Kako organizirati lokalni trkački događaj

Lokalna trka počinje mnogo prije postavljanja startne linije. Najprije odredi cilj, format i duljinu staze, a zatim provjeri treba li odobrenje za korištenje ceste ili staze. Nakon toga slijede obavijesti stanovnicima, prijave sudionika, raspored volontera i plan sigurnosti. Na dan događaja ostavi dovoljno vremena za pregled rute, postavljanje oznaka i uređenje registracijskog pulta.

Organizirajte ovaj događaj besplatno uz Lizzt

Plan, korak po korak

Svaki zadatak s vlastitim podpopisom, redoslijedom kojim će vam stvarno trebati.

1
Odredite cilj događaja
2
Po potrebi kontaktirajte lokalne vlasti
3
Podijelite informacije sa školama ili kvartovskim skupinama
4
Označite start i cilj
5
Dođite rano i pregledajte lokaciju
2 osoba
6
Uklonite putokaze i oznake rute
2 osoba
7
Odaberite format događaja
8
Po potrebi zatražite odobrenje za privremeno korištenje ceste ili staze
9
Istaknite lokalne plakate ili letke
10
Planirajte prostor za čekanje trkača
11
Postavite registracijski pult
2 osoba
12
Pospremite stolove, stolice i opremu
3 osoba
13
Odaberite duljinu trke
14
Obavijestite stanovnike u blizini o događaju
15
Odgovarajte na pitanja sudionika
16
Planirajte zonu za zagrijavanje
17
Uredite područje starta i cilja
2 osoba
18
Očistite područje starta i cilja
3 osoba
19
Odredite smiju li djeca sudjelovati
20
Osigurajte pristup toaletu
21
Pratite broj registriranih sudionika
22
Pripremite raspored registracijskog stola
23
Postavite putokaze
2 osoba
24
Pokupite otpad uz rutu
4 osoba
25
Odredite je li hodanje rutom dopušteno
26
Provjerite mogućnosti parkiranja
27
Potvrdite prijave prije događaja
28
Pripremite materijale za prijavu sudionika
29
Uredite punktove s vodom
2 osoba
30
Provjerite izgubljene predmete
2 osoba
31
Odaberite datum događaja
32
Planirajte parkirališta za bicikle
33
Sastavite konačan popis sudionika
34
Pripremite ukrase za startno područje
35
Obavijestite sve volontere
2 osoba
36
Vratite posuđenu opremu
2 osoba
37
Provjerite sukobe s drugim lokalnim događajima
38
Po potrebi osigurajte pristup električnoj energiji
39
Pripremite brojeve sudionika ili kartice s imenima
40
Pripremite ukrase za ciljnu liniju
41
Dočekajte dolazeće sudionike
3 osoba
42
Zahvalite lokalnim podupirateljima i sponzorima
43
Odaberite zamjenski datum u slučaju lošeg vremena
44
Odredite gdje će se oprema prije događaja skladištiti
45
Pošaljite detalje događaja registriranim trkačima
46
Postavite stolove i stolice
47
Provjerite prijave sudionika
2 osoba
48
Podijelite fotografije događaja
49
Odaberite lokaciju starta i cilja
50
Izradite jednostavan proračun događaja
51
Podijelite informacije o mjestu okupljanja
52
Pripremite potrepštine za vodeni stol
53
Podijelite startne brojeve ili opremu
2 osoba
54
Podijelite rezultate, ako je primjenjivo
55
Potvrdite odobrenje za korištenje lokacije
56
Procijenite troškove potrepština, hrane i opreme
57
Podijelite upute za parkiranje
58
Pripremite grickalice za sudionike
59
Objasnite rutu i sigurnosna pravila
2 osoba
60
Zatražite povratne informacije od sudionika
61
Pređite planiranu rutu
2 osoba
62
Odredite je li sudjelovanje besplatno ili plaćeno
63
Obavijestite sudionike što trebaju ponijeti
64
Pripremite upute za volontere
65
Organizirajte sudionike prije početka
2 osoba
66
Razgovarajte s organizatorima o tome što je dobro prošlo
67
Izmjerite točnu duljinu rute
68
Odredite što sudionici dobivaju nakon cilja
69
Prođite ili provozajte rutu još jednom prije događaja
2 osoba
70
Rasporedite volontere na određene lokacije
71
Objavite početak događaja
72
Zabilježite prijedloge za poboljšanje za sljedeći događaj
73
Po potrebi prilagodite rutu
74
Po želji osigurajte lokalne sponzore
75
Provjerite stanje staza i cesta
76
Objasnite odgovornosti volontera
77
Pratite trkače duž rute
4 osoba
78
Provjerite odgovara li ruta različitim razinama kondicije
79
Po želji zatražite podršku lokalnih tvrtki
80
Uklonite ili prijavite moguće prepreke
81
Pripremite pribor za prvu pomoć
82
Pružite podršku sudionicima kojima je potrebna pomoć
3 osoba
83
Mapirajte prometne ceste i opasna područja
84
Izradite jednostavan obrazac za prijavu
85
Odredite gdje trebaju biti putokazi
86
Imenovati osobu odgovornu za hitne slučajeve
87
Pazite da su vodene točke stalno opskrbljene
2 osoba
88
Odredite gdje su potrebni volonteri duž rute
89
Odredite koje su informacije o sudionicima potrebne
90
Pripremite strelice i oznake rute
91
Pripremite mjerenje vremena
92
Registrirajte sudionike koji su završili
2 osoba
93
Odaberite lokacije za vodene točke
94
Otvorite prijave sudionika
95
Planirajte volonterske pozicije duž rute
96
Pripremite evidenciju cilja
97
Osigurajte osvježenje nakon cilja
2 osoba
98
Odaberite mjesta okupljanja sudionika
99
Objavite najavu događaja na internetu
100
Izradite jednostavnu kartu rute
101
Osigurajte medalje, certifikate ili male nagrade
102
Podijelite medalje ili certifikate
2 osoba
103
Procijenite očekivani broj trkača
104
Podijelite događaj u lokalnim grupama na društvenim mrežama
105
Po potrebi ispišite karte rute
106
Osigurajte glazbu ili najave ako je planirano
107
Napravite grupne fotografije
2 osoba
108
Postavite maksimalan broj sudionika
109
Podijelite informacije s lokalnim sportskim klubovima
110
Osigurajte informacije o pristupu u slučaju nužde
111
Provjerite vremenske uvjete prije događaja
112
Zahvalite volonterima i sudionicima
2 osoba

Što vam treba

Grupirano onako kako se kupuje, s količinama.

Administration

Kontrolna lista za planiranje događaja
Upute za volontere
Lanyardi
Letci za događaj
Pregled proračuna događaja
Pravila i informacije za sudionike
Informativne kartice o ruti
Popis prijavljenih sudionika
Obrasci za odricanje od odgovornosti
Ispisani rasporedi
Prijavni obrasci
Klip-ploča
Certifikati
Informativni list za sudionike
Olovke
Trake za medalje
Zahvalnice za volontere
Kontaktni popis za volontere
Samoljepljivi papirići
Naljepnice za sudionike koji su završili
Raspored događaja
Imenske oznake
Dobrodošle torbe za sudionike
Identifikacijske značke za volontere
Permanentni markeri
Startni brojevi
Medalje za sudionike koji su završili
Flomasteri za označavanje
Sigurnosne igle
Male nagrade za pobjednike
Bilježnica
Narukvice za sudjelovanje
Poklon vrećice

Logistics

Oznake kilometara
Sklopive stolice
Stol za prijavu
Parking znakovi
Šator ili gazebo
Stolnjak za prijavni stol
Oznake za toalete
Oznake za prostor za čekanje sudionika
Natpis za prijavu
Kutije za pohranu
Natpis za informacijski pult
Oznake za vodenu točku
Torbe s materijalom
Škare
Traka ili oznaka za startnu liniju
Duct traka
Male dekoracije
Karta rute
Smjerni znakovi
Oznake rute
Sklopivi stolovi
Dobrodošli banner
Natpisi s lokacijama za volontere
Natpis na startnoj liniji
Sponzorski natpisi
Natpis na cilju
Kutija za izgubljeno i nađeno
Traka ili oznaka za ciljnu liniju
Plastične vezice
Baloni
Uže ili konop
Multifunkcionalni alat
Kutija s alatom
Sklopiva ručna kolica ili kolica

Safety

Pištaljke
Walkie-talkieji
Mobiteli za komunikaciju
Natpis za prvu pomoć
Popis kontakata za hitne slučajeve
Flasteri
Sredstvo za dezinfekciju ruku
Ljepljiva traka
Ograda traka
Reflektirajući prsluci za volontere
Sigurnosni čunjevi
Krema za sunčanje
Komplet prve pomoći
Sredstvo protiv insekata
Sportski flaster
Elastični zavoji
Antiseptičke maramice
Rukavice za jednokratnu upotrebu
Termička deka
Hladni oblozi

Groceries

Energetske pločice
Prijenosni hladnjaci
Grickalice
Led
Pitka voda
Sendviči
Boca vode
Keksi
Spremnici za vodu
Kava, čaj, mlijeko
Sportski napitci
Pribor za jelo
Voće
Poslužavnici
Dispenzer za vodu
Šećer
Šalice
Salvete
Višekratne čaše
Tanjuri
Osvježenje za volontere
Osvježenje za organizatore

Technical

Razvodni utikač
Prijenosna baterija
Prijenosni punjači
Uređaj za playlistu glazbe
Produžni kabel
Kamera
Štoperica
Stalak za telefon
Timer
Dodatne baterije
Zvono ili truba za start
Memorijska kartica
Rezervne baterije
Zvučnik
Mikrofon

Cleaning

Spremnici za recikliranje
Papirnati ručnici
Vreće za recikliranje
Kante za otpad
Vreće za prikupljanje otpada
Krpe za čišćenje
Sredstvo za čišćenje u spreju
Metla
Metla i lopatica
Krpa za pod
Vreće za smeće
Kanta

Savjeti

Kreni s trasom i odobrenjima najmanje 4 do 6 tjedana prije trke. Ako se koristi cesta ili javna staza, lokalne vlasti kontaktiraj prije dijeljenja letaka i objave prijava.
Odredi duljinu trke, pravila za djecu i je li hodanje dopušteno prije otvaranja prijava. Te informacije napiši na obrasce, kartice rute i upute za sudionike kako bi se izbjegla pitanja na dan događaja.
Prijavni pult postavi pod šator ili gazebo i pripremi ga barem 60 minuta prije starta. Uz popis prijavljenih sudionika drži obrasce, kemijske olovke, lanyarde i jasno vidljiv natpis za prijavu.
Za svaku dionicu rute zaduži volontera i podijeli im upute prije početka. Walkie-talkieji ili mobiteli trebaju biti napunjeni, a pištaljke dostupne osobama koje nadziru start, cilj i kritična raskrižja.
Na lokaciju dođi najmanje 90 minuta ranije i prođi cijelu rutu. Provjeri oznake kilometara, pristup toaletu, zonu zagrijavanja, prostor za čekanje i pitku vodu; nakon završetka ukloni sve oznake i pokupi otpad uz stazu.

Česta pitanja

Koliko ranije treba početi organizirati lokalnu trku?: Za malu lokalnu trku računaj najmanje 4 do 6 tjedana pripreme. To ostavlja vrijeme za eventualno odobrenje korištenja ceste ili staze, obavještavanje stanovnika, prijave i raspored volontera.
Koliko ranije treba doći na dan lokalne trke?: Organizatori bi trebali doći najmanje 90 minuta prije starta. U tom vremenu pregledaj rutu, postavi putokaze i oznake kilometara, uredi start i cilj te pripremi registracijski pult.
Što treba pripremiti za registraciju sudionika?: Pripremi stol, natpis za prijavu, popis prijavljenih, prijavne obrasce i obrasce za odricanje od odgovornosti. Pult postavi oko 60 minuta prije starta i odredi barem jednu osobu koja će odgovarati na pitanja sudionika.
Koliko volontera treba za lokalnu trku?: Za malu trku računaj najmanje jednog volontera na startu, jednog na cilju i po jednog na svakom važnom raskrižju ili kontrolnoj točki. Točan broj ovisi o duljini rute, broju sudionika i tome je li hodanje dopušteno.

Pokrenite ovaj plan u Lizztu

Svi zadaci i stvari s ove stranice, spremni u vašem događaju. Pozovite ljude, podijelite posao i vidite tko je što napravio.