Jak uspořádat místní běžeckou akci

Místní běžeckou akci začni připravovat volbou cíle, formátu a délky trasy. Potom ověř povolení, informuj obyvatele a školy v okolí a sestav plán registrace, startu, cíle i občerstvení. Nezapomeň předem rozhodnout, zda mohou běžet děti a zda je povolena chůze. Nejvíc problémů vzniká v den akce: chybí značení, dobrovolníci nevědí, kde stát, nebo se pozdě řeší toalety a doprava.

Zorganizujte tuto akci zdarma s Lizzt

Plán krok za krokem

Každý úkol s vlastním podseznamem, v pořadí, v jakém je opravdu potřebuješ.

1
Určete cíl akce
2
V případě potřeby kontaktujte místní úřady
3
Sdílejte informace se školami nebo sousedskými skupinami
4
Označte startovní a cílové prostory
5
Přijeďte včas a zkontrolujte místo
2 osob
6
Odstraňte směrové tabule a značení trasy
2 osob
7
Zvolte formát akce
8
V případě potřeby vyžádejte povolení k dočasnému užívání silnice nebo stezky
9
Vyvěste místní plakáty nebo letáky
10
Naplánujte čekací prostor pro běžce
11
Zřiďte registrační přepážku
2 osob
12
Ukliďte stoly, židle a materiál
3 osob
13
Zvolte běžeckou vzdálenost
14
Informujte obyvatele v okolí o akci
15
Zodpovídejte dotazy účastníků
16
Naplánujte rozcvičovací zónu
17
Zařiďte startovní a cílový prostor
2 osob
18
Ukliďte startovní a cílový prostor
3 osob
19
Určete, zda se mohou zúčastnit děti
20
Zajistěte přístup k toaletám
21
Sledujte počet registrovaných účastníků
22
Připravte rozmístění registračního stolu
23
Umístěte směrové tabule trasy
2 osob
24
Posbírejte odpadky podél trasy
4 osob
25
Určete, zda je povolena chůze po trase
26
Zkontrolujte možnosti parkování
27
Potvrďte přihlášky před akcí
28
Připravte pro účastníky materiály k odbavení
29
Zajistěte místa s vodou
2 osob
30
Zkontrolujte ztracené věci
2 osob
31
Vyberte datum akce
32
Naplánujte parkování kol
33
Sestavte konečný seznam účastníků
34
Připravte dekorace pro startovní prostor
35
Informujte všechny dobrovolníky
2 osob
36
Vraťte vypůjčené vybavení
2 osob
37
Zkontrolujte střet s jinými místními akcemi
38
V případě potřeby zajistěte přístup k elektřině
39
Připravte startovní čísla nebo jmenovky
40
Připravte dekorace pro cílovou čáru
41
Vítejte příchozí účastníky
3 osob
42
Poděkujte místním podporovatelům a sponzorům
43
V případě špatného počasí zvolte náhradní termín
44
Určete, kde bude před akcí uloženo vybavení
45
Pošlete registrovaným běžcům podrobnosti o akci
46
Připravte stoly a židle
47
Zkontrolujte registrace účastníků
2 osob
48
Sdílejte fotografie z akce
49
Vyberte místo startu a cíle
50
Vytvořte jednoduchý rozpočet akce
51
Sdělte informace o místě srazu
52
Připravte potřeby pro vodní stůl
53
Rozdejte startovní čísla nebo materiály
2 osob
54
Sdílejte výsledky, pokud je to relevantní
55
Potvrďte souhlas s použitím místa
56
Odhadněte náklady na potřeby, jídlo a materiál
57
Sdílejte pokyny k parkování
58
Připravte občerstvení pro účastníky
59
Vysvětlete trasu a bezpečnostní pravidla
2 osob
60
Požádejte účastníky o zpětnou vazbu
61
Projděte plánovanou trasu
2 osob
62
Rozhodněte, zda je účast zdarma nebo za poplatek
63
Sdělte, co si účastníci mají vzít s sebou
64
Připravte pokyny pro dobrovolníky
65
Organizujte účastníky před startem
2 osob
66
Proberte s organizátory, co se povedlo
67
Změřte přesnou délku trasy
68
Určete, co účastníci obdrží po doběhu
69
Projděte nebo projeďte trasu znovu před akcí
2 osob
70
Přiřaďte dobrovolníky ke კონკრეტním místům
71
Oznamte zahájení akce
72
Zaznamenejte body ke zlepšení pro příští akci
73
Upravte trasu podle potřeby
74
Podle potřeby zajistěte místní sponzory
75
Zkontrolujte stav stezek a silnic
76
Vysvětlete odpovědnosti dobrovolníků
77
Dohlížejte na běžce podél trasy
4 osob
78
Zkontrolujte, zda je trasa vhodná pro různé úrovně kondice
79
Podle potřeby požádejte o podporu místní firmy
80
Odstraňte nebo nahlaste možné překážky
81
Připravte materiál první pomoci
82
Pomozte účastníkům, kteří potřebují pomoc
3 osob
83
Zmapujte frekventované silnice a nebezpečné zóny
84
Vytvořte jednoduchý registrační formulář
85
Určete, kam umístit směrové tabule trasy
86
Určete odpovědnou osobu pro mimořádné události
87
Zajistěte, aby stanoviště s vodou byla průběžně zásobena
2 osob
88
Určete, kde jsou podél trasy potřeba dobrovolníci
89
Určete, jaké údaje o účastnících jsou potřeba
90
Připravte šipky a značení trasy
91
Připravte měření času
92
Zaregistrujte doběhnuvší
2 osob
93
Vyberte místa pro stanoviště s vodou
94
Otevřete registraci účastníků
95
Naplánujte pozice dobrovolníků podél trasy
96
Připravte registraci v cíli
97
Připravte pohoštění po doběhu
2 osob
98
Vyberte sběrná místa pro účastníky
99
Vytvořte online oznámení o akci
100
Vytvořte jednoduchou mapu trasy
101
Zajistěte medaile, certifikáty nebo malé ceny
102
Předávejte medaile nebo certifikáty
2 osob
103
Odhadněte očekávaný počet běžců
104
Sdílejte akci v místních skupinách na sociálních sítích
105
V případě potřeby vytiskněte mapy trasy
106
Zajistěte hudbu nebo hlášení, pokud je to plánováno
107
Pořizujte skupinové fotografie
2 osob
108
Stanovte maximální limit účastníků
109
Sdílejte informace s místními sportovními kluby
110
Zajistěte informace o nouzovém přístupu
111
Před akcí zkontrolujte počasí
112
Poděkujte dobrovolníkům a účastníkům
2 osob

Co budeš potřebovat

Seskupeno tak, jak se nakupuje, i s množstvím.

Administration

Kontrolní seznam plánování akce
Pokyny pro dobrovolníky
Lanyardy
Letáky k akci
Přehled rozpočtu akce
Pravidla a informace pro účastníky
Informační karty trasy
Seznam registrovaných účastníků
Prohlášení o odpovědnosti
Vytištěné rozpisy
Registrační formuláře
Psací podložka
Certifikáty
Informační list pro účastníky
Pera
Stuhy na medaile
Děkovné kartičky pro dobrovolníky
Kontaktní seznam dobrovolníků
Post-it lístky
Samolepky pro doběhnuvší
Program akce
Jmenovky
Uvítací tašky pro účastníky
Identifikační visačky pro dobrovolníky
Permanentní fixy
Startovní čísla
Medaile pro doběhnuvší
Zvýrazňovače
Špendlíky
Malé ceny pro vítěze
Poznámkový blok
Účastnické náramky
Dárkové tašky

Logistics

Kilometrové značky
Skládací židle
Registrační stůl
Parkovací cedule
Party stan nebo altán
Ubrus na registrační stůl
Toaletní cedule
Cedule pro čekárnu účastníků
Registrační cedule
Úložné boxy
Cedule pro informační stánek
Cedule pro stanoviště s vodou
Tašky s materiálem
Nůžky
Páska nebo značení startovní čáry
Textilní páska
Malé dekorace
Mapa trasy
Směrové tabule
Šipky trasy
Skládací stoly
Uvítací banner
Cedule s místy pro dobrovolníky
Cedule u startovní čáry
Sponzorské cedule
Cílová cedule
Krabice na ztráty a nálezy
Páska nebo značení cílové čáry
Kabelové pásky
Balónky
Provaz nebo šňůra
Multifunkční nástroj
Nářadí
Skládací rudl nebo vozík

Safety

Píšťalky
Vysílačky
Mobilní telefony pro komunikaci
Cedule první pomoci
Seznam nouzových kontaktů
Náplasti
Dezinfekce na ruce
Lepicí páska
Vymezovací páska
Reflexní vesty pro dobrovolníky
Bezpečnostní kužely
Opalovací krém
Lékárnička
Repelent
Sportovní tejp
Elastické obvazy
Antiseptické ubrousky
Jednorázové rukavice
Záchranná fólie
Chladicí sáčky

Groceries

Energetické tyčinky
Chladicí boxy
Svačiny
Led
Pitná voda
Sendviče
Lahve s vodou
Sušenky
Nádoby na vodu
Káva, čaj, mléko
Sportovní nápoje
Příbory
Ovoce
Podnosy
Dávkovač vody
Cukr
Kelímky
Ubrousky
Znovupoužitelné kelímky
Talíře
Občerstvení pro dobrovolníky
Občerstvení pro organizátory

Technical

Prodlužovací lišta
Přenosná powerbanka
Přenosné nabíječky
Zařízení s hudebním playlistem
Prodlužovací kabel
Fotoaparát
Stopky
Stativ pro telefon
Časomíra
Náhradní baterie
Startovní zvon nebo houkačka
Paměťová karta
Náhradní baterie
Reproduktor
Mikrofon

Cleaning

Recyklační nádoby
Papírové ručníky
Recyklační pytle
Odpadkové koše
Pytle na odpad
Čisticí utěrky
Čisticí sprej
Koště
Smetáček a lopatka
Mop
Odpadkové pytle
Kbelík

Tipy

Nejdřív stanov formát a délku trasy. Pro účastníky si předem napiš, zda mohou trasu ujít, zda se mohou přihlásit děti a jak bude vypadat start i cíl.
Povolení a informování okolí řeš několik týdnů předem. Pokud trasa vede po silnici nebo stezce, ověř u místního úřadu, zda potřebuješ povolení k dočasnému užívání, a obyvatele upozorni na akci i změny dopravy.
Registraci rozvrhni tak, aby se netvořila fronta před startem. Připrav registrační stůl, formuláře, seznam přihlášených a čekací prostor; u většího počtu běžců přidej dalšího člověka ke kontrole údajů.
Dobrovolníkům dej krátké písemné pokyny nejpozději den před akcí. Uveď jejich stanoviště, způsob komunikace a postup při ztraceném účastníkovi nebo problému na trase; na delší trase se hodí vysílačky.
Na místo přijeď alespoň 60 minut před startem. Zkontroluj značení, startovní a cílový prostor, toalety, parkovací cedule, vodu a občerstvení; po skončení odstraň všechny směrové tabule a sesbírej odpadky podél trasy.

Časté otázky

Jak dlouho předem začít organizovat místní běžeckou akci?: S přípravou začni nejméně 6 až 8 týdnů před startem. V tomto termínu stihneš vyřídit případné povolení, informovat okolí, zajistit dobrovolníky a otevřít registraci.
Potřebuji povolení pro běžeckou akci v obci?: Záleží na trase a využití veřejného prostoru. Pokud běh vede po silnici, stezce nebo jiném veřejném místě, ověř požadavky u místního úřadu alespoň 4 týdny před akcí.
Kolik dobrovolníků potřebuji na místní běžeckou akci?: Pro malou akci počítej minimálně s 1 člověkem u registrace, 2 lidmi u startu a cíle a dalšími dobrovolníky na křižovatkách a delší trase. Konkrétní počet uprav podle délky trasy, počtu běžců a provozu v okolí.
Jak brzy mám připravit registraci běžců?: Online nebo předběžnou registraci otevři nejméně 3 týdny před startem a seznam přihlášených uzavři den před akcí. Na místě nech registraci otevřenou alespoň 60 minut před startem, aby účastníci stihli převzít informace a rozcvičit se.

Spusť tento plán v Lizztu

Všechny úkoly a věci z této stránky, připravené ve tvé vlastní akci. Pozvi lidi, rozdělte si práci a uvidíš, kdo co udělal.