Кіновечір без поспіху: повний чекліст організатора

Кіновечір потребує не лише фільму й проєктора. Заздалегідь потрібно визначити дату, локацію, формат входу, права на публічний показ і резервний план на випадок технічних проблем. Окремо перевіряють файл фільму, субтитри, екран, освітлення та електроживлення. Цей чекліст допоможе пройти підготовку послідовно: від першого рішення до реєстрації гостей, показу й підсумків після завершення.

Організуйте цю подію безкоштовно з Lizzt

План крок за кроком

Кожне завдання зі своїм підсписком, у порядку, у якому воно справді знадобиться.

Виберіть бажану дату події
Організуйте процедури входу та виходу
Підтвердіть графіки доставки
Визначте альтернативні дати
Виберіть назву фільму
Оберіть локацію заходу
Перевірте ліцензійні вимоги до фільму
Розробіть промоматеріали
Підготуйте субтитри за потреби
Налаштуйте освітлення
2 осіб
Зберіть відгуки від відвідувачів
2 осіб
Оцініть придатність локації
Отримайте дозвіл на публічний показ
Створіть афіші заходу
Перевірте файл фільму або тип медіафайлу
Перевірте засоби безпеки
Оцініть результати заходу
2 осіб
Сформуйте організаційну команду
Підтвердьте права на показ
Підготуйте онлайн-оголошення
Перевірте документи щодо авторських прав
Проведіть фінальний огляд локації
2 осіб
Завершіть фінансову документацію
Призначте координатора заходу
Підготуйте графік показу
Промотуйте кіноніч у social media
Підготуйте резервні варіанти показу
Привітайте постачальників і технічний персонал
2 осіб
Архівуйте документи заходу
Розподіліть обов’язки між членами команди
Остаточно затвердіть бюджет заходу
Опублікуйте інформацію про захід
Створіть технічний чекліст
Привітайте відвідувачів
3 осіб
Розробіть концепцію кіноночі
Визначте потреби в оренді обладнання
Підготуйте процедури купівлі квитків або реєстрації
Підготуйте інструкції для персоналу
Керувати реєстрацією гостей
3 осіб
Оберіть тему або атмосферу
Підготуйте попередній таймлайн події
Запросіть комерційні пропозиції на обладнання
Керуйте реєстраціями відвідувачів
Призначте ролі персоналу
Представте програму фільму
Складіть початковий бюджет заходу
Порівняйте пропозиції постачальників
Відповідайте на запитання учасників
Підготуйте аварійні процедури
Розпочніть показ
Огляньте можливі локації
Забронюйте проекційне обладнання
Підтвердьте кількість відвідувачів
Відкрийте локацію до приходу гостей
2 осіб
Слідкуйте за технічною роботою
2 осіб
Порівняйте варіанти локацій
Організуйте звукове обладнання
Підготуйте списки гостей
Облаштуйте зони для сидіння
3 осіб
Допомагайте гостям під час заходу
3 осіб
Підтвердьте доступність майданчика
За потреби організуйте оренду меблів
Надішліть нагадування про захід
Встановіть проекційне обладнання
2 осіб
Керуйте частуванням
2 осіб
Підпишіть угоду з локацією
Зв’яжіться з постачальниками їжі та напоїв
Підготуйте вітальну інформацію
Встановіть екран
2 осіб
Координуйте перерви, якщо вони передбачені
Визначте місткість сидячих місць
Оберіть варіанти кейтерингу
Координуйте промоційні партнерства
Підключіть звукове обладнання
2 осіб
Усуньте технічні проблеми
2 осіб
Зв’яжіться з постачальниками аудіовізуального обладнання
Відкрийте реєстрацію для відвідувачів
Повідомте волонтерів заходу
Допоможіть гостям зайняти місця
3 осіб
Розробіть брендинг заходу
Організуйте активності для взаємодії з аудиторією
Встановіть вказівники
2 осіб
Запакуйте обладнання та поверніть його
3 осіб
Підготуйте дискусійні активності, якщо вони включені
Розмістіть декорації
2 осіб
Слідкуйте за прибиранням локації
3 осіб
Визначте мету та цілі
Сплануйте розсадку аудиторії
Підтвердіть домовленості з постачальниками
Підтвердьте остаточну програму фільму
Перевірте якість звуку
Слідкуйте за безпекою та комфортом
2 осіб
Визначте формат кіноночі
Підтвердьте вимоги щодо доступності
Організуйте транспортування обладнання
Підготувати розклад заходу
Перевірити якість відео
Керувати фінальними оголошеннями
Визначте цільову аудиторію
Перевірити електричну потужність
Вести облік витрат на захід
Планувати вступні слова
Підготувати стійку для квитків або реєстрації
2 осіб
Подякуйте гостям і постачальникам
2 осіб
Оцінити очікувану кількість гостей
Планувати зони технічного монтажу
Підготувати платіжні дані
Організувати ведучого або модератора
Облаштувати зони food та beverage
2 осіб
Офіційно завершіть захід

Що вам потрібно

Згруповано так, як ви робите покупки, із кількостями.

Administration

Папка для планування заходів
Інформаційні листки для гостей
Програми заходу
Таймлайн заходу
Графік події
Огляд бюджету
Графік змін персоналу
Договірні документи для локації
Пам’ятки завдань для волонтерів
Список контактів постачальників
Контактний список персоналу
Контактний список волонтерів
Бейджі з іменами
Форми реєстрації гостей
Бейджі відвідувачів
Списки квитків
Браслети
Списки присутності
Списки гостей
Платіжні дані
Форми зворотного зв’язку
Оціночні документи
Документація для ліцензії на фільм
Документи для прокатного дозволу
Інформаційні брошури
Контрольний список інвентарю обладнання

Logistics

Стійка реєстрації
Вказівники виходу
Обмежувальні огорожі
Ящик для загублених речей
Кейси для технічного обладнання
Вітальний стіл
Напрямні таблички
Вхідні вказівники
Вентилятори
Ножиці
Портативні обігрівачі
Перегородки
Транспортні контейнери
Пакувальні матеріали
Мати для захисту підлоги
Кабельні стяжки
Набір інструментів
Ящики для зберігання
Етикетки
Скотч

Technology

Подовжувачі
Резервні накопичувачі
Сканер квитків
Подовжувачі з розетками
Адаптери живлення
Кінопроєктор
Пульти дистанційного керування
Екран для проєкції
Запасні батарейки
Резервний проєктор
Гучномовці
Подовжувачі
Світлорегулятори
Кабелі HDMI
Аудіомікшер
Медіаплеєр
Мікрофони
Аудіокабелі
Ноутбук
Сабвуфери
Навушники
USB-накопичувачі

Safety

Список екстрених контактів
Знаки безпеки
Аптечка першої допомоги
Серветки
Вогнегасник
Аварійне освітлення
Антисептик для рук
Вказівники доступності

Decorations

Атмосферне освітлення
Постери фільмів
Декоративні штори
Фотозона
LED-свічки
Вітальний знак
Декоративні реквізити
Атмосферне освітлення
Кульки
Декоративні лампи
Банери
Тематичний декор
Декоративні підставки
Квіткові композиції

Furniture

Стіл для закусок
Складані стільці
Столи
Подушки
Коктейльні столики
Чохли на стільці
Стільці для аудиторії
Стійка для презентації
Місця для лаунжу
Сцена
Ковдри
Приставні столики
Скатертини
Сценічний подіум
Стіл для напоїв

Kitchen

Стакани
Відерця для льоду
Контейнери для цукерок
Диспенсери для напоїв
Машина для попкорну
Контейнери для снеків
Таці
Кавоварка
Тарілки
Серветки
Столові прибори
Келихи
Відкривачки для пляшок
Контейнери для попкорну
Пакетики для попкорну

Beverages

Шоколадні снеки
Міні-рулети
Чипси
Вода в пляшках
Печиво
Сік
Фруктові снеки
Цукерки
Молоко
Випічка
Пляшки з водою
Кава
Приладдя для чаю
Попкорн-кукурудза
Цукор
Безалкогольні напої
Чай
Сендвічі

Cleaning

Сміттєві баки
Чистячі ганчірки
Контейнери для переробки
Паперові рушники
Мішки для сміття
Очищувальні серветки
Совок і щітка
Швабра
Віники
Засоби для прибирання

Поради

Почніть із дати, локації та альтернативного варіанта щонайменше за 3–4 тижні до кіновечора. Одразу оцініть місткість, входи й виходи, доступ до електрики та можливість затемнення.
Права на показ не залишайте на останній тиждень. Підтвердіть дозвіл на публічний показ і зберігайте документи щодо авторських прав разом із договором на локацію.
Перевірте фільм на тому самому типі обладнання, яке буде на місці, не пізніше ніж за 48 годин. Відкрийте файл повністю, протестуйте субтитри та підготуйте резервну копію на іншому накопичувачі.
Складіть таймлайн із часом прибуття команди, реєстрації, початку показу та завершення. На монтаж проєктора, екрана, освітлення й кабелів закладіть щонайменше 60 хвилин до приходу гостей.
Підготуйте вхід і вихід окремо: списки квитків або форми реєстрації, сканер, бейджі, вказівники виходу та контактні списки команди. Фінальний огляд локації проведіть за 1–2 години до початку, а відгуки зберіть одразу після події.

Поширені запитання

За скільки часу почати організовувати кіновечір?: Почніть підготовку щонайменше за 3–4 тижні. Цього часу достатньо, щоб визначити дату й локацію, підтвердити права на показ, підготувати оголошення та перевірити техніку.
Коли перевіряти права на публічний показ фільму?: Перевірте вимоги до ліцензії на початку підготовки, бажано за 3–4 тижні до події. До публікації афіш і онлайн-оголошень збережіть письмове підтвердження прав та всі документи.
Скільки часу потрібно на підготовку техніки перед кіновечором?: Закладіть щонайменше 60 хвилин до приходу гостей на встановлення проєктора, екрана, освітлення та кабелів. Файл фільму, субтитри й резервну копію перевірте окремо за 48 годин.
Що перевірити в день кіновечора?: За 1–2 години до початку огляньте входи й виходи, освітлення, електроживлення, звук, проєкцію та реєстраційну стійку. Переконайтеся, що команда має актуальні контакти, а гості бачать вказівники виходу.

Запустіть цей план у Lizzt

Усі завдання та речі з цієї сторінки, готові у вашій власній події. Запросіть людей, розподіліть роботу й дивіться, хто що зробив.