Slik organiserer du et lokalt løpearrangement

Start med å bestemme hvem løpet er for, hvilken distanse dere skal tilby og hvor mange deltakere området tåler. Deretter avklarer du bruk av vei eller sti, toaletter, parkering og regler for barn og gående. Når løypa er godkjent, planlegger du registrering, venteområde, oppvarming og bemanning før start- og målområdet rigges. Sett av god tid på arrangementsdagen: skilting, kommunikasjon og opprydding blir ofte undervurdert.

Organiser dette arrangementet gratis med Lizzt

Planen, steg for steg

Hver oppgave med sin egen underliste, i den rekkefølgen du faktisk trenger dem.

1
Definer formålet med arrangementet
2
Ta kontakt med lokale myndigheter ved behov
3
Del informasjon med skoler eller nabolagsgrupper
4
Marker start- og målområdene
5
Kom tidlig og inspiser stedet
2 personer
6
Fjern løpeskilt og markeringer
2 personer
7
Velg arrangementstype
8
Søk om tillatelse til midlertidig bruk av vei eller sti ved behov
9
Heng opp lokale plakater eller flyers
10
Planlegg løpernes venteområde
11
Sett opp registreringsskranken
2 personer
12
Rydd bort bord, stoler og utstyr
3 personer
13
Velg løpedistansen
14
Informer naboene om arrangementet
15
Svar på spørsmål fra deltakerne
16
Planlegg oppvarmingsområdet
17
Sett opp start- og målområdet
2 personer
18
Rengjør start- og målområdet
3 personer
19
Avklar om barn kan delta
20
Ordne tilgang til toaletter
21
Hold oversikt over antall påmeldte deltakere
22
Forbered oppsettet ved registreringsbordet
23
Sett opp løpeskilt
2 personer
24
Samle søppel langs løypa
4 personer
25
Avklar om det er tillatt å gå langs løypa
26
Sjekk parkeringsmulighetene
27
Bekreft påmeldingene før arrangementet
28
Forbered innsjekkingsmateriell for deltakere
29
Sett opp vannstasjoner
2 personer
30
Sjekk etter gjenglemte ting
2 personer
31
Velg arrangementsdato
32
Planlegg sykkelparkering
33
Sett opp den endelige deltakerlisten
34
Forbered dekorasjoner til startområdet
35
Informer alle frivillige
2 personer
36
Lever tilbake lånt utstyr
2 personer
37
Sjekk for kollisjoner med andre lokale arrangementer
38
Ordne tilgang til strøm ved behov
39
Forbered deltaker-numre eller navnelapper
40
Forbered dekorasjoner til målstreken
41
Ønsk ankommende deltakere velkommen
3 personer
42
Takk lokale støttespillere og sponsorer
43
Velg en alternativ dato ved dårlig vær
44
Avklar hvor utstyret skal oppbevares før arrangementet
45
Send arrangementdetaljer til påmeldte løpere
46
Sett opp bord og stoler
47
Kontroller deltakerpåmeldingene
2 personer
48
Del bilder fra arrangementet
49
Velg start- og målsted
50
Lag et enkelt arrangementsbudsjett
51
Del informasjon om møtepunktet
52
Forbered utstyr til vannebordet
53
Del ut startnumre eller utstyr
2 personer
54
Del resultatene hvis aktuelt
55
Bekreft tillatelse til bruk av lokalet
56
Beregn kostnader for utstyr, mat og materiell
57
Del parkeringsinstruksjoner
58
Forbered snacks til deltakerne
59
Forklar løypa og sikkerhetsreglene
2 personer
60
Be deltakerne om tilbakemelding
61
Gå den planlagte løypa
2 personer
62
Bestem om deltakelse er gratis eller betalt
63
Del hva deltakerne må ta med
64
Forbered instruksjoner for frivillige
65
Organiser deltakerne før start
2 personer
66
Snakk med arrangørene om hva som gikk bra
67
Mål den nøyaktige løypelengden
68
Bestem hva deltakerne får ved målgang
69
Gå eller sykle løypa på nytt før arrangementet
2 personer
70
Tildel frivillige til bestemte steder
71
Kunngjør at arrangementet starter
72
Noter forbedringspunkter for neste arrangement
73
Juster løypa ved behov
74
Skaff lokale sponsorer om ønskelig
75
Kontroller tilstanden på stier og veier
76
Forklar frivilliges ansvar
77
Hold øye med løpere langs løypa
4 personer
78
Kontroller at løypa passer for ulike kondisjonsnivåer
79
Be om støtte fra lokale bedrifter om ønskelig
80
Fjern eller meld fra om mulige hindringer
81
Forbered førstehjelpsutstyr
82
Støtt deltakere som trenger hjelp
3 personer
83
Kartlegg trafikkerte veier og farlige områder
84
Lag et enkelt påmeldingsskjema
85
Bestem hvor løypeskilt skal plasseres
86
Utnevn en ansvarlig for nødsituasjoner
87
Sørg for at vannstasjonene er fylt opp
2 personer
88
Bestem hvor det trengs frivillige langs løypa
89
Bestem hvilken deltakerinformasjon som trengs
90
Forbered piler og løypemarkeringer
91
Forbered tidtakingen
92
Registrer målgang
2 personer
93
Velg steder for vannstasjoner
94
Åpne deltakerpåmeldingen
95
Planlegg frivilligposisjoner langs løypa
96
Forbered registrering ved målgang
97
Sørg for forfriskninger etter målgang
2 personer
98
Velg møteplasser for deltakerne
99
Lag en nettbasert arrangementskunngjøring
100
Lag et enkelt løykart
101
Sørg for medaljer, sertifikater eller små premier
102
Del ut medaljer eller sertifikater
2 personer
103
Estimer forventet antall løpere
104
Del arrangementet i lokale sosiale mediegrupper
105
Skriv ut løykart ved behov
106
Sørg for musikk eller annonsering hvis det er planlagt
107
Ta gruppebilder
2 personer
108
Sett en maksimal deltakergrense
109
Del informasjon med lokale sportsklubber
110
Sørg for informasjon om nødtillgang
111
Kontroller værforholdene før arrangementet
112
Takk frivillige og deltakere
2 personer

Det du trenger

Gruppert slik du ville handlet det, med mengder.

Administration

Sjekkliste for arrangementplanlegging
Instruksjoner for frivillige
Lanyards
Flyers for arrangementet
Oversikt over arrangementbudsjettet
Regler og informasjon for deltakere
Løypeinformasjonsskort
Deltakerregistreringsliste
Ansvarsfraskrivelsesskjemaer
Utskrevne vaktlister
Påmeldingsskjemaer
Klembrett
Sertifikater
Informasjonsark for deltakere
Penner
Bånd til medaljer
Takkekort til frivillige
Kontaktliste for frivillige
Post-it-lapper
Målgangsklistremerker
Arrangementsprogram
Navneskilt
Velkomstposer for deltakere
ID-badges for frivillige
Permanenttusjer
Startnummer
Medaljer til målgang
Markeringstusjer
Sikkerhetsnåler
Små premier til vinnere
Notatbok
Deltakerarmbånd
Gaveposer

Logistics

Kilometermerking
Klapstoler
Påmeldingsbord
Parkeringsskilt
Partytelt eller gazebo
Bordduk til påmeldingsbordet
Toalettskilt
Skilt for deltakeres venteområde
Påmeldingsskilt
Oppbevaringsbokser
Skilt for informasjonsbordet
Skilt for vannstasjonen
Utstyrsbager
Saks
Tape eller markering for startlinjen
Duct tape
Små dekorasjoner
Løykart
Veiskilt
Løypepiler
Klapbord
Velkomstbanner
Skilt med frivilligsteder
Skilt ved startlinjen
Sponsorskilt
Målgangsskilt
Gjenglemt-kasse
Tape eller markering for mållinjen
Kabelstrips
Ballonger
Tau eller snor
Multiverktøy
Verktøykasse
Sammenleggbar sekketralle eller tralle

Safety

Fløyter
Walkie-talkier
Mobiltelefoner for kommunikasjon
Førstehjelpsskilt
Liste over nødkontakter
Plaster
Hånddesinfeksjonsmiddel
Teip
Avsperringstape
Refleksvester for frivillige
Sikkerhetskjegler
Solkrem
Førstehjelpsskrin
Insektsmiddel
Sportstape
Elastiske биндер
Antiseptiske servietter
Engangshansker
Redningsduk
Kjøleelementer

Groceries

Energibarer
Kjølebokser
Snacks
Is
Drikkevann
Sandwicher
Vannflasker
Kjeks
Vannbeholdere
Kaffe, te, melk
Sportsdrikker
Bestikk
Frukt
Brett
Vannautomat
Sukker
Kopper
Servietter
Gjenbrukbare kopper
Tallerkener
Forfriskninger for frivillige
Forfriskninger til arrangørene

Technical

Skjøteledning
Bærbar powerbank
Bærbare ladere
Enhet for musikkspilleliste
Skjøteledning
Kamera
Stoppklokke
Telefonstativ
Timer
Ekstra batterier
Startsignal med bjelle eller horn
Minnekort
Reservebatterier
Høyttaler
Mikrofon

Cleaning

Resirkuleringsbeholdere
Papirhåndklær
Resirkuleringsposer
Søppelkasser
Avfallsposer
Rengjøringskluter
Rengjøringsspray
Kosteskaft
Feiebrett og kost
Mopp
Søppelposer
Bøtte

Tips

Avklar tillatelser tidlig. Kontakt lokale myndigheter og søk om midlertidig bruk av vei eller sti flere uker før løpet, slik at du rekker å endre traseen hvis søknaden ikke godkjennes.
Bestem kapasiteten før påmeldingen åpner. Ta utgangspunkt i løypas bredde, antall frivillige og hvor mange som kan registreres uten kø; følg deretter antallet påmeldte hver uke.
Planlegg deltakerflyten i tre soner: registrering, venteområde og oppvarming. Plasser skiltene slik at en deltaker som kommer 30 minutter før start, finner riktig kø, toalett og startområde uten å spørre en funksjonær.
Gi frivillige konkrete vakter og kontaktpunkter. Skriv ut vaktlister og instruksjoner, og sørg for at løypeansvarlige har walkie-talkier eller mobiltelefoner før de går ut på plassene sine.
Gå hele løypa tidlig samme morgen. Kontroller kilometermerking, skilt, hindringer og steder der løpere kan møte gående, og fjern all merking og alt utstyr før området forlates.

Ofte stilte spørsmål

Hvor tidlig bør jeg søke om tillatelse til et lokalt løp?: Send søknaden flere uker før arrangementsdagen, og tidligere hvis løpet bruker offentlig vei eller sti. Tillatelsen bør være avklart før du trykker flyers eller åpner påmeldingen.
Hvor mange frivillige trenger man til et lokalt løpearrangement?: Planlegg minst én ansvarlig for registrering, én for start og mål, én for deltakerflyt og én ved hvert kritisk punkt i løypa. Legg til en reserve per skift, slik at fravær ikke tømmer en viktig post.
Når bør deltakerregistreringen åpne på løpsdagen?: Åpne registreringen minst 60 minutter før start hvis deltakerne skal hente informasjon eller fylle ut skjemaer på stedet. Ved mange påmeldte bør du åpne tidligere eller bruke flere registreringsbord for å unngå kø.
Hva må jeg gjøre etter et lokalt løpearrangement?: Gå løypa én gang til, samle søppel og fjern kilometermerking, løpeskilt og annet utstyr før dere pakker sammen. Rydd start- og målområdet samme dag og kontroller at bord, stoler og telt er levert tilbake.

Start denne planen i Lizzt

Alle oppgaver og ting fra denne siden, klare i ditt eget arrangement. Inviter folk, fordel arbeidet, og se hvem som har gjort hva.