Kontrolni seznam za filmski večer

Filmski večer zahteva več kot izbiro naslova in pripravo projektorja. Pred dogodkom uredite pravice za javno predvajanje, preverite prizorišče, pripravite prihod in odhod obiskovalcev ter določite odgovorne osebe. Tehniko preizkusite z dejansko filmsko datoteko, ne šele ob začetku projekcije. Ta kontrolni seznam vas vodi od izbire datuma do končnega pregleda prizorišča in zbiranja povratnih informacij.

Organizirajte ta dogodek brezplačno z Lizzt

Načrt, korak za korakom

Vsaka naloga s svojim podseznamom, v vrstnem redu, kot jih boste res potrebovali.

Izberite želeni datum dogodka
Uredite postopke za prihod in odhod
Potrdite urnike dostave
Določite nadomestne datume
Izberite naslov filma
Izberite prizorišče dogodka
Preverite licenčne zahteve za film
Oblikujte promocijsko gradivo
Po potrebi pripravite podnapise
Nastavite osvetlitev
2 oseb
Zberite povratne informacije obiskovalcev
2 oseb
Preverite izvedljivost prizorišča
Pridobite dovoljenje za javno predvajanje
Pripravite plakate za dogodek
Preizkusite filmsko datoteko ali vrsto medijske datoteke
Preverite varnostno opremo
Ocenite uspešnost dogodka
2 oseb
Sestavite organizacijsko ekipo
Potrdite pravice za predvajanje
Pripravite spletna obvestila
Preverite dokumentacijo o avtorskih pravicah
Opravite končni pregled prizorišča
2 oseb
Dokončajte finančno dokumentacijo
Določite koordinatorja dogodka
Pripravite urnik predvajanja
Promovirajte filmski večer na družbenih omrežjih
Pripravite rezervne možnosti za predvajanje
Pozdravite dobavitelje in tehnično osebje
2 oseb
Arhivirajte dokumente dogodka
Dodelite odgovornosti članom ekipe
Določite končni proračun dogodka
Objavite informacije o dogodku
Pripravite tehnični kontrolni seznam
Pozdravite obiskovalce
3 oseb
Razvijte koncept filmskega večera
Določite potrebe po najemu opreme
Pripravite postopke za vstopnice ali prijavo
Pripravite navodila za osebje
Upravljajte registracijo gostov
3 oseb
Izberite temo ali vzdušje
Pripravite okvirni časovni načrt dogodka
Zahtevajte ponudbe za opremo
Upravljajte prijave obiskovalcev
Določite vloge osebja
Predstavite filmski program
Pripravite začetni proračun dogodka
Primerjajte ponudbe dobaviteljev
Odgovori na vprašanja udeležencev
Pripravite postopke v sili
Začnite predvajanje
Preglejte možna prizorišča
Rezervirajte projekcijsko opremo
Potrdite število obiskovalcev
Odprite prizorišče pred prihodom gostov
2 oseb
Spremljajte tehnično delovanje
2 oseb
Primerjajte možnosti prizorišč
Uredite zvočno opremo
Pripravite sezname gostov
Uredite sedežne dele
3 oseb
Podpirajte goste med dogodkom
3 oseb
Potrdite razpoložljivost prizorišča
Po potrebi uredite najem pohištva
Pošljite opomnike za dogodek
Namestite projekcijsko opremo
2 oseb
Upravljajte osvežilne napitke
2 oseb
Podpišite pogodbo za prizorišče
Stopite v stik z dobavitelji hrane in pijače
Pripravite informacije za dobrodošlico
Postavite platno
2 oseb
Po potrebi uskladite odmore
Določite število sedežev
Izberite možnosti cateringa
Uskladite promocijska partnerstva
Priključite zvočno opremo
2 oseb
Odpravite tehnične težave
2 oseb
Stopite v stik z dobavitelji avdiovizualne opreme
Odprite prijave za obiskovalce
Obvestite prostovoljce na dogodku
Pomagajte gostom pri sedenju
3 oseb
Razvijte podobo dogodka
Organizirajte dejavnosti za interakcijo z občinstvom
Postavite smerne table
2 oseb
Zapakirajte opremo in jo vrnite
3 oseb
Pripravite dejavnosti za razpravo, če so vključene
Postavite dekoracijo
2 oseb
Nadzirajte čiščenje prizorišča
3 oseb
Določite namen in cilje
Načrtujte razpored sedežev za občinstvo
Potrdite dogovore z dobavitelji
Potrdite končni filmski program
Preizkusite kakovost zvoka
Spremljajte varnost in udobje
2 oseb
Določite zasnovo filmskega večera
Potrdite zahteve glede dostopnosti
Uredite prevoz opreme
Pripravite urnik dogodka
Preizkusite kakovost videa
Upravljajte zaključne napovedi
Določite ciljno skupino
Preverite električno zmogljivost
Spremljajte stroške dogodka
Načrtujte uvodne nagovore
Pripravite pult za vstopnice ali registracijo
2 oseb
Zahvalite se gostom in ponudnikom
2 oseb
Ocenite pričakovano število udeležencev
Načrtujte območja za tehnično postavitev
Pripravite podatke za plačilo
Poskrbite za gostitelja ali napovedovalca
Uredite območja za hrano in pijačo
2 oseb
Uradno zaključite dogodek

Kaj potrebujete

Razvrščeno tako, kot bi nakupovali, s količinami.

Administration

Mapa za načrtovanje dogodka
Informativni listi za goste
Programi dogodka
Časovnica dogodka
Urnik dogodka
Povzetek proračuna
Razpored dežurstev za osebje
Pogodbena dokumentacija za prizorišče
Naloge za prostovoljce
Kontaktni seznam dobaviteljev
Seznam stikov osebja
Seznam stikov prostovoljcev
Imeznake
Obrazci za registracijo gostov
Obeski za obiskovalce
Seznami vstopnic
Zapestnice
Seznami prisotnosti
Seznami gostov
Podatki o plačilu
Obrazci za povratne informacije
Evalvacijski dokumenti
Dokumentacija za filmsko licenco
Dokumenti za dovoljenje za predvajanje
Informativne brošure
Kontrolni seznam opreme

Logistics

Registracijski pult
Izhodna znamenja
Ograje za zaporo
Škatla za najdene predmete
Kovčki za tehnično opremo
Dobrodošla miza
Usmerjevalne table
Vhodna znamenja
Ventilatorji
Škarje
Prenosni grelniki
Pregradne stene
Transportne posode
Embalažni material
Podloge za zaščito tal
Vezice za kable
Orodni set
Škatle za shranjevanje
Nalepke
Lepilni trak

Technology

Podaljški
Varnostni kopirni pogoni
Skenerski čitalnik vstopnic
Razdelilniki
Napajalni adapterji
Filmski projektor
Daljinski upravljalniki
Platno za projekcijo
Rezervne baterije
Rezervni projektor
Zvočniki
Podaljški
Upravljalniki osvetlitve
HDMI-kabli
Zvočni mešalnik
Predvajalnik medijev
Mikrofoni
Zvočni kabli
Prenosnik
Nizkotonci
Slušalke
USB-ključki

Safety

Seznam kontaktov za nujne primere
Varnostne table
Komplet prve pomoči
Robčki
Gasilni aparat
Nujna razsvetljava
Sredstvo za razkuževanje rok
Znaki za dostopnost

Decorations

Ambientna razsvetljava
Filmski plakati
Dekorativne zavese
Fotopozadina
LED sveče
Pozdravna tabla
Dekorativni rekviziti
Ambientna razsvetljava
Baloni
Dekorativne svetilke
Transparenti
Tematska dekoracija
Dekorativni stojali
Cvetlični aranžmaji

Furniture

Mize za prigrizke
Zložljivi stoli
Mize
Blazine
Koktajlne mize
Prevleke za stole
Stoli za občinstvo
Predstavitveno stojalo
Sedeži v salonu
Oder
Odeje
Stranske mizice
Namizni prti
Odrski podij
Mize za pijačo

Kitchen

Kozarci
Vedra za led
Posode za sladkarije
Dozatorji za pijačo
Aparat za pokovko
Posodice za prigrizke
Pladnji
Kavni aparat
Krožniki
Serviete
Pribor
Kozarci
Odpirači za steklenice
Posodice za pokovko
Vrečke za pokovko

Beverages

Čokoladni prigrizki
Soba za počitek
Čips
Voda v plastenkah
Piškotki
Sok
Sadni prigrizki
Sladkarije
Mleko
Pecivo
Steklenice vode
Kava
Pripomočki za čaj
Koruzna zrna za pokovko
Sladkor
Brezalkoholne pijače
Čaj
Sendviči

Cleaning

Koši za smeti
Čistilne krpe
Posode za recikliranje
Papirnate brisače
Vreče za smeti
Čistilni robčki
Ročni smetišnica in metlica
Brisalo
Metle
Čistila

Nasveti

Pravice za predvajanje uredite pred objavo dogodka. Dokumentacijo o avtorskih pravicah in dovoljenje za javno predvajanje shranite skupaj, da ju lahko hitro preverite.
Filmsko datoteko predvajajte v celoti vsaj 24 ur pred dogodkom. Preverite združljivost projektorja, platna, podnapisov, zvoka, napajalnih adapterjev in rezervnih kopij.
Obiskovalcem določite jasen prihod in odhod. Registracijski pult, skener vstopnic, zapestnice ali obeski ter izhodna znamenja naj bodo pripravljeni najmanj 60 minut pred začetkom.
Za osebje pripravite razpored dežurstev in seznam stikov. Določite koordinatorja dogodka ter eno osebo, ki med projekcijo rešuje tehnične težave in usmerja prostovoljce.
Končni pregled prizorišča opravite približno 2 uri pred prihodom gostov. Preverite osvetlitev, varnostno opremo, prehode, ograje, napeljave in ali je vsa tehnična oprema na pravem mestu.

Pogosta vprašanja

Kako dolgo pred filmskim večerom urediti dovoljenje za javno predvajanje?: Dovoljenje in pravice uredite pred promocijo dogodka, priporočljivo vsaj 2 do 4 tedne prej. Pred objavo preverite tudi dokumentacijo o avtorskih pravicah, saj sama kupljena ali pretočna različica filma običajno ni dovolj za javno predvajanje.
Kdaj preizkusiti projektor in filmsko datoteko?: Celoten tehnični preizkus opravite najmanj 24 ur pred projekcijo, na prizorišču pa še enkrat 2 uri pred prihodom obiskovalcev. Preverite sliko, zvok, podnapise, kable, razdelilnike in rezervno kopijo.
Kaj urediti pred začetkom filmskega večera?: Pred odprtjem preverite prihod in odhod, registracijski pult, vstopnice, osvetlitev, izhodna znamenja in varnostno opremo. Končni pregled naj bo zaključen približno 60 minut pred začetkom, da ostane čas za popravke.
Koliko časa po dogodku hraniti povratne informacije in finančno dokumentacijo?: Povratne informacije zberite takoj po dogodku ali v naslednjih 48 urah, dokler je izkušnja še sveža. Finančno dokumentacijo dokončajte v prvem tednu, nato ocenite uspešnost dogodka in zabeležite izboljšave za naslednji termin.

Zaženite ta načrt v Lizztu

Vse naloge in stvari s te strani, pripravljene v vašem dogodku. Povabite ljudi, razdelite delo in poglejte, kdo je kaj naredil.