Näin järjestät elokuvaillan alusta loppuun

Elokuvailta onnistuu, kun etenet luvista ja paikasta tekniikan testaukseen sekä yleisön vastaanottoon oikeassa järjestyksessä. Aloita päivämäärästä, elokuvasta ja esityspaikasta, mutta tarkista tekijänoikeudet ennen kuin julkaiset tapahtuman. Varaa aikaa myös tekstityksille, sisäänpääsylle, poistumiselle ja varalaitteille. Viimeinen läpikäynti kannattaa tehdä paikan päällä ennen ovien avaamista.

Järjestä tämä tapahtuma ilmaiseksi Lizztillä

Suunnitelma vaihe vaiheelta

Jokainen tehtävä omine alalistoineen, siinä järjestyksessä kuin niitä oikeasti tarvitset.

1
Valitse haluttu tapahtumapäivä
2
Järjestä sisään- ja uloskäyntikäytännöt
3
Vahvista toimitusaikataulut
4
Määritä vaihtoehtoiset päivämäärät
5
Valitse elokuvan nimi
6
Valitse tapahtumapaikka
7
Tarkista elokuvan lisenssivaatimukset
8
Suunnittele promootiomateriaali
9
Valmistele tekstitys tarvittaessa
10
Säädä valaistus
2 henkilöä
11
Kerää palautetta kävijöiltä
2 henkilöä
12
Selvitä tapahtumapaikan soveltuvuus
13
Hae lupaa julkiseen esitykseen
14
Tee tapahtumajulisteet
15
Testaa elokuva- tai mediatiedostotyyppi
16
Tarkista turvavarusteet
17
Arvioi tapahtuman onnistuminen
2 henkilöä
18
Kokoa järjestelytiimi
19
Vahvista esitysoikeudet
20
Valmistele verkkotiedotteet
21
Tarkista tekijänoikeusasiakirjat
22
Tee tapahtumapaikan loppukatselmus
2 henkilöä
23
Viimeistele talousasiakirjat
24
Nimeä tapahtumakoordinaattori
25
Valmistele esitysaikataulu
26
Markkinoi elokuvailtaa sosiaalisessa mediassa
27
Valmistele vararatkaisut esitystä varten
28
Vastaanota toimittajat ja tekninen henkilökunta
2 henkilöä
29
Arkistoi tapahtuma-asiakirjat
30
Jaa vastuut tiimin jäsenille
31
Vahvista tapahtuman budjetti
32
Julkaise tapahtumatiedot
33
Laadi tekninen tarkistuslista
34
Toivota kävijät tervetulleiksi
3 henkilöä
35
Laadi elokuvailtan konsepti
36
Määritä kalustovuokraustarpeet
37
Laadi lippu- tai ilmoittautumiskäytännöt
38
Valmistele henkilöstöohjeet
39
Hallitse vieraiden ilmoittautumista
3 henkilöä
40
Valitse teema tai tunnelma
41
Valmistele alustava tapahtuma-aikataulu
42
Pyydä tarjouspyynnöt laitteista
43
Hallinnoi kävijöiden ilmoittautumisia
44
Määritä henkilöstön tehtävät
45
Esittele elokuvaohjelma
46
Laadi alustava tapahtumabudjetti
47
Vertaile toimittajien tarjouksia
48
Vastaa osallistujien kysymyksiin
49
Valmistele hätätilanneohjeet
50
Aloita esitys
51
Tarkasta mahdolliset tapahtumapaikat
52
Varaa projektiolaitteet
53
Vahvista osallistujamäärä
54
Avaa tapahtumapaikka ennen vieraiden saapumista
2 henkilöä
55
Seuraa teknistä toimivuutta
2 henkilöä
56
Vertaile tapahtumapaikkavaihtoehtoja
57
Järjestä äänentoistolaitteet
58
Valmistele vieraslistat
59
Järjestä istuma-alueet
3 henkilöä
60
Tue vieraita tapahtuman aikana
3 henkilöä
61
Vahvista tilan saatavuus
62
Järjestä tarvittaessa kalustovuokraus
63
Lähetä tapahtumamuistutukset
64
Asenna projektiolaitteet
2 henkilöä
65
Hoida tarjoilut
2 henkilöä
66
Allekirjoita tilasopimus
67
Ota yhteyttä ruoka- ja juomatoimittajiin
68
Valmistele tervetuloinfo
69
Pystytä kangas
2 henkilöä
70
Koordinoi tauot tarvittaessa
71
Määritä istumapaikkamäärä
72
Valitse tarjoiluvaihtoehdot
73
Koordinoi markkinointiyhteistyöt
74
Kytke äänentoistolaitteet
2 henkilöä
75
Ratkaise tekniset ongelmat
2 henkilöä
76
Ota yhteyttä audiovisuaalisten laitteiden toimittajiin
77
Avaa ilmoittautuminen kävijöille
78
Tiedota tapahtumavapaaehtoisia
79
Auta vieraita löytämään paikkansa
3 henkilöä
80
Suunnittele tapahtuman brändäys
81
Järjestä yleisöaktiviteetteja
82
Aseta opasteet
2 henkilöä
83
Pakkaa laitteet ja palauta ne
3 henkilöä
84
Valmistele keskusteluaktiviteetit, jos mukana
85
Aseta koristeet
2 henkilöä
86
Valvo tilan siivousta
3 henkilöä
87
Määritä tarkoitus ja tavoitteet
88
Suunnittele yleisön istumajärjestys
89
Vahvista sopimukset toimittajien kanssa
90
Vahvista lopullinen elokuvaohjelma
91
Testaa äänenlaatu
92
Seuraa turvallisuutta ja viihtyvyyttä
2 henkilöä
93
Määritä elokuvailtan toteutus
94
Vahvista esteettömyysvaatimukset
95
Järjestä laitteiden kuljetus
96
Valmistele tapahtuman aikataulu
97
Testaa videon laatu
98
Hoida loppukuulutukset
99
Määritä kohderyhmä
100
Tarkista sähkökapasiteetti
101
Seuraa tapahtuman kuluja
102
Suunnittele tervetuliaispuhe
103
Valmistele lipunmyynti- tai ilmoittautumistiski
2 henkilöä
104
Kiitä vieraita ja toimittajia
2 henkilöä
105
Arvioi odotettu osallistujamäärä
106
Suunnittele tekniset pystytysalueet
107
Valmistele maksutiedot
108
Järjestä juontaja tai isäntä
109
Järjestä ruoka- ja juoma-alueet
2 henkilöä
110
Päätä tapahtuma virallisesti

Mitä tarvitset

Ryhmitelty niin kuin ostoksia tehdään, määrineen.

Administration

Tapahtumasuunnittelukansio
Vieraille tarkoitetut infolomakkeet
Tapahtumaohjelmat
Tapahtuman aikataulu
Tapahtuma-aikataulu
Budjetin yhteenveto
Henkilökunnan työvuorolistat
Tapahtumapaikan sopimusasiakirjat
Vapaaehtoisten tehtävälomakkeet
Toimittajien yhteystietoluettelo
Henkilökunnan yhteystiedot
Vapaaehtoisten yhteystiedot
Nimikyltit
Vieraiden ilmoittautumislomakkeet
Vierasmerkit
Lipputaulukot
Rannekkeet
Läsnäololistat
Vieraslistat
Maksutiedot
Palautelomakkeet
Arviointiasiakirjat
Elokuvalisenssin asiakirjat
Esityslupaa koskevat asiakirjat
Tiedotuslehdykät
Laitteiston inventointilista

Logistics

Ilmoittautumistiski
Poistumistiemerkit
Aitaukset
Kadonneiden tavaroiden laatikko
Teknisten laitteiden kuljetuslaukut
Tervetulopöytä
Suuntakyltit
Sisäänkäyntikyltit
Tuulettimet
Sakset
Siirrettävät lämmittimet
Tilanjakoseinät
Kuljetuslaatikot
Pakkaustarvikkeet
Lattiansuojamatot
Nippusiteet
Työkalusarja
Säilytyslaatikot
Etiketit
Teippi

Technology

Jatkojohdot
Varmuuskopiolevyt
Lipputarkistin
Jatkopistorasiat
Virtalähteet
Elokuvaprojektori
Kaukosäätimet
Heijastuskangas
Vara-akut
Varaprojektori
Kaiuttimet
Jatkojohdot
Valonsäätimet
HDMI-kaapelit
Äänimikseri
Mediatoistin
Mikrofonit
Audiokaapelit
Kannettava tietokone
Subwooferit
Kuulokkeet
USB-muistitikut

Safety

Hätäyhteystietoluettelo
Turvakyltit
Ensiapulaukku
Nenäliinat
Sammutin
Hätävalaistus
Käsidesi
Esteettömyyskyltit

Decorations

Tunnusvalot
Elokuvajulisteet
Koristeverhot
Valokuvaustausta
LED-kynttilät
Tervetulokyltti
Koriste-esineet
Tunnusvalot
Ilmapallot
Koristevalot
Banderollit
Teemakoristeet
Koristetelineet
Kukka-asetelmat

Furniture

Välipalapöydät
Taittotuolit
Pöydät
Tyynyt
Cocktailpöydät
Tuolihuput
Yleisötuolit
Esitysteline
Lounge-istuimet
Lava
Peitot
Sivupöydät
Pöytäliinat
Lavamoduuli
Juomapöydät

Kitchen

Lasit
Jääastiat
Makeisastiat
Juoma-annostelijat
Popcornkone
Välipalakulhot
Tarjoiluastiat
Kahvinkeitin
Lautaset
Servetit
Ruokailuvälineet
Kupit
Pullonavaajat
Popcornkulhot
Popcorn-pussit

Beverages

Suklaaherkut
Roomers
Sipsit
Pullovesi
Pikkuleivät
Mehu
Hedelmävälipalat
Karkit
Maito
Leivonnaiset
Vesipullot
Kahvi
Teetarvikkeet
Popcornmaissi
Sokeri
Virvoitusjuoma
Tee
Sandwichit

Cleaning

Jäteastiat
Puhdistusliinat
Kierrätysastiat
Paperipyyhkeet
Jätesäkit
Puhdistusliinat
Lattiaharja
Lastausmoppi
Harjat
Siivousaineet

Vinkit

Varmista julkisen esityksen lupa ja esitysoikeudet ennen julisteiden ja verkkotiedotteiden julkaisemista. Lupa-asiakirjat kannattaa koota samaan kansioon, jotta ne löytyvät nopeasti tapahtumapaikalla.
Testaa elokuvatiedosto, projektori, heijastuskangas, virtalähteet ja kaukosäätimet kokonaisuutena vähintään kerran ennen tapahtumapäivää. Pidä varmuuskopio toisella levyllä, äläkä jätä tiedoston toimivuutta viimeiseen tuntiin.
Tee esitysaikataulu, jossa on mukana ovien avaaminen, mahdollinen tekstityksen tarkistus, elokuvan alku ja poistuminen. Nimeä yksi koordinaattori tekemään päätökset, jos toimitukset tai tekniikka viivästyvät.
Käy sisään- ja uloskäyntikäytännöt läpi henkilökunnan ja vapaaehtoisten kanssa ennen yleisön saapumista. Poistumistiemerkit, aitaukset, nimikyltit ja lipputarkastus unohtuvat helposti, jos ne jätetään vasta tapahtumapaikan loppukatselmukseen.
Kerää palautetta heti tapahtuman jälkeen ja viimeistele talousasiakirjat, toimittajien yhteystiedot sekä työvuorot muutaman päivän sisällä. Näin puuttuvat kulut, kadonneet tavarat ja tekniset huomiot eivät jää muistin varaan.

Usein kysytyt kysymykset

Milloin elokuvaillan esitysoikeudet pitää hankkia?: Hanki lupa ja varmista esitysoikeudet ennen markkinointia ja lippujen myyntiä. Varaa tarkistukseen vähintään useita viikkoja, sillä elokuvan nimi, yleisömäärä ja esityspaikka voivat vaikuttaa vaatimuksiin.
Kuinka aikaisin elokuvailta pitää valmistella?: Aloita valmistelu vähintään 6–8 viikkoa ennen tapahtumaa, jotta ehdit varmistaa paikan, luvan, toimitusaikataulut ja tekniikan. Tee lopullinen tekninen testi viimeistään edellisenä päivänä.
Mitä pitää testata ennen elokuvan esitystä?: Testaa koko ketju: elokuvatiedosto, projektori, heijastuskangas, virtalähteet, äänentoisto ja tekstitykset. Tee testi vähintään kerran etukäteen ja pidä varmuuskopio mukana tapahtumapäivänä.
Miten elokuvailtaan järjestetään sisäänpääsy ja poistuminen?: Nimeä vastuuhenkilöt lipputarkastukseen ja kulkuun, merkitse sisään- ja uloskäynnit sekä käy reitit henkilökunnan kanssa läpi ennen ovien avaamista. Tee lyhyt turvallisuustarkistus noin 60 minuuttia ennen yleisön saapumista.

Aloita tämä suunnitelma Lizztissä

Kaikki tämän sivun tehtävät ja tarvikkeet valmiina omassa tapahtumassasi. Kutsu ihmisiä, jakakaa työt ja näe kuka on tehnyt mitäkin.