Чеклист за организиране на футболен турнир

Футболният турнир изглежда прост, докато не стигнеш до записванията, разпределението на отборите и часовете на мачовете. Най-често се изпускат сроковете за потвърждение, проверката на правилата и подготовката на съблекалните и зоната за записване. Добър ред е първо да уточниш целта на турнира, броя отбори и формата, а после да заключиш графика и логистиката. Ако чакаш до последния момент, най-лесно се разпадат именно транспорта, доброволците и връзката със съдии и отбори.

Организирайте това събитие безплатно с Lizzt

Планът, стъпка по стъпка

Всяка задача със свой подсписък, в реда, в който наистина ще ви трябват.

Определете целта на турнира
Определете условията за регистрация на отборите
Потвърдете участващите отбори
Организирайте помещения за играчите и съдията
Обяснете правилата на отборите
2 души
Почистете мястото
4 души
Изберете формата на турнира
При нужда осигурете застраховка за събитието
Съберете информация за отборите
Подгответе съблекалните
Направете откриващото съобщение
2 души
Съберете изгубените вещи
2 души
Определете възрастовата група или нивото на игра
Проверете дали са нужни разрешителни
Изготвeте окончателния списък на отборите
Подгответе зоната за регистрация
Започнете турнирните мачове
4 души
Определете броя на участващите отбори
Изготвeте турнирната програма
Затворете записванията
Подгответе информационния пункт
Следете времето на мачовете
2 души
Върнете взетите назаем материали
2 души
Изберете датата на турнира
Сформирайте организационния екип
Извършете жребия за турнира
Отпечатайте графици на мачовете и списъци на отборите
Запишете резултатите от мачовете
2 души
Изхвърлете отпадъците правилно
3 души
Изберете алтернативна дата
Разпределете задачите между организаторите
Изготвeте графиците на мачовете
Отпечатайте формулярите за мачовете
Актуализирайте класирането в турнира
2 души
Уредете всички неплатени суми
Изберете футболното съоръжение
Набиране на доброволци
Разпределете терените за мачовете
Подгответе турнирните табла
Управлявайте при нужда промените в програмата
2 души
Благодарете на спонсорите, ако е приложимо
Резервирайте футболното игрище
Разпределете ролите на доброволците
Разпределете съдиите по мачове
Подгответе спонсорските табла, ако е приложимо
Подкрепяйте съдиите и доброволците
3 души
Споделете турнирните резултати
Потвърдете наличността на терените
Осигурете съдии
Изпратете графиците на отборите
Проверете озвучителната система
Отговаряйте на въпросите на отборите по време на събитието
2 души
Споделете снимки след събитието
Проверете наличността на съблекалните
Потвърдете наличността на съдиите
Споделете турнирните правила с отборите
Осигурете музика или озвучаване
Осигурете безопасността на играчите
3 души
Изпратете благодарствени съобщения
Проверете наличността на паркоместа
Осигурете първа помощ
Споделете инструкции за пристигане
Подгответе мястото
Поддържайте съблекалните в ред
2 души
Съберете обратна връзка от отборите
Оценете очаквания брой участници
Планирайте аварийни процедури
Споделете информация за паркирането
Поставете табели около мястото
Допълнете напитките и закуските
2 души
Оценете събитието с организаторите
Изготвeте бюджета на събитието
Подгответе регистрационни формуляри за отборите
Подгответе приветствена информация за отборите
Оформете местата за сядане
Поддържайте мястото чисто
3 души
Запишете препоръки за подобрение за бъдещи турнири
Определете дали ще има такса за участие
Отворете записванията на отборите
Осигурете храна и напитки
Оборудвайте зоната за напитки и закуски
Организирайте финалните мачове
4 души
Определете дали зрителите са добре дошли
Промотирайте турнира
Организирайте наградите и отличията
Оборудвайте зоната за първа помощ
Подгответе церемонията по награждаване
3 души
Определете правилата на турнира
Споделете събитието в социалните мрежи
Поръчайте купи или медали
Информирайте доброволците за събитието
Връчете купите и сертификатите
3 души
Определете продължителността на мачовете
Поканете местни клубове и отбори
Подгответе сертификати при нужда
Посрещнете отборите при пристигането им
2 души
Благодарете на отборите, съдиите и доброволците
2 души
Определете точковата система
Свържете се с училища или местни групи
Проверете състоянието на футболното игрище
Регистриране на отборите
2 души
Направете снимки на отборите и събитието
2 души
Определете правилата при равенство по точки
Отговаряйте на въпросите на отборите
Проверете вратите и мрежите
Потвърдете присъствието на играчите
2 души
Обявете закриването на турнира
2 души
Определете формата на турнирната схема
Следете записванията
Подгответе маркировката на терена
Предоставете информация за турнира
2 души
Приберете материалите
4 души

Какво ви трябва

Групирано както бихте пазарували, с количества.

Administration

Списък на отборите
Регистрационни формуляри за играчите
Перманентни маркери
Сертификати
Списък с контакти на доброволците
Флумастери
Трофеи
Списък с контакти на съдиите
Бележници
Медали
Формуляри за информация за отборите
Самозалепващи листчета
Награди за победителите
Идентификационни баджове за персонала
Програми на турнира
Картички с имена
Подаръци за участниците
Формуляри за резултати
Ленти за врат
Подаръчни торбички
Формуляри за регистрация на отборите
Бележник на съдията
Цветя за награждаването
Благодарствени картички за доброволците
Формуляри за освобождаване от отговорност
Клипбордове
Писалки
Контролен списък за организация на турнира
Касова тава
Документ за бюджета на събитието
Ресто
Документ с правилата на турнира
Книга с касови бележки
График на мачовете
Платежен терминал

Logistics

Маса с покривка за регистрационния пункт
Флагове
Табела за приветствения пункт
Табели за резервната скамейка
Жилетки за доброволци
Кутия за изгубени и намерени вещи
Съдийски фланелки
Контейнери за съхранение
Транспортна количка за материали
Кутия с инструменти
Дамска лента
Кабелни превръзки
Ножици
Въже или шнур
Табела за информационната маса
Указателни табели
Сгъваеми маси
Паркинг табели
Сгъваеми столове
Номера на игрищата
Пейки
Табели за зоната на отбора
Столове за зрители
Табели за съблекалните
Парти шатра
Спонсорски банери
Сгъваема шатра
Маса за регистрация
Турнирна банер

Technical

Разклонители
Преносимо зарядно устройство
Карта с памет
Камера
Статив
Допълнителни батерии за камера
Лаптоп или таблет
Принтер
Хартия за принтер
Печатарско мастило
Мегафон
Микрофон
Озвучителна система
Удължители

Safety

Аптечка за първа помощ
Спрей против комари
Предпазни конуси
Охлаждащи елементи
Дезинфектант за ръце
Списък с контакти при спешни случаи
Оградна лента
Незабавни студени компреси
Превръзки
Спортна лента
Еластични бинтове
Антисептични кърпички
Ръкавици за еднократна употреба
Аварийно одеяло
Слънцезащитен крем

Kitchen

Съдове за сервиране
Кутии за хладилно съхранение

Activities

Ъглови флагчета
Тренировъчни конуси
Боя за маркировка на терена
Тренировъчни маркери
Табло за резултати
Маркираща машина за игрището
Съдийски свирки
Преносимо табло за резултати
Футболни топки
Съдийски часовници
Резервни футболни топки
Хронометър
Мачови топки
Съдийски картони
Помпа за топки
Футболни врати
Игли за помпа
Флагчета за асистент-съдиите
Мрежи за врати
Чанта за топки
Капитански ленти
Резервни мрежи за врати
Отборни манишки
Гръбни номера или манишки

Groceries

Питейна вода
Плодове
Бутилки вода
Сандвичи
Диспенсър за вода
Енергийни барчета
Многократни чаши
Бисквити
Чаши за еднократна употреба
Чинии
Освежителни напитки за доброволците
Спортна напитка
Салфетки
Освежителни напитки за организаторите
Безалкохолни напитки
Прибори
Кафе
Чай
Закуски
Лед

Cleaning

Моп
Пликчета за боклук
Кофа
Чували за рециклиране
Кошчета за отпадъци
Контейнери за рециклиране
Кухненска хартия
Препарат за почистване
Почистващи кърпи
Метла
Кофичка за прах

Съвети

Определи броя на отборите и възрастовата група възможно най-рано, защото от това зависят мачовете, полетата и почивките между тях. При 8 отбора можеш да планираш един ден по-лесно, отколкото при 12, където времето за старт и награждаване се разтяга.
Затвори записванията поне 7 дни преди турнира, за да имаш време да направиш окончателен списък и да провериш дали всеки отбор е потвърден. Ако чакаш до последните 48 часа, обикновено започват замени, липсващи данни и объркване в графика.
Подготви отделно място за регистрация и отделно за информация, защото в първите 30 минути идват най-много въпроси. На масата за записване дръж списъка с отборите, формулярите и маркерите, а на информацията — правилата, програмата и контактите при спешност.
Провери съблекалните и маршрута до терена поне 1 ден по-рано. Ако има 4 отбора в една и съща смяна, липсата на обозначение или забавяне от 10 минути веднага разстройва началото на първите два мача.
Остави 15–20 минути буфер между мачовете, дори ако програмата изглежда стегната. Този резерв стига за смяна на отборите, кратка проверка на резултатите и попълване на таблото, без да се натрупва закъснение до края на деня.

Често задавани въпроси

Колко рано се затварят записванията за футболен турнир?: Най-практично е да ги затвориш 5 до 7 дни предварително. Така имаш поне 1 ден за окончателен списък, разпределение по групи и изпращане на програмата.
Колко време преди първия мач трябва да е готова регистрацията?: Регистрационната зона трябва да е готова 30 до 45 минути преди първото обявено начало. Ако има повече от 8 отбора, остави и втори човек на място, за да не се образува опашка.
Кога да изпратиш правилата и програмата на отборите?: Изпрати ги поне 3 дни предварително, а при по-голям турнир — 5 дни. Така треньорите имат време да проверят съставите, екипите и часа на пристигане.
Колко буфер да оставя между мачовете?: Оставяй 15–20 минути между срещите. При финална фаза или повече от 6 отбора е по-сигурно да планираш 20 минути, за да не изостава целият график.

Стартирайте този план в Lizzt

Всички задачи и неща от тази страница, готови във вашето собствено събитие. Поканете хора, разпределете работата и вижте кой какво е свършил.