Hogyan szervezz helyi futóeseményt?

Egy helyi futóesemény megszervezését a cél, a táv és az útvonal rögzítésével kezdd. Ezután intézd az esetleges hatósági engedélyeket, tájékoztasd a környéket, és építsd fel a nevezés, a rajt-cél terület és az önkéntesek működését. A legtöbb fennakadás abból adódik, hogy túl későn tisztázzák a mosdót, a forgalmi helyzetet vagy a résztvevők pontos számát. A helyszínre legalább 90 perccel a rajt előtt érkezz.

Szervezd meg ezt az eseményt ingyen a Lizzt-tel

A terv lépésről lépésre

Minden feladat saját allistával, abban a sorrendben, ahogy tényleg szükséged lesz rájuk.

1
Határozd meg az esemény célját
2
Szükség esetén vedd fel a kapcsolatot a helyi hatóságokkal
3
Oszd meg az információkat az iskolákkal vagy a környékbeli csoportokkal
4
Jelöld ki a rajt- és célterületet
5
Érkezz korán, és ellenőrizd a helyszínt
2 fő
6
Távolítsd el az útvonaljelző táblákat és jelöléseket
2 fő
7
Válaszd ki az esemény formáját
8
Szükség esetén kérj engedélyt út vagy ösvény ideiglenes használatára
9
Helyezz ki helyi plakátokat vagy szórólapokat
10
Tervezd meg a futók váróterületét
11
Állítsd fel a regisztrációs pultot
2 fő
12
Pakold el az asztalokat, székeket és a felszerelést
3 fő
13
Válaszd ki a futótávot
14
Tájékoztasd a környékbelieket az eseményről
15
Válaszolj a résztvevők kérdéseire
16
Tervezd meg a bemelegítő zónát
17
Alakítsd ki a rajt- és célterületet
2 fő
18
Tisztítsd meg a rajt- és célterületet
3 fő
19
Döntsd el, hogy gyermekek részt vehetnek-e
20
Gondoskodj a mosdóhasználatról
21
Tartsd nyilván a regisztrált résztvevők számát
22
Készítsd elő a regisztrációs pult elrendezését
23
Helyezd ki az útvonaljelző táblákat
2 fő
24
Gyűjtsd össze a szemetet az útvonal mentén
4 fő
25
Döntsd el, hogy lehet-e sétálni az útvonalon
26
Ellenőrizd a parkolási lehetőségeket
27
Erősítsd meg a jelentkezéseket az esemény előtt
28
Készítsd elő a résztvevők beléptető anyagait
29
Alakíts ki vízvételi pontokat
2 fő
30
Ellenőrizd az elveszett tárgyakat
2 fő
31
Válaszd ki az esemény dátumát
32
Tervezd meg a kerékpárparkolókat
33
Állítsd össze a végleges résztvevői listát
34
Készítsd elő a rajtterület dekorációit
35
Tájékoztass minden önkéntest
2 fő
36
Add vissza a kölcsönzött felszerelést
2 fő
37
Ellenőrizd az esetleges ütközéseket más helyi eseményekkel
38
Szükség esetén gondoskodj áramellátásról
39
Készítsd elő a résztvevői számokat vagy névcímkéket
40
Készítsd elő a célvonal dekorációit
41
Fogadd az érkező résztvevőket
3 fő
42
Köszönd meg a helyi támogatóknak és szponzoroknak
43
Válassz alternatív időpontot rossz idő esetén
44
Határozd meg, hol tárolják az esemény előtti felszerelést
45
Küldd el az esemény részleteit a regisztrált futóknak
46
Állítsa fel az asztalokat és székeket
47
Ellenőrizd a résztvevők regisztrációit
2 fő
48
Oszd meg az eseményfotókat
49
Válaszd ki a rajt- és célhelyszínt
50
Készíts egyszerű eseményköltségvetést
51
Oszd meg a találkozási pontra vonatkozó információkat
52
Készítsd elő a vízasztal szükséges kellékeit
53
Oszd ki az rajtszámokat vagy anyagokat
2 fő
54
Oszd meg az eredményeket, ha szükséges
55
Erősítsd meg a helyszínhasználati engedélyt
56
Becsüld meg a kellékek, ételek és anyagok költségeit
57
Parkolási útmutató megosztása
58
Készítsd elő a résztvevőknek szánt harapnivalókat
59
Magyarázd el az útvonalat és a biztonsági szabályokat
2 fő
60
Kérj visszajelzést a résztvevőktől
61
Járd be a tervezett útvonalat
2 fő
62
Döntsd el, hogy a részvétel ingyenes vagy fizetős
63
Oszd meg, mit hozzanak magukkal a résztvevők
64
Készíts útmutatást az önkénteseknek
65
Szervezd meg a résztvevőket a rajt előtt
2 fő
66
Beszéld át a szervezőkkel, mi ment jól
67
Mérd meg a pontos útvonalhosszt
68
Határozd meg, mit kapnak a résztvevők a célban
69
Járd vagy tekerd végig újra az útvonalat az esemény előtt
2 fő
70
Rendelj önkénteseket konkrét helyszínekhez
71
Hirdesd meg az esemény kezdetét
72
Jegyezd fel a javítandó pontokat a következő eseményhez
73
Szükség esetén módosítsd az útvonalat
74
Ha szeretnéd, szervezz helyi szponzorokat
75
Ellenőrizd az ösvények és utak állapotát
76
Magyarázd el az önkéntesek feladatait
77
Figyeld a futókat az útvonal mentén
4 fő
78
Ellenőrizd, hogy az útvonal megfelel-e különböző edzettségi szinteknek
79
Ha szeretnéd, kérj támogatást helyi vállalkozásoktól
80
Távolítsd el vagy jelentsd a lehetséges akadályokat
81
Készítsd elő az elsősegély-felszerelést
82
Támogasd a segítségre szoruló résztvevőket
3 fő
83
Térképezd fel a forgalmas utakat és veszélyes zónákat
84
Készíts egy egyszerű regisztrációs űrlapot
85
Határozd meg, hová kerüljenek az útvonaljelző táblák
86
Jelölj ki egy felelőst vészhelyzetekre
87
Gondoskodj róla, hogy a vízvételi pontok folyamatosan legyenek feltöltve
2 fő
88
Határozd meg, hol van szükség önkéntesekre az útvonal mentén
89
Határozd meg, milyen résztvevői adatok szükségesek
90
Készítsd elő az irányjelző nyilakat és útvonaljelöléseket
91
Készítsd elő az időmérést
92
Regisztráld a célba érkezőket
2 fő
93
Válassz helyszínt a vízvételi pontoknak
94
Nyisd meg a résztvevői regisztrációt
95
Tervezd meg az önkéntespontokat az útvonal mentén
96
Készítsd elő a célba érkezők regisztrálását
97
Gondoskodj a cél utáni frissítőkről
2 fő
98
Válassz gyülekezési pontokat a résztvevőknek
99
Készíts online eseménymeghirdetést
100
Készíts egyszerű útvonaltérképet
101
Gondoskodj érmekről, oklevelekről vagy kisebb díjakról
102
Add át az érmeket vagy okleveleket
2 fő
103
Becsüld meg a várható futólétszámot
104
Oszd meg az eseményt helyi közösségi média csoportokban
105
Nyomtasd ki az útvonaltérképeket, ha szükséges
106
Gondoskodj zenéről vagy bemondásról, ha ez tervben van
107
Készíts csoportképeket
2 fő
108
Határozd meg a maximális résztvevői létszámot
109
Oszd meg az információt helyi sportklubokkal
110
Gondoskodj információról a vészhelyzeti bejutásról
111
Ellenőrizd az időjárási körülményeket az esemény előtt
112
Köszönd meg az önkénteseknek és a résztvevőknek
2 fő

Amire szükséged lesz

Úgy csoportosítva, ahogy bevásárolnál, mennyiségekkel.

Administration

Eseményszervezési ellenőrzőlista
Útmutatás az önkénteseknek
Nyakpántok
Szórólapok az eseményhez
Az esemény költségvetésének áttekintése
Szabályok és információk a résztvevőknek
Útvonalinformációs kártyák
Résztvevői regisztrációs lista
Felelősségvállalási nyilatkozatok
Kinyomtatott beosztások
Nevezési lapok
Tábla
Oklevelek
Résztvevői tájékoztató lap
Tollak
Éremszalagok
Köszönőkártyák az önkénteseknek
Önkéntesek elérhetőségi listája
Öntapadós jegyzetlapok
Célba érkezési matricák
Eseménynaptár
Névkitűzők
Üdvözlőcsomagok a résztvevőknek
Önkéntes azonosító kitűzők
Tartós filctollak
Rajtszámok
Célba érkezési érmek
Jelölőfilcek
Biztonsági tűk
Kis díjak a győzteseknek
Jegyzetfüzet
Részvételi karszalagok
Ajándéktáskák

Logistics

Kilométerjelzők
Összecsukható székek
Regisztrációs asztal
Parkolótáblák
Partysátor vagy pavilon
Asztalterítő a regisztrációs asztalhoz
Mosdójelző táblák
Táblák a résztvevők várakozási területéhez
Regisztrációs tábla
Tárolódobozok
Tábla az információs pulthoz
Táblák a vízvételi ponthoz
Felszereléses zsákok
Olló
Szalag vagy jelölés a rajtvonalhoz
Duct tape
Kis dekorációk
Útvonaltérkép
Irányjelző táblák
Útvonalnyilak
Összecsukható asztalok
Üdvözlő molinó
Táblák az önkéntes helyszínekkel
Tábla a rajtvonalnál
Szponzortáblák
Céltábla
Elveszett tárgyak doboza
Szalag vagy jelölés a célvonalhoz
Kábelkötegelők
Lufik
Kötél vagy zsinór
Multifunkciós eszköz
Szerszámosláda
Összecsukható kézikocsi vagy gurulós kocsi

Safety

Sípok
Walkie-talkik
Mobiltelefonok a kommunikációhoz
Elsősegély tábla
Sürgősségi kapcsolattartók listája
Ragtapaszok
Kézfertőtlenítő
Ragasztószalag
Elkerítő szalag
Jól látható önkéntes mellények
Biztonsági bóják
Naptej
Elsősegélycsomag
Rovarriasztó
Sporttape
Rugalmas pólyák
Antiszeptikus törlőkendők
Egyszer használatos kesztyűk
Mentőtakaró
Hűtőtasakok

Groceries

Energiaszeletek
Hűtőládák
Snackek
Jég
Ivóvíz
Szendvicsek
Vizespalackok
Kekszek
Víztartályok
Kávé, tea, tej
Sportitalok
Evőeszközök
Gyümölcs
Tálcák
Vízadagoló
Cukor
Poharak
Szalvéták
Újrahasználható poharak
Tányérok
Frissítők az önkénteseknek
Frissítők a szervezőknek

Technical

Elosztó
Hordozható powerbank
Hordozható töltők
Zenei lejátszó eszköz
Hosszabbító kábel
Kamera
Stopper
Telefontartó
Időzítő
Tartalék elemek
Rajtjelző csengő vagy kürt
Memóriakártya
Tartalék elemek
Hangszóró
Mikrofon

Cleaning

Újrahasznosító edények
Papírtörlők
Szelektív hulladékgyűjtő zsákok
Hulladékgyűjtők
Hulladékgyűjtő zsákok
Tisztítókendők
Tisztítóspray
Seprű
Szemeteslapát és seprű
Felmosó
Szemeteszsákok
Vödör

Tippek

Az útvonalat legalább 4 héttel korábban véglegesítsd. Ellenőrizd, kell-e engedély az út vagy ösvény ideiglenes használatához, és a kilométerjelzőket csak a jóváhagyott nyomvonalon helyezd ki.
A nevezési pultot úgy rendezd be, hogy egyszerre legalább 2–3 ember tudjon regisztrálni. Készíts külön listát a nevezettekről, a nyilatkozatokról és a helyszíni kérdésekről.
Az önkénteseknek legkésőbb 7 nappal a futás előtt add át a beosztást és a kommunikációs rendet. A pálya kulcspontjaira legyen kijelölt felelős, aki mobiltelefonon vagy walkie-talkie-n elérhető.
A rajt előtt 60 perccel nyisd meg a váró- és bemelegítő zónát, és legyen jól látható jelzés a mosdókhoz, a parkolóhoz és a regisztrációhoz. A rajt-cél területet indulás előtt még egyszer járd körbe.
A frissítést ne csak a célba tervezd: számolj fejenként legalább 0,5 liter ivóvízzel, plusz a szervezők és önkéntesek számára. A jeget és a hűtőládákat az esemény reggelén töltsd fel, a szemetet pedig a pálya lezárása után azonnal gyűjtsd össze.

Gyakori kérdések

Mikor kell elkezdeni egy helyi futóesemény szervezését?: Kisebb eseménynél legalább 6–8 héttel a tervezett nap előtt kezdd el. Az útvonalat és az engedélyeket 4 héttel korábban, az önkéntesek beosztását pedig legalább 7 nappal előtte véglegesítsd.
Hány önkéntes kell egy helyi futóeseményhez?: Egy legfeljebb 100 fős futáshoz számolj legalább 6–8 önkéntessel: kell ember a nevezéshez, a rajt-cél területhez, a pálya fontos pontjaihoz és a frissítéshez. Hosszabb vagy forgalmasabb útvonal esetén minden kritikus csomópontra külön felelőst adj.
Mennyi vízzel készüljek egy helyi futóeseményre?: Alapként számolj fejenként legalább 0,5 liter ivóvízzel, meleg időben inkább 0,75–1 literrel. Ehhez adj külön tartalékot az önkénteseknek és a szervezőknek, hogy a célba érkezők után se fogyjon el a készlet.
Mikor érkezzek a helyszínre a futás napján?: Érkezz legalább 90 perccel a rajt előtt. Így marad idő a rajt- és célterület, a regisztrációs pult, a jelzések, a mosdók és a frissítőpontok ellenőrzésére, valamint az utolsó változtatásokra.

Indítsd el ezt a tervet a Lizztben

Az oldal minden feladata és kelléke készen a saját eseményedben. Hívj meg embereket, osszátok el a munkát, és lásd, ki mit csinált meg.