Checklist til en velplanlagt filmaften

En filmaften kræver mere end en projektor og en god film. Du skal først afklare dato, sted og visningsrettigheder, derefter få styr på teknik, adgang, bemanding og information til gæsterne. Planlæg med tid til at teste filmfilen, justere lys og gennemgå sikkerheden i lokalet. Denne checklist følger den rækkefølge, der gør det lettere at opdage mangler, før gæsterne står i kø ved indgangen.

Organisér dette event gratis med Lizzt

Planen, trin for trin

Hver opgave med sin egen underliste, i den rækkefølge du faktisk får brug for dem.

Vælg den ønskede eventdato
Aftal procedurer for ind- og udgang
Bekræft leveringsplanerne
Fastlæg alternative datoer
Vælg filmtitlen
Vælg eventstedet
Kontroller filmens licenskrav
Design reklamemateriale
Forbered undertekster, hvis det er nødvendigt
Indstil belysningen
2 personer
Indsaml feedback fra gæsterne
2 personer
Undersøg stedets gennemførlighed
Søg tilladelse til offentlig visning
Lav eventplakater
Test filmfilen eller mediefiltypen
Kontrollér sikkerhedsudstyret
Evaluer eventets performance
2 personer
Sammensæt organiseringsteamet
Bekræft visningsrettighederne
Forbered onlineannonceringer
Kontroller ophavsretsdokumentationen
Udfør den afsluttende inspektion af stedet
2 personer
Færdiggør den økonomiske dokumentation
Udpeg eventkoordinatoren
Forbered visningsplanen
Promovér filmaftenen på sociale medier
Forbered backupmuligheder til visningen
Byd leverandører og teknisk personale velkommen
2 personer
Arkivér eventdokumenter
Tildel ansvar til teammedlemmer
Fastlæg eventbudgettet endeligt
Publicér eventinformation
Lav en teknisk tjekliste
Byd gæsterne velkommen
3 personer
Udvikl konceptet for filmaftenen
Afdæk behovet for materieludlejning
Udarbejd billete- eller registreringsprocedurer
Forbered instruktioner til personalet
Håndter gæsteregistreringen
3 personer
Vælg temaet eller stemningen
Forbered den foreløbige eventtidslinje
Indhent tilbud på udstyr
Administrér gæstetilmeldingerne
Tildel personaleroller
Introducér filmprogrammet
Udarbejd det indledende eventbudget
Sammenlign leverandørtilbuddene
Besvar deltagernes spørgsmål
Forbered nødprocedurer
Start visningen
Undersøg mulige lokationer
Reserver projektionsudstyr
Bekræft antal deltagere
Åbn lokationen, før gæsterne ankommer
2 personer
Overvåg de tekniske præstationer
2 personer
Sammenlign lokalemuligheder
Aftal lydudstyr
Forbered gæstelister
Indret siddeområderne
3 personer
Støt gæsterne under eventet
3 personer
Bekræft lokalets tilgængelighed
Aftal om nødvendigt møbeludlejning
Send eventpåmindelser
Installer projektionsudstyret
2 personer
Administrér forfriskningerne
2 personer
Underskriv lokalaftalen
Kontakt leverandører af mad og drikke
Forbered velkomstinformation
Sæt lærredet op
2 personer
Koordiner pauser, hvis det er relevant
Fastlæg siddekapaciteten
Vælg cateringmuligheder
Koordiner promoveringssamarbejder
Tilslut lydudstyret
2 personer
Løs tekniske problemer
2 personer
Kontakt leverandører af audiovisuelt udstyr
Åbn for gæsteregistrering
Informér eventfrivillige
Hjælp gæsterne på plads
3 personer
Udvikl eventets branding
Organisér aktiviteter til publikuminteraktion
Opsæt skilte
2 personer
Pak udstyret sammen og returnér det
3 personer
Forbered diskussionsaktiviteter, hvis de er inkluderet
Sæt dekorationer op
2 personer
Overvåg rengøringen af lokalet
3 personer
Fastlæg formål og mål
Planlæg publikums siddepladser
Bekræft aftalerne med leverandørerne
Bekræft det endelige filmprogram
Test lydkvaliteten
Overvåg sikkerhed og komfort
2 personer
Fastlæg filmaftnens format
Bekræft tilgængelighedskravene
Aftal transport af udstyret
Forbered eventplanen
Test videokvaliteten
Håndter afslutningstalerne
Fastlæg målgruppen
Kontrollér den elektriske kapacitet
Hold styr på eventudgifterne
Planlæg velkomsttalerne
Forbered billet- eller registreringsskranken
2 personer
Tak gæster og leverandører
2 personer
Vurdér det forventede antal deltagere
Planlæg de tekniske opbygningsområder
Forbered betalingsoplysninger
Sørg for en vært eller oplægsholder
Indret områderne til mad og drikke
2 personer
Afslut eventet officielt

Det du skal bruge

Grupperet som du ville handle det, med mængder.

Administration

Mappe til eventplanlægning
Informationsark til gæster
Eventprogrammer
Tidsplan for arrangementet
Eventprogram
Budgetoversigt
Vagtplan for personalet
Kontraktdokumenter for lokationen
Opgaveark til frivillige
Kontaktliste over leverandører
Kontaktliste for personale
Kontaktliste for frivillige
Navneskilte
Registreringsformularer til gæster
Deltagerbadges
Billettister
Armbånd
Deltagerlister
Gæstelister
Betalingsoplysninger
Feedbackformularer
Evalueringsdokumenter
Dokumentation til filmlicens
Dokumenter til visningstilladelse
Informationsbrochurer
Tjekliste for udstyrsopgørelse

Logistics

Registreringsskranke
Udgangsskilte
Afspærringshegn
Boks til hittegods
Kufferter til teknisk udstyr
Velkomstbord
Vejvisningsskilte
Indgangsskilte
Ventilatorer
Saks
Transportable varmeapparater
Skillevægge
Transportkasser
Emballagemateriale
Gulvbeskyttelsesmåtter
Kabelbindere
Værktøjssæt
Opbevaringskasser
Etiketter
Tape

Technology

Forlængerkabler
Backup-lagerdrev
Billetscanner
Stikdåser
Strømadaptere
Filmprojektor
Fjernbetjeninger
Lærred
Ekstra batterier
Reserveprojektor
Højttalere
Forlængerledninger
Lyskontroller
HDMI-kabler
Audio mixer
Medieafspiller
Mikrofoner
Audiokabler
Bærbar computer
Subwoofere
Hovedtelefoner
USB-drev

Safety

Liste over nødkontakter
Sikkerhedsskilte
Førstehjælpskasse
Papirlommetørklæder
Brandslukker
Nødlys
Hånddesinfektionsmiddel
Tilgængelighedsskilte

Decorations

Stemningslys
Filmplakater
Dekorative gardiner
Fotobaggrund
LED-lys
Velkomstskilt
Dekorative rekvisitter
Stemningslys
Balloner
Dekorative lamper
Bannere
Temadekoration
Dekorative stativer
Blomsterarrangementer

Furniture

Snackborde
Sammenklappelige stole
Borde
Puder
Cocktailborde
Stolebetræk
Stole til publikum
Præsentationsstander
Loungepladser
Podium
Tæpper
Sideborde
Bordduge
Sceneplatform
Drikkeborde

Kitchen

Glas
Ispande
Slikskåle
Drikkeautomater
Popcornmaskine
Snackbakker
Bakker
Kaffemaskine
Tallerkener
Servietter
Bestik
Kopper
Flaskeåbnere
Popcornbægre
Popcornposer

Beverages

Chokoladesnacks
Cremefyldte kiks
Chips
Flaskevand
Småkager
Juice
Frugtsnacks
Slik
Mælk
Bagværk
Vandflasker
Kaffe
Teforsyninger
Popcornmajs
Sukker
Læskedrik
Te
Sandwicher

Cleaning

Affaldsbeholdere
Rengøringsklude
Genbrugsbeholdere
Papirhåndklæder
Affaldsposer
Rengøringsservietter
Fejebakke
Moppe
Koste
Rengøringsmidler

Tips

Afklar filmens visningsrettigheder tidligt. En offentlig visning kan kræve tilladelse og dokumentation, så indhent det mindst 4-6 uger før filmaftenen.
Lav en teknisk test mindst 1 uge før arrangementet. Afprøv filmprojektor, lærred, kabler, stikdåser og backup-lagerdrev med den faktiske filmfil.
Planlæg ind- og udgang med konkrete poster. Sæt registreringsskranke, billetscannere og udgangsskilte op senest 60 minutter før dørene åbner.
Lav en bemandingsplan med navne og telefonnumre. Sørg for, at hver opgave har en ansvarlig, og giv frivillige deres opgaveark mindst 3 dage før.
Gennemfør den afsluttende inspektion 2-3 timer før start. Kontroller lys, sikkerhedsudstyr, afspærringer, strøm, siddepladser og at informationsark til gæsterne ligger klar.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor lang tid før skal man planlægge en filmaften?: Begynd helst 6-8 uger før, især hvis filmen skal vises offentligt. Brug den første uge på dato, sted, filmtitel og rettigheder, og gem mindst 1 uge til teknisk test og justeringer.
Skal man have tilladelse til at vise en film offentligt?: Som regel skal du undersøge visningsrettighederne, hvis personer uden for en privat husstand deltager. Afklar kravene mindst 4-6 uger før, og gem ophavsrets- og tilladelsesdokumentationen sammen med eventplanen.
Hvornår skal teknikken testes til en filmaften?: Test alt med den endelige filmfil mindst 7 dage før. Lav derefter en kort kontrol 2-3 timer før start, så du kan håndtere problemer med projektor, lyd, strøm eller mediefil uden gæster i lokalet.
Hvor tidligt skal gæsterne kunne komme ind?: Gør indgangen klar mindst 60 minutter før planlagt start, og åbn typisk 30-45 minutter før filmen begynder. Det giver tid til billetkontrol, registrering og at finde pladser uden at afbryde visningen.

Start denne plan i Lizzt

Alle opgaver og ting fra denne side, klar i din egen begivenhed. Inviter folk, fordel arbejdet, og se hvem der har gjort hvad.