Så ordnar du ett lokalt löpevenemang

Börja med syftet och målgruppen innan du bestämmer distans, bana och evenemangsform. Därefter säkrar du tillstånd, informerar närboende och bygger en tydlig tidsplan för registrering, uppvärmning, start och mål. De vanligaste problemen uppstår när banan inte kontrolleras i tid, deltagarantalet underskattas eller funktionärerna saknar tydliga instruktioner. Planen hjälper dig att arbeta från beslut och förberedelser till genomförande och städning.

Organisera detta event gratis med Lizzt

Planen, steg för steg

Varje uppgift med sin egen dellista, i den ordning du faktiskt behöver dem.

1
Bestäm evenemangets syfte
2
Kontakta vid behov lokala myndigheter
3
Dela information med skolor eller bostadsgrupper
4
Markera start- och målområdena
5
Kom tidigt och inspektera platsen
2 personer
6
Ta bort skyltar och markeringar längs rutten
2 personer
7
Välj evenemangsform
8
Begär vid behov tillstånd för tillfälligt bruk av väg eller stig
9
Sätt upp lokala affischer eller flyers
10
Planera löparnas väntområde
11
Ställ i ordning registreringsdisken
2 personer
12
Städa undan bord, stolar och material
3 personer
13
Välj löpsträckan
14
Informera närboende om evenemanget
15
Besvara deltagarnas frågor
16
Planera uppvärmningszonen
17
Iordningställ start- och målområdet
2 personer
18
Städa start- och målområdet
3 personer
19
Avgör om barn får delta
20
Ordna tillgång till toaletter
21
Håll koll på antalet registrerade deltagare
22
Förbered uppställningen för registreringsbordet
23
Placera ut vägvisningsskyltar
2 personer
24
Samla upp skräp längs rutten
4 personer
25
Avgör om det är tillåtet att promenera längs rutten
26
Kontrollera parkeringsmöjligheterna
27
Bekräfta anmälningarna före evenemanget
28
Förbered incheckningsmaterial för deltagare
29
Ordna vattentappställen
2 personer
30
Kontrollera om det finns borttappade saker
2 personer
31
Välj evenemangsdatum
32
Planera cykelparkering
33
Ta fram den slutliga deltagarlistan
34
Förbered dekorationer till startområdet
35
Informera alla volontärer
2 personer
36
Lämna tillbaka lånat material
2 personer
37
Kontrollera om det krockar med andra lokala evenemang
38
Ordna vid behov tillgång till el
39
Förbered deltagarnummer eller namnlappar
40
Förbered dekorationer till mållinjen
41
Välkomna ankommande deltagare
3 personer
42
Tacka lokala supportrar och sponsorer
43
Välj ett alternativt datum vid dåligt väder
44
Bestäm var materialet ska förvaras före evenemanget
45
Skicka evenemangsinformation till anmälda löpare
46
Ställ fram bord och stolar
47
Kontrollera deltagaranmälningarna
2 personer
48
Dela evenemangsfoton
49
Välj start- och målplats
50
Gör en enkel evenemangbudget
51
Dela information om mötesplatsen
52
Förbered materialet till vattentabellen
53
Dela ut startnummer eller material
2 personer
54
Dela resultaten om det är aktuellt
55
Bekräfta tillstånd för användning av platsen
56
Uppskatta kostnader för material, mat och utrustning
57
Dela parkeringsinstruktioner
58
Förbered snacks till deltagarna
59
Förklara rutten och säkerhetsreglerna
2 personer
60
Be deltagarna om feedback
61
Gå den planerade rutten
2 personer
62
Avgör om deltagandet är gratis eller betalt
63
Informera om vad deltagarna behöver ta med
64
Förbered instruktioner för volontärer
65
Organisera deltagarna före starten
2 personer
66
Gå igenom med arrangörerna vad som gick bra
67
Mät den exakta bansträckan
68
Avgör vad deltagarna får efter målgång
69
Gå eller cykla banan igen före evenemanget
2 personer
70
Tilldela volontärer specifika platser
71
Meddela att evenemanget startar
72
Notera förbättringspunkter för nästa evenemang
73
Justera banan vid behov
74
Ordna lokala sponsorer om så önskas
75
Kontrollera skicket på stigar och vägar
76
Förklara volontärernas ansvar
77
Ha uppsikt över löpare längs banan
4 personer
78
Kontrollera att banan passar olika konditionsnivåer
79
Be lokala företag om stöd om så önskas
80
Ta bort eller rapportera möjliga hinder
81
Förbered förbandsmaterial
82
Stöd deltagare som behöver hjälp
3 personer
83
Kartlägg trafikerade vägar och farliga områden
84
Skapa ett enkelt anmälningsformulär
85
Bestäm var skyltar längs banan ska placeras
86
Utse en ansvarig för nödsituationer
87
Se till att vattentappställena hålls fyllda
2 personer
88
Bestäm var volontärer behövs längs banan
89
Bestäm vilken deltagarinformation som behövs
90
Förbered pilar och banmarkeringar
91
Förbered tidtagningen
92
Registrera målgångare
2 personer
93
Välj platser för vattentappställen
94
Öppna deltagaranmälan
95
Planera volontärplatser längs banan
96
Förbered registreringen vid målgång
97
Ordna förfriskningar efter målgång
2 personer
98
Välj samlingsplatser för deltagarna
99
Skapa en onlineannons för evenemanget
100
Skapa en enkel bansträckekarta
101
Se till att det finns medaljer, certifikat eller små priser
102
Dela ut medaljer eller certifikat
2 personer
103
Uppskatta det förväntade antalet löpare
104
Dela evenemanget i lokala sociala mediegrupper
105
Skriv ut bansträckekartor vid behov
106
Se till att musik eller utrop finns om det är planerat
107
Ta gruppbilder
2 personer
108
Fastställ maximalt deltagarantal
109
Dela information med lokala idrottsklubbar
110
Se till att det finns information om nödåtkomst
111
Kontrollera väderförhållandena före evenemanget
112
Tacka volontärer och deltagare
2 personer

Det du behöver

Grupperat som du skulle handla det, med mängder.

Administration

Checklista för evenemangsplanering
Instruktioner för volontärer
Lanyards
Flyers för evenemanget
Översikt över evenemangets budget
Regler och information för deltagare
Informationskort om banan
Lista över deltagaranmälningar
Ansvarsfriskrivningsformulär
Utskrivna scheman
Anmälningsformulär
Klämbord
Certifikat
Informationsblad för deltagare
Pennor
Band för medaljer
Tackkort för volontärer
Kontaktlista för volontärer
Post-it-lappar
Målgångsdekaler
Evenemangsschema
Namnskyltar
Välkomstpåsar för deltagare
ID-brickor för volontärer
Permanentpennor
Nummerlappar
Medaljer för målgångare
Överstrykningspennor
Säkerhetsnålar
Små priser till vinnarna
Anteckningsbok
Deltagararmband
Presentpåsar

Logistics

Kilometermarkeringar
Hopfällbara stolar
Incheckningsbord
Parkeringsskyltar
Partytält eller gazebo
Bordslakan för anmälningsbordet
Toalettskyltar
Skyltar för deltagarnas väntrum
Anmälningsskylt
Förvaringslådor
Skylt för informationsdisken
Skyltar för vattenstationen
Materialpåsar
Sax
Tejp eller markering för startlinjen
Duct tape
Små dekorationer
Bansträcka
Vägvisningsskyltar
Banpilar
Hopfällbara bord
Välkomstbanner
Skyltar med volontärernas platser
Skylt vid startlinjen
Sponsorskyltar
Målgångsskylt
Hittegodsbox
Tejp eller markering för mållinjen
Buntband
Ballonger
Rep eller snöre
Multiverktyg
Verktygslåda
Hopfällbar pirra eller vagn

Safety

Visselpipor
Walkie-talkies
Mobiltelefoner för kommunikation
Första hjälpen-skylt
Lista med nödkontakter
Plåster
Handdesinfektion
Tejp
Avspärrningstejp
Reflekterande volontärvästar
Säkerhetskoner
Solkräm
Första hjälpen-kit
Insektsmedel
Sporttejp
Elastiska bandage
Antiseptiska våtservetter
Engångshandskar
Räddningsfilt
Kylklampar

Groceries

Energibars
Kylboxar
Snacks
Is
Dricksvatten
Smörgåsar
Vattenflaskor
Kakor
Vattenbehållare
Kaffe, te, mjölk
Sportdrycker
Bestick
Frukt
Serveringsbrickor
Vattendispenser
Socker
Muggar
Servetter
Återanvändbara muggar
Tallrikar
Förfriskningar till volontärer
Förfriskningar för arrangörerna

Technical

Grenuttag
Bärbar powerbank
Bärbara laddare
Enhet för musikspellista
Förlängningskabel
Kamera
Stoppur
Telefonstativ
Timer
Extra batterier
Startsignal med klocka eller horn
Minneskort
Reservbatterier
Högtalare
Mikrofon

Cleaning

Återvinningskärl
Pappershanddukar
Återvinningspåsar
Soptunnor
Sopsäckar
Rengöringsdukar
Rengöringsspray
Kvast
Sopborste och skyffel
Mopp
Sopsäckar
Hink

Tips

Bestäm först om loppet ska vara öppet för barn, om deltagare får promenera längs banan och vilken form evenemanget ska ha. Då kan du anpassa regler, information och bemanning innan anmälningarna börjar komma in.
Kontrollera banan och myndighetskraven tidigt. Om en väg eller stig behöver användas tillfälligt kan tillstånd ta tid, och närboende bör få information innan skyltar och markeringar sätts upp.
Planera start- och målområdet efter det förväntade deltagarantalet. Avsätt separata ytor för registrering, väntan och uppvärmning så att köer inte blockerar starten.
Gör funktionärerna självgående med skriftliga instruktioner, utskrivna scheman och ett bestämt sätt att kommunicera. Walkie-talkies eller mobiltelefoner behövs särskilt mellan start, mål och personer längs banan.
Kom tidigt på evenemangsdagen och gå hela banan innan deltagarna anländer. Kontrollera vägvisningsskyltar, kilometermarkeringar, toaletter och vatten, och räkna med tid för att samla in allt material och skräp efteråt.

Vanliga frågor

Hur långt i förväg ska man planera ett lokalt löpevenemang?: Börja minst 8–12 veckor före loppet. Då hinner du välja bana, kontrollera behovet av tillstånd, informera närboende och öppna anmälan utan att pressa ihop de sista förberedelserna.
Hur många funktionärer behövs för ett lokalt löplopp?: Räkna med minst 1 ansvarig vid registreringen, 1 vid start och mål samt 1 funktionär vid varje viktig korsning eller svårorienterad del av banan. Vid större deltagarantal behövs dessutom personer för köer, vätska och kommunikation.
När ska man sätta upp skyltar och markeringar längs banan?: Sätt ut dem på evenemangsdagen efter en sista kontroll av banan, normalt 1–2 timmar före start. Kontrollera samtidigt att varje kilometer- och vägvisningsskylt syns från löparnas riktning.
Hur mycket vatten och energi behövs till ett lokalt löpevenemang?: Planera minst en vattenpunkt för kortare lopp och fler om banan är lång eller vädret är varmt. Ha dessutom energibars och snacks för deltagarna, och kyl vatten och is i kylboxar innan start.

Starta den här planen i Lizzt

Alla uppgifter och saker från den här sidan, klara i ditt eget evenemang. Bjud in folk, dela upp arbetet och se vem som gjort vad.