Sådan organiserer du et lokalt løbeevent

Start med at beslutte, hvad løbeeventet skal opnå, hvem der må deltage, og om deltagerne må gå på ruten. Vælg derefter distance og eventtype, før du kontakter myndigheder, naboer, skoler og lokale grupper. Når ruten er afklaret, kan du planlægge start, mål, venteområde, opvarmning, registrering, toiletter og forplejning. Arbejd baglæns fra løbsdagen, så tilladelser, frivillige, skilte og deltagerinformation er klar i god tid.

Organisér dette event gratis med Lizzt

Planen, trin for trin

Hver opgave med sin egen underliste, i den rækkefølge du faktisk får brug for dem.

1
Fastlæg eventets mål
2
Kontakt de lokale myndigheder om nødvendigt
3
Del information med skoler eller lokalgrupper
4
Markér start- og målområderne
5
Ankom tidligt og inspicér stedet
2 personer
6
Fjern skilte og markeringer langs ruten
2 personer
7
Vælg eventtypen
8
Søg om tilladelse til midlertidig brug af vej eller sti om nødvendigt
9
Hæng lokale plakater eller flyers op
10
Planlæg løbernes venteområde
11
Indret registreringsskranken
2 personer
12
Ryd borde, stole og udstyr op
3 personer
13
Vælg løbedistancen
14
Informér naboerne om eventet
15
Besvar deltagernes spørgsmål
16
Planlæg opvarmningsområdet
17
Indret start- og målområdet
2 personer
18
Rengør start- og målområdet
3 personer
19
Afgør om børn må deltage
20
Sørg for adgang til toiletter
21
Følg antallet af tilmeldte deltagere
22
Forbered opstillingen af registreringsbordet
23
Opsæt ruteskilte
2 personer
24
Saml affald langs ruten
4 personer
25
Afgør om det er tilladt at gå på ruten
26
Tjek parkeringsmulighederne
27
Bekræft tilmeldingerne før eventet
28
Forbered check-in-materiale til deltagerne
29
Etabler vandstationer
2 personer
30
Tjek for glemte ting
2 personer
31
Vælg eventdatoen
32
Planlæg cykelparkering
33
Lav den endelige deltagerliste
34
Forbered dekorationer til startområdet
35
Informér alle frivillige
2 personer
36
Returnér lånt udstyr
2 personer
37
Tjek for konflikter med andre lokale events
38
Sørg for adgang til strøm om nødvendigt
39
Forbered deltagernumre eller navneskilte
40
Forbered dekorationer til målstregen
41
Byd de ankommende deltagere velkommen
3 personer
42
Tak lokale støtter og sponsorer
43
Vælg en alternativ dato ved dårligt vejr
44
Afgør, hvor udstyret opbevares før eventet
45
Send eventoplysninger til de tilmeldte løbere
46
Sæt borde og stole op
47
Kontrollér deltagernes tilmeldinger
2 personer
48
Del eventbilleder
49
Vælg start- og mållokationen
50
Lav et enkelt eventbudget
51
Del information om mødestedet
52
Forbered udstyret til vandbordet
53
Del startnumre eller udstyr ud
2 personer
54
Del resultaterne, hvis det er relevant
55
Bekræft tilladelse til brug af stedet
56
Estimer udgifterne til udstyr, mad og materialer
57
Del parkeringsinstruktioner
58
Forbered snacks til deltagerne
59
Gennemgå ruten og sikkerhedsreglerne
2 personer
60
Bed deltagerne om feedback
61
Gå den planlagte rute
2 personer
62
Afgør, om deltagelsen er gratis eller betalt
63
Fortæl, hvad deltagerne skal medbringe
64
Forbered instruktioner til frivillige
65
Organisér deltagerne før start
2 personer
66
Drøft med arrangørerne, hvad der gik godt
67
Mål den præcise rutelængde
68
Afgør, hvad deltagerne får efter mål
69
Gå eller cykl ruten igen før eventet
2 personer
70
Tildel frivillige til specifikke steder
71
Annoncér eventets start
72
Notér forbedringspunkter til næste event
73
Tilpas ruten om nødvendigt
74
Få lokale sponsorer, hvis ønsket
75
Kontrollér stiernes og vejenes stand
76
Forklar de frivilliges ansvar
77
Hold øje med løberne langs ruten
4 personer
78
Tjek, om ruten passer til forskellige konditionsniveauer
79
Bed om støtte fra lokale virksomheder, hvis ønsket
80
Fjern eller meld mulige forhindringer
81
Forbered førstehjælpsmateriale
82
Støt deltagere, der har brug for hjælp
3 personer
83
Kortlæg trafikerede veje og farlige områder
84
Lav en enkel tilmeldingsformular
85
Afgør, hvor ruteskilte skal placeres
86
Udpeg en ansvarlig for nødsituationer
87
Sørg for, at vandposter er fyldt op
2 personer
88
Afgør, hvor frivillige er nødvendige langs ruten
89
Afgør, hvilke deltageroplysninger der er nødvendige
90
Forbered pile og rutemarkeringer
91
Forbered tidtagningen
92
Registrér målpassager
2 personer
93
Vælg placeringer til vandposter
94
Åbn tilmeldingen for deltagere
95
Planlæg frivilligposter langs ruten
96
Forbered målregistreringen
97
Sørg for forfriskninger efter målstregen
2 personer
98
Vælg samlingspunkter for deltagerne
99
Lav en online eventannonce
100
Lav et enkelt rutekort
101
Sørg for medaljer, certifikater eller små præmier
102
Uddel medaljer eller certifikater
2 personer
103
Vurdér det forventede antal løbere
104
Del eventet i lokale sociale mediegrupper
105
Print rutekort, hvis nødvendigt
106
Sørg for musik eller oplæg, hvis det er planlagt
107
Tag gruppebilleder
2 personer
108
Fastlæg den maksimale deltagergrænse
109
Del information med lokale idrætsklubber
110
Sørg for information om nødadgang
111
Tjek vejret før eventet
112
Tak frivillige og deltagere
2 personer

Det du skal bruge

Grupperet som du ville handle det, med mængder.

Administration

Tjekliste til eventplanlægning
Instruktioner til frivillige
Lanyards
Flyers til eventet
Oversigt over eventbudgettet
Regler og information til deltagere
Ruteforkort
Deltagerregistreringsliste
Ansvarsfraskrivelsesformularer
Udskrevne tidsplaner
Tilmeldingsformularer
Klembræt
Certifikater
Informationsark til deltagere
Penne
Bånd til medaljer
Tak-kort til frivillige
Kontaktliste for frivillige
Post-its
Finishstickers
Eventprogram
Navneskilte
Velkomstposer til deltagere
Identifikationsbadges til frivillige
Permanentmarkere
Rygnumre
Medaljer til målpassager
Highlighters
Sikkerhedsnåle
Små præmier til vindere
Notesbog
Deltagerarmbånd
Gaveposer

Logistics

Kilometermarkeringer
Klapstole
Tilmeldingsbord
Parkeringsskilte
Festtelt eller gazebo
Borddug til tilmeldingsbordet
Toiletskilte
Skilte til deltagerernes venteområde
Tilmeldingsskilt
Opbevaringskasser
Skilt til infodisken
Skilte til vandposten
Materialeposer
Saks
Tape eller markering til startlinjen
Ducttape
Små dekorationer
Rutekort
Vejvisningsskilte
Rutepile
Klapborde
Velkomstbanner
Skilte med frivilligplaceringer
Skilt ved startlinjen
Sponsor-skilte
Målskilt
Glemt-og-fundet-kasse
Tape eller markering til målstregen
Kabelbindere
Balloner
Reb eller snor
Multiværktøj
Værktøjskasse
Sammenklappelig sækkevogn eller trolley

Safety

Fløjter
Walkie-talkies
Mobiltelefoner til kommunikation
Førstehjælpsskilt
Liste over nødkontakter
Plastre
Hånddesinfektionsmiddel
Tape
Afspærringstape
Reflekterende frivilligveste
Sikkerhedskegler
Solcreme
Førstehjælpskit
Insektafvisende middel
Sportstape
Elastiske bandager
Antiseptiske servietter
Engangshandsker
Redningsfolie
Kølende poser

Groceries

Energibarer
Kølebokse
Snacks
Is
Drikkevand
Sandwicher
Vandflasker
Småkager
Vandbeholdere
Kaffe, te, mælk
Sportsdrikke
Bestik
Frugt
Bakker
Vanddispenser
Sukker
Kopper
Servietter
Genanvendelige kopper
Tallerkener
Forfriskninger til frivillige
Forfriskninger til arrangørerne

Technical

Stikdåse
Bærbar powerbank
Bærbare opladere
Musikafspiller
Forlængerkabel
Kamera
Stopur
Mobilholder
Timer
Ekstra batterier
Startsignal med fløjte eller horn
Hukommelseskort
Ekstra batterier
Højttaler
Mikrofon

Cleaning

Genbrugsbeholdere
Papirhåndklæder
Genanvendelsesposer
Affaldsbeholdere
Affaldsposer
Rengøringsklude
Rengøringsspray
Kost
Fejekost og fejebakke
Moppe
Affaldsposer
Spand

Tips

Afklar ruten og tilladelser tidligt. Hvis løbet bruger vej eller sti midlertidigt, så kontakt kommunen eller andre lokale myndigheder, før du markedsfører en fast dato.
Lav en bemandingsplan med tydelige roller ved registreringen, starten, målet og langs ruten. Giv frivillige instruktioner og walkie-talkies eller mobiltelefoner, og fordel dem senest en uge før eventet.
Følg tilmeldingerne løbende, fordi antallet påvirker vand, snacks, registreringsformularer, toiletter og pladsen i venteområdet. Bestil ikke kun efter et rundt estimat; brug den aktuelle deltagerliste og læg en lille reserve til.
Gør start- og målområdet let at aflæse med tilmeldingsskilt, parkeringsskilte, toiletskilte og skilte til venteområdet. Ankom tidligt på dagen, så du kan inspicere stedet, sætte ruteskilte op og rette problemer, før deltagerne kommer.
Planlæg afslutningen lige så konkret som starten. Aftal, hvem der samler affald og fjerner kilometermarkeringer og andre skilte langs ruten, og sæt tid af til at rydde borde, stole og udstyr samt rengøre start- og målområdet.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor lang tid i forvejen skal man søge tilladelse til et løbeevent?: Kontakt kommunen eller den relevante myndighed, så snart rute og dato er foreløbige, gerne mindst 6-8 uger før. Tilladelsen kan være nødvendig, hvis løbet bruger vej eller sti midlertidigt.
Hvor meget vand skal man beregne til et lokalt løb?: Beregn mindst 0,5 liter drikkevand pr. deltager som udgangspunkt, og mere ved varmt vejr eller længere distancer. Følg tilmeldingerne frem til løbsdagen, og opbevar vandet køligt i kølebokse med is.
Hvor mange frivillige skal der bruges til et lokalt løbeevent?: Planlæg mindst én ansvarlig ved registreringen, én ved start og mål samt én frivillig for hvert kritisk punkt på ruten. Ved en rute med flere kryds eller 50 deltagere bør du lægge ekstra personer til, så ingen post står ubemandet.
Hvornår skal man sætte ruteskilte og kilometermarkeringer op?: Sæt dem op på løbsdagen efter den tidlige inspektion, typisk 1-2 timer før start, så de ikke forsvinder eller flyttes. Gå hele ruten igennem bagefter og fjern alle skilte og markeringer samme dag.

Start denne plan i Lizzt

Alle opgaver og ting fra denne side, klar i din egen begivenhed. Inviter folk, fordel arbejdet, og se hvem der har gjort hvad.