Ako zorganizovať miestne bežecké podujatie

Miestne bežecké podujatie potrebuje viac než len vyznačenú štartovú čiaru. Vopred si treba ujasniť formát, vzdialenosť, účasť detí a pravidlá pre chodcov, potom vybaviť povolenia, informovať obyvateľov a pripraviť registráciu. V deň behu rozhoduje skorá kontrola miesta, zrozumiteľné značenie trate a spojenie medzi dobrovoľníkmi. Tento plán vedie od prvých rozhodnutí až po odstránenie značiek, zber odpadu a vyčistenie štartu s cieľom.

Zorganizujte túto udalosť zdarma s Lizzt

Plán krok za krokom

Každá úloha s vlastným podzoznamom, v poradí, v akom ich naozaj potrebuješ.

Určite cieľ podujatia
V prípade potreby kontaktujte miestne úrady
Zdieľajte informácie so školami alebo miestnymi skupinami
Označte štartovú a cieľovú zónu
Príďte skoro a skontrolujte miesto konania
2 osôb
Odstráňte smerové tabule a značky trasy
2 osôb
Zvoľte formát podujatia
V prípade potreby si vyžiadajte povolenie na dočasné použitie cesty alebo chodníka
Vyvesite miestne plagáty alebo letáky
Naplánujte čakaciu zónu pre bežcov
Zriadte registračný pult
2 osôb
Upracte stoly, stoličky a materiál
3 osôb
Zvoľte bežeckú vzdialenosť
Informujte miestnych obyvateľov o podujatí
Odpovedajte na otázky účastníkov
Naplánujte zónu na rozcvičku
Zriaďte štartovú a cieľovú zónu
2 osôb
Vyčistite štartovú a cieľovú zónu
3 osôb
Určte, či sa môžu zúčastniť deti
Zabezpečte prístup na toalety
Sledujte počet zaregistrovaných účastníkov
Pripravte usporiadanie registračného stola
Umiestnite smerové tabule trate
2 osôb
Pozbierajte odpad pozdĺž trate
4 osôb
Určte, či je povolená prechádzka po trase
Skontrolujte možnosti parkovania
Potvrďte registrácie pred podujatím
Pripravte materiály na registráciu účastníkov
Zabezpečte miesta na pitie vody
2 osôb
Skontrolujte stratené veci
2 osôb
Vyberte dátum podujatia
Naplánujte parkovanie bicyklov
Pripravte konečný zoznam účastníkov
Pripravte dekorácie pre štartovú zónu
Informujte všetkých dobrovoľníkov
2 osôb
Vráťte požičaný materiál
2 osôb
Skontrolujte konflikty s inými miestnymi podujatiami
V prípade potreby zabezpečte prístup k elektrine
Pripravte štartovacie čísla alebo menovky
Pripravte dekorácie pre cieľovú čiaru
Privítajte prichádzajúcich účastníkov
3 osôb
Poďakujte miestnym podporovateľom a sponzorom
Pri nepriaznivom počasí zvoľte náhradný dátum
Určte miesto uskladnenia materiálu pred podujatím
Pošlite podrobnosti o podujatí registrovaným bežcom
Pripraviť stoly a stoličky
Skontrolujte registrácie účastníkov
2 osôb
Zdieľajte fotografie z podujatia
Vyberte miesto štartu a cieľa
Vytvorte jednoduchý rozpočet podujatia
Zdieľajte informácie o mieste stretnutia
Pripravte potreby pre vodný stôl
Rozdeľte štartovacie čísla alebo materiál
2 osôb
Zdieľajte výsledky, ak je to relevantné
Potvrďte povolenie na použitie miesta
Odhadnite náklady na potreby, jedlo a materiál
Zdieľajte pokyny k parkovaniu
Pripravte občerstvenie pre účastníkov
Vysvetlite trasu a bezpečnostné pravidlá
2 osôb
Požiadajte účastníkov o spätnú väzbu
Prejdite plánovanú trasu
2 osôb
Rozhodnite, či je účasť zdarma alebo platená
Informujte účastníkov, čo si majú priniesť
Pripravte pokyny pre dobrovoľníkov
Organizujte účastníkov pred štartom
2 osôb
Preberte s organizátormi, čo sa podarilo
Zmerajte presnú dĺžku trasy
Rozhodnite, čo účastníci dostanú po dobehu
Prejdite alebo prejdite na bicykli trasu ešte raz pred podujatím
2 osôb
Priraďte dobrovoľníkov na konkrétne miesta
Ohláste začiatok podujatia
Zaznamenajte body na zlepšenie pre ďalšie podujatie
V prípade potreby upravte trasu
V prípade záujmu zabezpečte miestnych sponzorov
Skontrolujte stav chodníkov a ciest
Vysvetlite zodpovednosti dobrovoľníkov
Sledujte bežcov pozdĺž trasy
4 osôb
Skontrolujte, či je trasa vhodná pre rôzne úrovne kondície
V prípade záujmu požiadajte o podporu miestne firmy
Odstráňte alebo nahláste možné prekážky
Pripravte materiál prvej pomoci
Podporujte účastníkov, ktorí potrebujú pomoc
3 osôb
Zmapujte frekventované cesty a nebezpečné zóny
Pripravte jednoduchý registračný formulár
Určite, kde majú byť značenia trasy
Určte zodpovednú osobu pre mimoriadne udalosti
Zabezpečte, aby boli vodné stanovištia priebežne zásobené
2 osôb
Určte, kde sú pozdĺž trasy potrební dobrovoľníci
Určte, aké údaje o účastníkoch sú potrebné
Pripravte šípky a značenie trasy
Pripravte meranie času
Zaznamenajte dokončujúcich
2 osôb
Vyberte miesta pre vodné stanovištia
Otvorenie registrácie účastníkov
Naplánujte pozície dobrovoľníkov pozdĺž trasy
Pripravte evidenciu cieľa
Zabezpečte občerstvenie po dobehu
2 osôb
Vyberte miesta stretnutia pre účastníkov
Vytvorte online oznámenie o podujatí
Vytvorte jednoduchú mapu trasy
Zabezpečte medaily, certifikáty alebo malé ceny
Odovzdajte medaily alebo certifikáty
2 osôb
Odhadnite očakávaný počet bežcov
Zdieľajte podujatie v miestnych skupinách na sociálnych sieťach
V prípade potreby vytlačte mapy trasy
Zabezpečte hudbu alebo hlásenia, ak je to plánované
Urobte skupinové fotografie
2 osôb
Stanovte maximálny počet účastníkov
Zdieľajte informácie s miestnymi športovými klubmi
Zabezpečte informácie o núdzovom prístupe
Pred podujatím skontrolujte počasie
Poďakujte dobrovoľníkom a účastníkom
2 osôb

Čo budeš potrebovať

Zoskupené tak, ako sa nakupuje, aj s množstvom.

Administration

Kontrolný zoznam plánovania podujatia
Pokyny pre dobrovoľníkov
Lanyardy
Letáky na podujatie
Prehľad rozpočtu podujatia
Pravidlá a informácie pre účastníkov
Informačné karty o trase
Zoznam registrácie účastníkov
Formuláre o zrieknutí sa zodpovednosti
Vytlačené rozpisy
Registračné formuláre
Podložka na písanie
Certifikáty
Informačný leták pre účastníkov
Perá
Stuha na medaily
Ďakovné kartičky pre dobrovoľníkov
Kontaktný zoznam dobrovoľníkov
Post-it lístky
Nálepky pre dokončujúcich
Program podujatia
Menovky
Uvítacie tašky pre účastníkov
Identifikačné visačky pre dobrovoľníkov
Permanentné fixky
Štartové čísla
Medaile pre dokončujúcich
Zvýrazňovače
Bezpečnostné špendlíky
Malé ceny pre víťazov
Zápisník
Účastnícke náramky
Darčekové tašky

Logistics

Kilometrové značky
Skladacie stoličky
Registračný stôl
Parkovacie tabule
Párty stan alebo altánok
Obrus na registračný stôl
Toaletné tabuľky
Tabule pre čakaciu zónu účastníkov
Registračná tabuľa
Úložné boxy
Tabuľa pri infopulte
Tabule pre vodné stanovište
Tašky s materiálom
Nožnice
Páska alebo značenie štartovej čiary
Duct tape
Malé dekorácie
Mapa trasy
Smerové tabule
Šípky trasy
Skladacie stoly
Uvítací banner
Tabule s miestami pre dobrovoľníkov
Tabuľa pri štartovej čiare
Sponzorské tabule
Cieľová tabuľa
Box na stratené a nájdené veci
Páska alebo značenie cieľovej čiary
Sťahovacie pásky
Balóny
Lano alebo šnúra
Multifunkčné náradie
Náradie
Skladací rudel alebo vozík

Safety

Píšťalky
Vysielačky
Mobilné telefóny na komunikáciu
Tabuľa prvej pomoci
Zoznam núdzových kontaktov
Náplasti
Dezinfekcia rúk
Lepiaca páska
Vytyčovacia páska
Reflexné vesty pre dobrovoľníkov
Bezpečnostné kužele
Opalovací krém
Lekárnička
Repelent proti hmyzu
Športová páska
Elastické obväzy
Antiseptické utierky
Jednorazové rukavice
Záchranná fólia
Chladiace vankúšiky

Groceries

Energetické tyčinky
Chladiace boxy
Občerstvenie
Ľad
Pitná voda
Sendviče
Fľaše s vodou
Sušienky
Nádoby na vodu
Káva, čaj, mlieko
Športové nápoje
Príbor
Ovocie
Podnosy
Dávkovač vody
Cukor
Poháre
Servítky
Opakovane použiteľné poháre
Taniere
Občerstvenie pre dobrovoľníkov
Občerstvenie pre organizačný tím

Technical

Predlžovačka
Prenosná powerbanka
Prenosné nabíjačky
Zariadenie na prehrávanie hudobného playlistu
Predlžovací kábel
Fotoaparát
Stopky
Držiak na telefón
Časovač
Náhradné batérie
Výstrelka alebo roh na štartový signál
Pamäťová karta
Náhradné batérie
Reproduktor
Mikrofón

Cleaning

Koše na recykláciu
Papierové utierky
Recyklačné vrecia
Odpadkové koše
Vrecia na zber odpadu
Čistiace handričky
Čistiaci sprej
Metla
Smetáčik a lopatka
Mop
Odpadkové vrecia
Vedro

Tipy

Povolenie na dočasné použitie cesty alebo chodníka rieš ešte pred propagáciou podujatia; miestne úrady môžu vyžadovať žiadosť s predstihom niekoľkých týždňov.
Registráciu priprav tak, aby pri jednom stole zvládol jeden dobrovoľník približne 20 až 30 účastníkov za hodinu. Maj pripravený zoznam, formuláre, perá, podložku a viditeľnú registračnú tabuľu.
Na trať umiestni smerové tabule a kilometrové značky ešte pred príchodom bežcov. Štart, cieľ, čakaciu zónu, rozcvičku, toalety a parkovanie označ samostatne, aby sa ľudia nemuseli pýtať pri registrácii.
Dobrovoľníkom daj krátke písomné pokyny a zabezpeč vysielačky alebo mobilné telefóny. Pred štartom skontroluj, či každý vie, komu hlásiť zranenie, zablúdenie alebo problém na trase.
Občerstvenie a pitnú vodu rozdeľ podľa dĺžky trate a počtu účastníkov; pri teple priprav aj chladiace boxy a ľad. Po dobehu nenechávaj upratovanie na poslednú chvíľu: značky, odpad a vybavenie odstráň ešte v deň podujatia.

Časté otázky

Kedy treba vybaviť povolenie na miestne bežecké podujatie?: Kontaktuj miestny úrad hneď po výbere trasy, ideálne aspoň 4 až 6 týždňov pred podujatím. Ak trať zasahuje do cesty alebo chodníka, over si aj podmienky dočasného použitia verejného priestoru.
Koľko dobrovoľníkov potrebujem na bežecké podujatie?: Počet závisí od dĺžky trate a počtu účastníkov, no registrácia potrebuje približne 1 človeka na 20 až 30 účastníkov za hodinu. Ďalších dobrovoľníkov rozmiestni na štarte, v cieli, pri značení a na kritických miestach trate.
Koľko vopred mám otvoriť registráciu?: Registráciu otvor najmenej 2 až 4 týždne pred behom, aby si vedel sledovať počet účastníkov a pripraviť materiál. Zoznam uzavri alebo aktualizuj ešte večer pred podujatím a ráno počítaj s oneskorenými registráciami.
Kedy mám prísť na miesto bežeckého podujatia?: Príď aspoň 2 hodiny pred štartom. Zostane ti čas skontrolovať trať, postaviť registračný stôl, označiť zóny, sprístupniť toalety a vyriešiť chýbajúce vybavenie bez stresu.

Spusti tento plán v Lizzte

Všetky úlohy a veci z tejto stránky, pripravené vo tvojej vlastnej akcii. Pozvi ľudí, rozdeľte si prácu a uvidíš, kto čo urobil.