Elokuvailta järjestykseen ilman viime hetken yllätyksiä

Elokuvailta onnistuu, kun päätökset tehdään oikeassa järjestyksessä. Ensin varmistetaan päivä, paikka ja elokuvan julkisen esittämisen oikeudet; vasta sen jälkeen kannattaa julkaista ohjelma ja aloittaa ilmoittautumiset. Tekniikka testataan hyvissä ajoin, mukaan lukien tekstitykset, tiedostomuoto, projektori ja varmuuskopiot. Tämä checklist kokoaa 110 tehtävää ja 148 tarvittavaa tavaraa suunnittelusta loppukatselmukseen.

Järjestä tämä tapahtuma ilmaiseksi Lizztillä

Suunnitelma vaihe vaiheelta

Jokainen tehtävä omine alalistoineen, siinä järjestyksessä kuin niitä oikeasti tarvitset.

Valitse haluttu tapahtumapäivä
Järjestä sisään- ja uloskäyntikäytännöt
Vahvista toimitusaikataulut
Määritä vaihtoehtoiset päivämäärät
Valitse elokuvan nimi
Valitse tapahtumapaikka
Tarkista elokuvan lisenssivaatimukset
Suunnittele promootiomateriaali
Valmistele tekstitys tarvittaessa
Säädä valaistus
2 henkilöä
Kerää palautetta kävijöiltä
2 henkilöä
Selvitä tapahtumapaikan soveltuvuus
Hae lupaa julkiseen esitykseen
Tee tapahtumajulisteet
Testaa elokuva- tai mediatiedostotyyppi
Tarkista turvavarusteet
Arvioi tapahtuman onnistuminen
2 henkilöä
Kokoa järjestelytiimi
Vahvista esitysoikeudet
Valmistele verkkotiedotteet
Tarkista tekijänoikeusasiakirjat
Tee tapahtumapaikan loppukatselmus
2 henkilöä
Viimeistele talousasiakirjat
Nimeä tapahtumakoordinaattori
Valmistele esitysaikataulu
Markkinoi elokuvailtaa sosiaalisessa mediassa
Valmistele vararatkaisut esitystä varten
Vastaanota toimittajat ja tekninen henkilökunta
2 henkilöä
Arkistoi tapahtuma-asiakirjat
Jaa vastuut tiimin jäsenille
Vahvista tapahtuman budjetti
Julkaise tapahtumatiedot
Laadi tekninen tarkistuslista
Toivota kävijät tervetulleiksi
3 henkilöä
Laadi elokuvailtan konsepti
Määritä kalustovuokraustarpeet
Laadi lippu- tai ilmoittautumiskäytännöt
Valmistele henkilöstöohjeet
Hallitse vieraiden ilmoittautumista
3 henkilöä
Valitse teema tai tunnelma
Valmistele alustava tapahtuma-aikataulu
Pyydä tarjouspyynnöt laitteista
Hallinnoi kävijöiden ilmoittautumisia
Määritä henkilöstön tehtävät
Esittele elokuvaohjelma
Laadi alustava tapahtumabudjetti
Vertaile toimittajien tarjouksia
Vastaa osallistujien kysymyksiin
Valmistele hätätilanneohjeet
Aloita esitys
Tarkasta mahdolliset tapahtumapaikat
Varaa projektiolaitteet
Vahvista osallistujamäärä
Avaa tapahtumapaikka ennen vieraiden saapumista
2 henkilöä
Seuraa teknistä toimivuutta
2 henkilöä
Vertaile tapahtumapaikkavaihtoehtoja
Järjestä äänentoistolaitteet
Valmistele vieraslistat
Järjestä istuma-alueet
3 henkilöä
Tue vieraita tapahtuman aikana
3 henkilöä
Vahvista tilan saatavuus
Järjestä tarvittaessa kalustovuokraus
Lähetä tapahtumamuistutukset
Asenna projektiolaitteet
2 henkilöä
Hoida tarjoilut
2 henkilöä
Allekirjoita tilasopimus
Ota yhteyttä ruoka- ja juomatoimittajiin
Valmistele tervetuloinfo
Pystytä kangas
2 henkilöä
Koordinoi tauot tarvittaessa
Määritä istumapaikkamäärä
Valitse tarjoiluvaihtoehdot
Koordinoi markkinointiyhteistyöt
Kytke äänentoistolaitteet
2 henkilöä
Ratkaise tekniset ongelmat
2 henkilöä
Ota yhteyttä audiovisuaalisten laitteiden toimittajiin
Avaa ilmoittautuminen kävijöille
Tiedota tapahtumavapaaehtoisia
Auta vieraita löytämään paikkansa
3 henkilöä
Suunnittele tapahtuman brändäys
Järjestä yleisöaktiviteetteja
Aseta opasteet
2 henkilöä
Pakkaa laitteet ja palauta ne
3 henkilöä
Valmistele keskusteluaktiviteetit, jos mukana
Aseta koristeet
2 henkilöä
Valvo tilan siivousta
3 henkilöä
Määritä tarkoitus ja tavoitteet
Suunnittele yleisön istumajärjestys
Vahvista sopimukset toimittajien kanssa
Vahvista lopullinen elokuvaohjelma
Testaa äänenlaatu
Seuraa turvallisuutta ja viihtyvyyttä
2 henkilöä
Määritä elokuvailtan toteutus
Vahvista esteettömyysvaatimukset
Järjestä laitteiden kuljetus
Valmistele tapahtuman aikataulu
Testaa videon laatu
Hoida loppukuulutukset
Määritä kohderyhmä
Tarkista sähkökapasiteetti
Seuraa tapahtuman kuluja
Suunnittele tervetuliaispuhe
Valmistele lipunmyynti- tai ilmoittautumistiski
2 henkilöä
Kiitä vieraita ja toimittajia
2 henkilöä
Arvioi odotettu osallistujamäärä
Suunnittele tekniset pystytysalueet
Valmistele maksutiedot
Järjestä juontaja tai isäntä
Järjestä ruoka- ja juoma-alueet
2 henkilöä
Päätä tapahtuma virallisesti

Mitä tarvitset

Ryhmitelty niin kuin ostoksia tehdään, määrineen.

Administration

Tapahtumasuunnittelukansio
Vieraille tarkoitetut infolomakkeet
Tapahtumaohjelmat
Tapahtuman aikataulu
Tapahtuma-aikataulu
Budjetin yhteenveto
Henkilökunnan työvuorolistat
Tapahtumapaikan sopimusasiakirjat
Vapaaehtoisten tehtävälomakkeet
Toimittajien yhteystietoluettelo
Henkilökunnan yhteystiedot
Vapaaehtoisten yhteystiedot
Nimikyltit
Vieraiden ilmoittautumislomakkeet
Vierasmerkit
Lipputaulukot
Rannekkeet
Läsnäololistat
Vieraslistat
Maksutiedot
Palautelomakkeet
Arviointiasiakirjat
Elokuvalisenssin asiakirjat
Esityslupaa koskevat asiakirjat
Tiedotuslehdykät
Laitteiston inventointilista

Logistics

Ilmoittautumistiski
Poistumistiemerkit
Aitaukset
Kadonneiden tavaroiden laatikko
Teknisten laitteiden kuljetuslaukut
Tervetulopöytä
Suuntakyltit
Sisäänkäyntikyltit
Tuulettimet
Sakset
Siirrettävät lämmittimet
Tilanjakoseinät
Kuljetuslaatikot
Pakkaustarvikkeet
Lattiansuojamatot
Nippusiteet
Työkalusarja
Säilytyslaatikot
Etiketit
Teippi

Technology

Jatkojohdot
Varmuuskopiolevyt
Lipputarkistin
Jatkopistorasiat
Virtalähteet
Elokuvaprojektori
Kaukosäätimet
Heijastuskangas
Vara-akut
Varaprojektori
Kaiuttimet
Jatkojohdot
Valonsäätimet
HDMI-kaapelit
Äänimikseri
Mediatoistin
Mikrofonit
Audiokaapelit
Kannettava tietokone
Subwooferit
Kuulokkeet
USB-muistitikut

Safety

Hätäyhteystietoluettelo
Turvakyltit
Ensiapulaukku
Nenäliinat
Sammutin
Hätävalaistus
Käsidesi
Esteettömyyskyltit

Decorations

Tunnusvalot
Elokuvajulisteet
Koristeverhot
Valokuvaustausta
LED-kynttilät
Tervetulokyltti
Koriste-esineet
Tunnusvalot
Ilmapallot
Koristevalot
Banderollit
Teemakoristeet
Koristetelineet
Kukka-asetelmat

Furniture

Välipalapöydät
Taittotuolit
Pöydät
Tyynyt
Cocktailpöydät
Tuolihuput
Yleisötuolit
Esitysteline
Lounge-istuimet
Lava
Peitot
Sivupöydät
Pöytäliinat
Lavamoduuli
Juomapöydät

Kitchen

Lasit
Jääastiat
Makeisastiat
Juoma-annostelijat
Popcornkone
Välipalakulhot
Tarjoiluastiat
Kahvinkeitin
Lautaset
Servetit
Ruokailuvälineet
Kupit
Pullonavaajat
Popcornkulhot
Popcorn-pussit

Beverages

Suklaaherkut
Roomers
Sipsit
Pullovesi
Pikkuleivät
Mehu
Hedelmävälipalat
Karkit
Maito
Leivonnaiset
Vesipullot
Kahvi
Teetarvikkeet
Popcornmaissi
Sokeri
Virvoitusjuoma
Tee
Sandwichit

Cleaning

Jäteastiat
Puhdistusliinat
Kierrätysastiat
Paperipyyhkeet
Jätesäkit
Puhdistusliinat
Lattiaharja
Lastausmoppi
Harjat
Siivousaineet

Vinkit

Varmista julkisen esityksen lupa ja tekijänoikeusasiakirjat ennen julisteiden ja verkkotiedotteiden julkaisemista. Jos oikeudet eivät ole kunnossa, elokuvan nimeä ei kannata markkinoida yleisölle.
Testaa elokuvatiedosto, tekstitykset, projektori ja heijastuskangas vähintään 3–7 päivää ennen näytöstä. Tee samalla varmuuskopio ja tarkista jatkojohdot, virtalähteet sekä kaukosäätimet.
Varaa sisäänpääsyyn erillinen ilmoittautumis- tai lipuntarkistuspiste ja nimeä vastuuhenkilö. Kirjoita henkilöstön työvuorot niin, että paikalla on apua vähintään 60 minuuttia ennen näytöksen alkua.
Lähetä vieraille ennakkotiedot viimeistään 2–3 päivää ennen tapahtumaa. Kerro saapumisesta, sisään- ja uloskäynneistä, aikataulusta sekä mahdollisista tekstityksistä, jotta kysymykset eivät kasaannu ovella.
Tee tapahtumapaikan loppukatselmus heti näytöksen jälkeen ja kirjaa palautteet, kadonneet tavarat sekä talousasiakirjojen puutteet. Sulje tapahtuma vasta, kun tekniikka, opasteet ja lainatut välineet on tarkistettu.

Usein kysytyt kysymykset

Milloin elokuvailta kannattaa alkaa järjestää?: Aloita vähintään 4–6 viikkoa ennen tapahtumaa, jotta paikka, vaihtoehtoiset päivät ja esitysoikeudet ehditään varmistaa. Tekniikkatesti kannattaa tehdä viimeistään 3–7 päivää ennen näytöstä.
Tarvitaanko elokuvailtaan lupa julkiseen esitykseen?: Kyllä, jos elokuva esitetään yleisölle eikä kyse ole yksityisestä kotikatselusta. Selvitä esitysoikeudet ja hanki tarvittava lupa ennen markkinointia, mieluiten vähintään 3–4 viikkoa etukäteen.
Mitä tekniikkaa elokuvailtaan tarvitaan?: Tarvitset vähintään elokuvaprojektorin, heijastuskankaan, sopivan mediatiedoston, virtalähteet ja jatkojohdot. Testaa koko ketju 3–7 päivää ennen tapahtumaa ja pidä varmuuskopio erillisellä levyllä.
Kuinka aikaisin järjestäjien pitää saapua elokuvailtaan?: Varaa järjestäjille vähintään 60 minuuttia ennen alkua. Silloin ehdit säätää valaistuksen, tarkistaa poistumistiemerkit, valmistella lipputarkistuksen ja ratkaista tekniikan viimeiset ongelmat.

Aloita tämä suunnitelma Lizztissä

Kaikki tämän sivun tehtävät ja tarvikkeet valmiina omassa tapahtumassasi. Kutsu ihmisiä, jakakaa työt ja näe kuka on tehnyt mitäkin.