Kako organizirati lokalni tekaški dogodek

Lokalni tekaški dogodek se začne z jasno traso, realnim urnikom in dogovorom z ljudmi, ki bodo skrbeli za prijave, usmerjanje in varnost. Najprej določi razdaljo, obliko teka ter pravila za otroke in hojo po progi. Nato preveri dovoljenja, obvesti okoliške prebivalce in pripravi prijave. Na dan dogodka pridi dovolj zgodaj, da pregledaš traso, postaviš start in cilj ter preveriš dostop do stranišč, vode in čakalnega prostora.

Organizirajte ta dogodek brezplačno z Lizzt

Načrt, korak za korakom

Vsaka naloga s svojim podseznamom, v vrstnem redu, kot jih boste res potrebovali.

1
Določite namen dogodka
2
Po potrebi stopite v stik z lokalnimi oblastmi
3
Delite informacije s šolami ali soseskimi skupinami
4
Označite startno in ciljno območje
5
Pridite zgodaj in preglejte prizorišče
2 oseb
6
Odstranite označbe in markacije poti
2 oseb
7
Izberite obliko dogodka
8
Po potrebi pridobite dovoljenje za začasno uporabo ceste ali poti
9
Obesite lokalne plakate ali letake
10
Načrtujte čakalnico za tekače
11
Uredite prijavno okence
2 oseb
12
Pospravite mize, stole in opremo
3 oseb
13
Izberite tekaško razdaljo
14
Obvestite okoliške prebivalce o dogodku
15
Odgovori na vprašanja udeležencev
16
Načrtujte ogrevalno območje
17
Uredite startno in ciljno območje
2 oseb
18
Očistite startno in ciljno območje
3 oseb
19
Določite, ali lahko sodelujejo tudi otroci
20
Uredite dostop do stranišč
21
Spremljajte število prijavljenih udeležencev
22
Pripravite postavitev registracijske mize
23
Postavite usmerjevalne table
2 oseb
24
Poberite smeti ob progi
4 oseb
25
Določite, ali je hoja po progi dovoljena
26
Preverite možnosti parkiranja
27
Potrdite prijave pred dogodkom
28
Pripravite opremo za prijavo udeležencev
29
Uredite vodne postaje
2 oseb
30
Preverite, ali je kdo kaj izgubil
2 oseb
31
Izberite datum dogodka
32
Načrtujte parkirišča za kolesa
33
Sestavite končni seznam udeležencev
34
Pripravite dekoracijo za startno območje
35
Obvestite vse prostovoljce
2 oseb
36
Vrnite izposojeno opremo
2 oseb
37
Preverite, ali obstajajo konflikti z drugimi lokalnimi dogodki
38
Po potrebi uredite dostop do elektrike
39
Pripravite številke udeležencev ali imenske kartice
40
Pripravite dekoracijo za ciljno črto
41
Pozdravite prihajajoče udeležence
3 oseb
42
Zahvalite se lokalnim podpornikom in sponzorjem
43
V primeru slabega vremena izberite nadomestni datum
44
Določite, kje bo oprema shranjena pred dogodkom
45
Pošljite podrobnosti dogodka prijavljenim tekačem
46
Postavite mize in stole
47
Preverite prijave udeležencev
2 oseb
48
Deli fotografije dogodka
49
Izberite lokacijo starta in cilja
50
Pripravite preprost proračun dogodka
51
Delite informacije o zbirnem mestu
52
Pripravite potrebščine za vodno mizo
53
Razdelite startne številke ali opremo
2 oseb
54
Po potrebi objavite rezultate
55
Potrdite dovoljenje za uporabo prizorišča
56
Ocenite stroške za potrebščine, hrano in opremo
57
Delite parkirna navodila
58
Pripravite prigrizke za udeležence
59
Pojasnite progo in varnostna pravila
2 oseb
60
Prosite udeležence za povratne informacije
61
Prehodite načrtovano progo
2 oseb
62
Določite, ali je udeležba brezplačna ali plačljiva
63
Povejte, kaj morajo udeleženci prinesti s seboj
64
Pripravite navodila za prostovoljce
65
Organizirajte udeležence pred začetkom
2 oseb
66
S organizatorji se pogovorite, kaj je šlo dobro
67
Izmerite natančno dolžino trase
68
Določite, kaj udeleženci prejmejo po cilju
69
Pred dogodkom še enkrat prehodite ali prekolesarite traso
2 oseb
70
Določite prostovoljce za posamezne lokacije
71
Napovejte začetek dogodka
72
Zapišite predloge za izboljšave za naslednji dogodek
73
Po potrebi prilagodite traso
74
Po želji pridobite lokalne sponzorje
75
Preverite stanje poti in cest
76
Razložite odgovornosti prostovoljcev
77
Opazujte tekače ob trasi
4 oseb
78
Preverite, ali je trasa primerna za različne ravni telesne pripravljenosti
79
Po želji zaprosite za podporo lokalnih podjetij
80
Odstranite ali prijavite morebitne ovire
81
Pripravite prvo pomoč
82
Podprite udeležence, ki potrebujejo pomoč
3 oseb
83
Označite prometne ceste in nevarna območja
84
Pripravite enostaven obrazec za prijavo
85
Določite, kam namestiti označevalne table ob trasi
86
Imenujte odgovorno osebo za nujne primere
87
Poskrbite, da bodo vodni postanki oskrbovani
2 oseb
88
Določite, kje so ob trasi potrebni prostovoljci
89
Določite, katere podatke o udeležencih potrebujete
90
Pripravite puščice in označbe trase
91
Pripravite merjenje časa
92
Zabeležite udeležence, ki so prišli v cilj
2 oseb
93
Izberite lokacije za vodne postanke
94
Odprite prijave udeležencev
95
Načrtujte mesta prostovoljcev ob trasi
96
Pripravite evidentiranje prihoda v cilj
97
Pripravite prigrizke po cilju
2 oseb
98
Izberite zbirna mesta za udeležence
99
Pripravite spletno objavo o dogodku
100
Pripravite preprost zemljevid trase
101
Poskrbite za medalje, certifikate ali majhne nagrade
102
Podelite medalje ali certifikate
2 oseb
103
Ocenite pričakovano število tekačev
104
Delite dogodek v lokalnih skupinah na družbenih omrežjih
105
Po potrebi natisnite zemljevide trase
106
Poskrbite za glasbo ali napovedovanje, če je tako načrtovano
107
Naredite skupinske fotografije
2 oseb
108
Določite največje dovoljeno število udeležencev
109
Delite informacije z lokalnimi športnimi klubi
110
Poskrbite za informacije o dostopu za nujne primere
111
Pred dogodkom preverite vremenske razmere
112
Zahvalite se prostovoljcem in udeležencem
2 oseb

Kaj potrebujete

Razvrščeno tako, kot bi nakupovali, s količinami.

Administration

Kontrolni seznam za načrtovanje dogodka
Navodila za prostovoljce
Viseči trakovi
Letaki za dogodek
Pregled proračuna dogodka
Pravila in informacije za udeležence
Informacijske kartice o trasi
Seznam prijavljenih udeležencev
Izjave o odpovedi odgovornosti
Natisnjeni urniki
Prijavni obrazci
Kleščevalna deska
Potrdila
Informativni list za udeležence
Pisala
Trakovi za medalje
Zahvalne kartice za prostovoljce
Seznam stikov prostovoljcev
Samolepilni listki
Nalepke za udeležence, ki so prišli v cilj
Urnik dogodka
Imeznake
Vrečke za dobrodošlico za udeležence
Identifikacijske značke za prostovoljce
Permanentni markerji
Startne številke
Medalje za udeležence, ki so prišli v cilj
Podčrtovalci
Varnostne zaponke
Majhne nagrade za zmagovalce
Zvezek
Trakovi za udeležbo
Darilne vrečke

Logistics

Označbe kilometrov
Zložljivi stoli
Miza za prijavo
Parkirne table
Pogodbeni šotor ali gazebo
Namizni prt za prijavno mizo
Table za stranišča
Table za čakalni prostor udeležencev
Prijavna tabla
Škatle za shranjevanje
Tabla za informacijsko točko
Table za vodni postanek
Vreče za opremo
Škarje
Trak ali označba za стартno črto
Duct tape
Majhne dekoracije
Zemljevid trase
Smerne table
Puščice za traso
Zložljive mize
Dobrodošli transparent
Table z lokacijami prostovoljcev
Tabla pri startni črti
Sponzorske table
Ciljna tabla
Škatla za izgubljeno in najdeno
Trak ali označba za ciljno črto
Vezice za kable
Baloni
Vrv ali trak
Večnamensko orodje
Orodna škatla
Zložljiv ročni voziček ali voziček

Safety

Piščalke
Walkie-talkiji
Mobilni telefoni za komunikacijo
Tabla za prvo pomoč
Seznam kontaktov za nujne primere
Obliži
Sredstvo za razkuževanje rok
Lepilni trak
Ogradni trak
Odsevni brezrokavniki za prostovoljce
Varnostni stožci
Krema za sončenje
Komplet prve pomoči
Sredstvo proti insektom
Športni trak
Elastični povoji
Antiseptični robčki
Rokavice za enkratno uporabo
Reševalna odeja
Hladilni vložki

Groceries

Energijske ploščice
Hladilne skrinje
Prigrizki
Led
Pitna voda
Sendviči
Steklenice vode
Piškotki
Vodni kanistri
Kava, čaj, mleko
Športne pijače
Pribor
Sadje
Pladnji
Razpršilnik vode
Sladkor
Kozarci
Serviete
Večkratno uporabni kozarci
Krožniki
Osvežitev za prostovoljce
Osvežilne pijače za organizatorje

Technical

Razdelilec električne energije
Prenosna baterija
Prenosni polnilniki
Naprava za predvajanje glasbe
Podaljšek
Kamera
Štoparica
Stativ za telefon
Časomer
Dodatne baterije
Zvonec ali rog za startni znak
Spominska kartica
Rezervne baterije
Zvočnik
Mikrofon

Cleaning

Posode za recikliranje
Papirnate brisače
Vreče za recikliranje
Koši za smeti
Vreče za zbiranje odpadkov
Čistilne krpe
Čistilni sprej
Metla
Metla in smetišnica
Brisalo
Vreče za smeti
Vedro

Nasveti

Dovoljenja in zapore preveri vsaj 4 do 6 tednov pred dogodkom. Če trasa uporablja cesto ali pot, se pravočasno obrni na lokalne oblasti, saj pozna odobritev vpliva na plakate, prijave in obveščanje prebivalcev.
Zaključi traso, preden začneš tiskati informacije za udeležence. Označi start, cilj in kilometre, pripravi usmerjevalne table ter določi, kje bodo tekači čakali in se ogrevali.
Prijavno mizo postavi tako, da jo udeleženci najdejo v prvih 5 minutah po prihodu. Na njej imej seznam prijavljenih, obrazce, pravila dogodka in podatke o trasi; za večjo skupino pripravi vsaj dve osebi za prijave.
Prostovoljcem daj kratka pisna navodila najpozneje dan prej. Vsaka ključna točka naj ima način komunikacije, na primer mobilni telefon ali walkie-talkie, oseba na trasi pa mora vedeti, komu sporoči zaporo ali poškodbo.
Na prizorišče pridi najmanj 90 minut pred startom. Takrat preveri označbe, startno in ciljno območje, stranišča, vodo, parkiranje ter morebitne ovire; po koncu odstrani vse trakove in markacije ter poberi smeti ob progi.

Pogosta vprašanja

Kako zgodaj moram začeti organizirati lokalni tekaški dogodek?: Osnovni načrt pripravi vsaj 6 do 8 tednov prej. Dovoljenja, uporaba cest in obveščanje prebivalcev naj bodo urejeni približno 4 do 6 tednov pred startom, prijave in promocija pa lahko stečejo takoj, ko sta trasa in urnik potrjena.
Koliko prostovoljcev potrebujem za lokalni tek?: Za manjši tek računaj najmanj na 1 osebo za prijave, 1 za start in cilj ter po 1 osebo na vsaki pomembni točki trase. Pri skupini okoli 50 do 100 tekačev je varneje načrtovati približno 6 do 10 prostovoljcev, odvisno od dolžine in križišč na progi.
Kdaj naj udeležence obvestim o trasi in pravilih?: Osnovne informacije pošlji najmanj 7 dni pred dogodkom, zadnjo praktično obvestilo pa 24 do 48 ur prej. Vključi čas prihoda, lokacijo prijave, razdaljo, pravila glede otrok in hoje, dostop do stranišč ter morebitne spremembe parkiranja.
Kaj moram preveriti na dan lokalnega teka?: Na prizorišče pridi vsaj 90 minut pred startom in preglej celotno traso. Preveri označbe, start, cilj, čakalni prostor, ogrevalno območje, stranišča, pitno vodo, komunikacijo med prostovoljci in varne prehode; po koncu odstrani opremo in oznake.

Zaženite ta načrt v Lizztu

Vse naloge in stvari s te strani, pripravljene v vašem dogodku. Povabite ljudi, razdelite delo in poglejte, kdo je kaj naredil.