Checklista za organizaciju lokalne trkačke manifestacije

Lokalna trkačka manifestacija traži više od obeležene startne linije. Pre događaja treba uskladiti rutu sa vlastima i stanovnicima, pripremiti prijave i rasporediti volontere. Na dan trke najviše problema nastaje oko registracije, čekanja učesnika, toaleta, vode i komunikacije duž trase. Ova checklista vodi te od prvih odluka do uklanjanja oznaka i čišćenja prostora.

Organizujte ovaj događaj besplatno uz Lizzt

Plan, korak po korak

Svaki zadatak sa sopstvenom pod-listom, redom kojim će ti stvarno trebati.

Definišite svrhu događaja
Po potrebi kontaktirajte lokalne vlasti
Podelite informacije sa školama ili grupama iz zajednice
Označite startnu i ciljnu zonu
Dođite ranije i pregledajte prostor
2 osoba
Uklonite oznake i obeležja trase
2 osoba
Izaberite format događaja
Po potrebi zatražite dozvolu za privremeno korišćenje puta ili staze
Postavite lokalne plakate ili flajere
Planirajte prostor za čekanje trkača
Postavite prostor za registraciju
2 osoba
Spakujte stolove, stolice i opremu
3 osoba
Odredite dužinu trčanja
Obavestite stanovnike u blizini o događaju
Odgovarajte na pitanja učesnika
Planirajte prostor za zagrevanje
Postavite startnu i ciljnu zonu
2 osoba
Očistite startnu i ciljnu zonu
3 osoba
Odlučite da li deca mogu da učestvuju
Obezbedite pristup toaletu
Pratite prijavljene učesnike
Pripremite postavku registracionog stola
Postavite oznake trase
2 osoba
Pokupite otpatke duž trase
4 osoba
Odlučite da li je dozvoljeno hodanje trasom
Proverite dostupnost parkinga
Potvrdite prijave pre događaja
Pripremite materijale za prijavu učesnika
Postavite stanice sa vodom
2 osoba
Proverite izgubljene stvari
2 osoba
Odaberite datum događaja
Planirajte parking za bicikle
Pripremite konačan spisak učesnika
Pripremite dekoraciju za startnu zonu
Obavestite sve volontere
2 osoba
Vratite pozajmljenu opremu
2 osoba
Proverite da li se poklapa sa drugim lokalnim događajima
Po potrebi obezbedite pristup struji
Pripremite brojeve učesnika ili imenske oznake
Pripremite dekoraciju za ciljnu liniju
Dočekajte učesnike koji pristižu
3 osoba
Zahvalite lokalnim podržavaocima i sponzorima
Izaberite rezervni datum u slučaju lošeg vremena
Odlučite gde će oprema biti uskladištena pre događaja
Pošaljite detalje događaja prijavljenim trkačima
Rasporedite stolove i stolice
Proverite prijave učesnika
2 osoba
Podelite fotografije sa događaja
Izaberite lokaciju starta i cilja
Napravite jednostavan budžet događaja
Podelite informacije o mestu okupljanja
Pripremite opremu za stanicu sa vodom
Podelite startne brojeve ili materijale
2 osoba
Objavite rezultate ako je primenljivo
Potvrdite dozvolu za korišćenje lokacije
Procijenite troškove za potrepštine, hranu i opremu
Podelite uputstvo za parking
Pripremite užinu za učesnike
Objasnite trasu i bezbednosna pravila
2 osoba
Zatražite povratne informacije od učesnika
Prođite planiranom trasom
2 osoba
Odlučite da li je učešće besplatno ili se plaća
Podelite šta učesnici treba da ponesu
Pripremite uputstva za volontere
Organizujte učesnike pre starta
2 osoba
Razgovarajte sa organizatorima o tome šta je prošlo dobro
Izmerite tačnu dužinu trase
Odlučite šta učesnici dobijaju po završetku
Ponovo prođite trasu peške ili biciklom pre događaja
2 osoba
Rasporedite volontere na određene lokacije
Objavite početak događaja
Zabeležite poboljšanja za naredni događaj
Po potrebi prilagodite trasu
Obezbedite lokalne sponzore ako želite
Proverite stanje staza i puteva
Objasnite odgovornosti volontera
Pratite trkače duž trase
4 osoba
Proverite da li je trasa pogodna za različite nivoe kondicije
Po želji zatražite podršku lokalnih preduzeća
Uklonite ili prijavite moguće prepreke
Pripremite pribor prve pomoći
Pružite podršku učesnicima kojima je potrebna pomoć
3 osoba
Prepoznajte prometne puteve i opasne oblasti
Napravite jednostavan obrazac za prijavu
Odlučite gde treba postaviti oznake trase
Odredite osobu zaduženu za hitne slučajeve
Obezbedite zalihe na stanicama sa vodom
2 osoba
Odlučite gde su potrebni volonteri duž trase
Odlučite koje informacije o učesnicima su potrebne
Pripremite strelice i oznake trase
Pripremite način merenja vremena
Evidentirajte učesnike koji su završili
2 osoba
Izaberite lokacije stanica sa vodom
Otvorite prijave učesnika
Planirajte pozicije volontera duž trase
Pripremite evidenciju o završetku
Obezbedite osveženje nakon završetka
2 osoba
Izaberite prostore za okupljanje učesnika
Napravite online najavu događaja
Pripremite jednostavnu mapu rute
Pripremite medalje, sertifikate ili male nagrade
Podelite medalje ili sertifikate
2 osoba
Procijenite očekivani broj trkača
Podelite događaj u lokalnim grupama na društvenim mrežama
Odštampajte mape rute ako je potrebno
Pripremite muziku ili najave ako je planirano
Napravite grupne fotografije
2 osoba
Odredite maksimalni broj učesnika
Podelite informacije sa lokalnim sportskim klubovima
Pripremite informacije o hitnom pristupu
Proverite vremenske uslove pre događaja
Zahvalite se volonterima i učesnicima
2 osoba

Šta ti treba

Grupisano onako kako se kupuje, sa količinama.

Administracija

Kontrolna lista za planiranje događaja
Uputstva za volontere
Držači za kartice
Flajeri za događaj
Pregled budžeta događaja
Pravila i informacije za učesnike
Kartice sa informacijama o ruti
Spisak prijavljenih učesnika
Izjave o odricanju od odgovornosti
Odštampani rasporedi
Obrasci za registraciju
Podloga za pisanje
Sertifikati
Informativni list za učesnike
Olovke
Trake za medalje
Zahvalnice za volontere
Spisak kontakata volontera
Samolepljivi papirići
Nalepnice za finišere
Raspored događaja
Bedževi sa imenima
Dobrodošlične torbe za učesnike
Identifikacione kartice za volontere
Permanentni markeri
Startni brojevi
Medalje za finišere
Marker-hajlajteri
Sigurnosne igle
Male nagrade za pobednike
Beleska
Narukvice za učesnike
Poklon kese

Logistika

Kilometarske oznake
Sklopive stolice
Sto za registraciju
Saobraćajni znakovi za parking
Nadstrešnica ili sjenica
Stolnjak za registracioni sto
Znakovi za toalet
Znakovi za prostor za čekanje učesnika
Znak za registraciju
Kutije za skladištenje
Znak za info-pult
Znakovi za vodenu stanicu
Torbe za opremu
Makaze
Traka ili oznaka startne linije
Duct tape
Male dekoracije
Mapa rute
Smerokazi
Strelice za rutu
Sklopivi stolovi
Dobrodošlica na baneru
Znakovi za lokaciju volontera
Znak startne linije
Sponzorski znakovi
Znak ciljne linije
Kutija za izgubljeno i nađeno
Traka ili marker za ciljne linije
Plastične vezice
Baloni
Konopac ili kanap
Multifunkcionalni alat
Kutija za alat
Sklopiva kolica ili transportna kolica

Bezbednost

Pištaljke
Voki-tokiji
Mobilni telefoni za komunikaciju
Znak za prvu pomoć
Spisak hitnih kontakata
Zavoji
Sredstvo za dezinfekciju ruku
Lepljiva traka
Ograničavajuća traka
Prsluci za volontere visoke vidljivosti
Sigurnosni čunjevi
Krema za sunčanje
Komplet prve pomoći
Sredstvo protiv insekata
Sportska traka
Elastični zavoji
Antiseptičke maramice
Rukavice za jednokratnu upotrebu
Termo ćebe
Hladni oblozi

Namirnice

Energetske pločice
Hladnjaci
Užina
Led
Pijaća voda
Sendviči
Boce vode
Kolačići
Posude za vodu
Kafa, čaj, mleko
Sportski napici
Pribor za jelo
Voće
Poslužavnici
Dozator za vodu
Šećer
Šolje
Salvete
Šolje za višekratnu upotrebu
Tanjiri
Osveženje za volontere
Osveženje za organizatore

Tehnika

Produžni razvodnik
Prenosivi punjač
Prenosivi punjači
Uređaj za muzičku playlistu
Produžni kabl
Kamera
Štoperica
Stativ za telefon
Tajmer
Dodatne baterije
Zvono ili rog za signal starta
Memorijska kartica
Rezervne baterije
Zvučnik
Mikrofon

Čišćenje

Kante za reciklažu
Papirni ubrusi
Kese za reciklažu
Kante za otpatke
Kese za sakupljanje otpada
Krpe za čišćenje
Sredstvo za čišćenje u spreju
Metla
Lopatica za smeće
Mop
Kese za smeće
Kofa

Saveti

Najpre odredi format, dužinu trke i pravila za hodanje ili učešće dece. Te odluke utiču na prijave, informacije za učesnike, raspored volontera i potrebnu bezbednosnu opremu.
Dozvole i obaveštenja ne ostavljaj za poslednju nedelju. Lokalnim vlastima se obrati čim znaš trasu, a stanovnike i škole ili grupe iz zajednice obavesti dovoljno rano da mogu da planiraju prolaz i pristup.
Registracioni sto postavi tako da učesnici mogu da čekaju u redu bez blokiranja starta. Pripremi spisak prijavljenih, obrasce, izjave o odricanju od odgovornosti, kartice sa informacijama o ruti i štampani raspored.
Na dan trke dođi najmanje 90 minuta ranije. Tada proveri startnu i ciljnu zonu, prostor za zagrevanje, toalete, parking, oznake trase i komunikaciju između volontera pomoću voki-tokija ili telefona.
Vodu, led, užinu i sendviče rasporedi na mesto dostupno posle trke, a ne samo kod registracije. Posle završetka prođi celu trasu, pokupi otpatke i ukloni sve kilometarske oznake i druge privremene oznake.

Česta pitanja

Koliko ranije treba početi organizaciju lokalne trke?: Za malu lokalnu trku počni najmanje 6 do 8 nedelja unapred. Toliko vremena obično treba za izbor trase, dozvole, obaveštavanje stanovnika, prijave i raspoređivanje volontera.
Kada treba postaviti start, cilj i oznake trase?: Startnu i ciljnu zonu postavi pre dolaska učesnika, idealno 60 do 90 minuta pre početka. Oznake trase proveri još jednom neposredno pre starta, naročito na raskrsnicama i mestima gde se ruta može pogrešno protumačiti.
Koliko vode i hrane pripremiti za lokalnu trku?: Količinu računaj prema broju prijavljenih učesnika i dužini trke, uz rezervu od najmanje 10 procenata. Vodu, led i užinu pripremi pre otvaranja registracije, a sendviče drži rashlađene u hladnjacima do podele.
Koliko volontera je potrebno za lokalnu trku?: Za malu trasu planiraj najmanje jednog volontera na svako važno skretanje, plus osobe za registraciju, start i cilj, vodu i komunikaciju. Konačan broj odredi nakon pregleda rute, najmanje 7 dana pre događaja, i svakom volonteru daj pisana uputstva.

Pokreni ovaj plan u Lizztu

Svi zadaci i stavke sa ove stranice, odmah spremni u tvom događaju. Pozovi ljude, podelite posao i vidi ko je šta uradio.