Így szervezz meg egy filmvetítéses estét

A filmvetítéses este szervezését a dátummal, a filmmel és a helyszín alkalmasságának ellenőrzésével kezdd. Még a plakátok elkészítése előtt tisztázd a nyilvános vetítés engedélyét, a szerzői jogi dokumentációt és azt, hogy a választott film milyen formátumban érhető el. Ezután jöhet a vetítési ütemterv, a beléptetés, a technikai próba és a csapat beosztása. A legtöbb hiba abból adódik, hogy a jogokat vagy a lejátszást csak néhány nappal az esemény előtt ellenőrzik.

Szervezd meg ezt az eseményt ingyen a Lizzt-tel

A terv lépésről lépésre

Minden feladat saját allistával, abban a sorrendben, ahogy tényleg szükséged lesz rájuk.

1
Válaszd ki a kívánt rendezvénydátumot
2
Szervezd meg a beléptetési és kiléptetési eljárásokat
3
Erősítse meg a szállítási ütemterveket
4
Határozz meg alternatív dátumokat
5
Válaszd ki a film címét
6
Válaszd ki a rendezvényhelyszínt
7
Ellenőrizd a film licenckövetelményeit
8
Tervezd meg a promóciós anyagokat
9
Készíts feliratot, ha szükséges
10
Állítsd be a világítást
2 fő
11
Gyűjts visszajelzést a látogatóktól
2 fő
12
Vizsgáld meg a helyszín alkalmasságát
13
Kérj engedélyt nyilvános vetítésre
14
Készíts rendezvényplakátokat
15
Teszteld a filmfájlt vagy a médiafájltípust
16
Ellenőrizze a biztonsági felszerelést
17
Értékeld a rendezvény teljesítményét
2 fő
18
Állítsa össze a szervezőcsapatot
19
Erősítsd meg a vetítési jogokat
20
Készíts online bejelentéseket
21
Ellenőrizd a szerzői jogi dokumentációt
22
Végezd el a helyszín záróellenőrzését
2 fő
23
Zárd le a pénzügyi dokumentációt
24
Jelöld ki a rendezvényszervezőt
25
Készítsd elő a vetítési ütemtervet
26
Hirdesd a filmestet a közösségi médiában
27
Készíts tartalék vetítési lehetőségeket
28
Köszöntsd a beszállítókat és a technikai személyzetet
2 fő
29
Archiváld a rendezvénydokumentumokat
30
Osztasd ki a feladatokat a csapattagok között
31
Állítsd véglegessé a rendezvényköltségvetést
32
Tedd közzé a rendezvényinformációkat
33
Készíts technikai ellenőrzőlistát
34
Köszöntsd a vendégeket
3 fő
35
Dolgozd ki a filmest koncepcióját
36
Határozd meg a bérlendő eszközökre vonatkozó igényeket
37
Állítsd össze a jegy- vagy regisztrációs eljárásokat
38
Készíts utasításokat a személyzet számára
39
Kezelje a vendégregisztrációt
3 fő
40
Válaszd ki a témát vagy hangulatot
41
Készítsd elő az esemény előzetes idővonalát
42
Kérj árajánlatokat az eszközökre
43
Kezeld a látogatói jelentkezéseket
44
Osztd be a személyzeti feladatokat
45
Mutasd be a filmprogramot
46
Készítsd el az induló rendezvényköltségvetést
47
Hasonlítsd össze a beszállítói ajánlatokat
48
Válaszolj a résztvevők kérdéseire
49
Készítsen vészhelyzeti eljárásokat
50
Indítsd el a vetítést
51
Vizsgáld meg a lehetséges helyszíneket
52
Foglalj projektorberendezést
53
Erősítsd meg a látogatók számát
54
Nyisd ki a helyszínt a vendégek érkezése előtt
2 fő
55
Felügyeld a technikai teljesítményt
2 fő
56
Hasonlítsd össze a helyszínlehetőségeket
57
Rendezd meg a hangtechnikát
58
Készíts vendéglistákat
59
Alakítsd ki a ülőhelyeket
3 fő
60
Segítsd a vendégeket az esemény alatt
3 fő
61
Erősítse meg a helyszín elérhetőségét
62
Szükség esetén szervezz bútorbérlést
63
Küldj rendezvényemlékeztetőket
64
Telepítsd a projektorberendezést
2 fő
65
Kezeld a frissítőket
2 fő
66
Írd alá a helyszínszerződést
67
Vedd fel a kapcsolatot az étel- és italszállítókkal
68
Készíts üdvözlőinformációkat
69
Állítsd fel a vásznat
2 fő
70
Hangold össze a szüneteket, ha vannak
71
Határozd meg az ülőhelyek befogadóképességét
72
Válassz cateringopciókat
73
Hangold össze a promóciós együttműködéseket
74
Csatlakoztasd a hangtechnikát
2 fő
75
Hárítsa el a technikai problémákat
2 fő
76
Vedd fel a kapcsolatot az audiovizuális eszközök szállítóival
77
Nyisd meg a regisztrációt a látogatók számára
78
Tájékoztasd a rendezvény önkénteseit
79
Segíts a vendégeknek a helyük elfoglalásában
3 fő
80
Fejleszd az esemény arculatát
81
Szervezz közönségkapcsolati programokat
82
Helyezz ki irányjelző táblákat
2 fő
83
Csomagold össze és add vissza a felszerelést
3 fő
84
Készíts beszélgetős programokat, ha szerepelnek
85
Helyezd el a díszítéseket
2 fő
86
Felügyeld a helyszín takarítását
3 fő
87
Határozd meg a célt és a célkitűzéseket
88
Tervezd meg a közönség ülésrendjét
89
Erősítsd meg a megállapodásokat a beszállítókkal
90
Erősítsd meg a végleges filmprogramot
91
Teszteld a hangminőséget
92
Felügyeld a biztonságot és a kényelmet
2 fő
93
Határozd meg a filmest felépítését
94
Erősítsd meg a hozzáférhetőségi követelményeket
95
Szervezd meg a felszerelés szállítását
96
Készítse elő az esemény menetrendjét
97
Tesztelje a videó minőségét
98
Kezelje a záróbejelentéseket
99
Határozd meg a célcsoportot
100
Ellenőrizze az elektromos kapacitást
101
Kövesse nyomon az esemény kiadásait
102
Tervezze meg a nyitóbeszédeket
103
Készítse elő a jegy- vagy regisztrációs pultot
2 fő
104
Köszönd meg a vendégeknek és a szolgáltatóknak
2 fő
105
Becsülje meg a várható létszámot
106
Tervezze meg a technikai felépítési zónákat
107
Készítse elő a fizetési adatokat
108
Szervezzen műsorvezetőt vagy moderátort
109
Rendezze be az étel- és italzónákat
2 fő
110
Zárd le hivatalosan az eseményt

Amire szükséged lesz

Úgy csoportosítva, ahogy bevásárolnál, mennyiségekkel.

Administration

Eseménytervezési mappa
Vendég tájékoztatók
Eseményprogramok
Eseményidővonal
Eseménynaptár
Költségvetési áttekintés
Személyzeti beosztás
Helyszíni szerződéses dokumentumok
Önkéntes feladatlapok
Beszállítói kapcsolattartó lista
Személyzeti kontaktlista
Önkéntes kontaktlista
Névkitűzők
Vendégregisztrációs űrlapok
Látogatói kártyák
Jegylisták
Karszalagok
Jelenléti ívek
Vendéglisták
Fizetési adatok
Visszajelző űrlapok
Értékelési dokumentumok
Filmengedélyezési dokumentáció
Vetítési engedélyhez szükséges dokumentumok
Tájékoztató füzetek
Felszerelésleltár ellenőrzőlista

Logistics

Regisztrációs pult
Kijárati táblák
Kordonok
Elveszett tárgyak doboza
Műszaki felszereléses bőröndök
Üdvözlőasztal
Iránytáblák
Bejárati táblák
Ventilátorok
Olló
Hordozható fűtőberendezések
Térválasztó paravánok
Szállítókonténerek
Csomagolóanyagok
Padlóvédő szőnyegek
Kábelkötegelők
Szerszámkészlet
Tárolódobozok
Címkék
Ragasztószalag

Technology

Hosszabbítók
Biztonsági mentéshez használt meghajtók
Jegyszkenner
Elosztók
Tápegységek
Filmvetítő
Távirányítók
Vetítővászon
Tartalék elemek
Tartalék projektor
Hangszórók
Hosszabbítók
Világításvezérlők
HDMI-kábelek
Hangkeverő
Médialejátszó
Mikrofonok
Audiokábelek
Laptop
Mélysugárzók
Fejhallgatók
USB-meghajtók

Safety

Sürgősségi kapcsolattartók listája
Biztonsági táblák
Elsősegélydoboz
Papírzsebkendők
Tűzoltó készülék
Vészvilágítás
Kézfertőtlenítő
Akadálymentességi táblák

Decorations

Hangulatvilágítás
Filmposzterek
Dekoratív függönyök
Fotóháttér
LED-gyertyák
Üdvözlőtábla
Dekoratív kellékek
Hangulatvilágítás
Lufik
Dekoratív lámpák
Molinók
Tematikus dekoráció
Dekoratív állványok
Virágkompozíciók

Furniture

Snackasztalok
Összecsukható székek
Asztalok
Párnák
Koktélasztalok
Székhuzatok
Közönségszékek
Prezentációs állvány
Lounge ülőhelyek
Színpad
Takarók
Kisasztalok
Asztalterítők
Színpadplatform
Italasztalok

Kitchen

Poharak
Jévedrek
Cukorkás tálak
Italadagolók
Popcorn gép
Snacktartók
Tálcák
Kávéfőző
Tányérok
Szalvéták
Evőeszközök
Poharak
Palacknyitók
Popcornos tálak
Popcornos zacskók

Beverages

Csokoládés snackek
Szobaszerviz
Sós snackek
Palackozott víz
Kekszek
Gyümölcslé
Gyümölcssnackek
Édesség
Tej
Sütemények
Vizespalackok
Kávé
Teakellékek
Popcornkukorica
Cukor
Üdítők
Tea
Szendvicsek

Cleaning

Hulladékgyűjtők
Tisztítókendők
Újrahasznosító edények
Papírtörlők
Szemeteszsákok
Tisztítókendők
Szemétlapát
Felmosó
Söprűk
Tisztítószerek

Tippek

A dátum rögzítésekor jelölj ki legalább 2 alternatív időpontot is. Így nem kell elölről kezdened a szervezést, ha a helyszín vagy a vetítési jogok miatt módosítani kell.
A nyilvános vetítés engedélyét és a szerzői jogi dokumentumokat legalább 3–4 héttel korábban tisztázd. A filmfájlt ne csak a saját számítógépeden nyisd meg: a helyszínen használt vetítővel és hangrendszerrel is teszteld.
A kapunyitást, a kezdést és a várható befejezést külön írd bele az eseményprogramba. A nézők tájékoztatásához készíts feliratot is, ha a filmhez szükséges, és a kijáratokat még a vendégek érkezése előtt jelöld.
A technikai csapat és a beléptetést végzők legalább 60 perccel a kezdés előtt legyenek a helyszínen. Ekkor ellenőrizhető a vetítővászon, a világítás, a tápegység, a hosszabbítók és a biztonsági felszerelés anélkül, hogy a közönség várakozna.
A vetítés után ne pakolj el azonnal mindent: előbb végezd el a helyszín záróellenőrzését, rögzítsd a pénzügyi adatokat, majd 1–2 napon belül kérj visszajelzést a látogatóktól. Így a következő alkalom előtt még emlékezni fogsz arra, mi okozott fennakadást.

Gyakori kérdések

Mennyivel korábban kell engedélyt kérni nyilvános filmvetítéshez?: Kezdd legalább 3–4 héttel a vetítés előtt, mert a jogtulajdonos válasza és a szerződéses dokumentáció több napot is igénybe vehet. A filmet ne hirdesd meg végleges címként addig, amíg a vetítési jogok nincsenek megerősítve.
Mikor kell tesztelni a filmfájlt?: Az első technikai próbát legalább 7 nappal korábban végezd el, majd a helyszíni vetítővel még egyszer tesztelj 60–90 perccel a kezdés előtt. Ellenőrizd a képet, a hangot, a feliratot és a biztonsági másolat elérhetőségét.
Hány ember kell egy filmvetítéses estéhez?: Kisebb eseménynél legalább 3 szerepkört ossz ki: egy felelős szervezőt, egy technikai személyt és egy beléptetést segítő embert. Ha a vendégek érkezésekor egyszerre kell jegyet ellenőrizni, tájékoztatni és a termet irányítani, minden további 50–75 látogatóhoz érdemes még egy segítőt beosztani.
Mikor kezdődjön a beléptetés a film előtt?: Általában 30–45 perccel a vetítés előtt nyisd meg a beléptetést. A kezdés előtt 10 perccel ellenőrizd, hogy a nézők megtalálják-e a helyüket, működik-e a jegyszkenner, és szabadok-e a kijáratok.

Indítsd el ezt a tervet a Lizztben

Az oldal minden feladata és kelléke készen a saját eseményedben. Hívj meg embereket, osszátok el a munkát, és lásd, ki mit csinált meg.