Checklist za organizaciju filmske večeri

Filmska večer traži više pripreme nego samo projektor i platno. Prvo trebaš uskladiti datum, lokaciju i naslov filma, a zatim provjeriti prava javnog prikazivanja i tehničke uvjete. Na dan događaja najčešće zapnu ulazak gostiju, titlovi, kabeli, rasvjeta ili rezervna kopija filmske datoteke. Ova checklist vodi te redom kroz pripremu, provedbu i završnu procjenu događaja.

Organizirajte ovaj događaj besplatno uz Lizzt

Plan, korak po korak

Svaki zadatak s vlastitim podpopisom, redoslijedom kojim će vam stvarno trebati.

Odaberite željeni datum događaja
Dogovorite postupke ulaska i izlaska
Potvrdite rasporede dostave
Odredite alternativne datume
Odaberite naslov filma
Odaberite lokaciju događaja
Provjerite zahtjeve za licencu filma
Dizajnirajte promotivne materijale
Pripremite titlove ako je potrebno
Namjestite rasvjetu
2 osoba
Prikupite povratne informacije posjetitelja
2 osoba
Istražite izvedivost lokacije
Zatražite odobrenje za javno prikazivanje
Izradite plakate događaja
Testirajte filmsku datoteku ili vrstu medijske datoteke
Provjerite sigurnosnu opremu
Procijenite uspješnost događaja
2 osoba
Sastavite organizacijski tim
Potvrdite prava na prikazivanje
Pripremite online objave
Provjerite autorskopravnu dokumentaciju
Provedite završni pregled prostora
2 osoba
Dovršite financijsku dokumentaciju
Dodijelite koordinatora događaja
Pripremite raspored prikazivanja
Promovirajte filmsku večer na društvenim mrežama
Pripremite rezervne opcije za prikazivanje
Dočekajte dobavljače i tehničko osoblje
2 osoba
Arhivirajte dokumente događaja
Dodijelite odgovornosti članovima tima
Definirajte konačni proračun događaja
Objavite informacije o događaju
Izradite tehničku kontrolnu listu
Dočekajte posjetitelje
3 osoba
Razvijte koncept filmske večeri
Odredite potrebe za najmom opreme
Postavite postupke za kupnju ulaznica ili registraciju
Pripremite upute za osoblje
Upravljajte registracijom gostiju
3 osoba
Odaberite temu ili ugođaj
Pripremite preliminarni vremenski raspored događaja
Zatražite ponude za opremu
Upravljajte prijavama posjetitelja
Dodijelite uloge osoblju
Predstavite filmski program
Sastavite početni proračun događaja
Usporedite ponude dobavljača
Odgovarajte na pitanja sudionika
Pripremite postupke u slučaju nužde
Započnite prikazivanje
Pregledajte moguće lokacije
Rezervirajte projekcijsku opremu
Potvrdite broj posjetitelja
Otvorite lokaciju prije dolaska gostiju
2 osoba
Pratite tehničke performanse
2 osoba
Usporedite opcije lokacija
Dogovorite zvučnu opremu
Pripremite popise gostiju
Uredite sjedeća područja
3 osoba
Pružite podršku gostima tijekom događaja
3 osoba
Potvrdite dostupnost lokacije
Po potrebi dogovorite najam namještaja
Pošaljite podsjetnike za događaj
Postavite projekcijsku opremu
2 osoba
Upravljajte osvježenjem
2 osoba
Potpišite ugovor o lokaciji
Stupite u kontakt s dobavljačima hrane i pića
Pripremite informacije za dobrodošlicu
Postavite ekran
2 osoba
Koordinirajte pauze ako je primjenjivo
Odredite kapacitet sjedenja
Odaberite opcije cateringa
Koordinirajte promotivna partnerstva
Spojite zvučnu opremu
2 osoba
Riješite tehničke probleme
2 osoba
Stupite u kontakt s dobavljačima audiovizualne opreme
Otvorite registraciju za posjetitelje
Obavijestite volontere događaja
Pomozite gostima da sjednu
3 osoba
Razvijte brending događaja
Organizirajte aktivnosti za interakciju s publikom
Postavite smjernike
2 osoba
Zapakirajte i vratite opremu
3 osoba
Pripremite aktivnosti za raspravu ako su uključene
Postavite dekoracije
2 osoba
Nadzirite čišćenje lokacije
3 osoba
Definirajte cilj i zadatke
Planirajte raspored sjedenja za publiku
Potvrdite dogovore s dobavljačima
Potvrdite konačni filmski program
Testirajte kvalitetu zvuka
Pratite sigurnost i udobnost
2 osoba
Odredite raspored filmske večeri
Potvrdite zahtjeve za pristupačnost
Organizirajte prijevoz opreme
Pripremite raspored događanja
Testirajte kvalitetu videa
Upravljajte završnim najavama
Odredite ciljanu publiku
Provjerite električni kapacitet
Pratite troškove događanja
Planirajte uvodne riječi
Pripremite pult za prodaju ulaznica ili registraciju
2 osoba
Zahvalite gostima i dobavljačima
2 osoba
Procijenite očekivani broj sudionika
Planirajte tehničke zone za postavljanje
Pripremite podatke za plaćanje
Organizirajte voditelja ili prezenter
Uredite zone za hranu i piće
2 osoba
Službeno zatvorite događaj

Što vam treba

Grupirano onako kako se kupuje, s količinama.

Administration

Mapa za planiranje događaja
Informacijski listovi za goste
Programi događanja
Vremenski plan događaja
Raspored događaja
Pregled proračuna
Raspored smjena osoblja
Ugovorni dokumenti za prostor
Radni listovi za volontere
Popis kontakata dobavljača
Kontaktni popis osoblja
Kontaktni popis volontera
Imenske oznake
Obrasci za registraciju gostiju
Bedževi za posjetitelje
Popisi ulaznica
Narukvice
Popisi prisutnosti
Popisi gostiju
Podaci o plaćanju
Obrasci za povratne informacije
Evaluacijski dokumenti
Dokumentacija za filmsku licencu
Dokumenti za dozvolu prikazivanja
Informativne brošure
Kontrolni popis inventara opreme

Logistics

Pult za registraciju
Znakovi za izlaz
Ograde za razdvajanje
Kutija za izgubljene predmete
Kovčezi za tehničku opremu
Dobrodošlični stol
Smjerni natpisi
Znakovi za ulaz
Ventilatori
Škare
Prijenosni grijači
Pregradne stijene
Transportne kutije
Materijal za pakiranje
Zaštitne prostirke za pod
Plastične vezice
Set alata
Kutije za pohranu
Naljepnice
Traka

Technology

Produžni kablovi
Sigurnosni backup diskovi
Skener ulaznica
Razvodne utičnice
Adapteri za napajanje
Filmski projektor
Daljinski upravljači
Platno za projekciju
Rezervne baterije
Rezervni projektor
Zvučnici
Produžni kabeli
Upravljači rasvjete
HDMI kabeli
Audio mikser
Medijski player
Mikrofoni
Audio kabeli
Prijenosno računalo
Subwooferi
Slušalice
USB memorije

Safety

Popis kontakata za hitne slučajeve
Sigurnosni znakovi
Prva pomoć
Maramice
Protupožarni aparat
Sigurnosna rasvjeta
Sredstvo za dezinfekciju ruku
Znakovi za pristupačnost

Decorations

Ambijentalna rasvjeta
Filmski plakati
Ukrasne zavjese
Foto pozadina
LED svijeće
Pozdravni znak
Dekorativni rekviziti
Ambijentalna rasvjeta
Baloni
Dekorativne lampe
Baneri
Tematska dekoracija
Dekorativni stalci
Cvjetni aranžmani

Furniture

Stolovi za grickalice
Sklopive stolice
Stolovi
Jastuci
Koktel-stolovi
Navlake za stolce
Stolice za publiku
Stalak za prezentaciju
Lounge sjedeća mjesta
Pozornica
Deke
Pomoćni stolovi
Stolnjaci
Podijum
Stolovi za piće

Kitchen

Čaše
Posudice za led
Posude za slatkiše
Dozatori pića
Stroj za kokice
Posudice za grickalice
Poslužavnici
Aparat za kavu
Tanjuri
Salvete
Pribor za jelo
Šalice
Otvarači za boce
Posudice za kokice
Vrećice za kokice

Beverages

Čokoladne grickalice
Rashladne komore
Čips
Boca vode
Keksi
Sok
Voćne grickalice
Bomboni
Mlijeko
Kolači
Boca vode
Kava
Potrepštine za čaj
Kukuruz za kokice
Šećer
Bezalkoholna pića
Čaj
Sendviči

Cleaning

Kante za otpad
Krpe za čišćenje
Spremnici za recikliranje
Papirnati ručnici
Vreće za smeće
Sredstva za čišćenje
Metlica i lopatica
Krpa za pod
Metle
Sredstva za čišćenje

Savjeti

Prava za javno prikazivanje provjeri prije izrade plakata i online objava. Dokumentaciju o licenci i autorskim pravima drži na jednom mjestu, kako bi je tim imao pri ruci na dan projekcije.
Filmsku datoteku testiraj na istom projektoru, platnu i vrsti zvuka koja će se koristiti na događaju. Napravi barem jednu rezervnu kopiju i provjeri titlove nekoliko dana prije projekcije.
Ulazak organiziraj prije početka filma: odredi tko skenira ulaznice, tko usmjerava goste i gdje se rješavaju problemi s registracijom. Ostaviti 30 minuta za dolazak publike često je sigurnije nego otvarati vrata neposredno prije početka.
Završni pregled prostora napravi istoga dana, prije dolaska gostiju. Provjeri izlaze, sigurnosnu opremu, produžne kabele, razvodne utičnice, rasvjetu i prolaze između sjedala.
Raspored prikazivanja, smjene osoblja i kontakte dobavljača podijeli timu najkasnije dan prije. Nakon događaja prikupi povratne informacije u roku od 24 sata, dok se problemi s ulaskom, vidljivošću i zvukom još pamte.

Česta pitanja

Koliko ranije treba organizirati filmsku večer?: Za javnu filmsku večer računaj najmanje 4 do 6 tjedana pripreme. Licencu, lokaciju i datum riješi prvo, a tehnički test i završni raspored potvrdi najkasnije 3 dana prije događaja.
Treba li licenca za javno prikazivanje filma?: Da, za javno prikazivanje obično trebaš provjeriti i potvrditi prava za odabrani film. Provjeru napravi prije promocije i sačuvaj ugovorne i autorskopravne dokumente uz organizacijsku dokumentaciju.
Kada treba testirati projektor i filmsku datoteku?: Potpuni test napravi najmanje 3 dana prije projekcije, a kratku provjeru ponovno na dan događaja. Testiraj sliku, zvuk, titlove, format datoteke, napajanje i rezervnu kopiju.
Koliko vremena ostaviti za ulazak publike?: Za većinu filmskih večeri ostavi najmanje 30 minuta između otvaranja ulaza i početka filma. Ako koristiš skener ulaznica ili registraciju na licu mjesta, dodaj još 15 minuta za rješavanje gužve i pogrešaka.

Pokrenite ovaj plan u Lizztu

Svi zadaci i stvari s ove stranice, spremni u vašem događaju. Pozovite ljude, podijelite posao i vidite tko je što napravio.