Чеклист за организиране на филмова вечер

Филмовата вечер изглежда проста, но подготовката включва повече от избор на заглавие и прожектор. Трябва навреме да потвърдиш правата за публично прожектиране, да провериш мястото и да тестваш файла, субтитрите и звука. Подреди работата по срокове: първо дата, място и лицензиране, после комуникация и доставки, а накрая входът, техниката и безопасността. Този чеклист събира 110 задачи и 148 необходими неща в един план.

Организирайте това събитие безплатно с Lizzt

Планът, стъпка по стъпка

Всяка задача със свой подсписък, в реда, в който наистина ще ви трябват.

Изберете желаната дата на събитието
Организирайте процедурите за влизане и излизане
Потвърдете графиците за доставка
Определете алтернативни дати
Изберете заглавието на филма
Изберете мястото на събитието
Проверете изискванията за лицензиране на филма
Създайте промоционални материали
Подгответе субтитри, ако е необходимо
Настройте осветлението
2 души
Съберете обратна връзка от посетителите
2 души
Проучете пригодността на мястото
Поискайте разрешение за публично прожектиране
Създайте плакати за събитието
Тествайте файловия формат на филма или медийния файл
Проверете предпазното оборудване
Оценете представянето на събитието
2 души
Сформирайте организационния екип
Потвърдете правата за прожектиране
Подгответе онлайн съобщения
Проверете документацията за авторските права
Извършете финална проверка на мястото
2 души
Попълнете финансовата документация
Определете координатора на събитието
Подгответе графика за прожектиране
Промотирайте филмовата вечер в социалните мрежи
Подгответе резервни варианти за прожекцията
Посрещнете доставчиците и техническия персонал
2 души
Архивирайте документите на събитието
Разпределете отговорностите между членовете на екипа
Финализирайте бюджета на събитието
Публикувайте информация за събитието
Създайте технически контролен списък
Посрещнете посетителите
3 души
Разработете концепцията за филмовата вечер
Определете нуждите от наем на оборудване
Определете процедурите за билети или регистрация
Подгответе инструкции за персонала
Управлявайте регистрацията на гостите
3 души
Изберете тема или атмосфера
Подгответе предварителния график на събитието
Поискайте оферти за оборудване
Управлявайте регистрациите на посетителите
Разпределете ролите на персонала
Представете филмовата програма
Съставете първоначалния бюджет на събитието
Сравнете офертите на доставчиците
Отговаряйте на въпросите на участниците
Подгответе аварийни процедури
Започнете прожекцията
Огледайте възможните места
Резервирайте прожекционно оборудване
Потвърдете броя на посетителите
Отворете мястото преди пристигането на гостите
2 души
Следете техническата работа
2 души
Сравнете вариантите за място
Осигурете озвучителна техника
Подгответе списъци с гости
Подредете зоните за сядане
3 души
Подкрепяйте гостите по време на събитието
3 души
Потвърдете наличността на мястото
При необходимост осигурете наем на мебели
Изпратете напомняния за събитието
Инсталирайте прожекционното оборудване
2 души
Управлявайте почерпките
2 души
Подпишете договора за мястото
Свържете се с доставчиците на храна и напитки
Подгответе приветствена информация
Поставете екрана
2 души
Координирайте почивките, ако има такива
Определете капацитета на местата
Изберете кетъринг опции
Координирайте промоционални партньорства
Свържете озвучителната техника
2 души
Отстранете техническите проблеми
2 души
Свържете се с доставчиците на аудиовизуално оборудване
Отворете регистрацията за посетители
Уведомете доброволците на събитието
Помогнете на гостите да заемат местата си
3 души
Разработете брандинга на събитието
Организирайте активности за взаимодействие с публиката
Поставете указателни табели
2 души
Опаковайте оборудването и го върнете
3 души
Подгответе дискусионни дейности, ако са включени
Поставете декорации
2 души
Следете почистването на мястото
3 души
Определете целта и задачите
Планирайте разположението на местата за публиката
Потвърдете уговорките с доставчиците
Потвърдете окончателната филмова програма
Тествайте аудиокачеството
Следете безопасността и комфорта
2 души
Определете разположението на филмовата вечер
Потвърдете изискванията за достъпност
Организирайте транспорта на оборудването
Подгответе графика на събитието
Тествайте качеството на видеото
Управлявайте обявленията на паузите
Определете целевата аудитория
Проверете електрическия капацитет
Следете разходите за събитието
Планирайте встъпителните думи
Подгответе бюрото за билети или регистрация
2 души
Благодарете на гостите и доставчиците
2 души
Преценете очаквания брой присъстващи
Планирайте зоните за техническа подготовка
Подгответе платежните данни
Осигурете водещ или презентатор
Обособете зоните за храна и напитки
2 души
Официално закрийте събитието

Какво ви трябва

Групирано както бихте пазарували, с количества.

Administration

Папка за планиране на събития
Информационни листове за гостите
Програми на събитието
Времева линия на събитието
График на събитието
Обзор на бюджета
График на персонала
Договорни документи за мястото
Задачи за доброволците
Списък с контакти на доставчици
Списък за контакт на персонала
Списък за контакт на доброволците
Именни баджове
Формуляри за регистрация на гости
Баджове за посетители
Списъци с билети
Гривни
Списъци за присъствие
Списъци на гостите
Данни за плащане
Формуляри за обратна връзка
Документи за оценка
Документация за филмова лицензия
Документи за разрешително за прожекция
Информационни брошури
Контролен списък на оборудването

Logistics

Бюро за регистрация
Изходни табели
Преграждения
Кутия за изгубени вещи
Куфари за техническо оборудване
Посрещателна маса
Указателни табели
Табели за вход
Вентилатори
Ножици
Преносими отоплителни уреди
Преградни панели
Транспортни кутии
Опаковъчни материали
Подови защитни постелки
Кабелни превръзки
Комплект инструменти
Кутии за съхранение
Етикети
Лента

Technology

Удължители
Резервни устройства за съхранение
Скенер за билети
Разклонители
Захранващи адаптери
Филмов проектор
Дистанционни управления
Екран за прожектиране
Резервни батерии
Резервен проектор
Високоговорители
Удължители
Управления за осветлението
HDMI кабели
Аудио миксер
Медиен плейър
Микрофони
Аудиокабели
Лаптоп
Субуфери
Слушалки
USB флашки

Safety

Списък с контакти при спешни случаи
Предупредителни табели
Аптечка за първа помощ
Кърпички
Пожарогасител
Аварийно осветление
Дезинфектант за ръце
Табели за достъпност

Decorations

Декоративно осветление
Филмови плакати
Декоративни завеси
Фотофон
LED свещи
Знак за посрещане
Декоративни реквизити
Декоративно осветление
Балони
Декоративни лампи
Банери
Тематична декорация
Декоративни стойки
Цветни аранжировки

Furniture

Маси за закуски
Сгъваеми столове
Маси
Възглавници
Коктейлни маси
Калъфи за столове
Столове за публиката
Стойка за презентация
Места за отдих
Подиум
Одеяла
Помощни масички
Скатерти
Сценичен подиум
Маси за напитки

Kitchen

Чаши
Кофи за лед
Кутии за бонбони
Диспенсъри за напитки
Машина за пуканки
Купички за закуски
Подноси
Кафемашина
Чинии
Салфетки
Прибори
Чаши
Отварачки за бутилки
Кутии за пуканки
Пликове за пуканки

Beverages

Шоколадови закуски
Roomers
Чипс
Бутилирана вода
Бисквити
Сок
Плодови закуски
Бонбони
Мляко
Сладкиши
Бутилки вода
Кафе
Консумативи за чай
Царевица за пуканки
Захар
Безалкохолни напитки
Чай
Сандвичи

Cleaning

Кошчета за отпадъци
Почистващи кърпи
Контейнери за рециклиране
Почистващи кърпи
Пликчета за боклук
Почистващи кърпички
Кофичка за прах
Моп
Метли
Почистващи препарати

Съвети

Провери правата за публично прожектиране поне 4–6 седмици предварително. Запази договорите, разрешенията и документите за авторски права в една папка, вместо да ги търсиш в деня на събитието.
Тествай филмовия файл на същия проектор и екран поне 3 дни преди прожекцията. Провери формата, звука, субтитрите и наличното място за съхранение, а резервното копие дръж на отделно устройство.
Направи план за входа най-късно 1 седмица предварително. Определи кой проверява билетите, къде стоят регистрацията и табелите за изход, и как ще насочвате посетителите при закъснение.
Финалната проверка на мястото трябва да е в деня на прожекцията, поне 2 часа преди началото. Тогава провери захранването, удължителите, разклонителите, осветлението, екрана, проектора и проходите.
Не оставяй комуникацията с екипа за последния ден. Изпрати графика, контактния списък и задачите на доброволците поне 48 часа по-рано, за да има време за заместване при отпаднал човек.

Често задавани въпроси

Кога да уредя лиценз за филмова вечер?: Започни проверката на лицензионните изисквания 4–6 седмици преди събитието. Потвърди писмено правата за публично прожектиране и съхранявай всички документи заедно с договора за мястото.
Колко по-рано да тествам техниката за филмова вечер?: Направи пълен тест поне 3 дни предварително и повтори кратка проверка 2 часа преди началото. Тествай филмовия файл, субтитрите, звука, проектора, екрана, захранването и резервното устройство за съхранение.
Как да организирам входа на филмова вечер?: Определи процедурата за влизане и излизане поне 1 седмица предварително. Осигури отделно място за регистрация, списъци с билети или скенер, баджове при нужда и ясно обозначени изходи.
Кога да изпратя графика на екипа за филмовата вечер?: Изпрати графика, часовете на смените и контактите на персонала и доброволците поне 48 часа предварително. Назначи координатор, който да потвърди присъствието и да разпредели евентуалните замествания.

Стартирайте този план в Lizzt

Всички задачи и неща от тази страница, готови във вашето собствено събитие. Поканете хора, разпределете работата и вижте кой какво е свършил.

Организирайте това събитие безплатно с Lizzt

Организирайте безплатно и поканете контактите си!