Kako organizirati filmski večer brez tehničnih presenečenj

Filmski večer se začne z izbiro primernega filma, prizorišča in datuma, vendar največ težav nastane pozneje: pri pravicah za javno predvajanje, podnapisih, dostopu gostov in tehničnem preizkusu. Najprej določite koordinatorja in ekipo, nato uredite dovoljenja, pogodbe ter urnik. Vsaj enkrat pred dogodkom preverite projektor, platno, datoteko in vse priključke. Na dan projekcije pustite dovolj časa za prihod, registracijo, končni pregled prostora in morebitne zamude pri dostavi.

Organizirajte ta dogodek brezplačno z Lizzt

Načrt, korak za korakom

Vsaka naloga s svojim podseznamom, v vrstnem redu, kot jih boste res potrebovali.

1
Izberite želeni datum dogodka
2
Uredite postopke za prihod in odhod
3
Potrdite urnike dostave
4
Določite nadomestne datume
5
Izberite naslov filma
6
Izberite prizorišče dogodka
7
Preverite licenčne zahteve za film
8
Oblikujte promocijsko gradivo
9
Po potrebi pripravite podnapise
10
Nastavite osvetlitev
2 oseb
11
Zberite povratne informacije obiskovalcev
2 oseb
12
Preverite izvedljivost prizorišča
13
Pridobite dovoljenje za javno predvajanje
14
Pripravite plakate za dogodek
15
Preizkusite filmsko datoteko ali vrsto medijske datoteke
16
Preverite varnostno opremo
17
Ocenite uspešnost dogodka
2 oseb
18
Sestavite organizacijsko ekipo
19
Potrdite pravice za predvajanje
20
Pripravite spletna obvestila
21
Preverite dokumentacijo o avtorskih pravicah
22
Opravite končni pregled prizorišča
2 oseb
23
Dokončajte finančno dokumentacijo
24
Določite koordinatorja dogodka
25
Pripravite urnik predvajanja
26
Promovirajte filmski večer na družbenih omrežjih
27
Pripravite rezervne možnosti za predvajanje
28
Pozdravite dobavitelje in tehnično osebje
2 oseb
29
Arhivirajte dokumente dogodka
30
Dodelite odgovornosti članom ekipe
31
Določite končni proračun dogodka
32
Objavite informacije o dogodku
33
Pripravite tehnični kontrolni seznam
34
Pozdravite obiskovalce
3 oseb
35
Razvijte koncept filmskega večera
36
Določite potrebe po najemu opreme
37
Pripravite postopke za vstopnice ali prijavo
38
Pripravite navodila za osebje
39
Upravljajte registracijo gostov
3 oseb
40
Izberite temo ali vzdušje
41
Pripravite okvirni časovni načrt dogodka
42
Zahtevajte ponudbe za opremo
43
Upravljajte prijave obiskovalcev
44
Določite vloge osebja
45
Predstavite filmski program
46
Pripravite začetni proračun dogodka
47
Primerjajte ponudbe dobaviteljev
48
Odgovori na vprašanja udeležencev
49
Pripravite postopke v sili
50
Začnite predvajanje
51
Preglejte možna prizorišča
52
Rezervirajte projekcijsko opremo
53
Potrdite število obiskovalcev
54
Odprite prizorišče pred prihodom gostov
2 oseb
55
Spremljajte tehnično delovanje
2 oseb
56
Primerjajte možnosti prizorišč
57
Uredite zvočno opremo
58
Pripravite sezname gostov
59
Uredite sedežne dele
3 oseb
60
Podpirajte goste med dogodkom
3 oseb
61
Potrdite razpoložljivost prizorišča
62
Po potrebi uredite najem pohištva
63
Pošljite opomnike za dogodek
64
Namestite projekcijsko opremo
2 oseb
65
Upravljajte osvežilne napitke
2 oseb
66
Podpišite pogodbo za prizorišče
67
Stopite v stik z dobavitelji hrane in pijače
68
Pripravite informacije za dobrodošlico
69
Postavite platno
2 oseb
70
Po potrebi uskladite odmore
71
Določite število sedežev
72
Izberite možnosti cateringa
73
Uskladite promocijska partnerstva
74
Priključite zvočno opremo
2 oseb
75
Odpravite tehnične težave
2 oseb
76
Stopite v stik z dobavitelji avdiovizualne opreme
77
Odprite prijave za obiskovalce
78
Obvestite prostovoljce na dogodku
79
Pomagajte gostom pri sedenju
3 oseb
80
Razvijte podobo dogodka
81
Organizirajte dejavnosti za interakcijo z občinstvom
82
Postavite smerne table
2 oseb
83
Zapakirajte opremo in jo vrnite
3 oseb
84
Pripravite dejavnosti za razpravo, če so vključene
85
Postavite dekoracijo
2 oseb
86
Nadzirajte čiščenje prizorišča
3 oseb
87
Določite namen in cilje
88
Načrtujte razpored sedežev za občinstvo
89
Potrdite dogovore z dobavitelji
90
Potrdite končni filmski program
91
Preizkusite kakovost zvoka
92
Spremljajte varnost in udobje
2 oseb
93
Določite zasnovo filmskega večera
94
Potrdite zahteve glede dostopnosti
95
Uredite prevoz opreme
96
Pripravite urnik dogodka
97
Preizkusite kakovost videa
98
Upravljajte zaključne napovedi
99
Določite ciljno skupino
100
Preverite električno zmogljivost
101
Spremljajte stroške dogodka
102
Načrtujte uvodne nagovore
103
Pripravite pult za vstopnice ali registracijo
2 oseb
104
Zahvalite se gostom in ponudnikom
2 oseb
105
Ocenite pričakovano število udeležencev
106
Načrtujte območja za tehnično postavitev
107
Pripravite podatke za plačilo
108
Poskrbite za gostitelja ali napovedovalca
109
Uredite območja za hrano in pijačo
2 oseb
110
Uradno zaključite dogodek

Kaj potrebujete

Razvrščeno tako, kot bi nakupovali, s količinami.

Administration

Mapa za načrtovanje dogodka
Informativni listi za goste
Programi dogodka
Časovnica dogodka
Urnik dogodka
Povzetek proračuna
Razpored dežurstev za osebje
Pogodbena dokumentacija za prizorišče
Naloge za prostovoljce
Kontaktni seznam dobaviteljev
Seznam stikov osebja
Seznam stikov prostovoljcev
Imeznake
Obrazci za registracijo gostov
Obeski za obiskovalce
Seznami vstopnic
Zapestnice
Seznami prisotnosti
Seznami gostov
Podatki o plačilu
Obrazci za povratne informacije
Evalvacijski dokumenti
Dokumentacija za filmsko licenco
Dokumenti za dovoljenje za predvajanje
Informativne brošure
Kontrolni seznam opreme

Logistics

Registracijski pult
Izhodna znamenja
Ograje za zaporo
Škatla za najdene predmete
Kovčki za tehnično opremo
Dobrodošla miza
Usmerjevalne table
Vhodna znamenja
Ventilatorji
Škarje
Prenosni grelniki
Pregradne stene
Transportne posode
Embalažni material
Podloge za zaščito tal
Vezice za kable
Orodni set
Škatle za shranjevanje
Nalepke
Lepilni trak

Technology

Podaljški
Varnostni kopirni pogoni
Skenerski čitalnik vstopnic
Razdelilniki
Napajalni adapterji
Filmski projektor
Daljinski upravljalniki
Platno za projekcijo
Rezervne baterije
Rezervni projektor
Zvočniki
Podaljški
Upravljalniki osvetlitve
HDMI-kabli
Zvočni mešalnik
Predvajalnik medijev
Mikrofoni
Zvočni kabli
Prenosnik
Nizkotonci
Slušalke
USB-ključki

Safety

Seznam kontaktov za nujne primere
Varnostne table
Komplet prve pomoči
Robčki
Gasilni aparat
Nujna razsvetljava
Sredstvo za razkuževanje rok
Znaki za dostopnost

Decorations

Ambientna razsvetljava
Filmski plakati
Dekorativne zavese
Fotopozadina
LED sveče
Pozdravna tabla
Dekorativni rekviziti
Ambientna razsvetljava
Baloni
Dekorativne svetilke
Transparenti
Tematska dekoracija
Dekorativni stojali
Cvetlični aranžmaji

Furniture

Mize za prigrizke
Zložljivi stoli
Mize
Blazine
Koktajlne mize
Prevleke za stole
Stoli za občinstvo
Predstavitveno stojalo
Sedeži v salonu
Oder
Odeje
Stranske mizice
Namizni prti
Odrski podij
Mize za pijačo

Kitchen

Kozarci
Vedra za led
Posode za sladkarije
Dozatorji za pijačo
Aparat za pokovko
Posodice za prigrizke
Pladnji
Kavni aparat
Krožniki
Serviete
Pribor
Kozarci
Odpirači za steklenice
Posodice za pokovko
Vrečke za pokovko

Beverages

Čokoladni prigrizki
Soba za počitek
Čips
Voda v plastenkah
Piškotki
Sok
Sadni prigrizki
Sladkarije
Mleko
Pecivo
Steklenice vode
Kava
Pripomočki za čaj
Koruzna zrna za pokovko
Sladkor
Brezalkoholne pijače
Čaj
Sendviči

Cleaning

Koši za smeti
Čistilne krpe
Posode za recikliranje
Papirnate brisače
Vreče za smeti
Čistilni robčki
Ročni smetišnica in metlica
Brisalo
Metle
Čistila

Nasveti

Pravice za javno predvajanje uredite takoj, ko izberete film. Dokumentacijo preverite vsaj 2–3 tedne pred projekcijo, saj brez dovoljenja film ni pripravljen za javni dogodek.
Filmsko datoteko preizkusite na isti vrsti projektorja in zvočne opreme, ki jo boste uporabili na dogodku. Naredite preizkus najmanj 24 ur prej in pripravite varnostno kopijo na drugem pogonu.
Urnik izdelajte z ločenimi časi za prihod obiskovalcev, registracijo, uvod in začetek filma. Za tehnično pripravo prostora si rezervirajte vsaj 60–90 minut pred prihodom gostov.
Pri prihodih in odhodih določite jasne poti ter namestite izhodna znamenja. Registracijski pult, skener vstopnic in sezname obiskovalcev postavite tako, da ne ovirajo glavnega vhoda.
Dostave potrdite nekaj dni prej in preverite, kdo jih prevzame. Na dan dogodka naj bo ena oseba odgovorna za tehnično opremo, druga pa za goste, zapestnice, najdene predmete in komunikacijo z ekipo.

Pogosta vprašanja

Kako zgodaj je treba urediti dovoljenje za javno predvajanje filma?: Postopek začnite takoj po izbiri naslova, priporočljivo vsaj 2–3 tedne pred dogodkom. Pred objavo programa preverite, ali so pravice potrjene in ali imate dokumentacijo shranjeno pri organizacijskih gradivih.
Kdaj je treba preizkusiti projektor in filmsko datoteko?: Celoten preizkus izvedite najmanj 24 ur pred projekcijo, če je mogoče pa še enkrat 60–90 minut pred prihodom gostov. Preverite sliko, zvok, podnapise, priključke, adapterje in varnostno kopijo.
Koliko časa potrebujem za pripravo prizorišča za filmski večer?: Za postavitev platna, projektorja, kablov, osvetlitve, registracijskega pulta in oznak načrtujte vsaj 90 minut. Dodajte še 30 minut rezerve, če je oprema izposojena ali je predvidena dostava.
Kaj mora biti pripravljeno na dan filmskega večera?: Pred odprtjem naj bodo potrjeni urnik, seznam vstopnic, naloge ekipe, poti prihoda in odhoda ter kontaktni seznam. Končni pregled opravite približno 30 minut pred prihodom prvih obiskovalcev in preverite tudi varnostno opremo.

Zaženite ta načrt v Lizztu

Vse naloge in stvari s te strani, pripravljene v vašem dogodku. Povabite ljudi, razdelite delo in poglejte, kdo je kaj naredil.