Kako organizovati lokalnu trkučku manifestaciju

Lokalna trkačka manifestacija počinje jasnom odlukom o formatu, dužini trase i tome ko može da učestvuje. Zatim se rešavaju dozvole, obaveštavaju stanovnici i pripremaju start, cilj, registracija i prostor za zagrevanje. Na dan trke najviše problema nastaje kada se ruta kasno obeleži, učesnici ne znaju gde da čekaju ili nema dovoljno ljudi za komunikaciju. Ovaj plan vodi te kroz pripremu, postavljanje i završno čišćenje.

Organizujte ovaj događaj besplatno uz Lizzt

Plan, korak po korak

Svaki zadatak sa sopstvenom pod-listom, redom kojim će ti stvarno trebati.

1
Definišite svrhu događaja
2
Po potrebi kontaktirajte lokalne vlasti
3
Podelite informacije sa školama ili grupama iz zajednice
4
Označite startnu i ciljnu zonu
5
Dođite ranije i pregledajte prostor
2 osoba
6
Uklonite oznake i obeležja trase
2 osoba
7
Izaberite format događaja
8
Po potrebi zatražite dozvolu za privremeno korišćenje puta ili staze
9
Postavite lokalne plakate ili flajere
10
Planirajte prostor za čekanje trkača
11
Postavite prostor za registraciju
2 osoba
12
Spakujte stolove, stolice i opremu
3 osoba
13
Odredite dužinu trčanja
14
Obavestite stanovnike u blizini o događaju
15
Odgovarajte na pitanja učesnika
16
Planirajte prostor za zagrevanje
17
Postavite startnu i ciljnu zonu
2 osoba
18
Očistite startnu i ciljnu zonu
3 osoba
19
Odlučite da li deca mogu da učestvuju
20
Obezbedite pristup toaletu
21
Pratite prijavljene učesnike
22
Pripremite postavku registracionog stola
23
Postavite oznake trase
2 osoba
24
Pokupite otpatke duž trase
4 osoba
25
Odlučite da li je dozvoljeno hodanje trasom
26
Proverite dostupnost parkinga
27
Potvrdite prijave pre događaja
28
Pripremite materijale za prijavu učesnika
29
Postavite stanice sa vodom
2 osoba
30
Proverite izgubljene stvari
2 osoba
31
Odaberite datum događaja
32
Planirajte parking za bicikle
33
Pripremite konačan spisak učesnika
34
Pripremite dekoraciju za startnu zonu
35
Obavestite sve volontere
2 osoba
36
Vratite pozajmljenu opremu
2 osoba
37
Proverite da li se poklapa sa drugim lokalnim događajima
38
Po potrebi obezbedite pristup struji
39
Pripremite brojeve učesnika ili imenske oznake
40
Pripremite dekoraciju za ciljnu liniju
41
Dočekajte učesnike koji pristižu
3 osoba
42
Zahvalite lokalnim podržavaocima i sponzorima
43
Izaberite rezervni datum u slučaju lošeg vremena
44
Odlučite gde će oprema biti uskladištena pre događaja
45
Pošaljite detalje događaja prijavljenim trkačima
46
Rasporedite stolove i stolice
47
Proverite prijave učesnika
2 osoba
48
Podelite fotografije sa događaja
49
Izaberite lokaciju starta i cilja
50
Napravite jednostavan budžet događaja
51
Podelite informacije o mestu okupljanja
52
Pripremite opremu za stanicu sa vodom
53
Podelite startne brojeve ili materijale
2 osoba
54
Objavite rezultate ako je primenljivo
55
Potvrdite dozvolu za korišćenje lokacije
56
Procijenite troškove za potrepštine, hranu i opremu
57
Podelite uputstvo za parking
58
Pripremite užinu za učesnike
59
Objasnite trasu i bezbednosna pravila
2 osoba
60
Zatražite povratne informacije od učesnika
61
Prođite planiranom trasom
2 osoba
62
Odlučite da li je učešće besplatno ili se plaća
63
Podelite šta učesnici treba da ponesu
64
Pripremite uputstva za volontere
65
Organizujte učesnike pre starta
2 osoba
66
Razgovarajte sa organizatorima o tome šta je prošlo dobro
67
Izmerite tačnu dužinu trase
68
Odlučite šta učesnici dobijaju po završetku
69
Ponovo prođite trasu peške ili biciklom pre događaja
2 osoba
70
Rasporedite volontere na određene lokacije
71
Objavite početak događaja
72
Zabeležite poboljšanja za naredni događaj
73
Po potrebi prilagodite trasu
74
Obezbedite lokalne sponzore ako želite
75
Proverite stanje staza i puteva
76
Objasnite odgovornosti volontera
77
Pratite trkače duž trase
4 osoba
78
Proverite da li je trasa pogodna za različite nivoe kondicije
79
Po želji zatražite podršku lokalnih preduzeća
80
Uklonite ili prijavite moguće prepreke
81
Pripremite pribor prve pomoći
82
Pružite podršku učesnicima kojima je potrebna pomoć
3 osoba
83
Prepoznajte prometne puteve i opasne oblasti
84
Napravite jednostavan obrazac za prijavu
85
Odlučite gde treba postaviti oznake trase
86
Odredite osobu zaduženu za hitne slučajeve
87
Obezbedite zalihe na stanicama sa vodom
2 osoba
88
Odlučite gde su potrebni volonteri duž trase
89
Odlučite koje informacije o učesnicima su potrebne
90
Pripremite strelice i oznake trase
91
Pripremite način merenja vremena
92
Evidentirajte učesnike koji su završili
2 osoba
93
Izaberite lokacije stanica sa vodom
94
Otvorite prijave učesnika
95
Planirajte pozicije volontera duž trase
96
Pripremite evidenciju o završetku
97
Obezbedite osveženje nakon završetka
2 osoba
98
Izaberite prostore za okupljanje učesnika
99
Napravite online najavu događaja
100
Pripremite jednostavnu mapu rute
101
Pripremite medalje, sertifikate ili male nagrade
102
Podelite medalje ili sertifikate
2 osoba
103
Procijenite očekivani broj trkača
104
Podelite događaj u lokalnim grupama na društvenim mrežama
105
Odštampajte mape rute ako je potrebno
106
Pripremite muziku ili najave ako je planirano
107
Napravite grupne fotografije
2 osoba
108
Odredite maksimalni broj učesnika
109
Podelite informacije sa lokalnim sportskim klubovima
110
Pripremite informacije o hitnom pristupu
111
Proverite vremenske uslove pre događaja
112
Zahvalite se volonterima i učesnicima
2 osoba

Šta ti treba

Grupisano onako kako se kupuje, sa količinama.

Administracija

Kontrolna lista za planiranje događaja
Uputstva za volontere
Držači za kartice
Flajeri za događaj
Pregled budžeta događaja
Pravila i informacije za učesnike
Kartice sa informacijama o ruti
Spisak prijavljenih učesnika
Izjave o odricanju od odgovornosti
Odštampani rasporedi
Obrasci za registraciju
Podloga za pisanje
Sertifikati
Informativni list za učesnike
Olovke
Trake za medalje
Zahvalnice za volontere
Spisak kontakata volontera
Samolepljivi papirići
Nalepnice za finišere
Raspored događaja
Bedževi sa imenima
Dobrodošlične torbe za učesnike
Identifikacione kartice za volontere
Permanentni markeri
Startni brojevi
Medalje za finišere
Marker-hajlajteri
Sigurnosne igle
Male nagrade za pobednike
Beleska
Narukvice za učesnike
Poklon kese

Logistika

Kilometarske oznake
Sklopive stolice
Sto za registraciju
Saobraćajni znakovi za parking
Nadstrešnica ili sjenica
Stolnjak za registracioni sto
Znakovi za toalet
Znakovi za prostor za čekanje učesnika
Znak za registraciju
Kutije za skladištenje
Znak za info-pult
Znakovi za vodenu stanicu
Torbe za opremu
Makaze
Traka ili oznaka startne linije
Duct tape
Male dekoracije
Mapa rute
Smerokazi
Strelice za rutu
Sklopivi stolovi
Dobrodošlica na baneru
Znakovi za lokaciju volontera
Znak startne linije
Sponzorski znakovi
Znak ciljne linije
Kutija za izgubljeno i nađeno
Traka ili marker za ciljne linije
Plastične vezice
Baloni
Konopac ili kanap
Multifunkcionalni alat
Kutija za alat
Sklopiva kolica ili transportna kolica

Bezbednost

Pištaljke
Voki-tokiji
Mobilni telefoni za komunikaciju
Znak za prvu pomoć
Spisak hitnih kontakata
Zavoji
Sredstvo za dezinfekciju ruku
Lepljiva traka
Ograničavajuća traka
Prsluci za volontere visoke vidljivosti
Sigurnosni čunjevi
Krema za sunčanje
Komplet prve pomoći
Sredstvo protiv insekata
Sportska traka
Elastični zavoji
Antiseptičke maramice
Rukavice za jednokratnu upotrebu
Termo ćebe
Hladni oblozi

Namirnice

Energetske pločice
Hladnjaci
Užina
Led
Pijaća voda
Sendviči
Boce vode
Kolačići
Posude za vodu
Kafa, čaj, mleko
Sportski napici
Pribor za jelo
Voće
Poslužavnici
Dozator za vodu
Šećer
Šolje
Salvete
Šolje za višekratnu upotrebu
Tanjiri
Osveženje za volontere
Osveženje za organizatore

Tehnika

Produžni razvodnik
Prenosivi punjač
Prenosivi punjači
Uređaj za muzičku playlistu
Produžni kabl
Kamera
Štoperica
Stativ za telefon
Tajmer
Dodatne baterije
Zvono ili rog za signal starta
Memorijska kartica
Rezervne baterije
Zvučnik
Mikrofon

Čišćenje

Kante za reciklažu
Papirni ubrusi
Kese za reciklažu
Kante za otpatke
Kese za sakupljanje otpada
Krpe za čišćenje
Sredstvo za čišćenje u spreju
Metla
Lopatica za smeće
Mop
Kese za smeće
Kofa

Saveti

Najpre odredi format, dužinu trčanja i pravila za decu i hodanje. Te odluke unesi u informacije za učesnike najmanje 7 dana pre događaja, da ne odgovaraš na ista pitanja na dan trke.
Dozvole i obaveštavanje komšija ne ostavljaj za poslednju nedelju. Ako se koristi put ili staza, proveri uslove kod lokalnih vlasti pre štampanja flajera i postavljanja oznaka.
Na dan događaja dođi najmanje 2 sata ranije. Tada pregledaj trasu, postavi kilometarske oznake, proveri start i cilj i usmeri učesnike ka registraciji, toaletu i prostoru za čekanje.
Registracioni sto postavi pre dolaska prvih trkača i pripremi spisak prijavljenih, obrasce, izjave i informacije o ruti. Jedna osoba neka proverava prijave, a druga odgovara na pitanja i usmerava učesnike.
Za komunikaciju duž trase odredi konkretne osobe i kanale. Voki-tokiji ili mobilni telefoni, pištaljke, pijaća voda i plan za uklanjanje otpada treba da budu spremni pre starta, ne tek kada trka počne.

Česta pitanja

Koliko ranije treba početi organizaciju lokalne trke?: Za malu lokalnu trku počni najmanje 6 do 8 nedelja ranije. Do tada treba da budu poznati format i ruta, a dozvole, obaveštenja stanovnicima i informacije za učesnike rešeni pre poslednje nedelje.
Koliko ranije treba doći na dan trke?: Dođi najmanje 2 sata pre starta. To ostavlja vreme za pregled trase, postavljanje oznaka, registracionog stola, startne i ciljne zone i rešavanje kašnjenja opreme ili volontera.
Koliko vode pripremiti za lokalnu trku?: Planiraj najmanje 0,5 litara vode po učesniku, uz dodatnu zalihu za volontere i toplo vreme. Vodu rasporedi tako da bude dostupna kod registracije i cilja, a ne samo na jednom mestu.
Kada obavestiti stanovnike duž trase?: Obavesti ih najmanje 7 dana ranije, posebno ako se koristi put ili se menja pristup kućama. U obaveštenju navedi datum, vreme, trasu i očekivano trajanje zatvaranja ili otežanog prolaza.

Pokreni ovaj plan u Lizztu

Svi zadaci i stavke sa ove stranice, odmah spremni u tvom događaju. Pozovi ljude, podelite posao i vidi ko je šta uradio.