Sjekkliste for en filmkveld som fungerer

En filmkveld krever mer enn en projektor og en god film. Først må du avklare dato, lokale, visningsrettigheter og hvordan gjestene skal slippes inn. Deretter planlegger du bemanning, informasjon, billetter og teknisk gjennomføring. Sett av tid til en full test av filmfilen, lyden, undertekstene og strømtilkoblingene før publikum kommer. Denne sjekklisten samler oppgavene i en rekkefølge som gjør det lettere å oppdage mangler tidlig.

Organiser dette arrangementet gratis med Lizzt

Planen, steg for steg

Hver oppgave med sin egen underliste, i den rekkefølgen du faktisk trenger dem.

Velg ønsket arrangementsdato
Ordne rutiner for inn- og utgang
Bekreft leveringsplanene
Fastsett alternative datoer
Velg filmtittelen
Velg arrangementsstedet
Kontroller lisenskravene for filmen
Design markedsføringsmateriell
Forbered undertekster ved behov
Still inn belysningen
2 personer
Samle tilbakemeldinger fra deltakerne
2 personer
Undersøk lokalets egnethet
Søk om tillatelse til offentlig visning
Lag arrangementsplakater
Test filmfilen eller mediefiltypen
Kontroller sikkerhetsutstyret
Evaluer arrangementets resultater
2 personer
Sammensett organisasjonsteamet
Bekreft visningsrettighetene
Forbered kunngjøringer på nett
Kontroller opphavsrettsdokumentasjonen
Utfør den endelige inspeksjonen av lokalet
2 personer
Fullfør den økonomiske dokumentasjonen
Utnevn arrangementskoordinatoren
Forbered visningsplanen
Promoter filmkvelden på sosiale medier
Forbered reservealternativer for visningen
Ønsk leverandører og teknisk personale velkommen
2 personer
Arkiver arrangementsdokumenter
Fordel ansvar til teammedlemmene
Fastsett det endelige arrangementsbudsjettet
Publiser arrangementsinformasjon
Lag en teknisk sjekkliste
Ønsk deltakerne velkommen
3 personer
Utvikle konseptet for filmkvelden
Fastsett behovet for leie av utstyr
Sett opp rutiner for billettering eller registrering
Forbered instrukser for personalet
Administrer gjesteregistreringen
3 personer
Velg tema eller stemning
Forbered den foreløpige tidslinjen for arrangementet
Be om pristilbud på utstyr
Administrer påmeldinger fra deltakere
Tildel personalroller
Presenter filmprogrammet
Sett opp det innledende arrangementsbudsjettet
Sammenlign leverandørtilbudene
Svar på spørsmål fra deltakerne
Forbered nødprosedyrer
Start visningen
Inspiser mulige lokaler
Reserver projeksjonsutstyr
Bekreft antall deltakere
Åpne lokalet før gjestene ankommer
2 personer
Overvåk den tekniske ytelsen
2 personer
Sammenlign lokalmulighetene
Ordne lydutstyr
Forbered gjestelister
Sett opp sitteområder
3 personer
Støtt gjestene under arrangementet
3 personer
Bekreft lokalet sin tilgjengelighet
Ordne møbelutleie ved behov
Send arrangementspåminnelser
Installer projeksjonsutstyret
2 personer
Administrer forfriskningene
2 personer
Signér leieavtalen for lokalet
Ta kontakt med leverandører av mat og drikke
Forbered velkomstinformasjon
Sett opp lerretet
2 personer
Koordiner pauser ved behov
Fastsett sittekapasiteten
Velg cateringalternativer
Koordiner promotering-samarbeid
Koble til lydutstyret
2 personer
Løs tekniske problemer
2 personer
Ta kontakt med leverandører av audiovisuelt utstyr
Åpne registreringen for deltakere
Informer arrangementsfrivillige
Hjelp gjestene med å finne plassene sine
3 personer
Utvikle arrangementets profil
Organiser aktiviteter for publikumsinteraksjon
Sett opp veivisningsskilt
2 personer
Pakk ned utstyret og lever det tilbake
3 personer
Forbered diskusjonsaktiviteter hvis inkludert
Sett opp dekorasjoner
2 personer
Overvåk rengjøringen av lokalet
3 personer
Definer formål og mål
Planlegg publikums sitteløsning
Bekreft avtalene med leverandørene
Bekreft det endelige filmprogrammet
Test lydkvaliteten
Overvåk sikkerheten og komforten
2 personer
Fastsett opplegget for filmkvelden
Bekreft kravene til tilgjengelighet
Ordne transport av utstyret
Forbered arrangementsplanen
Test videokvaliteten
Håndter avslutningskunngjøringene
Definer målgruppen
Kontroller elektrisk kapasitet
Følg opp arrangementets utgifter
Planlegg åpningstalen
Forbered billett- eller registreringsskranken
2 personer
Takk gjester og leverandører
2 personer
Estimer forventet antall deltakere
Planlegg tekniske oppbyggingssoner
Forbered betalingsinformasjon
Ordne en vert eller programleder
Sett opp områdene for mat og drikke
2 personer
Avslutt arrangementet offisielt

Det du trenger

Gruppert slik du ville handlet det, med mengder.

Administration

Mappe for arrangementsplanlegging
Informasjonsark for gjester
Arrangementsprogrammer
Arrangementstidslinje
Arrangementsprogram
Budsjettoversikt
Vaktplan for personalet
Kontraktsdokumenter for lokalet
Oppgaveark for frivillige
Kontaktliste for leverandører
Kontaktliste for personalet
Kontaktliste for frivillige
Navneskilt
Registreringsskjemaer for gjester
Besøksbadges
Billettlister
Armbånd
Deltakerlister
Gjestelister
Betalingsopplysninger
Tilbakemeldingsskjemaer
Evalueringsdokumenter
Dokumentasjon for filmlisens
Dokumenter for visningstillatelse
Informasjonsbrosjyrer
Sjekkliste for utstyrsoversikt

Logistics

Registreringsskranke
Utgangsskilt
Avsperringsgjerder
Boks for hittegods
Kofferter for teknisk utstyr
Velkomstbord
Retningsskilt
Inngangsskilt
Vifter
Saks
Bærbare varmeovner
Skillevegger
Transportkasser
Emballasjemateriell
Gulvbeskyttelsesmatter
Kabelstrips
Verktøysett
Oppbevaringsbokser
Etiketter
Tape

Technology

Skjøteledninger
Reserve-lagringsenheter
Billettscanner
Grenuttak
Strømadaptere
Filmprojektor
Fjernkontroller
Projeksjonsskjerm
Reservebatterier
Reserveprojektor
Høyttalere
Skjøteledninger
Lyskontroller
HDMI-kabler
Lydmikser
Mediespiller
Mikrofoner
Audiokabler
Laptop
Subwoofere
Hodetelefoner
USB-minnepinner

Safety

Liste over nødkontakter
Sikkerhetsskilt
Førstehjelpsskrin
Tørkepapir
Brannslukker
Nødlys
Hånddesinfeksjonsmiddel
Tilgjengelighetsskilt

Decorations

Stemningsbelysning
Filmposters
Dekorative gardiner
Fotobakgrunn
LED-lyslys
Velkomstskilt
Dekorative rekvisitter
Stemningsbelysning
Ballonger
Dekorative lamper
Bannere
Temadekorasjon
Dekorative stativer
Blomsterdekorasjoner

Furniture

Snackbord
Sammenleggbare stoler
Bord
Puter
Cocktailbord
Stoltrekk
Stoler for publikum
Presentasjonsstativ
Loungeplasser
Scene
Tepper
Sidebord
Bordduker
Podieplattform
Drikkebord

Kitchen

Glass
Isbøtter
Godteribokser
Drikkedispenser
Popcornmaskin
Snackbegre
Brett
Kaffetrakter
Tallerkener
Servietter
Bestikk
Kopper
Flaskeåpnere
Popcornbegre
Popcornposer

Beverages

Sjokoladesnacks
Romers
Chips
Flaskevann
Kjeks
Juice
Fruktsnacks
Godteri
Melk
Bakverk
Vannflasker
Kaffe
Tetilbehør
Popcornmais
Sukker
Brus
Te
Sandwicher

Cleaning

Søppelkasser
Rengjøringskluter
Resirkuleringsbeholdere
Papirhåndklær
Søppelposer
Rengjøringskluter
Feiebrett
Mopp
Koster
Rengjøringsmidler

Tips

Avklar visningsrettighetene tidlig, helst flere uker før filmkvelden. Oppbevar tillatelser, kontrakter og annen opphavsrettsdokumentasjon samlet, slik at den er tilgjengelig under arrangementet.
Test hele filmvisningen i lokalet minst én gang før arrangementsdagen. Sjekk filmfil, projektor, skjerm, lyd, fjernkontroller, skjøteledninger og strømforsyning med samme oppsett som skal brukes.
Lag en tidsplan med faste klokkeslett for rigging, innslipp, start, pause og avslutning. Beregn minst 30 minutter til siste kontroll av lys, bilde, lyd, sikkerhetsutstyr og utgangsskilt.
Bestem inn- og utgangsrutinene før du publiserer informasjon om arrangementet. Ha registreringsskranke, billettlister eller skanner, navneskilt og eventuelle armbånd klare minst én time før innslipp.
Avtal hvem som gjør hva på arrangementsdagen, ikke bare hvem som er ansvarlig. Lag en vaktplan med kontaktinformasjon, og pek ut én arrangementskoordinator som kan ta raske avgjørelser når noe endrer seg.

Ofte stilte spørsmål

Hvor tidlig bør jeg begynne å planlegge en filmkveld?: Start minst 6–8 uker før arrangementsdatoen. Da rekker du å finne lokale, bekrefte visningsrettigheter, velge film, organisere bemanning og lage informasjon til publikum uten hastverk.
Når bør filmen og teknikken testes?: Test filmfilen, projektoren, skjermen og lyden minst 3–7 dager før arrangementet, og gjør en kort sluttkontroll samme dag. Spill av hele eller representative deler av filmen, inkludert undertekster hvis de skal brukes.
Hvor mye tid trenger jeg til rigging før filmkvelden?: Beregn minst 2 timer til rigging hvis utstyret skal settes opp fra grunnen av. Legg i tillegg inn 30 minutter rett før innslipp til kontroll av bilde, lyd, lys, strøm, billetter og sikkerhet.
Hva må være klart før gjestene slippes inn?: Ha registreringsskranke, billettlister eller billettskanner, informasjon til gjestene, navneskilt eller armbånd og tydelig merking av utgangene klart minst 30 minutter før innslipp. Én person bør samtidig kontrollere at projektor, skjerm og lyd står i riktig startposisjon.

Start denne planen i Lizzt

Alle oppgaver og ting fra denne siden, klare i ditt eget arrangement. Inviter folk, fordel arbeidet, og se hvem som har gjort hva.