Kako organizirati lokalni tekaški dogodek

Lokalni tekaški dogodek zahteva več kot označeno startno črto in prijavno mizo. Pred dogodkom uredi dovoljenja, obvesti okoliške prebivalce, določi traso ter pripravi navodila za udeležence in prostovoljce. Na dan dogodka računaj na zgodnji pregled prizorišča, ločeno čakalnico, ogrevalni prostor, stranišča, vodo in jasno komunikacijo. Ta kontrolni seznam zajema 112 nalog in 136 pripomočkov, razporejenih po fazah organizacije.

Organizirajte ta dogodek brezplačno z Lizzt

Načrt, korak za korakom

Vsaka naloga s svojim podseznamom, v vrstnem redu, kot jih boste res potrebovali.

Določite namen dogodka
Po potrebi stopite v stik z lokalnimi oblastmi
Delite informacije s šolami ali soseskimi skupinami
Označite startno in ciljno območje
Pridite zgodaj in preglejte prizorišče
2 oseb
Odstranite označbe in markacije poti
2 oseb
Izberite obliko dogodka
Po potrebi pridobite dovoljenje za začasno uporabo ceste ali poti
Obesite lokalne plakate ali letake
Načrtujte čakalnico za tekače
Uredite prijavno okence
2 oseb
Pospravite mize, stole in opremo
3 oseb
Izberite tekaško razdaljo
Obvestite okoliške prebivalce o dogodku
Odgovori na vprašanja udeležencev
Načrtujte ogrevalno območje
Uredite startno in ciljno območje
2 oseb
Očistite startno in ciljno območje
3 oseb
Določite, ali lahko sodelujejo tudi otroci
Uredite dostop do stranišč
Spremljajte število prijavljenih udeležencev
Pripravite postavitev registracijske mize
Postavite usmerjevalne table
2 oseb
Poberite smeti ob progi
4 oseb
Določite, ali je hoja po progi dovoljena
Preverite možnosti parkiranja
Potrdite prijave pred dogodkom
Pripravite opremo za prijavo udeležencev
Uredite vodne postaje
2 oseb
Preverite, ali je kdo kaj izgubil
2 oseb
Izberite datum dogodka
Načrtujte parkirišča za kolesa
Sestavite končni seznam udeležencev
Pripravite dekoracijo za startno območje
Obvestite vse prostovoljce
2 oseb
Vrnite izposojeno opremo
2 oseb
Preverite, ali obstajajo konflikti z drugimi lokalnimi dogodki
Po potrebi uredite dostop do elektrike
Pripravite številke udeležencev ali imenske kartice
Pripravite dekoracijo za ciljno črto
Pozdravite prihajajoče udeležence
3 oseb
Zahvalite se lokalnim podpornikom in sponzorjem
V primeru slabega vremena izberite nadomestni datum
Določite, kje bo oprema shranjena pred dogodkom
Pošljite podrobnosti dogodka prijavljenim tekačem
Postavite mize in stole
Preverite prijave udeležencev
2 oseb
Deli fotografije dogodka
Izberite lokacijo starta in cilja
Pripravite preprost proračun dogodka
Delite informacije o zbirnem mestu
Pripravite potrebščine za vodno mizo
Razdelite startne številke ali opremo
2 oseb
Po potrebi objavite rezultate
Potrdite dovoljenje za uporabo prizorišča
Ocenite stroške za potrebščine, hrano in opremo
Delite parkirna navodila
Pripravite prigrizke za udeležence
Pojasnite progo in varnostna pravila
2 oseb
Prosite udeležence za povratne informacije
Prehodite načrtovano progo
2 oseb
Določite, ali je udeležba brezplačna ali plačljiva
Povejte, kaj morajo udeleženci prinesti s seboj
Pripravite navodila za prostovoljce
Organizirajte udeležence pred začetkom
2 oseb
S organizatorji se pogovorite, kaj je šlo dobro
Izmerite natančno dolžino trase
Določite, kaj udeleženci prejmejo po cilju
Pred dogodkom še enkrat prehodite ali prekolesarite traso
2 oseb
Določite prostovoljce za posamezne lokacije
Napovejte začetek dogodka
Zapišite predloge za izboljšave za naslednji dogodek
Po potrebi prilagodite traso
Po želji pridobite lokalne sponzorje
Preverite stanje poti in cest
Razložite odgovornosti prostovoljcev
Opazujte tekače ob trasi
4 oseb
Preverite, ali je trasa primerna za različne ravni telesne pripravljenosti
Po želji zaprosite za podporo lokalnih podjetij
Odstranite ali prijavite morebitne ovire
Pripravite prvo pomoč
Podprite udeležence, ki potrebujejo pomoč
3 oseb
Označite prometne ceste in nevarna območja
Pripravite enostaven obrazec za prijavo
Določite, kam namestiti označevalne table ob trasi
Imenujte odgovorno osebo za nujne primere
Poskrbite, da bodo vodni postanki oskrbovani
2 oseb
Določite, kje so ob trasi potrebni prostovoljci
Določite, katere podatke o udeležencih potrebujete
Pripravite puščice in označbe trase
Pripravite merjenje časa
Zabeležite udeležence, ki so prišli v cilj
2 oseb
Izberite lokacije za vodne postanke
Odprite prijave udeležencev
Načrtujte mesta prostovoljcev ob trasi
Pripravite evidentiranje prihoda v cilj
Pripravite prigrizke po cilju
2 oseb
Izberite zbirna mesta za udeležence
Pripravite spletno objavo o dogodku
Pripravite preprost zemljevid trase
Poskrbite za medalje, certifikate ali majhne nagrade
Podelite medalje ali certifikate
2 oseb
Ocenite pričakovano število tekačev
Delite dogodek v lokalnih skupinah na družbenih omrežjih
Po potrebi natisnite zemljevide trase
Poskrbite za glasbo ali napovedovanje, če je tako načrtovano
Naredite skupinske fotografije
2 oseb
Določite največje dovoljeno število udeležencev
Delite informacije z lokalnimi športnimi klubi
Poskrbite za informacije o dostopu za nujne primere
Pred dogodkom preverite vremenske razmere
Zahvalite se prostovoljcem in udeležencem
2 oseb

Kaj potrebujete

Razvrščeno tako, kot bi nakupovali, s količinami.

Administration

Kontrolni seznam za načrtovanje dogodka
Navodila za prostovoljce
Viseči trakovi
Letaki za dogodek
Pregled proračuna dogodka
Pravila in informacije za udeležence
Informacijske kartice o trasi
Seznam prijavljenih udeležencev
Izjave o odpovedi odgovornosti
Natisnjeni urniki
Prijavni obrazci
Kleščevalna deska
Potrdila
Informativni list za udeležence
Pisala
Trakovi za medalje
Zahvalne kartice za prostovoljce
Seznam stikov prostovoljcev
Samolepilni listki
Nalepke za udeležence, ki so prišli v cilj
Urnik dogodka
Imeznake
Vrečke za dobrodošlico za udeležence
Identifikacijske značke za prostovoljce
Permanentni markerji
Startne številke
Medalje za udeležence, ki so prišli v cilj
Podčrtovalci
Varnostne zaponke
Majhne nagrade za zmagovalce
Zvezek
Trakovi za udeležbo
Darilne vrečke

Logistics

Označbe kilometrov
Zložljivi stoli
Miza za prijavo
Parkirne table
Pogodbeni šotor ali gazebo
Namizni prt za prijavno mizo
Table za stranišča
Table za čakalni prostor udeležencev
Prijavna tabla
Škatle za shranjevanje
Tabla za informacijsko točko
Table za vodni postanek
Vreče za opremo
Škarje
Trak ali označba za стартno črto
Duct tape
Majhne dekoracije
Zemljevid trase
Smerne table
Puščice za traso
Zložljive mize
Dobrodošli transparent
Table z lokacijami prostovoljcev
Tabla pri startni črti
Sponzorske table
Ciljna tabla
Škatla za izgubljeno in najdeno
Trak ali označba za ciljno črto
Vezice za kable
Baloni
Vrv ali trak
Večnamensko orodje
Orodna škatla
Zložljiv ročni voziček ali voziček

Safety

Piščalke
Walkie-talkiji
Mobilni telefoni za komunikacijo
Tabla za prvo pomoč
Seznam kontaktov za nujne primere
Obliži
Sredstvo za razkuževanje rok
Lepilni trak
Ogradni trak
Odsevni brezrokavniki za prostovoljce
Varnostni stožci
Krema za sončenje
Komplet prve pomoči
Sredstvo proti insektom
Športni trak
Elastični povoji
Antiseptični robčki
Rokavice za enkratno uporabo
Reševalna odeja
Hladilni vložki

Groceries

Energijske ploščice
Hladilne skrinje
Prigrizki
Led
Pitna voda
Sendviči
Steklenice vode
Piškotki
Vodni kanistri
Kava, čaj, mleko
Športne pijače
Pribor
Sadje
Pladnji
Razpršilnik vode
Sladkor
Kozarci
Serviete
Večkratno uporabni kozarci
Krožniki
Osvežitev za prostovoljce
Osvežilne pijače za organizatorje

Technical

Razdelilec električne energije
Prenosna baterija
Prenosni polnilniki
Naprava za predvajanje glasbe
Podaljšek
Kamera
Štoparica
Stativ za telefon
Časomer
Dodatne baterije
Zvonec ali rog za startni znak
Spominska kartica
Rezervne baterije
Zvočnik
Mikrofon

Cleaning

Posode za recikliranje
Papirnate brisače
Vreče za recikliranje
Koši za smeti
Vreče za zbiranje odpadkov
Čistilne krpe
Čistilni sprej
Metla
Metla in smetišnica
Brisalo
Vreče za smeti
Vedro

Nasveti

Dovoljenja in obvestila uredi vsaj 4–6 tednov pred dogodkom. Če trasa uporablja cesto ali javno pot, preveri pogoje pri lokalnih oblasteh in okoliške prebivalce obvesti dovolj zgodaj.
Prijavno mizo postavi najmanj 60 minut pred startom. Pripravi seznam prijavljenih, obrazce, izjave o odpovedi odgovornosti, natisnjene urnike in vidno tablo z navodili.
Za traso pripravi oznake kilometrov, usmerjevalne table in viseče trakove. Pregled poti opravi zjutraj, po koncu pa odstrani vse označbe in poberi smeti ob progi.
Vodo, prigrizke in energijske ploščice razporedi glede na število prijavljenih udeležencev. Hladilne skrinje in led pripravi pred prihodom tekačev, ne šele po začetku teka.
Za komunikacijo določi najmanj enega odgovornega pri startu, enega na cilju in osebo za traso. Walkie-talkiji ali mobilni telefoni morajo biti napolnjeni in preverjeni pred odprtjem prijav.

Pogosta vprašanja

Kako zgodaj moram začeti organizirati lokalni tekaški dogodek?: Osnovno načrtovanje začni približno 6–8 tednov prej. V prvih dveh tednih določi razdaljo, obliko dogodka in traso, nato pa uredi morebitna dovoljenja, obvestila ter opremo.
Koliko časa pred startom naj odprem prijave?: Prijavno mizo odpri približno 60 minut pred startom, pri večjem številu udeležencev pa 90 minut prej. Tako imaš čas za preverjanje seznama, podpis obrazcev in odgovore na vprašanja.
Kdaj moram obvestiti sosede in šole?: Okoliške prebivalce obvesti najmanj 2–3 tedne pred dogodkom, šole in sosedske skupine pa takoj, ko sta znana datum in trasa. V obvestilu navedi čas zapor, začetek teka in predviden konec.
Kaj moram preveriti na dan tekaškega dogodka?: Na prizorišče pridi vsaj 90 minut pred startom. Preveri traso, oznake, startno in ciljno območje, prijavno mizo, stranišča, ogrevalni prostor, pitno vodo ter komunikacijo med prostovoljci.

Zaženite ta načrt v Lizztu

Vse naloge in stvari s te strani, pripravljene v vašem dogodku. Povabite ljudi, razdelite delo in poglejte, kdo je kaj naredil.