Paikallisen juoksutapahtuman järjestämisen checklist

Paikallinen juoksutapahtuma vaatii enemmän kuin reitin ja lähtöajan päättämisen. Ennen ilmoittautumisen avaamista varmista luvat, reitin turvallisuus, wc-järjestelyt ja tieto lähialueen asukkaille. Tapahtumapäivänä tarvitset selkeän ilmoittautumispisteen, odotus- ja lämmittelyalueen sekä henkilöt, jotka vastaavat reitistä ja viestinnästä. Tämä checklist auttaa etenemään suunnittelusta purkuun ilman, että viimeiset käytännön asiat jäävät tapahtumapäivän aamuun.

Järjestä tämä tapahtuma ilmaiseksi Lizztillä

Suunnitelma vaihe vaiheelta

Jokainen tehtävä omine alalistoineen, siinä järjestyksessä kuin niitä oikeasti tarvitset.

Määritä tapahtuman tavoite
Ota tarvittaessa yhteyttä paikallisiin viranomaisiin
Jaa tietoa kouluille tai naapuriryhmille
Merkitse lähtö- ja maalialueet
Saavu ajoissa ja tarkista tapahtumapaikka
2 henkilöä
Poista reittiopasteet ja merkinnät
2 henkilöä
Valitse tapahtumamuoto
Pyydä tarvittaessa lupa tien tai polun tilapäiseen käyttöön
Ripusta paikallisia julisteita tai flyereitä
Suunnittele juoksijoiden odotustila
Järjestä ilmoittautumistiski
2 henkilöä
Siivoa pöydät, tuolit ja välineet
3 henkilöä
Valitse juoksumatka
Tiedota lähialueen asukkaita tapahtumasta
Vastaa osallistujien kysymyksiin
Suunnittele lämmittelyalue
Järjestä lähtö- ja maalialue
2 henkilöä
Siivoa lähtö- ja maalialue
3 henkilöä
Päätä, saavatko lapset osallistua
Järjestä wc-tilojen käyttö
Pidä kirjaa rekisteröityneiden osallistujien määrästä
Valmistele ilmoittautumispisteen järjestelyt
Aseta reittiopasteet
2 henkilöä
Kerää roskat reitin varrelta
4 henkilöä
Päätä, onko reitillä kävely sallittua
Tarkista pysäköintimahdollisuudet
Vahvista ilmoittautumiset ennen tapahtumaa
Valmistele sisäänkirjautumismateriaali osallistujille
Järjestä vesipisteet
2 henkilöä
Tarkista kadonneet tavarat
2 henkilöä
Valitse tapahtuman päivämäärä
Suunnittele pyöräpysäköinti
Laadi lopullinen osallistujalista
Valmistele lähtöalueen koristelu
Tiedota kaikille vapaaehtoisille
2 henkilöä
Palauta lainattu materiaali
2 henkilöä
Tarkista ristiriidat muiden paikallisten tapahtumien kanssa
Järjestä tarvittaessa sähköliitäntä
Valmistele osallistujanumerot tai nimikortit
Valmistele maalilinjan koristelu
Toivota saapuvat osallistujat tervetulleiksi
3 henkilöä
Kiitä paikallisia tukijoita ja sponsoreita
Valitse varapäivä huonon sään varalle
Päätä, missä materiaali säilytetään ennen tapahtumaa
Lähetä tapahtumatiedot rekisteröityneille juoksijoille
Järjestä pöydät ja tuolit
Tarkista osallistujien ilmoittautumiset
2 henkilöä
Jaa tapahtumakuvia
Valitse lähtö- ja maalipaikka
Laadi yksinkertainen tapahtumabudjetti
Jaa tiedot kokoontumispaikasta
Valmistele vesipisteen tarvikkeet
Jaa numerolaput tai materiaalit
2 henkilöä
Jaa tulokset tarvittaessa
Vahvista tapahtumapaikan käyttöoikeus
Arvioi tarvikkeiden, ruoan ja materiaalin kustannukset
Jaa pysäköintiohjeet
Valmistele välipaloja osallistujille
Kerro reitti- ja turvallisuussäännöt
2 henkilöä
Pyydä osallistujilta palautetta
Käy suunniteltu reitti läpi
2 henkilöä
Määritä, onko osallistuminen ilmainen vai maksullinen
Kerro, mitä osallistujien tulee ottaa mukaan
Valmistele vapaaehtoisten ohjeet
Järjestä osallistujat ennen aloitusta
2 henkilöä
Keskustele järjestäjien kanssa siitä, mikä meni hyvin
Mittaa tarkka reittimatka
Määritä, mitä osallistujat saavat maaliin tullessaan
Käy reitti vielä kerran läpi kävellen tai pyörällä ennen tapahtumaa
2 henkilöä
Sijoita vapaaehtoiset tietyille paikoille
Ilmoita tapahtuman aloituksesta
Kirjaa ylös kehityskohteet seuraavaa tapahtumaa varten
Säädä reittiä tarvittaessa
Hanki halutessasi paikallisia sponsoreita
Tarkista polkujen ja teiden kunto
Kerro vapaaehtoisten vastuut
Valvo reitin varrella olevia juoksijoita
4 henkilöä
Tarkista, että reitti sopii eri kuntotasoille
Pyydä halutessasi tukea paikallisilta yrityksiltä
Poista tai ilmoita mahdollisista esteistä
Valmistele ensiaputarvikkeet
Tue osallistujia, jotka tarvitsevat apua
3 henkilöä
Kartoitahvilivinkot???
Tee yksinkertainen ilmoittautumislomake
Määritä, mihin reittikyltit sijoitetaan
Nimeä vastuuhenkilö hätätilanteita varten
Varmista, että vesipisteissä on aina täydennystä
2 henkilöä
Määritä, missä reitin varrella tarvitaan vapaaehtoisia
Määritä, mitä osallistujatietoja tarvitaan
Valmistele nuolet ja reittimerkinnät
Valmistele ajanotto
Kirjaa maaliintulijat
2 henkilöä
Valitse vesipisteiden sijainnit
Avaa osallistujien ilmoittautuminen
Suunnittele vapaaehtoisten paikat reitin varrelle
Valmistele maaliintulon kirjaus
Järjestä tarjottavaa maaliin
2 henkilöä
Valitse kokoontumispaikat osallistujille
Tee verkkoon tapahtumaesittely
Tee yksinkertainen reittikartta
Varmista mitalit, todistukset tai pienet palkinnot
Jaetaan mitalit tai todistukset
2 henkilöä
Arvioi juoksijoiden odotettu määrä
Jaa tapahtuma paikallisissa sosiaalisen median ryhmissä
Tulosta reittikartat tarvittaessa
Varmista musiikki tai kuulutukset, jos ne on suunniteltu
Ota ryhmäkuvia
2 henkilöä
Määritä osallistujien enimmäismäärä
Jaa tietoa paikallisille urheiluseuroille
Varmista tiedot hätäkulusta
Tarkista sääolosuhteet ennen tapahtumaa
Kiitä vapaaehtoisia ja osallistujia
2 henkilöä

Mitä tarvitset

Ryhmitelty niin kuin ostoksia tehdään, määrineen.

Administration

Tapahtumasuunnittelun tarkistuslista
Vapaaehtoisten ohjeet
Kaulanauhat
Tapahtumaflyerit
Tapahtumabudjetin yhteenveto
Osallistujien säännöt ja tiedot
Reittiä koskevat tietokortit
Osallistujien ilmoittautumislista
Vastuuvapautuslomakkeet
Tulostetut aikataulut
Ilmoittautumislomakkeet
Leikealusta
Todistukset
Osallistujan tietolomake
Kynät
Mitalinauhat
Kiitoskortit vapaaehtoisille
Vapaaehtoisten yhteystaulukko
Post-it-laput
Maaliintulijatarra
Tapahtuma-aikataulu
Nimikyltit
Osallistujien tervetulopussit
Vapaaehtoisten nimikyltit
Tussit
Rintanumerot
Maaliintulijoiden mitalit
Korostuskynät
Hakaneulat
Pienet palkinnot voittajille
Muistikirja
Osallistujarannekkeet
Lahjakassit

Logistics

Kilometrimerkit
Kokoontaittotuolit
Ilmoittautumispöytä
Pysäköintikyltit
Telttateltta tai gazebo
Pöytäliina ilmoittautumispöytään
WC-kyltit
Kyltit osallistujien odotustilaan
Ilmoittautumiskyltti
Säilytyslaatikot
Infopisteen kyltti
Vesipisteiden kyltit
Tarvikepussit
Sakset
Teippi tai merkintä lähtöviivalle
Teippirulla
Pienet koristeet
Reittikartta
Suuntaopasteet
Reittinuolet
Kokoontaittopöydät
Tervetulobanderolli
Vapaaehtoisten sijaintikyltit
Lähtöviivan kyltti
Sponsorikyltit
Maalikyltti
Löytötavaralaatikko
Teippi tai merkintä maaliviivalle
Nippusiteet
Ilmapallot
Narua tai köyttä
Monitoimityökalu
Työkalupakki
Taitettava nokkakärry tai trolley

Safety

Pillit
Radiopuhelimet
Matkapuhelimet viestintään
Ensiapukyltti
Hätäyhteystietoluettelo
Laastarit
Käsidesi
Teippi
Aitausteippi
Heijastavat vapaaehtoisliivit
Turvakartiot
Aurinkovoide
Ensiapupakkaus
Hyönteiskarkote
Urheiluteippi
Elastiset siteet
Antiseptiset pyyhkeet
Kertakäyttökäsineet
Pelastuspeite
Kylmäpakkaukset

Groceries

Energiapatukat
Kylmälaukut
Välipalat
Jää
Juomavesi
Sandwichit
Vesipullot
Pikkuleivät
Vesisäiliöt
Kahvi, tee, maito
Urheilujuomat
Ruokailuvälineet
Hedelmät
Tarjoiluastiat
Vesiautomaatti
Sokeri
Kupit
Servetit
Uudelleenkäytettävät kupit
Lautaset
Virkistys vapaaehtoisille
Tarjoilut järjestäjille

Technical

Jatkopistorasia
Kannettava varavirtalähde
Kannettavat laturit
Musiikkisoittolaite
Jatkojohto
Kamera
Sekuntikello
Puhelinjalusta
Ajastin
Varaparistot
Lähtömerkiksi kello tai torvi
Muistikortti
Vara-akut
Kaiutin
Mikrofoni

Cleaning

Kierrätysastiat
Paperipyyhkeet
Kierrätyspussit
Jäteastiat
Jätekeräyspussit
Puhdistusliinat
Puhdistussuihke
Luuta
Harja ja rikkalapio
Lastausmoppi
Jätesäkit
Ämpäri

Vinkit

Varmista tie- tai polkulupa vähintään 4–6 viikkoa ennen tapahtumaa, jos reitti käyttää yleistä väylää. Ilmoita samalla lähialueen asukkaille, kouluille ja naapuriryhmille kulkujärjestelyistä.
Merkitse lähtö, maali, ilmoittautuminen, wc:t, pysäköinti ja odotustila niin, että osallistuja löytää ne ilman järjestäjän apua. Kiinnitä reittiopasteet vasta tapahtumapäivänä tai edellisenä päivänä ja tarkista koko reitti ennen lähtöä.
Varaa ilmoittautumispisteelle osallistujalista, lomakkeet, kynät, vastuuvapautuslomakkeet ja näkyvä kyltti. Kirjaa osallistujamäärä viimeistään 30 minuuttia ennen lähtöä, jotta tiedät, ketkä ovat reitillä.
Jaa vapaaehtoisille tehtävät ja yhteydenpitotapa viimeistään edellisenä päivänä. Reitin valvojilla tulee olla puhelimet tai radiopuhelimet, pillit ja reittiä koskevat tietokortit, jotta poikkeamista voidaan ilmoittaa nopeasti.
Tarkista lähtö- ja maalialue vähintään 60 minuuttia ennen lähtöä: odotustila, lämmittelyalue, juomavesi, välipalat ja kylmälaukut pitää saada paikoilleen ajoissa. Varaa purkuun oma aika heti viimeisen osallistujan maaliintulon jälkeen, jotta opasteet ja roskat eivät jää reitille.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä lupia paikallinen juoksutapahtuma tarvitsee?: Jos reitti käyttää tietä, katua tai yleistä polkua, selvitä tilapäisen käytön lupa paikalliselta viranomaiselta. Aloita selvitys vähintään 4–6 viikkoa ennen tapahtumaa, sillä käsittelyaika vaihtelee alueittain.
Kuinka aikaisin juoksutapahtuman järjestäjän pitää olla paikalla?: Saavu vähintään 60 minuuttia ennen ensimmäistä lähtöä. Varaa tätä ennen aikaa teltan, ilmoittautumispöydän, kyltityksen, wc-opasteiden ja lähtö- ja maalialueen tarkistamiseen.
Kuinka paljon juomavettä juoksutapahtumaan tarvitaan?: Varaa vähintään 0,5–1 litra juomavettä osallistujaa kohti, jos tapahtuma kestää useita tunteja tai sää on lämmin. Lisää erillinen varasto vapaaehtoisille ja pidä vesi saatavilla maalialueella.
Milloin juoksutapahtuman reittiopasteet poistetaan?: Poista reittiopasteet ja muut merkinnät heti, kun viimeinen osallistuja ja reitinvalvoja ovat ohittaneet kohdan. Käy koko reitti läpi viimeistään tapahtumapäivän aikana ja kerää samalla roskat.

Aloita tämä suunnitelma Lizztissä

Kaikki tämän sivun tehtävät ja tarvikkeet valmiina omassa tapahtumassasi. Kutsu ihmisiä, jakakaa työt ja näe kuka on tehnyt mitäkin.