Jak uspořádat filmový večer bez zmatků

Filmový večer začněte výběrem filmu, termínu a místa, ale techniku a práva k promítání řešte hned poté. U veřejné projekce nestačí mít filmový soubor: potřebujete ověřit licenci, titulky, formát i vhodnost prostoru. Připravte také jasný rozpis promítání, příchodu a odchodu hostů. Nejčastěji se pozdě řeší test projektoru, napájení a náhradní termín při venkovní projekci.

Zorganizujte tuto akci zdarma s Lizzt

Plán krok za krokem

Každý úkol s vlastním podseznamem, v pořadí, v jakém je opravdu potřebuješ.

1
Vyberte požadované datum akce
2
Nastavte postupy pro příchod a odchod
3
Potvrďte harmonogramy dodávek
4
Stanovte náhradní termíny
5
Vyberte název filmu
6
Zvolte místo konání akce
7
Zkontrolujte licenční požadavky na film
8
Navrhněte propagační materiály
9
Připravte titulky, pokud jsou potřeba
10
Nastavte osvětlení
2 osob
11
Shromážděte zpětnou vazbu od návštěvníků
2 osob
12
Posuďte vhodnost místa konání
13
Požádejte o povolení pro veřejné promítání
14
Vytvořte plakáty k akci
15
Otestujte filmový soubor nebo typ mediálního souboru
16
Zkontrolujte bezpečnostní vybavení
17
Vyhodnoťte úspěšnost akce
2 osob
18
Sestavit organizační tým
19
Potvrďte práva k promítání
20
Připravte online oznámení
21
Zkontrolujte autorskoprávní dokumentaci
22
Proveďte závěrečnou kontrolu místa konání
2 osob
23
Dokončete finanční dokumentaci
24
Jmenujte koordinátora akce
25
Připravte rozpis promítání
26
Propagujte filmový večer na sociálních sítích
27
Připravte záložní možnosti pro promítání
28
Přivítejte dodavatele a technický personál
2 osob
29
Archivujte dokumenty k akci
30
Rozdělte odpovědnosti mezi členy týmu
31
Finálně stanovte rozpočet akce
32
Zveřejněte informace o akci
33
Vytvořte technický checklist
34
Přivítejte návštěvníky
3 osob
35
Vypracujte koncept filmového večera
36
Určete potřeby pronájmu vybavení
37
Nastavte postupy pro prodej vstupenek nebo registraci
38
Připravte pokyny pro personál
39
Spravovat registraci hostů
3 osob
40
Zvolte téma nebo atmosféru
41
Připravte předběžný časový plán akce
42
Vyžádejte si nabídky na vybavení
43
Spravujte přihlášky návštěvníků
44
Přiřaďte role personálu
45
Představte filmový program
46
Sestavte počáteční rozpočet akce
47
Porovnejte nabídky dodavatelů
48
Zodpovídejte dotazy účastníků
49
Připravte nouzové postupy
50
Spusťte promítání
51
Prohlédněte si možné lokace
52
Rezervujte projekční techniku
53
Potvrďte počet návštěvníků
54
Otevřete prostor před příchodem hostů
2 osob
55
Sledujte technický provoz
2 osob
56
Porovnejte možnosti lokací
57
Zajistěte zvukovou techniku
58
Připravte seznamy hostů
59
Uspořádejte místa k sezení
3 osob
60
Podporujte hosty během akce
3 osob
61
Potvrdit dostupnost místa konání
62
V případě potřeby zajistěte pronájem nábytku
63
Pošlete připomínky k akci
64
Nainstalujte projekční techniku
2 osob
65
Zajistěte občerstvení
2 osob
66
Podepište smlouvu s místem konání
67
Kontaktujte dodavatele jídla a nápojů
68
Připravte uvítací informace
69
Nastavte plátno
2 osob
70
Koordinujte přestávky, pokud jsou součástí programu
71
Určete kapacitu sezení
72
Vyberte možnosti cateringu
73
Koordinujte propagační spolupráce
74
Zapojte zvukovou techniku
2 osob
75
Vyřešte technické problémy
2 osob
76
Kontaktujte dodavatele audiovizuální techniky
77
Otevřete registraci pro návštěvníky
78
Informujte dobrovolníky akce
79
Pomozte hostům s usazením
3 osob
80
Vytvořte branding akce
81
Zorganizujte aktivity pro zapojení publika
82
Umístěte směrové tabule
2 osob
83
Zabalte vybavení a vraťte ho
3 osob
84
Připravte diskusní aktivity, pokud jsou součástí programu
85
Umístěte dekorace
2 osob
86
Dohlížejte na úklid prostoru
3 osob
87
Určete cíl a záměry
88
Naplánujte rozvržení sezení pro publikum
89
Potvrďte dohody s dodavateli
90
Potvrďte konečný filmový program
91
Otestujte kvalitu zvuku
92
Sledujte bezpečnost a pohodlí
2 osob
93
Určete uspořádání filmového večera
94
Potvrďte požadavky na přístupnost
95
Zajistěte přepravu vybavení
96
Připravte harmonogram akce
97
Otestujte kvalitu videa
98
Spravujte hlášení v časových blocích
99
Určete cílovou skupinu
100
Zkontrolujte elektrickou kapacitu
101
Sledujte výdaje na akci
102
Naplánujte úvodní proslovy
103
Připravte přepážku pro vstupenky nebo registraci
2 osob
104
Poděkujte hostům a dodavatelům
2 osob
105
Odhadněte očekávaný počet účastníků
106
Naplánujte technické zóny pro instalaci
107
Připravte platební údaje
108
Zajistěte moderátora nebo prezentátora
109
Zařiďte zóny pro jídlo a nápoje
2 osob
110
Oficiálně ukončete akci

Co budeš potřebovat

Seskupeno tak, jak se nakupuje, i s množstvím.

Administration

Složka pro plánování akcí
Informační listy pro hosty
Programy akce
Časový plán akce
Program akce
Přehled rozpočtu
Směnný rozpis personálu
Smluvní dokumenty k místu konání
Úkolové listy pro dobrovolníky
Seznam kontaktů dodavatelů
Kontaktní seznam personálu
Kontaktní seznam dobrovolníků
Jmenovky
Registrační formuláře pro hosty
Visačky pro návštěvníky
Seznamy vstupenek
Náramky
Prezenční listiny
Seznamy hostů
Platební údaje
Formuláře zpětné vazby
Evaluační dokumenty
Dokumentace k filmové licenci
Dokumenty k promítacímu povolení
Informační brožury
Kontrolní seznam inventáře vybavení

Logistics

Registrační přepážka
Směrovky k východu
Zábrany
Box na ztráty a nálezy
Přepravní kufry pro techniku
Uvítací stůl
Směrové cedule
Směrovky ke vstupu
Ventilátory
Nůžky
Přenosné ohřívače
Dělící stěny
Přepravní boxy
Balení
Ochranné podložky na podlahu
Kabelové pásky
Sada nářadí
Úložné boxy
Štítky
Lepicí páska

Technology

Prodlužovací kabely
Záložní úložné disky
Skenner vstupenek
Prodlužky s více zásuvkami
Napájecí adaptéry
Filmový projektor
Dálkové ovladače
Promítací plátno
Náhradní baterie
Záložní projektor
Reproduktory
Prodlužovací kabely
Ovladače osvětlení
HDMI kabely
Audiomixážní pult
Mediální přehrávač
Mikrofony
Audio kabely
Notebook
Subwoofery
Sluchátka
USB disky

Safety

Seznam nouzových kontaktů
Bezpečnostní cedule
Lékárnička
Kapesníky
Hasicí přístroj
Nouzové osvětlení
Dezinfekce na ruce
Bezpečnostní značení pro přístupnost

Decorations

Dekorativní osvětlení
Filmové plakáty
Dekorační závěsy
Fotokoutkové pozadí
LED svíčky
Uvítací cedule
Dekorační rekvizity
Dekorativní osvětlení
Balónky
Dekorativní lampy
Bannery
Tématická dekorace
Dekorační stojany
Květinová aranžmá

Furniture

Stoly s občerstvením
Skládací židle
Stoly
Polštáře
Koktejlové stolky
Potahy na židle
Židle pro publikum
Prezentérský stojan
Lounge sezení
Pódium
Přikrývky
Odkládací stolky
Ubrusy
Pódium
Stoly s nápoji

Kitchen

Sklenice
Kbelíky na led
Misky na sladkosti
Výdejníky nápojů
Stroj na popcorn
Misky na občerstvení
Podnosy
Kávovar
Talíře
Ubrousky
Příbory
Kelímky
Otvíráky na láhve
Misky na popcorn
Sáčky na popcorn

Beverages

Čokoládové občerstvení
Roomers
Brambůrky
Voda v lahvi
Sušenky
Džus
Ovocné občerstvení
Cukroví
Mléko
Koláče
Lahve s vodou
Káva
Čajové potřeby
Kukuřice na popcorn
Cukr
Nealkoholické nápoje
Čaj
Sendviče

Cleaning

Odpadkové koše
Čisticí utěrky
Recyklační nádoby
Papírové ručníky
Odpadkové pytle
Čisticí ubrousky
Smetáček a lopatka
Mop
Košťata
Čisticí prostředky

Tipy

Film a termín potvrďte nejdřív, ideálně alespoň 4 týdny před akcí. Ve stejném kroku ověřte, zda potřebujete povolení pro veřejné promítání a jaké dokumenty budete mít k dispozici.
Techniku otestujte nejméně 48 hodin před začátkem. Přehrajte celý film nebo alespoň jeho klíčové části na konkrétním projektoru, plátně a v plánovaném formátu.
Rozdělte odpovědnosti mezi koordinátora, obsluhu techniky, registraci a dohled nad prostorem. Pro menší projekci počítejte alespoň se 2 lidmi na místě, aby registrace nezůstala bez dozoru.
Příchod a odchod popište hostům předem: uveďte čas otevření, místo registrace, směr k východu a případné čekání. Směrovky a seznamy vstupenek připravte nejpozději den předem, ne až při příchodu prvních návštěvníků.
Den před projekcí projděte místo od vstupu po východ a zkontrolujte kabely, napájecí adaptéry, bezpečnostní vybavení i záložní úložiště. Po skončení si vyhraďte 30 minut na sběr zpětné vazby a závěrečnou kontrolu prostoru.

Časté otázky

Jak dlouho trvá připravit filmový večer?: Na malou projekci si vyhraďte alespoň 3 až 4 týdny. Veřejná projekce může vyžadovat více času kvůli licenci, povolení, potvrzení místa a testování techniky.
Kdy otestovat projektor a filmový soubor?: Kompletní test proveďte nejméně 48 hodin před začátkem. Ověřte obraz, zvuk, titulky, formát souboru, dálkové ovladače a dostupné napájení.
Kolik lidí potřebuji na organizaci filmového večera?: Pro menší akci počítejte alespoň se 2 lidmi: jeden obsluhuje techniku a druhý řeší registraci a hosty. Při větší návštěvnosti přidejte dalšího člověka na vstup a dohled nad prostorem.
Co připravit, když se filmový večer koná venku?: Stanovte náhradní termín nejpozději při zveřejnění akce a hostům sdělte, kdy o přesunu rozhodnete. Den předem znovu ověřte počasí, napájení, osvětlení, kabely a bezpečný přístup k východům.

Spusť tento plán v Lizztu

Všechny úkoly a věci z této stránky, připravené ve tvé vlastní akci. Pozvi lidi, rozdělte si práci a uvidíš, kdo co udělal.