническата работа
2 души
56
Сравнете вариантите за място
57
Осигурете озвучителна техника
58
Подгответе списъци с гости
59
Подредете зоните за сядане
3 души
60
Подкрепяйте гостите по време на събитието
3 души
61
Потвърдете наличността на мястото
62
При необходимост осигурете наем на мебели
63
Изпратете напомняния за събитието
64
Инсталирайте прожекционното оборудване
2 души
65
Управлявайте почерпките
2 души
66
Подпишете договора за мястото
67
Свържете се с доставчиците на храна и напитки
68
Подгответе приветствена информация
69
Поставете екрана
2 души
70
Координирайте почивките, ако има такива
71
Определете капацитета на местата
72
Изберете кетъринг опции
73
Координирайте промоционални партньорства
74
Свържете озвучителната техника
2 души
75
Отстранете техническите проблеми
2 души
76
Свържете се с доставчиците на аудиовизуално оборудване
77
Отворете регистрацията за посетители
78
Уведомете доброволците на събитието
79
Помогнете на гостите да заемат местата си
3 души
80
Разработете брандинга на събитието
81
Организирайте активности за взаимодействие с публиката
82
Поставете указателни табели
2 души
83
Опаковайте оборудването и го върнете
3 души
84
Подгответе дискусионни дейности, ако са включени
85
Поставете декорации
2 души
86
Следете почистването на мястото
3 души
87
Определете целта и задачите
88
Планирайте разположението на местата за публиката
89
Потвърдете уговорките с доставчиците
90
Потвърдете окончателната филмова програма
91
Тествайте аудиокачеството
92
Следете безопасността и комфорта
2 души
93
Определете разположението на филмовата вечер
94
Потвърдете изискванията за достъпност
95
Организирайте транспорта на оборудването
96
Подгответе графика на събитието
97
Тествайте качеството на видеото
98
Управлявайте обявленията на паузите
99
Определете целевата аудитория
100
Проверете електрическия капацитет
101
Следете разходите за събитието
102
Планирайте встъпителните думи
103
Подгответе бюрото за билети или регистрация
2 души
104
Благодарете на гостите и доставчиците
2 души
105
Преценете очаквания брой присъстващи
106
Планирайте зоните за техническа подготовка
107
Подгответе платежните данни
108
Осигурете водещ или презентатор
109
Обособете зоните за храна и напитки
2 души
110
Официално закрийте събитието

Какво ви трябва

Групирано както бихте пазарували, с количества.

Administration

Папка за планиране на събития
Информационни листове за гостите
Програми на събитието
Времева линия на събитието
График на събитието
Обзор на бюджета
График на персонала
Договорни документи за мястото
Задачи за доброволците
Списък с контакти на доставчици
Списък за контакт на персонала
Списък за контакт на доброволците
Именни баджове
Формуляри за регистрация на гости
Баджове за посетители
Списъци с билети
Гривни
Списъци за присъствие
Списъци на гостите
Данни за плащане
Формуляри за обратна връзка
Документи за оценка
Документация за филмова лицензия
Документи за разрешително за прожекция
Информационни брошури
Контролен списък на оборудването

Logistics

Бюро за регистрация
Изходни табели
Преграждения
Кутия за изгубени вещи
Куфари за техническо оборудване
Посрещателна маса
Указателни табели
Табели за вход
Вентилатори
Ножици
Преносими отоплителни уреди
Преградни панели
Транспортни кутии
Опаковъчни материали
Подови защитни постелки
Кабелни превръзки
Комплект инструменти
Кутии за съхранение
Етикети
Лента

Technology

Удължители
Резервни устройства за съхранение
Скенер за билети
Разклонители
Захранващи адаптери
Филмов проектор
Дистанционни управления
Екран за прожектиране
Резервни батерии
Резервен проектор
Високоговорители
Удължители
Управления за осветлението
HDMI кабели
Аудио миксер
Медиен плейър
Микрофони
Аудиокабели
Лаптоп
Субуфери
Слушалки
USB флашки

Safety

Списък с контакти при спешни случаи
Предупредителни табели
Аптечка за първа помощ
Кърпички
Пожарогасител
Аварийно осветление
Дезинфектант за ръце
Табели за достъпност

Decorations

Декоративно осветление
Филмови плакати
Декоративни завеси
Фотофон
LED свещи
Знак за посрещане
Декоративни реквизити
Декоративно осветление
Балони
Декоративни лампи
Банери
Тематична декорация
Декоративни стойки
Цветни аранжировки

Furniture

Маси за закуски
Сгъваеми столове
Маси
Възглавници
Коктейлни маси
Калъфи за столове
Столове за публиката
Стойка за презентация
Места за отдих
Подиум
Одеяла
Помощни масички
Скатерти
Сценичен подиум
Маси за напитки

Kitchen

Чаши
Кофи за лед
Кутии за бонбони
Диспенсъри за напитки
Машина за пуканки
Купички за закуски
Подноси
Кафемашина
Чинии
Салфетки
Прибори
Чаши
Отварачки за бутилки
Кутии за пуканки
Пликове за пуканки

Beverages

Шоколадови закуски
Roomers
Чипс
Бутилирана вода
Бисквити
Сок
Плодови закуски
Бонбони
Мляко
Сладкиши
Бутилки вода
Кафе
Консумативи за чай
Царевица за пуканки
Захар
Безалкохолни напитки
Чай
Сандвичи

Cleaning

Кошчета за отпадъци
Почистващи кърпи
Контейнери за рециклиране
Почистващи кърпи
Пликчета за боклук
Почистващи кърпички
Кофичка за прах
Моп
Метли
Почистващи препарати

Съвети

Провери лицензирането и документите за авторски права преди да създадеш плакати или онлайн съобщения. Ако разрешението се забави, трябва да имаш алтернативна дата и достатъчно време за промяна на комуникацията.
Направи технически тест поне 24 часа предварително: пусни целия файлов формат, провери субтитрите, проектора, екрана и звука. Подготви резервно устройство за съхранение, захранващи адаптери и удължители на място.
Раздели пристигането и напускането на отделни процедури. Определи кой проверява билетите, кой насочва посетителите към местата и кой следи изходните табели, преградите и свободните проходи.
Състави график на екипа с конкретни часове, а не само списък с имена. Регистрацията, отварянето на входа, началото на филма и почистването трябва да имат отговорник и резервен контакт.
Направи финална проверка на мястото 60–90 минути преди началото. Провери осветлението, захранването, безопасното оборудване, регистрационното бюро, табелите и дали всички материали за гостите са подготвени.

Често задавани въпроси

Колко по-рано трябва да проверя правата за прожекция на филм?: Започни проверката поне 4–6 седмици преди събитието. Така ще имаш време за разрешение, договорни документи и промяна на заглавието или датата, ако е необходимо.
Кога да тествам филма и техниката?: Направи първи тест най-малко 24 часа предварително и кратък повторен тест 60–90 минути преди прожекцията. Провери целия файл, субтитрите, проектора, екрана, звука и резервното устройство за съхранение.
Колко време е нужно за подготовка на входа?: Планирай минимум 45 минути за регистрационното бюро, проверката на билетите и насочването на посетителите преди началото. При по-голяма публика добави още един човек за входа, вместо да оставяш една опашка без контрол.
Какво да направя, ако субтитрите или файловият формат не работят?: Провери проблема поне 24 часа преди събитието и използвай резервно копие на друг носител. Ако файлът не се възпроизвежда след повторния тест, свържи се с доставчика или подготви одобрен алтернативен файл, преди да отвориш входа.

Стартирайте този план в Lizzt

Всички задачи и неща от тази страница, готови във вашето собствено събитие. Поканете хора, разпределете работата и вижте кой какво е свършил.