Ako zorganizovať miestne bežecké podujatie

Miestny beh sa nezačína pri štartovej čiare, ale rozhodnutím o formáte, dĺžke trate a počte účastníkov. Potom treba v správnom poradí vyriešiť povolenia, informovanie obyvateľov, značenie trasy, registráciu a bezpečnosť. Najčastejšie sa neskoro riešia toalety, komunikácia medzi dobrovoľníkmi a odstránenie značiek po dobehu. Tento plán ťa prevedie prípravou, priebehom aj záverečným uprataním podujatia.

Zorganizujte túto udalosť zdarma s Lizzt

Plán krok za krokom

Každá úloha s vlastným podzoznamom, v poradí, v akom ich naozaj potrebuješ.

1
Určite cieľ podujatia
2
V prípade potreby kontaktujte miestne úrady
3
Zdieľajte informácie so školami alebo miestnymi skupinami
4
Označte štartovú a cieľovú zónu
5
Príďte skoro a skontrolujte miesto konania
2 osôb
6
Odstráňte smerové tabule a značky trasy
2 osôb
7
Zvoľte formát podujatia
8
V prípade potreby si vyžiadajte povolenie na dočasné použitie cesty alebo chodníka
9
Vyvesite miestne plagáty alebo letáky
10
Naplánujte čakaciu zónu pre bežcov
11
Zriadte registračný pult
2 osôb
12
Upracte stoly, stoličky a materiál
3 osôb
13
Zvoľte bežeckú vzdialenosť
14
Informujte miestnych obyvateľov o podujatí
15
Odpovedajte na otázky účastníkov
16
Naplánujte zónu na rozcvičku
17
Zriaďte štartovú a cieľovú zónu
2 osôb
18
Vyčistite štartovú a cieľovú zónu
3 osôb
19
Určte, či sa môžu zúčastniť deti
20
Zabezpečte prístup na toalety
21
Sledujte počet zaregistrovaných účastníkov
22
Pripravte usporiadanie registračného stola
23
Umiestnite smerové tabule trate
2 osôb
24
Pozbierajte odpad pozdĺž trate
4 osôb
25
Určte, či je povolená prechádzka po trase
26
Skontrolujte možnosti parkovania
27
Potvrďte registrácie pred podujatím
28
Pripravte materiály na registráciu účastníkov
29
Zabezpečte miesta na pitie vody
2 osôb
30
Skontrolujte stratené veci
2 osôb
31
Vyberte dátum podujatia
32
Naplánujte parkovanie bicyklov
33
Pripravte konečný zoznam účastníkov
34
Pripravte dekorácie pre štartovú zónu
35
Informujte všetkých dobrovoľníkov
2 osôb
36
Vráťte požičaný materiál
2 osôb
37
Skontrolujte konflikty s inými miestnymi podujatiami
38
V prípade potreby zabezpečte prístup k elektrine
39
Pripravte štartovacie čísla alebo menovky
40
Pripravte dekorácie pre cieľovú čiaru
41
Privítajte prichádzajúcich účastníkov
3 osôb
42
Poďakujte miestnym podporovateľom a sponzorom
43
Pri nepriaznivom počasí zvoľte náhradný dátum
44
Určte miesto uskladnenia materiálu pred podujatím
45
Pošlite podrobnosti o podujatí registrovaným bežcom
46
Pripraviť stoly a stoličky
47
Skontrolujte registrácie účastníkov
2 osôb
48
Zdieľajte fotografie z podujatia
49
Vyberte miesto štartu a cieľa
50
Vytvorte jednoduchý rozpočet podujatia
51
Zdieľajte informácie o mieste stretnutia
52
Pripravte potreby pre vodný stôl
53
Rozdeľte štartovacie čísla alebo materiál
2 osôb
54
Zdieľajte výsledky, ak je to relevantné
55
Potvrďte povolenie na použitie miesta
56
Odhadnite náklady na potreby, jedlo a materiál
57
Zdieľajte pokyny k parkovaniu
58
Pripravte občerstvenie pre účastníkov
59
Vysvetlite trasu a bezpečnostné pravidlá
2 osôb
60
Požiadajte účastníkov o spätnú väzbu
61
Prejdite plánovanú trasu
2 osôb
62
Rozhodnite, či je účasť zdarma alebo platená
63
Informujte účastníkov, čo si majú priniesť
64
Pripravte pokyny pre dobrovoľníkov
65
Organizujte účastníkov pred štartom
2 osôb
66
Preberte s organizátormi, čo sa podarilo
67
Zmerajte presnú dĺžku trasy
68
Rozhodnite, čo účastníci dostanú po dobehu
69
Prejdite alebo prejdite na bicykli trasu ešte raz pred podujatím
2 osôb
70
Priraďte dobrovoľníkov na konkrétne miesta
71
Ohláste začiatok podujatia
72
Zaznamenajte body na zlepšenie pre ďalšie podujatie
73
V prípade potreby upravte trasu
74
V prípade záujmu zabezpečte miestnych sponzorov
75
Skontrolujte stav chodníkov a ciest
76
Vysvetlite zodpovednosti dobrovoľníkov
77
Sledujte bežcov pozdĺž trasy
4 osôb
78
Skontrolujte, či je trasa vhodná pre rôzne úrovne kondície
79
V prípade záujmu požiadajte o podporu miestne firmy
80
Odstráňte alebo nahláste možné prekážky
81
Pripravte materiál prvej pomoci
82
Podporujte účastníkov, ktorí potrebujú pomoc
3 osôb
83
Zmapujte frekventované cesty a nebezpečné zóny
84
Pripravte jednoduchý registračný formulár
85
Určite, kde majú byť značenia trasy
86
Určte zodpovednú osobu pre mimoriadne udalosti
87
Zabezpečte, aby boli vodné stanovištia priebežne zásobené
2 osôb
88
Určte, kde sú pozdĺž trasy potrební dobrovoľníci
89
Určte, aké údaje o účastníkoch sú potrebné
90
Pripravte šípky a značenie trasy
91
Pripravte meranie času
92
Zaznamenajte dokončujúcich
2 osôb
93
Vyberte miesta pre vodné stanovištia
94
Otvorenie registrácie účastníkov
95
Naplánujte pozície dobrovoľníkov pozdĺž trasy
96
Pripravte evidenciu cieľa
97
Zabezpečte občerstvenie po dobehu
2 osôb
98
Vyberte miesta stretnutia pre účastníkov
99
Vytvorte online oznámenie o podujatí
100
Vytvorte jednoduchú mapu trasy
101
Zabezpečte medaily, certifikáty alebo malé ceny
102
Odovzdajte medaily alebo certifikáty
2 osôb
103
Odhadnite očakávaný počet bežcov
104
Zdieľajte podujatie v miestnych skupinách na sociálnych sieťach
105
V prípade potreby vytlačte mapy trasy
106
Zabezpečte hudbu alebo hlásenia, ak je to plánované
107
Urobte skupinové fotografie
2 osôb
108
Stanovte maximálny počet účastníkov
109
Zdieľajte informácie s miestnymi športovými klubmi
110
Zabezpečte informácie o núdzovom prístupe
111
Pred podujatím skontrolujte počasie
112
Poďakujte dobrovoľníkom a účastníkom
2 osôb

Čo budeš potrebovať

Zoskupené tak, ako sa nakupuje, aj s množstvom.

Administration

Kontrolný zoznam plánovania podujatia
Pokyny pre dobrovoľníkov
Lanyardy
Letáky na podujatie
Prehľad rozpočtu podujatia
Pravidlá a informácie pre účastníkov
Informačné karty o trase
Zoznam registrácie účastníkov
Formuláre o zrieknutí sa zodpovednosti
Vytlačené rozpisy
Registračné formuláre
Podložka na písanie
Certifikáty
Informačný leták pre účastníkov
Perá
Stuha na medaily
Ďakovné kartičky pre dobrovoľníkov
Kontaktný zoznam dobrovoľníkov
Post-it lístky
Nálepky pre dokončujúcich
Program podujatia
Menovky
Uvítacie tašky pre účastníkov
Identifikačné visačky pre dobrovoľníkov
Permanentné fixky
Štartové čísla
Medaile pre dokončujúcich
Zvýrazňovače
Bezpečnostné špendlíky
Malé ceny pre víťazov
Zápisník
Účastnícke náramky
Darčekové tašky

Logistics

Kilometrové značky
Skladacie stoličky
Registračný stôl
Parkovacie tabule
Párty stan alebo altánok
Obrus na registračný stôl
Toaletné tabuľky
Tabule pre čakaciu zónu účastníkov
Registračná tabuľa
Úložné boxy
Tabuľa pri infopulte
Tabule pre vodné stanovište
Tašky s materiálom
Nožnice
Páska alebo značenie štartovej čiary
Duct tape
Malé dekorácie
Mapa trasy
Smerové tabule
Šípky trasy
Skladacie stoly
Uvítací banner
Tabule s miestami pre dobrovoľníkov
Tabuľa pri štartovej čiare
Sponzorské tabule
Cieľová tabuľa
Box na stratené a nájdené veci
Páska alebo značenie cieľovej čiary
Sťahovacie pásky
Balóny
Lano alebo šnúra
Multifunkčné náradie
Náradie
Skladací rudel alebo vozík

Safety

Píšťalky
Vysielačky
Mobilné telefóny na komunikáciu
Tabuľa prvej pomoci
Zoznam núdzových kontaktov
Náplasti
Dezinfekcia rúk
Lepiaca páska
Vytyčovacia páska
Reflexné vesty pre dobrovoľníkov
Bezpečnostné kužele
Opalovací krém
Lekárnička
Repelent proti hmyzu
Športová páska
Elastické obväzy
Antiseptické utierky
Jednorazové rukavice
Záchranná fólia
Chladiace vankúšiky

Groceries

Energetické tyčinky
Chladiace boxy
Občerstvenie
Ľad
Pitná voda
Sendviče
Fľaše s vodou
Sušienky
Nádoby na vodu
Káva, čaj, mlieko
Športové nápoje
Príbor
Ovocie
Podnosy
Dávkovač vody
Cukor
Poháre
Servítky
Opakovane použiteľné poháre
Taniere
Občerstvenie pre dobrovoľníkov
Občerstvenie pre organizačný tím

Technical

Predlžovačka
Prenosná powerbanka
Prenosné nabíjačky
Zariadenie na prehrávanie hudobného playlistu
Predlžovací kábel
Fotoaparát
Stopky
Držiak na telefón
Časovač
Náhradné batérie
Výstrelka alebo roh na štartový signál
Pamäťová karta
Náhradné batérie
Reproduktor
Mikrofón

Cleaning

Koše na recykláciu
Papierové utierky
Recyklačné vrecia
Odpadkové koše
Vrecia na zber odpadu
Čistiace handričky
Čistiaci sprej
Metla
Smetáčik a lopatka
Mop
Odpadkové vrecia
Vedro

Tipy

Najprv stanov formát, vzdialenosť a pravidlá účasti vrátane toho, či môžu štartovať deti a či je povolená chôdza. Tieto rozhodnutia uveď v informáciách pre účastníkov ešte pred spustením registrácie.
Povolenia a oznámenia rieš s predstihom aspoň 4 až 6 týždňov, najmä ak trasa vedie po ceste alebo chodníku. O podujatí informuj miestnych obyvateľov, školy a skupiny, ktorých sa uzávierka alebo pohyb bežcov môže týkať.
Pri plánovaní priestoru oddeľ čakaciu zónu, rozcvičku, registračný pult a štart s cieľom. Registračný tím potrebuje zoznam účastníkov, formuláre, podložky a jasné pokyny, aby sa počas posledných 30 minút pred štartom netvoril chaos.
Trať prejdi pred otvorením registrácie aj skoro ráno v deň podujatia. Skontroluj kilometrové značky, smerové tabule, parkovanie, toalety a miesta, kde sa môžu účastníci pomýliť; dobrovoľníkom rozdávaj konkrétne stanovištia a spôsob komunikácie.
Občerstvenie a vodu priprav podľa očakávaného počtu bežcov a počítaj aj s dobrovoľníkmi. Po poslednom účastníkovi musí tím prejsť celú trasu, pozbierať odpad, odstrániť značky a vyčistiť štartovú a cieľovú zónu.

Časté otázky

Ako dlho vopred treba začať organizovať miestny beh?: Pri malom podujatí začni aspoň 6 až 8 týždňov vopred. Ak potrebuješ povolenie na dočasné použitie cesty alebo chodníka, vyhraď si na komunikáciu s úradmi minimálne 4 až 6 týždňov a nenechávaj ju na posledný týždeň.
Čo treba vybaviť pred miestnym bežeckým podujatím?: Najprv urč formát, dĺžku trate a pravidlá účasti, potom prever povolenia, toalety, bezpečnostné zabezpečenie a informovanie okolia. Najneskôr 2 až 3 týždne pred štartom maj pripravenú registráciu, mapu trate, dobrovoľnícke pokyny a rozmiestnenie zón.
Koľko dobrovoľníkov treba na miestny beh?: Počet závisí od dĺžky a členitosti trate, no pri menšom behu rátaj minimálne s jedným človekom pri registrácii, štarte a cieli a s ďalšími na neprehľadných odbočkách. Ku každému stanovišťu priraď náhradníka a všetkým daj pokyny najneskôr 30 minút pred otvorením registrácie.
Kedy označiť trať a kedy odstrániť značky?: Smerové tabule a kilometrové značky umiestni v deň podujatia po rannej kontrole trasy alebo podľa podmienok miesta. Odstraňuj ich hneď po prejazde posledného účastníka, aby na trase nezostali mätúce značky ani odpad.

Spusti tento plán v Lizzte

Všetky úlohy a veci z tejto stránky, pripravené vo tvojej vlastnej akcii. Pozvi ľudí, rozdeľte si prácu a uvidíš, kto čo urobil.