Checklist za organizaciju lokalne trkačke utrke

Lokalna trkačka utrka traži više od označavanja starta i cilja. Treba na vrijeme potvrditi rutu, provjeriti treba li odobrenje za korištenje ceste ili staze, obavijestiti stanovnike i organizirati prijave, toalete, vodu te komunikaciju na terenu. Ovaj plan vodi te kroz pripremu 112 zadataka i popis od 136 potrebnih stvari, od prvih odluka do čišćenja rute nakon zadnjeg sudionika.

Organizirajte ovaj događaj besplatno uz Lizzt

Plan, korak po korak

Svaki zadatak s vlastitim podpopisom, redoslijedom kojim će vam stvarno trebati.

Odredite cilj događaja
Po potrebi kontaktirajte lokalne vlasti
Podijelite informacije sa školama ili kvartovskim skupinama
Označite start i cilj
Dođite rano i pregledajte lokaciju
2 osoba
Uklonite putokaze i oznake rute
2 osoba
Odaberite format događaja
Po potrebi zatražite odobrenje za privremeno korištenje ceste ili staze
Istaknite lokalne plakate ili letke
Planirajte prostor za čekanje trkača
Postavite registracijski pult
2 osoba
Pospremite stolove, stolice i opremu
3 osoba
Odaberite duljinu trke
Obavijestite stanovnike u blizini o događaju
Odgovarajte na pitanja sudionika
Planirajte zonu za zagrijavanje
Uredite područje starta i cilja
2 osoba
Očistite područje starta i cilja
3 osoba
Odredite smiju li djeca sudjelovati
Osigurajte pristup toaletu
Pratite broj registriranih sudionika
Pripremite raspored registracijskog stola
Postavite putokaze
2 osoba
Pokupite otpad uz rutu
4 osoba
Odredite je li hodanje rutom dopušteno
Provjerite mogućnosti parkiranja
Potvrdite prijave prije događaja
Pripremite materijale za prijavu sudionika
Uredite punktove s vodom
2 osoba
Provjerite izgubljene predmete
2 osoba
Odaberite datum događaja
Planirajte parkirališta za bicikle
Sastavite konačan popis sudionika
Pripremite ukrase za startno područje
Obavijestite sve volontere
2 osoba
Vratite posuđenu opremu
2 osoba
Provjerite sukobe s drugim lokalnim događajima
Po potrebi osigurajte pristup električnoj energiji
Pripremite brojeve sudionika ili kartice s imenima
Pripremite ukrase za ciljnu liniju
Dočekajte dolazeće sudionike
3 osoba
Zahvalite lokalnim podupirateljima i sponzorima
Odaberite zamjenski datum u slučaju lošeg vremena
Odredite gdje će se oprema prije događaja skladištiti
Pošaljite detalje događaja registriranim trkačima
Postavite stolove i stolice
Provjerite prijave sudionika
2 osoba
Podijelite fotografije događaja
Odaberite lokaciju starta i cilja
Izradite jednostavan proračun događaja
Podijelite informacije o mjestu okupljanja
Pripremite potrepštine za vodeni stol
Podijelite startne brojeve ili opremu
2 osoba
Podijelite rezultate, ako je primjenjivo
Potvrdite odobrenje za korištenje lokacije
Procijenite troškove potrepština, hrane i opreme
Podijelite upute za parkiranje
Pripremite grickalice za sudionike
Objasnite rutu i sigurnosna pravila
2 osoba
Zatražite povratne informacije od sudionika
Pređite planiranu rutu
2 osoba
Odredite je li sudjelovanje besplatno ili plaćeno
Obavijestite sudionike što trebaju ponijeti
Pripremite upute za volontere
Organizirajte sudionike prije početka
2 osoba
Razgovarajte s organizatorima o tome što je dobro prošlo
Izmjerite točnu duljinu rute
Odredite što sudionici dobivaju nakon cilja
Prođite ili provozajte rutu još jednom prije događaja
2 osoba
Rasporedite volontere na određene lokacije
Objavite početak događaja
Zabilježite prijedloge za poboljšanje za sljedeći događaj
Po potrebi prilagodite rutu
Po želji osigurajte lokalne sponzore
Provjerite stanje staza i cesta
Objasnite odgovornosti volontera
Pratite trkače duž rute
4 osoba
Provjerite odgovara li ruta različitim razinama kondicije
Po želji zatražite podršku lokalnih tvrtki
Uklonite ili prijavite moguće prepreke
Pripremite pribor za prvu pomoć
Pružite podršku sudionicima kojima je potrebna pomoć
3 osoba
Mapirajte prometne ceste i opasna područja
Izradite jednostavan obrazac za prijavu
Odredite gdje trebaju biti putokazi
Imenovati osobu odgovornu za hitne slučajeve
Pazite da su vodene točke stalno opskrbljene
2 osoba
Odredite gdje su potrebni volonteri duž rute
Odredite koje su informacije o sudionicima potrebne
Pripremite strelice i oznake rute
Pripremite mjerenje vremena
Registrirajte sudionike koji su završili
2 osoba
Odaberite lokacije za vodene točke
Otvorite prijave sudionika
Planirajte volonterske pozicije duž rute
Pripremite evidenciju cilja
Osigurajte osvježenje nakon cilja
2 osoba
Odaberite mjesta okupljanja sudionika
Objavite najavu događaja na internetu
Izradite jednostavnu kartu rute
Osigurajte medalje, certifikate ili male nagrade
Podijelite medalje ili certifikate
2 osoba
Procijenite očekivani broj trkača
Podijelite događaj u lokalnim grupama na društvenim mrežama
Po potrebi ispišite karte rute
Osigurajte glazbu ili najave ako je planirano
Napravite grupne fotografije
2 osoba
Postavite maksimalan broj sudionika
Podijelite informacije s lokalnim sportskim klubovima
Osigurajte informacije o pristupu u slučaju nužde
Provjerite vremenske uvjete prije događaja
Zahvalite volonterima i sudionicima
2 osoba

Što vam treba

Grupirano onako kako se kupuje, s količinama.

Administration

Kontrolna lista za planiranje događaja
Upute za volontere
Lanyardi
Letci za događaj
Pregled proračuna događaja
Pravila i informacije za sudionike
Informativne kartice o ruti
Popis prijavljenih sudionika
Obrasci za odricanje od odgovornosti
Ispisani rasporedi
Prijavni obrasci
Klip-ploča
Certifikati
Informativni list za sudionike
Olovke
Trake za medalje
Zahvalnice za volontere
Kontaktni popis za volontere
Samoljepljivi papirići
Naljepnice za sudionike koji su završili
Raspored događaja
Imenske oznake
Dobrodošle torbe za sudionike
Identifikacijske značke za volontere
Permanentni markeri
Startni brojevi
Medalje za sudionike koji su završili
Flomasteri za označavanje
Sigurnosne igle
Male nagrade za pobjednike
Bilježnica
Narukvice za sudjelovanje
Poklon vrećice

Logistics

Oznake kilometara
Sklopive stolice
Stol za prijavu
Parking znakovi
Šator ili gazebo
Stolnjak za prijavni stol
Oznake za toalete
Oznake za prostor za čekanje sudionika
Natpis za prijavu
Kutije za pohranu
Natpis za informacijski pult
Oznake za vodenu točku
Torbe s materijalom
Škare
Traka ili oznaka za startnu liniju
Duct traka
Male dekoracije
Karta rute
Smjerni znakovi
Oznake rute
Sklopivi stolovi
Dobrodošli banner
Natpisi s lokacijama za volontere
Natpis na startnoj liniji
Sponzorski natpisi
Natpis na cilju
Kutija za izgubljeno i nađeno
Traka ili oznaka za ciljnu liniju
Plastične vezice
Baloni
Uže ili konop
Multifunkcionalni alat
Kutija s alatom
Sklopiva ručna kolica ili kolica

Safety

Pištaljke
Walkie-talkieji
Mobiteli za komunikaciju
Natpis za prvu pomoć
Popis kontakata za hitne slučajeve
Flasteri
Sredstvo za dezinfekciju ruku
Ljepljiva traka
Ograda traka
Reflektirajući prsluci za volontere
Sigurnosni čunjevi
Krema za sunčanje
Komplet prve pomoći
Sredstvo protiv insekata
Sportski flaster
Elastični zavoji
Antiseptičke maramice
Rukavice za jednokratnu upotrebu
Termička deka
Hladni oblozi

Groceries

Energetske pločice
Prijenosni hladnjaci
Grickalice
Led
Pitka voda
Sendviči
Boca vode
Keksi
Spremnici za vodu
Kava, čaj, mlijeko
Sportski napitci
Pribor za jelo
Voće
Poslužavnici
Dispenzer za vodu
Šećer
Šalice
Salvete
Višekratne čaše
Tanjuri
Osvježenje za volontere
Osvježenje za organizatore

Technical

Razvodni utikač
Prijenosna baterija
Prijenosni punjači
Uređaj za playlistu glazbe
Produžni kabel
Kamera
Štoperica
Stalak za telefon
Timer
Dodatne baterije
Zvono ili truba za start
Memorijska kartica
Rezervne baterije
Zvučnik
Mikrofon

Cleaning

Spremnici za recikliranje
Papirnati ručnici
Vreće za recikliranje
Kante za otpad
Vreće za prikupljanje otpada
Krpe za čišćenje
Sredstvo za čišćenje u spreju
Metla
Metla i lopatica
Krpa za pod
Vreće za smeće
Kanta

Savjeti

Najprije odredi format, duljinu utrke, cilj događaja i pravila za djecu i hodanje. Te odluke utječu na rutu, informacije za sudionike, broj volontera i način označavanja.
Provjeri dozvole čim odabereš trasu. Ako se koristi cesta ili javna staza, računaj da odobrenje može potrajati tjednima, a stanovnike u blizini obavijesti prije podjele letaka i objave detalja.
Registracijski pult postavi tako da sudionici mogu čekati bez blokiranja starta. Pripremi stol, obrasce, popis prijavljenih, pravila, lanyarde i ispisane rasporede barem dan prije utrke.
Za dan događaja ostavi dovoljno vremena za dolazak i pregled lokacije: start i cilj, oznake kilometara, parking, toalete i zonu zagrijavanja provjeri prije dolaska prvih trkača. Walkie-talkieji ili mobiteli trebaju imati unaprijed dogovorene kontakte i zadatke.
Ne računaj samo na vodu na startu. Pripremi prijenosne hladnjake s ledom, pitku vodu, grickalice, energetske pločice i sendviče te odredi tko ih nadopunjava tijekom utrke i tko nakon toga skuplja otpad uz rutu.

Česta pitanja

Kako organizirati lokalnu trkačku utrku?: Počni najmanje 6 do 8 tjedana prije događaja. Tada potvrdi format i duljinu utrke, rutu, moguće dozvole, komunikaciju sa stanovnicima, volontere, prijave, sigurnost i opskrbu vodom.
Koliko vode treba za lokalnu trku?: Za osnovni plan računaj najmanje 0,5 litre po sudioniku, uz dodatnu zalihu za volontere i toplije vrijeme. Vodu rasporedi na startu, cilju i drugim točkama gdje sudionici mogu sigurno stati.
Kada postaviti oznake na trkačkoj ruti?: Oznake postavi na dan utrke dovoljno rano da možeš cijelu trasu provjeriti prije registracije. Nakon prolaska zadnjeg sudionika odmah ukloni putokaze i oznake kako ne bi zbunile prolaznike.
Treba li dozvola za lokalnu trkačku utrku?: To ovisi o tome koristiš li javnu cestu, stazu ili drugu javnu površinu. Provjeru nadležnih službi napravi odmah nakon odabira rute, idealno najmanje 6 tjedana prije događaja, jer obrada može trajati.

Pokrenite ovaj plan u Lizztu

Svi zadaci i stvari s ove stranice, spremni u vašem događaju. Pozovite ljude, podijelite posao i vidite tko je što napravio.