Checklist na filmový večer od prípravy po záver

Pri filmovom večeri nestačí vybrať film a postaviť plátno. Vopred treba vyriešiť miesto, práva na verejné premietanie, príchod hostí aj technickú zálohu. Táto checklist vás prevedie prípravou v správnom poradí – od dátumu a harmonogramu až po záverečnú kontrolu priestoru. Počíta aj s titulkami, osvetlením, bezpečnostným vybavením a spätnou väzbou od návštevníkov.

Zorganizujte túto udalosť zdarma s Lizzt

Plán krok za krokom

Každá úloha s vlastným podzoznamom, v poradí, v akom ich naozaj potrebuješ.

Vyberte požadovaný dátum podujatia
Zabezpečte postupy pri príchode a odchode
Potvrdiť harmonogramy dodávok
Určte náhradné dátumy
Vyberte názov filmu
Vyberte miesto podujatia
Skontrolujte licenčné požiadavky na film
Navrhnite propagačné materiály
Pripravte titulky, ak sú potrebné
Nastavte osvetlenie
2 osôb
Zhromaždite spätnú väzbu od návštevníkov
2 osôb
Preskúmajte vhodnosť miesta
Požiadajte o povolenie na verejné premietanie
Vytvorte plagáty podujatia
Otestujte filmový súbor alebo typ mediálneho súboru
Skontrolovať bezpečnostné vybavenie
Vyhodnoťte výkonnosť podujatia
2 osôb
Zostaviť organizačný tím
Potvrďte práva na premietanie
Pripravte online oznámenia
Skontrolujte autorskoprávnu dokumentáciu
Vykonajte záverečnú kontrolu priestorov
2 osôb
Doplňte finančnú dokumentáciu
Určte koordinátora podujatia
Pripravte harmonogram premietania
Propagujte filmový večer na sociálnych sieťach
Pripravte záložné možnosti premietania
Privítajte dodávateľov a technický personál
2 osôb
Archivujte dokumenty k podujatiu
Priraďte zodpovednosti členom tímu
Definitívne stanovte rozpočet podujatia
Zverejnite informácie o podujatí
Vytvorte technický checklist
Privítajte návštevníkov
3 osôb
Rozpracujte koncept filmového večera
Určte potreby prenájmu materiálu
Pripravte postupy pre predaj vstupeniek alebo registráciu
Pripravte pokyny pre personál
Spravujte registráciu hostí
3 osôb
Vyberte tému alebo atmosféru
Pripravte predbežný časový harmonogram podujatia
Vyžiadajte si cenové ponuky na vybavenie
Spravujte registrácie návštevníkov
Priraďte úlohy personálu
Predstavte filmový program
Vytvorte počiatočný rozpočet podujatia
Porovnajte ponuky dodávateľov
Odpovedajte na otázky účastníkov
Pripraviť núdzové postupy
Začnite premietanie
Obhliadnite možné miesta
Rezervujte projekčné vybavenie
Potvrďte počet návštevníkov
Otvorte miesto pred príchodom hostí
2 osôb
Sledujte technický výkon
2 osôb
Porovnajte možnosti miesta
Zabezpečte zvukové zariadenie
Pripravte zoznamy hostí
Usporiadajte priestory na sedenie
3 osôb
Podporujte hostí počas podujatia
3 osôb
Potvrdiť dostupnosť miesta konania
V prípade potreby zabezpečte prenájom nábytku
Pošlite pripomienky k podujatiu
Nainštalujte projekčné zariadenie
2 osôb
Spravujte občerstvenie
2 osôb
Podpíšte zmluvu s miestom konania
Kontaktujte dodávateľov jedla a nápojov
Pripravte uvítacie informácie
Nainštalujte plátno
2 osôb
Koordinujte prestávky, ak sú súčasťou programu
Určte kapacitu sedenia
Vyberte možnosti cateringu
Koordinujte propagačné spolupráce
Pripojte zvukové zariadenie
2 osôb
Vyriešiť technické problémy
2 osôb
Kontaktujte dodávateľov audiovizuálnej techniky
Otvorte registráciu pre návštevníkov
Informujte dobrovoľníkov podujatia
Pomôžte hosťom s usadením
3 osôb
Vytvorte branding podujatia
Zorganizujte aktivity na zapojenie publika
Umiestnite smerové značky
2 osôb
Zbaľte a vráťte vybavenie
3 osôb
Pripravte diskusné aktivity, ak sú zahrnuté
Umiestnite dekorácie
2 osôb
Dohliadajte na upratovanie miesta
3 osôb
Určte cieľ a ciele
Naplánujte usporiadanie sedenia pre publikum
Potvrďte dohody s dodávateľmi
Potvrďte konečný filmový program
Otestujte kvalitu zvuku
Sledujte bezpečnosť a pohodlie
2 osôb
Určte usporiadanie filmového večera
Potvrďte požiadavky na prístupnosť
Zabezpečte prepravu vybavenia
Pripravte program podujatia
Otestujte kvalitu videa
Zabezpečte záverečné oznámenia
Určite cieľovú skupinu
Skontrolujte elektrickú kapacitu
Sledujte výdavky na podujatie
Naplánujte úvodné príhovory
Pripravte stôl na vstupenky alebo registráciu
2 osôb
Poďakujte hosťom a dodávateľom
2 osôb
Odhadnite očakávaný počet účastníkov
Naplánujte technické zóny na inštaláciu
Pripravte platobné údaje
Zabezpečte hostiteľa alebo moderátora
Zriaďte zóny pre jedlo a nápoje
2 osôb
Oficiálne ukončite podujatie

Čo budeš potrebovať

Zoskupené tak, ako sa nakupuje, aj s množstvom.

Administration

Zložka pre plánovanie podujatia
Informačné listy pre hostí
Programy podujatia
Časový harmonogram podujatia
Program podujatia
Prehľad rozpočtu
Smenný rozpis personálu
Zmluvné dokumenty k priestorom
Pracovné listy pre dobrovoľníkov
Kontaktný zoznam dodávateľov
Kontaktný zoznam personálu
Kontaktný zoznam dobrovoľníkov
Menovky
Registračné formuláre pre hostí
Návštevnícke odznaky
Zoznamy vstupeniek
Náramky
Prezenčné listiny
Zoznamy hostí
Platobné údaje
Formuláre spätnej väzby
Hodnotiace dokumenty
Dokumentácia k filmovej licencii
Dokumenty k povoleniu na premietanie
Informačné brožúry
Kontrolný zoznam inventára vybavenia

Logistics

Registračný stôl
Výstupné značky
Ohradzovacie zábrany
Box na stratené veci
Kufre pre technické vybavenie
Uvítací stôl
Smerové tabule
Vstupné značky
Ventilátory
Nožnice
Prenosné ohrievače
Deliace panely
Prepravné boxy
Baliaci materiál
Podložky na ochranu podlahy
Sťahovacie pásky
Súprava náradia
Úložné boxy
Štítky
Lepiaca páska

Technology

Predlžovacie káble
Záložné úložné disky
Skener vstupeniek
Predlžovacie zásuvky
Napájacie adaptéry
Filmový projektor
Diaľkové ovládače
Premietacie plátno
Náhradné batérie
Záložný projektor
Reproduktory
Predlžovacie káble
Ovládače osvetlenia
HDMI káble
Audio mixér
Prehrávač médií
Mikrofóny
Zvukové káble
Laptop
Subwoofery
Slúchadlá
USB kľúče

Safety

Zoznam núdzových kontaktov
Bezpečnostné tabule
Lekárnička
Servítky
Hasiaci prístroj
Núdzové osvetlenie
Dezinfekcia rúk
Značky prístupnosti

Decorations

Ambientné osvetlenie
Filmové plagáty
Dekoratívne závesy
Fotopozadie
LED sviečky
Uvítacia tabuľa
Dekoratívne rekvizity
Ambientné osvetlenie
Balóny
Dekoratívne lampy
Bannery
Tematická dekorácia
Dekoratívne stojany
Kvetinové aranžmány

Furniture

Stoly s občerstvením
Skladacie stoličky
Stoly
Vankúše
Koktailové stolíky
Poťahy na stoličky
Sedenie pre publikum
Prezentačný stojan
Lounge sedenie
Pódium
Prikrývky
Príručné stolíky
Obrusy
Pódium
Stoly s nápojmi

Kitchen

Poháre
Vedierka na ľad
Misky na sladkosti
Dávkovače nápojov
Popcornový stroj
Misky na občerstvenie
Podnosy
Kávovar
Taniere
Servítky
Príbor
Poháre
Otvírače fliaš
Misky na popcorn
Vrecká na popcorn

Beverages

Čokoládové snacky
Roomers
Čipsy
Balená voda
Sušienky
Džús
Ovocné snacky
Cukríky
Mlieko
Pečivo
Fľaše s vodou
Káva
Čajové potreby
Kukuričné zrná na popcorn
Cukor
Nealkoholické nápoje
Čaj
Sendviče

Cleaning

Odpadkové koše
Čistiace handričky
Koše na recykláciu
Papierové utierky
Odpadkové vrecia
Čistiace utierky
Zmeták na smeti
Mop
Metly
Čistiace prostriedky

Tipy

Práva na verejné premietanie si overte skôr, než vytvoríte plagáty alebo online oznámenia. Licenčné podmienky sa môžu líšiť podľa filmu, typu priestoru a počtu divákov.
Film si otestujte na rovnakom type zariadenia, aký použijete na podujatí, najneskôr 24 hodín vopred. Skontrolujte obraz, zvuk, titulky aj formát súboru a pripravte záložnú kópiu na inom úložisku.
Harmonogram nastavte tak, aby medzi príchodom hostí a začiatkom premietania zostalo aspoň 20 až 30 minút. Tento čas využijete na kontrolu vstupeniek, usadenie návštevníkov a odstránenie technických problémov.
Pri vonkajšom premietaní určte náhradný dátum ešte pred zverejnením pozvánok. Hosťom zároveň vopred vysvetlite postup pri príchode, odchode a prípadnom prerušení programu.
Organizačný tím si rozdeľte podľa smien a úloh, nie iba podľa mien. Na mieste musí byť určený koordinátor, človek pri registrácii, osoba pre techniku a niekto, kto skontroluje bezpečnostné vybavenie a únikové trasy.

Časté otázky

Ako dlho vopred začať pripravovať filmový večer?: Pri verejnom premietaní začnite aspoň 4 až 6 týždňov vopred. Získate čas na overenie licencie, výber miesta, potvrdenie dodávok, propagáciu a technickú skúšku.
Kedy otestovať projektor a filmový súbor?: Kompletný test urobte najneskôr 24 hodín pred premietaním a krátku kontrolu zopakujte 60 až 90 minút pred príchodom hostí. Otestujte aj titulky, zvuk, káble, adaptéry a záložný súbor.
Koľko času nechať medzi otvorením vstupu a filmom?: Pri menšom filmovom večeri nechajte minimálne 20 minút, pri väčšom počte hostí radšej 30 až 45 minút. Do tohto času patrí registrácia, kontrola vstupeniek, usadenie aj riešenie oneskorených príchodov.
Čo pripraviť, ak sa film nebude dať premietať?: Majte pripravenú záložnú kópiu filmu, náhradné úložisko a kontakt na človeka zodpovedného za techniku. Ak problém nevyriešite do 10 až 15 minút, postupujte podľa vopred oznámeného plánu pre prerušenie alebo presun programu.

Spusti tento plán v Lizzte

Všetky úlohy a veci z tejto stránky, pripravené vo tvojej vlastnej akcii. Pozvi ľudí, rozdeľte si prácu a uvidíš, kto čo urobil.