Checklist pro organizaci filmového večera

Filmový večer stojí na třech věcech: správně zvoleném filmu, ověřených právech k veřejnému promítání a technice, která funguje ještě před příchodem hostů. Začněte termínem, místem a harmonogramem, potom vyřešte licenci, propagaci, registraci a rozdělení služeb. Neodkládejte test filmového souboru ani titulky, protože závada v den projekce se řeší pod časovým tlakem. Tento checklist vás provede přípravou od prvního rozhodnutí až po závěrečné vyhodnocení.

Zorganizujte tuto akci zdarma s Lizzt

Plán krok za krokem

Každý úkol s vlastním podseznamem, v pořadí, v jakém je opravdu potřebuješ.

Vyberte požadované datum akce
Nastavte postupy pro příchod a odchod
Potvrďte harmonogramy dodávek
Stanovte náhradní termíny
Vyberte název filmu
Zvolte místo konání akce
Zkontrolujte licenční požadavky na film
Navrhněte propagační materiály
Připravte titulky, pokud jsou potřeba
Nastavte osvětlení
2 osob
Shromážděte zpětnou vazbu od návštěvníků
2 osob
Posuďte vhodnost místa konání
Požádejte o povolení pro veřejné promítání
Vytvořte plakáty k akci
Otestujte filmový soubor nebo typ mediálního souboru
Zkontrolujte bezpečnostní vybavení
Vyhodnoťte úspěšnost akce
2 osob
Sestavit organizační tým
Potvrďte práva k promítání
Připravte online oznámení
Zkontrolujte autorskoprávní dokumentaci
Proveďte závěrečnou kontrolu místa konání
2 osob
Dokončete finanční dokumentaci
Jmenujte koordinátora akce
Připravte rozpis promítání
Propagujte filmový večer na sociálních sítích
Připravte záložní možnosti pro promítání
Přivítejte dodavatele a technický personál
2 osob
Archivujte dokumenty k akci
Rozdělte odpovědnosti mezi členy týmu
Finálně stanovte rozpočet akce
Zveřejněte informace o akci
Vytvořte technický checklist
Přivítejte návštěvníky
3 osob
Vypracujte koncept filmového večera
Určete potřeby pronájmu vybavení
Nastavte postupy pro prodej vstupenek nebo registraci
Připravte pokyny pro personál
Spravovat registraci hostů
3 osob
Zvolte téma nebo atmosféru
Připravte předběžný časový plán akce
Vyžádejte si nabídky na vybavení
Spravujte přihlášky návštěvníků
Přiřaďte role personálu
Představte filmový program
Sestavte počáteční rozpočet akce
Porovnejte nabídky dodavatelů
Zodpovídejte dotazy účastníků
Připravte nouzové postupy
Spusťte promítání
Prohlédněte si možné lokace
Rezervujte projekční techniku
Potvrďte počet návštěvníků
Otevřete prostor před příchodem hostů
2 osob
Sledujte technický provoz
2 osob
Porovnejte možnosti lokací
Zajistěte zvukovou techniku
Připravte seznamy hostů
Uspořádejte místa k sezení
3 osob
Podporujte hosty během akce
3 osob
Potvrdit dostupnost místa konání
V případě potřeby zajistěte pronájem nábytku
Pošlete připomínky k akci
Nainstalujte projekční techniku
2 osob
Zajistěte občerstvení
2 osob
Podepište smlouvu s místem konání
Kontaktujte dodavatele jídla a nápojů
Připravte uvítací informace
Nastavte plátno
2 osob
Koordinujte přestávky, pokud jsou součástí programu
Určete kapacitu sezení
Vyberte možnosti cateringu
Koordinujte propagační spolupráce
Zapojte zvukovou techniku
2 osob
Vyřešte technické problémy
2 osob
Kontaktujte dodavatele audiovizuální techniky
Otevřete registraci pro návštěvníky
Informujte dobrovolníky akce
Pomozte hostům s usazením
3 osob
Vytvořte branding akce
Zorganizujte aktivity pro zapojení publika
Umístěte směrové tabule
2 osob
Zabalte vybavení a vraťte ho
3 osob
Připravte diskusní aktivity, pokud jsou součástí programu
Umístěte dekorace
2 osob
Dohlížejte na úklid prostoru
3 osob
Určete cíl a záměry
Naplánujte rozvržení sezení pro publikum
Potvrďte dohody s dodavateli
Potvrďte konečný filmový program
Otestujte kvalitu zvuku
Sledujte bezpečnost a pohodlí
2 osob
Určete uspořádání filmového večera
Potvrďte požadavky na přístupnost
Zajistěte přepravu vybavení
Připravte harmonogram akce
Otestujte kvalitu videa
Spravujte hlášení v časových blocích
Určete cílovou skupinu
Zkontrolujte elektrickou kapacitu
Sledujte výdaje na akci
Naplánujte úvodní proslovy
Připravte přepážku pro vstupenky nebo registraci
2 osob
Poděkujte hostům a dodavatelům
2 osob
Odhadněte očekávaný počet účastníků
Naplánujte technické zóny pro instalaci
Připravte platební údaje
Zajistěte moderátora nebo prezentátora
Zařiďte zóny pro jídlo a nápoje
2 osob
Oficiálně ukončete akci

Co budeš potřebovat

Seskupeno tak, jak se nakupuje, i s množstvím.

Administration

Složka pro plánování akcí
Informační listy pro hosty
Programy akce
Časový plán akce
Program akce
Přehled rozpočtu
Směnný rozpis personálu
Smluvní dokumenty k místu konání
Úkolové listy pro dobrovolníky
Seznam kontaktů dodavatelů
Kontaktní seznam personálu
Kontaktní seznam dobrovolníků
Jmenovky
Registrační formuláře pro hosty
Visačky pro návštěvníky
Seznamy vstupenek
Náramky
Prezenční listiny
Seznamy hostů
Platební údaje
Formuláře zpětné vazby
Evaluační dokumenty
Dokumentace k filmové licenci
Dokumenty k promítacímu povolení
Informační brožury
Kontrolní seznam inventáře vybavení

Logistics

Registrační přepážka
Směrovky k východu
Zábrany
Box na ztráty a nálezy
Přepravní kufry pro techniku
Uvítací stůl
Směrové cedule
Směrovky ke vstupu
Ventilátory
Nůžky
Přenosné ohřívače
Dělící stěny
Přepravní boxy
Balení
Ochranné podložky na podlahu
Kabelové pásky
Sada nářadí
Úložné boxy
Štítky
Lepicí páska

Technology

Prodlužovací kabely
Záložní úložné disky
Skenner vstupenek
Prodlužky s více zásuvkami
Napájecí adaptéry
Filmový projektor
Dálkové ovladače
Promítací plátno
Náhradní baterie
Záložní projektor
Reproduktory
Prodlužovací kabely
Ovladače osvětlení
HDMI kabely
Audiomixážní pult
Mediální přehrávač
Mikrofony
Audio kabely
Notebook
Subwoofery
Sluchátka
USB disky

Safety

Seznam nouzových kontaktů
Bezpečnostní cedule
Lékárnička
Kapesníky
Hasicí přístroj
Nouzové osvětlení
Dezinfekce na ruce
Bezpečnostní značení pro přístupnost

Decorations

Dekorativní osvětlení
Filmové plakáty
Dekorační závěsy
Fotokoutkové pozadí
LED svíčky
Uvítací cedule
Dekorační rekvizity
Dekorativní osvětlení
Balónky
Dekorativní lampy
Bannery
Tématická dekorace
Dekorační stojany
Květinová aranžmá

Furniture

Stoly s občerstvením
Skládací židle
Stoly
Polštáře
Koktejlové stolky
Potahy na židle
Židle pro publikum
Prezentérský stojan
Lounge sezení
Pódium
Přikrývky
Odkládací stolky
Ubrusy
Pódium
Stoly s nápoji

Kitchen

Sklenice
Kbelíky na led
Misky na sladkosti
Výdejníky nápojů
Stroj na popcorn
Misky na občerstvení
Podnosy
Kávovar
Talíře
Ubrousky
Příbory
Kelímky
Otvíráky na láhve
Misky na popcorn
Sáčky na popcorn

Beverages

Čokoládové občerstvení
Roomers
Brambůrky
Voda v lahvi
Sušenky
Džus
Ovocné občerstvení
Cukroví
Mléko
Koláče
Lahve s vodou
Káva
Čajové potřeby
Kukuřice na popcorn
Cukr
Nealkoholické nápoje
Čaj
Sendviče

Cleaning

Odpadkové koše
Čisticí utěrky
Recyklační nádoby
Papírové ručníky
Odpadkové pytle
Čisticí ubrousky
Smetáček a lopatka
Mop
Košťata
Čisticí prostředky

Tipy

Práva k promítání ověřte nejméně 4 týdny před akcí. U veřejné projekce si uložte potvrzení, smlouvy a další autorskoprávní dokumentaci na jedno místo.
Techniku otestujte nejpozději 24 hodin před začátkem. Přehrajte celý filmový soubor nebo použité médium, zkontrolujte titulky, projektor, plátno, dálkové ovladače i napájení.
Příchod a odchod si načrtněte po 15minutových úsecích. Připravte registrační místo, seznamy vstupenek, jmenovky nebo náramky a směrovky k východu, aby se hosté nehromadili u jediného vstupu.
Dobrovolníkům rozešlete směny a konkrétní úkoly alespoň 3 dny předem. Koordinátor by měl mít aktuální kontakty na personál, dobrovolníky i dodavatele a vědět, kdo řeší techniku, hosty a bezpečnost.
Před otevřením sálu si nechte 30 minut na závěrečnou kontrolu místa. Projděte osvětlení, kabely, zábrany, bezpečnostní vybavení, únikové cesty a záložní úložiště; právě tyto drobnosti se často řeší příliš pozdě.

Časté otázky

Jak dlouho před filmovým večerem řešit licenci?: Začněte nejméně 4 týdny před projekcí, u veřejné akce raději dříve. Před propagací potvrďte práva k promítání a uložte si dokumentaci, protože bez ní může být plánovaný film nepoužitelný.
Kdy otestovat projektor a filmový soubor?: První test proveďte alespoň 24 hodin před akcí a krátkou kontrolu zopakujte 60 minut před příchodem hostů. Ověřte obraz, zvuk, titulky, formát souboru, kabely, adaptéry i dostupné záložní úložiště.
Kolik času potřebuji na přípravu místa před projekcí?: Naplánujte minimálně 60 minut na instalaci a dalších 30 minut na závěrečnou kontrolu. Do tohoto času zahrňte plátno, projektor, osvětlení, registraci, směrovky, kabely a bezpečnostní vybavení.
Kdy rozeslat program a směny týmu?: Program filmového večera rozešlete nejméně 7 dní předem a směnný rozpis personálu a dobrovolníků potvrďte 3 dny před akcí. V den projekce mějte vytištěnou kopii harmonogramu i kontaktního seznamu.

Spusť tento plán v Lizztu

Všechny úkoly a věci z této stránky, připravené ve tvé vlastní akci. Pozvi lidi, rozdělte si práci a uvidíš, kdo co udělal.