Näin järjestät toimivan paikallisen juoksutapahtuman

Paikallinen juoksutapahtuma kannattaa rakentaa selkeässä järjestyksessä: päätä tavoite ja osallistujamäärä, valitse matka ja tarkista reitin käytännöt ennen tiedotusta. Hoida mahdolliset lupa-asiat, naapurien informointi ja vapaaehtoisten työnjako hyvissä ajoin. Tapahtumapäivänä lähtö, maali, ilmoittautuminen, lämmittely ja wc-tilat tarvitsevat omat selkeät paikkansa. Lopuksi reitti tarkistetaan, opasteet kerätään pois ja alue siivotaan.

Järjestä tämä tapahtuma ilmaiseksi Lizztillä

Suunnitelma vaihe vaiheelta

Jokainen tehtävä omine alalistoineen, siinä järjestyksessä kuin niitä oikeasti tarvitset.

1
Määritä tapahtuman tavoite
2
Ota tarvittaessa yhteyttä paikallisiin viranomaisiin
3
Jaa tietoa kouluille tai naapuriryhmille
4
Merkitse lähtö- ja maalialueet
5
Saavu ajoissa ja tarkista tapahtumapaikka
2 henkilöä
6
Poista reittiopasteet ja merkinnät
2 henkilöä
7
Valitse tapahtumamuoto
8
Pyydä tarvittaessa lupa tien tai polun tilapäiseen käyttöön
9
Ripusta paikallisia julisteita tai flyereitä
10
Suunnittele juoksijoiden odotustila
11
Järjestä ilmoittautumistiski
2 henkilöä
12
Siivoa pöydät, tuolit ja välineet
3 henkilöä
13
Valitse juoksumatka
14
Tiedota lähialueen asukkaita tapahtumasta
15
Vastaa osallistujien kysymyksiin
16
Suunnittele lämmittelyalue
17
Järjestä lähtö- ja maalialue
2 henkilöä
18
Siivoa lähtö- ja maalialue
3 henkilöä
19
Päätä, saavatko lapset osallistua
20
Järjestä wc-tilojen käyttö
21
Pidä kirjaa rekisteröityneiden osallistujien määrästä
22
Valmistele ilmoittautumispisteen järjestelyt
23
Aseta reittiopasteet
2 henkilöä
24
Kerää roskat reitin varrelta
4 henkilöä
25
Päätä, onko reitillä kävely sallittua
26
Tarkista pysäköintimahdollisuudet
27
Vahvista ilmoittautumiset ennen tapahtumaa
28
Valmistele sisäänkirjautumismateriaali osallistujille
29
Järjestä vesipisteet
2 henkilöä
30
Tarkista kadonneet tavarat
2 henkilöä
31
Valitse tapahtuman päivämäärä
32
Suunnittele pyöräpysäköinti
33
Laadi lopullinen osallistujalista
34
Valmistele lähtöalueen koristelu
35
Tiedota kaikille vapaaehtoisille
2 henkilöä
36
Palauta lainattu materiaali
2 henkilöä
37
Tarkista ristiriidat muiden paikallisten tapahtumien kanssa
38
Järjestä tarvittaessa sähköliitäntä
39
Valmistele osallistujanumerot tai nimikortit
40
Valmistele maalilinjan koristelu
41
Toivota saapuvat osallistujat tervetulleiksi
3 henkilöä
42
Kiitä paikallisia tukijoita ja sponsoreita
43
Valitse varapäivä huonon sään varalle
44
Päätä, missä materiaali säilytetään ennen tapahtumaa
45
Lähetä tapahtumatiedot rekisteröityneille juoksijoille
46
Järjestä pöydät ja tuolit
47
Tarkista osallistujien ilmoittautumiset
2 henkilöä
48
Jaa tapahtumakuvia
49
Valitse lähtö- ja maalipaikka
50
Laadi yksinkertainen tapahtumabudjetti
51
Jaa tiedot kokoontumispaikasta
52
Valmistele vesipisteen tarvikkeet
53
Jaa numerolaput tai materiaalit
2 henkilöä
54
Jaa tulokset tarvittaessa
55
Vahvista tapahtumapaikan käyttöoikeus
56
Arvioi tarvikkeiden, ruoan ja materiaalin kustannukset
57
Jaa pysäköintiohjeet
58
Valmistele välipaloja osallistujille
59
Kerro reitti- ja turvallisuussäännöt
2 henkilöä
60
Pyydä osallistujilta palautetta
61
Käy suunniteltu reitti läpi
2 henkilöä
62
Määritä, onko osallistuminen ilmainen vai maksullinen
63
Kerro, mitä osallistujien tulee ottaa mukaan
64
Valmistele vapaaehtoisten ohjeet
65
Järjestä osallistujat ennen aloitusta
2 henkilöä
66
Keskustele järjestäjien kanssa siitä, mikä meni hyvin
67
Mittaa tarkka reittimatka
68
Määritä, mitä osallistujat saavat maaliin tullessaan
69
Käy reitti vielä kerran läpi kävellen tai pyörällä ennen tapahtumaa
2 henkilöä
70
Sijoita vapaaehtoiset tietyille paikoille
71
Ilmoita tapahtuman aloituksesta
72
Kirjaa ylös kehityskohteet seuraavaa tapahtumaa varten
73
Säädä reittiä tarvittaessa
74
Hanki halutessasi paikallisia sponsoreita
75
Tarkista polkujen ja teiden kunto
76
Kerro vapaaehtoisten vastuut
77
Valvo reitin varrella olevia juoksijoita
4 henkilöä
78
Tarkista, että reitti sopii eri kuntotasoille
79
Pyydä halutessasi tukea paikallisilta yrityksiltä
80
Poista tai ilmoita mahdollisista esteistä
81
Valmistele ensiaputarvikkeet
82
Tue osallistujia, jotka tarvitsevat apua
3 henkilöä
83
Kartoitahvilivinkot???
84
Tee yksinkertainen ilmoittautumislomake
85
Määritä, mihin reittikyltit sijoitetaan
86
Nimeä vastuuhenkilö hätätilanteita varten
87
Varmista, että vesipisteissä on aina täydennystä
2 henkilöä
88
Määritä, missä reitin varrella tarvitaan vapaaehtoisia
89
Määritä, mitä osallistujatietoja tarvitaan
90
Valmistele nuolet ja reittimerkinnät
91
Valmistele ajanotto
92
Kirjaa maaliintulijat
2 henkilöä
93
Valitse vesipisteiden sijainnit
94
Avaa osallistujien ilmoittautuminen
95
Suunnittele vapaaehtoisten paikat reitin varrelle
96
Valmistele maaliintulon kirjaus
97
Järjestä tarjottavaa maaliin
2 henkilöä
98
Valitse kokoontumispaikat osallistujille
99
Tee verkkoon tapahtumaesittely
100
Tee yksinkertainen reittikartta
101
Varmista mitalit, todistukset tai pienet palkinnot
102
Jaetaan mitalit tai todistukset
2 henkilöä
103
Arvioi juoksijoiden odotettu määrä
104
Jaa tapahtuma paikallisissa sosiaalisen median ryhmissä
105
Tulosta reittikartat tarvittaessa
106
Varmista musiikki tai kuulutukset, jos ne on suunniteltu
107
Ota ryhmäkuvia
2 henkilöä
108
Määritä osallistujien enimmäismäärä
109
Jaa tietoa paikallisille urheiluseuroille
110
Varmista tiedot hätäkulusta
111
Tarkista sääolosuhteet ennen tapahtumaa
112
Kiitä vapaaehtoisia ja osallistujia
2 henkilöä

Mitä tarvitset

Ryhmitelty niin kuin ostoksia tehdään, määrineen.

Administration

Tapahtumasuunnittelun tarkistuslista
Vapaaehtoisten ohjeet
Kaulanauhat
Tapahtumaflyerit
Tapahtumabudjetin yhteenveto
Osallistujien säännöt ja tiedot
Reittiä koskevat tietokortit
Osallistujien ilmoittautumislista
Vastuuvapautuslomakkeet
Tulostetut aikataulut
Ilmoittautumislomakkeet
Leikealusta
Todistukset
Osallistujan tietolomake
Kynät
Mitalinauhat
Kiitoskortit vapaaehtoisille
Vapaaehtoisten yhteystaulukko
Post-it-laput
Maaliintulijatarra
Tapahtuma-aikataulu
Nimikyltit
Osallistujien tervetulopussit
Vapaaehtoisten nimikyltit
Tussit
Rintanumerot
Maaliintulijoiden mitalit
Korostuskynät
Hakaneulat
Pienet palkinnot voittajille
Muistikirja
Osallistujarannekkeet
Lahjakassit

Logistics

Kilometrimerkit
Kokoontaittotuolit
Ilmoittautumispöytä
Pysäköintikyltit
Telttateltta tai gazebo
Pöytäliina ilmoittautumispöytään
WC-kyltit
Kyltit osallistujien odotustilaan
Ilmoittautumiskyltti
Säilytyslaatikot
Infopisteen kyltti
Vesipisteiden kyltit
Tarvikepussit
Sakset
Teippi tai merkintä lähtöviivalle
Teippirulla
Pienet koristeet
Reittikartta
Suuntaopasteet
Reittinuolet
Kokoontaittopöydät
Tervetulobanderolli
Vapaaehtoisten sijaintikyltit
Lähtöviivan kyltti
Sponsorikyltit
Maalikyltti
Löytötavaralaatikko
Teippi tai merkintä maaliviivalle
Nippusiteet
Ilmapallot
Narua tai köyttä
Monitoimityökalu
Työkalupakki
Taitettava nokkakärry tai trolley

Safety

Pillit
Radiopuhelimet
Matkapuhelimet viestintään
Ensiapukyltti
Hätäyhteystietoluettelo
Laastarit
Käsidesi
Teippi
Aitausteippi
Heijastavat vapaaehtoisliivit
Turvakartiot
Aurinkovoide
Ensiapupakkaus
Hyönteiskarkote
Urheiluteippi
Elastiset siteet
Antiseptiset pyyhkeet
Kertakäyttökäsineet
Pelastuspeite
Kylmäpakkaukset

Groceries

Energiapatukat
Kylmälaukut
Välipalat
Jää
Juomavesi
Sandwichit
Vesipullot
Pikkuleivät
Vesisäiliöt
Kahvi, tee, maito
Urheilujuomat
Ruokailuvälineet
Hedelmät
Tarjoiluastiat
Vesiautomaatti
Sokeri
Kupit
Servetit
Uudelleenkäytettävät kupit
Lautaset
Virkistys vapaaehtoisille
Tarjoilut järjestäjille

Technical

Jatkopistorasia
Kannettava varavirtalähde
Kannettavat laturit
Musiikkisoittolaite
Jatkojohto
Kamera
Sekuntikello
Puhelinjalusta
Ajastin
Varaparistot
Lähtömerkiksi kello tai torvi
Muistikortti
Vara-akut
Kaiutin
Mikrofoni

Cleaning

Kierrätysastiat
Paperipyyhkeet
Kierrätyspussit
Jäteastiat
Jätekeräyspussit
Puhdistusliinat
Puhdistussuihke
Luuta
Harja ja rikkalapio
Lastausmoppi
Jätesäkit
Ämpäri

Vinkit

Vahvista reitti ja luvat ensin. Jos juoksu käyttää tietä tai polkua tilapäisesti, selvitä lupa-asia paikallisilta viranomaisilta ennen julisteiden jakamista ja osallistujien kutsumista.
Mitoita lähtöalue osallistujamäärän mukaan ja sijoita ilmoittautumispiste erilleen lähtölinjasta. Varaa ilmoittautumiseen vähintään 30 minuuttia ennen ensimmäistä lähtöä, jotta jonot eivät hidasta ohjelmaa.
Merkitse reitti kilometrikyltein ja nuolin riittävän näkyvästi, myös risteyksissä ja kohdissa, joissa kävely on sallittu. Testaa reitti etukäteen ja nimeä viestintävastaavat niihin pisteisiin, joissa ohjausta tarvitaan.
Tiedota lähialueen asukkaille ja kouluille hyvissä ajoin tapahtuman ajankohta, reitti ja mahdolliset liikennejärjestelyt. Lähetä käytännön ohjeet osallistujille viimeistään 2–3 päivää ennen tapahtumaa.
Varaa maalialueelle juomavesi, välipalat ja tila palautumiselle, mutta pidä kulkuväylät avoimina. Tee lähtö- ja maalialueen tarkistus heti saapuessasi ja aloita purku sekä opasteiden kerääminen vasta, kun viimeinen osallistuja on ohittanut kohdan.

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka paljon aikaa paikallisen juoksutapahtuman järjestäminen vie?: Pienelle tapahtumalle kannattaa varata vähintään 4–6 viikkoa. Lupa-asiat, reitin tarkistus, vapaaehtoisten hankinta ja lähialueen tiedotus voivat viedä useita päiviä, joten niitä ei kannata jättää viimeiselle viikolle.
Milloin juoksutapahtuman reitti ja luvat pitää varmistaa?: Varmista reitti heti suunnittelun alussa ja selvitä mahdolliset luvat vähintään 4 viikkoa ennen tapahtumaa. Tien tai polun tilapäinen käyttö, liikenteen ohjaus ja lähialueen tiedotus voivat edellyttää erillisiä järjestelyjä.
Kuinka aikaisin osallistujien ilmoittautuminen kannattaa avata?: Avaa ilmoittautuminen yleensä 2–4 viikkoa ennen tapahtumaa, jotta saat osallistujamäärästä ennakkotiedon. Sulje ennakkoilmoittautuminen viimeistään 1–2 päivää ennen tapahtumaa tai varaudu paikan päällä täytettäviin lomakkeisiin.
Mitä juoksutapahtuman järjestäjät unohtavat useimmiten?: Usein unohtuvat wc-opasteet, selkeä odotustila, reitin viimeinen tarkistus ja opasteiden poistaminen tapahtuman jälkeen. Nimeä näille vastuuhenkilöt ja tarkista lähtö- ja maalialue vähintään 60 minuuttia ennen aloitusta.

Aloita tämä suunnitelma Lizztissä

Kaikki tämän sivun tehtävät ja tarvikkeet valmiina omassa tapahtumassasi. Kutsu ihmisiä, jakakaa työt ja näe kuka on tehnyt mitäkin.