Checklist pentru organizarea unei seri de film

O seară de film reușită începe cu mai mult decât alegerea titlului și rezervarea unui ecran. Trebuie să verifici din timp drepturile de proiecție, formatul fișierului video, subtitrările și condițiile tehnice ale locației. Planul te ajută să pui activitățile în ordinea potrivită, de la stabilirea datei și a procedurilor de acces până la testul final și evaluarea evenimentului. Găsești, de asemenea, materialele administrative, echipamentele și punctele de control care se uită cel mai ușor.

Organizează gratuit acest eveniment cu Lizzt

Planul, pas cu pas

Fiecare sarcină cu propria sublistă, în ordinea în care chiar ai nevoie de ele.

Selectează data dorită a evenimentului
Stabilește procedurile de intrare și ieșire
Confirmă programul livrărilor
Stabilește date alternative
Selectează titlul filmului
Alege locația evenimentului
Verifică cerințele de licențiere pentru film
Concepe materiale promoționale
Pregătește subtitrări dacă este necesar
Reglează iluminarea
2 persoane
Colectează feedback de la participanți
2 persoane
Evaluează fezabilitatea locației
Solicită permisiunea pentru proiecție publică
Creează afișe pentru eveniment
Testează fișierul video sau tipul de fișier media
Verifică echipamentele de siguranță
Evaluează performanța evenimentului
2 persoane
Formează echipa de organizare
Confirmă drepturile de proiecție
Pregătește anunțuri online
Verifică documentația privind drepturile de autor
Efectuează inspecția finală a locației
2 persoane
Finalizează documentația financiară
Desemnează coordonatorul evenimentului
Pregătește programul de proiecție
Promovează seara de film pe rețelele sociale
Pregătește opțiuni de rezervă pentru proiecție
Întâmpină furnizorii și personalul tehnic
2 persoane
Arhivează documentele evenimentului
Atribuie responsabilități membrilor echipei
Stabilește bugetul final al evenimentului
Publică informațiile despre eveniment
Creează o listă de verificare tehnică
Întâmpină participanții
3 persoane
Dezvoltă conceptul pentru seara de film
Stabilește nevoile de închiriere a echipamentelor
Stabilește procedurile de bilete sau înregistrare
Pregătește instrucțiuni pentru personal
Gestionează înregistrarea invitaților
3 persoane
Alege tema sau atmosfera
Pregătește cronologia preliminară a evenimentului
Solicită oferte pentru echipamente
Gestionează înscrierile participanților
Atribuie rolurile personalului
Prezintă programul filmului
Stabilește bugetul inițial al evenimentului
Compară ofertele furnizorilor
Răspundeți la întrebările participanților
Pregătește procedurile de urgență
Pornește proiecția
Inspectează posibilele locații
Rezervă echipamentul de proiecție
Confirmă numărul de participanți
Deschide locația înainte de sosirea invitaților
2 persoane
Monitorizează performanța tehnică
2 persoane
Compară opțiunile de locație
Aranjează echipamentul audio
Pregătește listele de invitați
Amenajează zonele de ședere
3 persoane
Oferă asistență invitaților pe parcursul evenimentului
3 persoane
Confirmă disponibilitatea locației
Aranjează închirierea de mobilier dacă este necesar
Trimite mementouri despre eveniment
Instalează echipamentul de proiecție
2 persoane
Gestionează gustările și băuturile
2 persoane
Semnează acordul pentru locație
Contactează furnizorii de mâncare și băuturi
Pregătește informațiile de bun venit
Montează ecranul
2 persoane
Coordonează pauzele, dacă este cazul
Stabilește capacitatea de locuri
Alege opțiunile de catering
Coordonează parteneriatele promoționale
Conectează echipamentul audio
2 persoane
Rezolvă problemele tehnice
2 persoane
Contactează furnizorii de echipamente audiovizuale
Deschide înregistrarea participanților
Informează voluntarii evenimentului
Ajută invitații să se așeze
3 persoane
Dezvoltă identitatea vizuală a evenimentului
Organizează activități de interacțiune cu publicul
Amplasează indicatoare
2 persoane
Ambalează și returnează echipamentul
3 persoane
Pregătește activități de discuție, dacă sunt incluse
Amplasează decorațiunile
2 persoane
Supraveghează curățarea locației
3 persoane
Stabilește scopul și obiectivele
Planifică aranjarea locurilor pentru public
Confirmă aranjamentele cu furnizorii
Confirmă programul final al filmului
Testează calitatea audio
Monitorizează siguranța și confortul
2 persoane
Stabilește organizarea serii de film
Confirmă cerințele de accesibilitate
Organizează transportul echipamentului
Pregătește programul evenimentului
Testează calitatea video
Gestionează anunțurile de final de segment
Stabilește publicul țintă
Verifică capacitatea electrică
Ține evidența cheltuielilor evenimentului
Planifică cuvintele de deschidere
Pregătește masa de bilete sau de înregistrare
2 persoane
Mulțumește invitaților și furnizorilor
2 persoane
Estimează numărul așteptat de participanți
Planifică zonele tehnice de montaj
Pregătește informațiile de plată
Asigură un gazdă sau prezentator
Amenajează zonele de food și beverage
2 persoane
Închide oficial evenimentul

De ce ai nevoie

Grupat așa cum ai face cumpărăturile, cu cantități.

Administration

Folder pentru planificarea evenimentului
Fișe informative pentru oaspeți
Programe de eveniment
Cronologia evenimentului
Programul evenimentului
Situația bugetului
Programul turelor pentru personal
Documente contractuale pentru locație
Fișe de sarcini pentru voluntari
Lista de contacte a furnizorilor
Lista de contacte a personalului
Lista de contacte a voluntarilor
Ecusoane cu nume
Formulare de înregistrare pentru invitați
Ecusoane pentru vizitatori
Liste de bilete
Brățări
Liste de prezență
Liste de oaspeți
Detalii de plată
Formulare de feedback
Documente de evaluare
Documentație pentru licența de film
Documente pentru autorizația de proiecție
Broșuri informative
Checklist inventar echipamente

Logistics

Masa de înregistrare
Indicatoare de ieșire
Garduri de delimitare
Cutie pentru obiecte pierdute
Carcase pentru echipamente tehnice
Masă de bun venit
Indicatoare direcționale
Indicatoare de intrare
Ventilatoare
Foarfecă
Aparate portabile de încălzire
Paravane despărțitoare
Lăzi de transport
Materiale de ambalare
Covorașe de protecție pentru podea
Bride de cablu
Set de unelte
Cutii de depozitare
Etichete
Bandă adezivă

Technology

Prelungitoare
Unități de stocare de rezervă
Scaner de bilete
Prize multiple
Adaptoare de alimentare
Proiector de film
Telecomenzi
Ecran de proiecție
Baterii de rezervă
Proiector de rezervă
Difuzoare
Prelungitoare
Controale de iluminat
Cabluri HDMI
Mixer audio
Player media
Microfoane
Cabluri audio
Laptop
Subwoofer-e
Căști
Stick-uri USB

Safety

Lista contactelor de urgență
Afișe de siguranță
Trusă de prim ajutor
Șervețele
Extinctor
Iluminat de urgență
Dezinfectant pentru mâini
Indicatoare de accesibilitate

Decorations

Iluminat ambiental
Afișe de film
Draperii decorative
Fundal foto
Lumânări LED
Panou de bun venit
Elemente decorative
Iluminat ambiental
Baloane
Lămpi decorative
Bannere
Decor tematic
Stative decorative
Aranjamente florale

Furniture

Mese cu gustări
Scaune pliabile
Mese
Perne
Mese de cocktail
Huse pentru scaune
Scaune pentru public
Stand de prezentare
Zone de lounge cu locuri
Podium
Pături
Măsuțe auxiliare
Fețe de masă
Platformă de scenă
Mese pentru băuturi

Kitchen

Pahare
Găleți pentru gheață
Boluri pentru bomboane
Dozatoare de băuturi
Mașină de popcorn
Boluri pentru gustări
Tăvi
Aparat de cafea
Farfurii
Șervețele
Tacâmuri
Pahare
Deschizătoare de sticle
Boluri pentru popcorn
Pungi pentru popcorn

Beverages

Gustări cu ciocolată
Roomers
Chipsuri
Apă îmbuteliată
Biscuiți
Suc
Gustări cu fructe
Bomboane
Lapte
Patiserie
Sticle de apă
Cafea
Consumabile pentru ceai
Boabe de popcorn
Zahăr
Băuturi răcoritoare
Ceai
Sandvișuri

Cleaning

Coșuri de gunoi
Lavete de curățare
Coșuri de reciclare
Prosoape de hârtie
Saci de gunoi
Șervețele de curățare
Fară de praf
Mop
Mături
Produse de curățenie

Sfaturi

Verifică drepturile de proiecție înainte să promovezi filmul. Solicitarea permisiunii și documentele de copyright pot dura, iar un afiș publicat prea devreme poate crea probleme.
Testează fișierul video pe proiectorul folosit la eveniment cu cel puțin 24 de ore înainte. Verifică imaginea, sunetul, formatul media, subtitrările și adaptoarele de alimentare, nu doar dacă fișierul se deschide pe laptop.
Stabilește accesul și ieșirea înainte de ziua proiecției. Pentru o echipă mică, desemnează un coordonator, rezervă o masă de înregistrare și pregătește ecusoane, liste de bilete sau scanerul de bilete cu minimum 60 de minute înainte de începere.
Nu lăsa iluminarea, indicatoarele de ieșire și echipamentele de siguranță pentru ultimele 10 minute. Fă inspecția finală a locației cu cel puțin 30 de minute înainte și păstrează cablurile fixate, astfel încât traseele publicului să rămână libere.
Pregătește din timp un plan alternativ pentru dată și proiecție. Confirmă programul livrărilor, păstrează unități de stocare de rezervă și notează contactele personalului, voluntarilor și furnizorilor într-un singur loc.

Întrebări frecvente

Cu cât timp înainte trebuie verificată licența pentru o seară de film?: Începe verificarea cu cel puțin 4-6 săptămâni înainte de eveniment. Confirmă drepturile și păstrează documentația înainte să publici titlul filmului și materialele promoționale.
Cu cât timp înainte trebuie testat proiectorul de film?: Fă un test complet cu minimum 24 de ore înainte și încă unul în locație cu aproximativ 60 de minute înainte de accesul publicului. Verifică imaginea, sunetul, subtitrările și conexiunile de alimentare.
Când trebuie pregătită masa de înregistrare?: Așază masa de înregistrare cu cel puțin 60 de minute înainte de începerea proiecției. În acel moment trebuie să ai la îndemână listele de bilete, formularele, ecusoanele și scanerul, dacă este folosit.
Cât durează inspecția finală a locației?: Rezervă cel puțin 30 de minute pentru inspecția finală. Controlează ieșirile, iluminarea, traseele cablurilor, echipamentele tehnice, ecranul și locul unde publicul va intra și va ieși.

Pornește acest plan în Lizzt

Toate sarcinile și lucrurile din această pagină, gata în propriul tău eveniment. Invită oameni, împărțiți munca și vezi cine ce a făcut.